Bạn vừa phát hiện bỏ sót hóa đơn GTGT đầu vào của kỳ trước và lo lắng về việc kê khai, hạch toán? Đừng lo, đây là vấn đề thường gặp. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước về cách hạch toán điều chỉnh tăng thuế GTGT được khấu trừ và thực hiện kê khai bổ sung trên HTKK một cách chính xác, đúng luật, giúp doanh nghiệp bạn tránh mọi rủi ro về thuế.
Tổng quan về khấu trừ và điều chỉnh tăng thuế GTGT đầu vào
Trước khi đi vào chi tiết cách hạch toán, việc nắm vững các khái niệm và nguyên tắc cơ bản là vô cùng quan trọng. Điều này giúp kế toán viên hiểu rõ bản chất vấn đề và thực hiện nghiệp vụ một cách tự tin, chính xác.
Khấu trừ thuế GTGT là gì và điều kiện để được khấu trừ?
Khấu trừ thuế GTGT là việc doanh nghiệp được trừ số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT vào số thuế GTGT đầu ra phải nộp. Đây là nguyên tắc cốt lõi của phương pháp khấu trừ, giúp doanh nghiệp chỉ phải nộp thuế trên phần giá trị tăng thêm.
Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ các Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, bao gồm:
- Có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng) đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
Các nguyên nhân phổ biến dẫn đến phải điều chỉnh tăng thuế GTGT được khấu trừ
Trong thực tế hoạt động, việc phát sinh sai sót dẫn đến phải điều chỉnh tờ khai thuế là không thể tránh khỏi. Nguyên nhân cần điều chỉnh tăng thuế GTGT được khấu trừ thường xuất phát từ:
- Bỏ sót hóa đơn đầu vào: Đây là lý do phổ biến nhất. Kế toán nhận hóa đơn muộn hoặc thất lạc, dẫn đến không kê khai khấu trừ trong kỳ phát sinh.
- Sai sót khi kê khai: Kế toán nhập sai số tiền thuế trên hóa đơn (nhập thấp hơn số thực tế) vào tờ khai thuế GTGT.
- Hóa đơn điều chỉnh tăng: Nhà cung cấp phát hành hóa đơn điều chỉnh tăng giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, dẫn đến số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ cũng tăng theo.
Nguyên tắc cốt lõi khi thực hiện kê khai, hạch toán điều chỉnh thuế GTGT
Khi thực hiện điều chỉnh, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Phát hiện sai sót ở kỳ nào, điều chỉnh tại kỳ đó: Lập tờ khai bổ sung (mẫu 01/KHBS) cho kỳ tính thuế có sai sót.
- Hạch toán tại thời điểm phát hiện: Mọi bút toán điều chỉnh được ghi nhận vào sổ sách kế toán của kỳ hiện tại, tại thời điểm phát hiện ra sai sót.
- Không điều chỉnh lại sổ sách của kỳ đã sai: Tuyệt đối không sửa đổi, thêm bớt bút toán vào sổ kế toán của các kỳ đã khóa sổ.
- Chỉ tiêu điều chỉnh được đưa vào kỳ hiện tại: Số thuế chênh lệch sau khi kê khai bổ sung sẽ được tổng hợp vào chỉ tiêu [43] “Điều chỉnh tăng/giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước” trên tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại.
Hướng dẫn hạch toán điều chỉnh tăng thuế GTGT được khấu trừ chi tiết
Đây là phần trọng tâm mà mọi kế toán viên cần nắm vững để xử lý nghiệp vụ một cách chính xác, đảm bảo số liệu trên sổ sách và tờ khai thuế khớp nhau.
Sơ đồ hạch toán điều chỉnh tăng thuế GTGT được khấu trừ (Tài khoản 1331)
Khi phát hiện hóa đơn đầu vào bị bỏ sót hoặc kê khai thiếu, dẫn đến cần điều chỉnh tăng số thuế GTGT được khấu trừ, kế toán thực hiện bút toán sau tại thời điểm phát hiện:
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
- Có các TK liên quan (111, 112, 331,…)
Bút toán này ghi nhận tăng số thuế đầu vào được khấu trừ, đồng thời phản ánh đúng nghĩa vụ thanh toán hoặc giảm trừ công nợ với nhà cung cấp.
Ví dụ minh họa thực tế: Hạch toán khi phát hiện bỏ sót hóa đơn đầu vào
Tháng 04/2024, kế toán Công ty A phát hiện bỏ sót một hóa đơn GTGT đầu vào của tháng 02/2024 (thuộc tờ khai Quý 1/2024).
Thông tin hóa đơn:
- Ngày hóa đơn: 15/02/2024
- Giá trị hàng hóa chưa thuế: 50.000.000 VNĐ
- Thuế GTGT (10%): 5.000.000 VNĐ
- Tổng tiền thanh toán: 55.000.000 VNĐ (đã thanh toán qua ngân hàng)
Xử lý:
Tại ngày 25/04/2024, kế toán Công ty A thực hiện các bước sau:
1. Hạch toán trên sổ sách kế toán của tháng 04/2024:
- Nợ TK 156 (hoặc TK chi phí liên quan): 50.000.000
- Nợ TK 1331: 5.000.000
- Có TK 331 (hoặc 112 nếu đã thanh toán): 55.000.000
2. Kê khai bổ sung:
Kế toán lập tờ khai bổ sung cho kỳ tính thuế Quý 1/2024. Việc này sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau.
Hướng dẫn thực hành hạch toán trên phần mềm MISA
Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán như MISA, việc hạch toán điều chỉnh tăng thuế gtgt được khấu trừ trên misa trở nên đơn giản hơn. Quy trình chung như sau:
- Lập chứng từ mới: Vào phân hệ Mua hàng, chọn lập Chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ.
- Nhập thông tin:
- Ngày hạch toán: Là ngày hiện tại bạn phát hiện sai sót (ví dụ: 25/04/2024).
- Ngày hóa đơn: Là ngày ghi trên hóa đơn bị bỏ sót (ví dụ: 15/02/2024).
- Nhập đầy đủ thông tin nhà cung cấp, mã hàng, số lượng, đơn giá, và tài khoản hạch toán (TK 156, 642, 1331,…).
- Lưu chứng từ: Phần mềm sẽ tự động ghi nhận bút toán Nợ TK 156/642, Nợ TK 1331 / Có TK 331 vào sổ sách của tháng 04/2024.
- Kê khai bổ sung: Sau khi hạch toán, bạn cần thực hiện kê khai bổ sung trên phần mềm HTKK theo hướng dẫn bên dưới.
Quy trình kê khai bổ sung điều chỉnh tăng thuế GTGT trên phần mềm HTKK
Sau khi đã hạch toán trên sổ sách, bước tiếp theo là phản ánh sự điều chỉnh này lên cơ quan thuế thông qua tờ khai bổ sung trên phần mềm HTKK.
Thời hạn nộp tờ khai bổ sung và các quy định pháp lý cần nắm (Luật Quản lý thuế, Thông tư 219)
Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, doanh nghiệp được phép nộp tờ khai bổ sung cho các kỳ tính thuế có sai sót bất cứ lúc nào, miễn là trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
Trường hợp kê khai bổ sung làm tăng số thuế GTGT được khấu trừ (như trường hợp bỏ sót hóa đơn đầu vào) sẽ không bị tính tiền chậm nộp. Đây là một điểm có lợi cho doanh nghiệp, do đó cần thực hiện điều chỉnh ngay khi phát hiện. Nắm rõ thời hạn kê khai điều chỉnh bổ sung tờ khai thuế GTGT giúp doanh nghiệp chủ động và tuân thủ pháp luật.
Hướng dẫn từng bước lập tờ khai bổ sung (mẫu 01/KHBS) trên HTKK
Tiếp tục với ví dụ của Công ty A, kế toán sẽ lập tờ khai bổ sung cho Quý 1/2024 trên HTKK như sau:
- Đăng nhập HTKK: Mở phần mềm và đăng nhập vào mã số thuế của công ty.
- Chọn tờ khai: Chọn “Thuế Giá trị gia tăng”, sau đó chọn “Tờ khai GTGT khấu trừ (01/GTGT)”.
- Chọn kỳ kê khai: Chọn “Quý”, nhập “01” năm “2024”. Tích vào ô “Tờ khai bổ sung” và chọn lần bổ sung (thường là lần 1).
- Lập tờ khai bổ sung: Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai Quý 1/2024 đã nộp trước đó.
- Tại tab “Bảng kê mua vào”, bạn thêm dòng mới và nhập đầy đủ thông tin của hóa đơn bị bỏ sót (ký hiệu, số hóa đơn, ngày tháng, MST người bán, giá trị, tiền thuế).
- Sau khi nhập xong, quay lại tab “Tờ khai”, bấm “Ghi”. Phần mềm sẽ tự động cập nhật lại các chỉ tiêu.
- Lập bản giải trình 01/KHBS:
- Chuyển sang tab “KHBS”, phần mềm sẽ tự động so sánh số liệu giữa tờ khai cũ và tờ khai mới.
- Chỉ tiêu [22] “Thuế GTGT còn được khấu trừ chưa đề nghị hoàn” sẽ tăng lên 5.000.000 VNĐ.
- Chỉ tiêu [40] “Số thuế GTGT phải nộp trong kỳ” hoặc [43] “Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau” sẽ thay đổi tương ứng.
- Tại phần “Lý do khác”, bạn ghi rõ: “Kê khai bổ sung hóa đơn GTGT đầu vào bỏ sót của Quý 1/2024”.
Cách xử lý số thuế điều chỉnh trên các chỉ tiêu [37], [38] và ảnh hưởng đến chỉ tiêu [43] của kỳ hiện tại
Đây là bước quan trọng thường gây nhầm lẫn:
- Trên bản giải trình 01/KHBS của kỳ sai sót (Quý 1/2024), hệ thống sẽ tính ra chênh lệch. Giả sử, chênh lệch làm tăng số thuế được khấu trừ là 5.000.000 VNĐ.
- KHÔNG nộp lại tờ khai lần đầu của Quý 1/2024. Chỉ nộp tờ khai bổ sung (gồm tờ 01/GTGT đã sửa và bản giải trình 01/KHBS).
- Trên tờ khai lần đầu của kỳ hiện tại (Quý 2/2024), bạn nhập số tiền chênh lệch 5.000.000 VNĐ vào chỉ tiêu [38] “Điều chỉnh tăng số thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước”.
- Số tiền này sẽ được tổng hợp vào chỉ tiêu [43] “Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau” của Quý 2/2024, đảm bảo quyền lợi về thuế của doanh nghiệp.
Phân biệt và hạch toán các trường hợp điều chỉnh tăng/giảm thuế GTGT khác
Ngoài trường hợp trên, kế toán cũng cần phân biệt các tình huống điều chỉnh khác để hạch toán cho đúng.
Hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ
Xảy ra khi doanh nghiệp kê khai thừa hóa đơn đầu vào, hoặc nhận được hóa đơn điều chỉnh giảm từ nhà cung cấp.
- Bút toán:
- Nợ TK 331, 111, 112,…
- Có TK 1331: (ghi âm hoặc ghi bút toán đỏ)
- Kê khai: Lập tờ khai bổ sung, số tiền chênh lệch sẽ được điền vào chỉ tiêu [37] “Điều chỉnh giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước” trên tờ khai của kỳ hiện tại.
Hạch toán điều chỉnh tăng thuế GTGT phải nộp
Xảy ra khi bỏ sót hóa đơn đầu ra hoặc kê khai thiếu doanh thu.
- Bút toán:
- Nợ TK 131, 111, 112,…
- Có TK 511: Doanh thu chưa thuế tăng thêm
- Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp tăng thêm
- Kê khai: Lập tờ khai bổ sung. Nếu phát sinh tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải tự tính và nộp tiền chậm nộp.
Hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT phải nộp
Xảy ra khi kê khai thừa doanh thu, hoặc phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm cho khách hàng.
- Bút toán:
- Nợ TK 511 (hoặc 521): (ghi âm)
- Nợ TK 3331: (ghi âm)
- Có TK 131, 111, 112,…: (ghi âm)
- Kê khai: Lập tờ khai bổ sung. Nếu làm giảm số thuế phải nộp, số tiền chênh lệch sẽ được bù trừ vào số thuế phải nộp của các kỳ tiếp theo.
Những lưu ý quan trọng và sai sót cần tránh khi điều chỉnh thuế GTGT
Để quá trình điều chỉnh diễn ra suôn sẻ và đúng luật, tại Luật Dân Việt, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp lưu ý các điểm sau:
Rủi ro khi kê khai, hạch toán sai và cách khắc phục
Việc hạch toán và kê khai sai có thể dẫn đến số liệu trên sổ sách và tờ khai thuế không khớp nhau, gây khó khăn cho việc quyết toán thuế sau này. Sai sót nếu làm tăng số thuế phải nộp mà không tự giác điều chỉnh có thể dẫn đến bị phạt và truy thu tiền chậm nộp khi cơ quan thuế kiểm tra. Cách tốt nhất là rà soát kỹ lưỡng và thực hiện điều chỉnh ngay khi phát hiện.
Lưu ý về chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn trên 20 triệu
Đây là điều kiện tiên quyết để được khấu trừ thuế GTGT. Đối với các hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nếu tại thời điểm kê khai chưa có, doanh nghiệp vẫn được kê khai khấu trừ nhưng phải theo dõi và bổ sung chứng từ sau.
Xử lý trường hợp điều chỉnh sau khi có quyết định thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế
Mọi sai sót được phát hiện thông qua thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế sẽ do cơ quan thuế xử lý và ra quyết định. Doanh nghiệp không được tự ý kê khai bổ sung cho các kỳ và các nội dung đã được thanh tra, kiểm tra. Kế toán sẽ căn cứ vào biên bản và quyết định xử lý để hạch toán điều chỉnh trên sổ sách.
Việc hạch toán điều chỉnh tăng thuế GTGT được khấu trừ và kê khai bổ sung là một nghiệp vụ quan trọng đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác. Bằng việc nắm vững các nguyên tắc, thực hiện đúng quy trình hạch toán và kê khai trên HTKK như đã hướng dẫn, doanh nghiệp có thể đảm bảo quyền lợi về thuế của mình, đồng thời tuân thủ đúng quy định của pháp luật và vận hành tài chính một cách minh bạch, hiệu quả.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn chuyên sâu về các tình huống kế toán – thuế phức tạp, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Luật Dân Việt để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
