Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là hoạt động trong dịch vụ tư vấn đầu tư nước ngoài của Luật Dân Việt, khi có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện, nhà đầu tư hãy liên hệ với Luật Dân Việt để được tư vấn.
Trước khi tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, Luật Dân Việt sẽ giải đáp một số câu hỏi liên quan đến văn phòng đại diện mà khách hàng đang quan tâm.
Khái niệm văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện
– Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc;
– Xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác của công ty tại Việt Nam;
– Nghiên cứu thị trường để thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hóa, cung ứng và tiêu dùng dịch vụ thương mại của Công ty;
– Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của công ty.
– Các hoạt động khác mà pháp luật cho phép.
Tìm hiểu: thành lập địa điểm kinh doanh
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Theo quy định tại Điều 7, Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện để thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
Như vậy, thương nhân nước ngoài chỉ có thể thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng được điều kiện nêu trên.
Hồ sơ cho việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, thương nhân cần chuẩn bị hồ sơ để nộp tới cơ quan đăng ký. Hồ sơ gồm những tài liệu sau:
- a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016?NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.
Lưu ý: Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) nêu trên phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b nêu trên phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Cơ quan cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
– Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
– Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Trình tự cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Thương nhận chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như đã nói ở phên trên
Bước 2: Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
Bước 3: Thương nhận nhận thông báo yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ (nếu có).
Lưu ý: Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Bước 4: Trừ trường hợp không đủ điều kiện cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
Lưu ý: Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Bước 5: Thương nhân sau khi nhận giấy phép thành lập văn phòng đại diện sẽ tiến hành thủ tục khắc dấu và công bố mẫu dấu của văn phòng đại diện để được sử dụng
Bước 6: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Lưu ý: Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn
Các trường hợp không được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Cơ quan cấp Giấy phép không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong những trường hợp sau:
– Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
– Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
– Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.
– Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Thông báo hoạt động của văn phòng đại diện công ty nước ngoài sau khi thành lập
Quý khách hàng vui lòng tham khảo thông báo hoạt động của văn phòng đại diện sau khi thành lập trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:
– Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;
– Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
– Người đứng đầu văn phòng đại diện;
– Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
– Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;
– Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Chế độ báo cáo của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Xem thêm: Thành Lập Công Ty 100% Vốn Nước Ngoài
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài được cung cấp bởi Luật Dân Việt
Trong quá trình thực hiện tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, Luật Dân Việt sẽ thực hiện các công việc sau:
– Tư vấn quy trình, thủ tục, hồ sơ cho việc thành lập văn phòng đại diện;
– Hướng dẫn khách hàng cung cấp thông tin, tài liệu cho việc thành lập văn phòng đại diện;
– Soạn thảo hồ sơ cho việc thành lập văn phòng đại diện;
– Trực tiếp nộp hồ sơ và trao đổi với chuyên viên thụ lý hồ sơ về việc thành lập văn phòng đại diện;
– Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng
– Tư vấn các vấn đề phát sinh sau thành lập văn phòng đại diện
Thông tin yêu cầu dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Với những nội dung, kiến thức mà Luật Dân Việt đã cung cấp trên, chắc chắn rằng mọi người đã hiểu hơn về việc thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Nếu trong quá trình tìm hiểu, có những vấn đề chưa rõ cần các luật sư, chuyên viên pháp lý cao cấp của chúng tôi giải đáp, mọi người hãy phản hồi theo các thông tin liên hệ mà Luật Dân Việt đã đề cập. Ngay khi nhận được những phản hồi, chúng tôi sẽ giải đáp thật chi tiết.
