Nắm vững cách khấu trừ thuế GTGT đầu vào là một nghiệp vụ cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và chi phí của doanh nghiệp. Sắp tới, Nghị định 181/2025 sẽ chính thức có hiệu lực, mang đến những thay đổi quan trọng trong quy trình này mà mọi doanh nghiệp cần nắm bắt. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết các quy định mới, điều kiện, và thủ tục kê khai khấu trừ thuế GTGT theo chuẩn 2025, giúp doanh nghiệp bạn tuân thủ đúng pháp luật, tối ưu chi phí và tránh rủi ro bị xuất toán thuế không đáng có.
Điểm mới cốt lõi về khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Nghị định 181/2025
Nghị định 181/2025 không chỉ là một bản cập nhật thông thường mà còn là bước tiến quan trọng trong việc số hóa và minh bạch hóa công tác quản lý thuế. Dưới đây là những thay đổi trọng tâm mà bộ phận kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Thay đổi về quy định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Để được khấu trừ thuế đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ được siết chặt hơn. Nghị định 181/2025 yêu cầu chứng từ chuyển tiền phải thể hiện rõ mã số thuế của cả bên bán và bên mua trên ủy nhiệm chi hoặc các giấy tờ thanh toán tương đương. Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng mượn tài khoản ngân hàng để hợp thức hóa hóa đơn.
Siết chặt điều kiện đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải được kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế theo thời gian thực. Nghị định mới sẽ không chấp nhận khấu trừ đối với các hóa đơn không đảm bảo tính liên tục và tức thời trong việc truyền dữ liệu, nhằm đảm bảo sự minh bạch của Thuế GTGT đầu ra và đầu vào.
Quy định mới về thời hạn kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Một thay đổi đáng chú ý là về thời hạn kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Theo quy định mới, thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào phải được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó. Trường hợp phát hiện sai sót, doanh nghiệp chỉ được kê khai bổ sung trong vòng 6 tháng kể từ thời điểm phát sinh hóa đơn, thay vì không giới hạn thời gian như trước.
Cập nhật danh mục hàng hóa, dịch vụ không được khấu trừ thuế
Nghị định 181/2025 cũng sẽ cập nhật, bổ sung một số nhóm hàng hóa, dịch vụ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Dự kiến danh mục này sẽ bao gồm các dịch vụ giải trí cá nhân không trực tiếp phục vụ sản xuất kinh doanh, quà biếu, tặng cho khách hàng vượt định mức quy định… Doanh nghiệp cần rà soát lại các khoản chi phí này để có kế hoạch phù hợp.
Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào 2025 – Doanh nghiệp cần đáp ứng những gì?
Để thực hiện cách khấu trừ thuế GTGT đầu vào một cách hợp pháp, doanh nghiệp phải đồng thời thỏa mãn cả 3 điều kiện tiên quyết sau đây. Việc thiếu một trong ba điều kiện này đều có thể dẫn đến việc cơ quan thuế từ chối khấu trừ.
Có hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ của hàng hóa, dịch vụ mua vào
Đây là điều kiện cơ bản và quan trọng nhất. Hóa đơn GTGT (hay còn gọi là hóa đơn đỏ) phải đảm bảo:
- Hợp pháp: Hóa đơn được khởi tạo từ hệ thống hóa đơn điện tử đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế.
- Hợp lệ: Hóa đơn ghi đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; thành tiền; thuế suất và tiền Thuế giá trị gia tăng.
- Hợp lệ: Nội dung kinh tế, nghiệp vụ trên hóa đơn phải có thật.
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên
Với mỗi lần mua hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Các hình thức được chấp nhận bao gồm:
- Ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản qua ngân hàng.
- Thanh toán qua các ví điện tử, cổng thanh toán đã đăng ký với Nhà nước.
- Các hình thức thanh toán bù trừ công nợ, chuyển nhượng khoản nợ theo quy định.
Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT
Đây là một trong những nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT cơ bản. Toàn bộ chi phí đầu vào mà doanh nghiệp muốn khấu trừ thuế phải có liên quan trực tiếp và phục vụ cho việc tạo ra doanh thu từ các hoạt động chịu thuế GTGT. Các chi phí phục vụ cho hoạt động không chịu thuế hoặc phúc lợi sẽ không được khấu trừ.
Hướng dẫn quy trình 4 bước kê khai và hạch toán khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định mới
Để đảm bảo việc kê khai và khấu trừ thuế được chính xác, tuân thủ Nghị định 181/2025, kế toán doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình chặt chẽ. Tại Luật Dân Việt, chúng tôi khuyến nghị quy trình 4 bước sau:
Bước 1: Tập hợp, rà soát và kiểm tra tính hợp lệ của toàn bộ hóa đơn, chứng từ đầu vào
Đầu kỳ, kế toán cần tập hợp tất cả hóa đơn, chứng từ mua vào trong tháng/quý. Sau đó, tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn, đối chiếu với 3 điều kiện khấu trừ đã nêu ở trên. Việc rà soát sớm giúp phát hiện và xử lý kịp thời các hóa đơn sai sót.
Bước 2: Lập Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (Mẫu số 01-2/GTGT)
Dựa trên các hóa đơn hợp lệ, kế toán lập Bảng kê mua vào theo Mẫu số 01-2/GTGT. Bảng kê này là cơ sở để nhập liệu vào phần mềm kế toán và lên Tờ khai thuế GTGT. Việc lập bảng kê chi tiết giúp dễ dàng theo dõi, quản lý và giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
Bước 3: Thực hiện bút toán khấu trừ thuế GTGT và kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ cuối kỳ
Trong kỳ, khi có hóa đơn mua vào, kế toán hạch toán:
- Nợ TK 152, 153, 156, 211, 642… (Giá trị hàng hóa, dịch vụ chưa thuế)
- Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
- Có TK 111, 112, 331… (Tổng số tiền thanh toán)
Cuối kỳ, kế toán thực hiện bút toán khấu trừ thuế GTGT bằng cách so sánh tổng số thuế GTGT đầu ra (TK 3331) và tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (TK 1331). Sau đó, thực hiện bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ để xác định số thuế phải nộp hoặc số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau.
Bước 4: Kê khai chỉ tiêu [23], [24], [25] trên Tờ khai thuế GTGT Mẫu 01/GTGT
Sau khi hoàn tất việc hạch toán, kế toán sẽ tổng hợp số liệu để điền vào Tờ khai thuế GTGT Mẫu 01/GTGT:
- Chỉ tiêu [23]: Tổng giá trị của hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ.
- Chỉ tiêu [24]: Tổng số tiền thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ.
- Chỉ tiêu [25]: Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này (bằng số liệu ở chỉ tiêu [24] sau khi đã loại trừ các trường hợp không đủ điều kiện).
Cảnh báo: Các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT và cách xử lý theo Nghị định 181/2025
Nắm rõ các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót dẫn đến bị truy thu và phạt thuế.
Hóa đơn không đúng quy định của pháp luật, hóa đơn ghi sai thông tin
Các loại hóa đơn như hóa đơn giả, hóa đơn của doanh nghiệp đã bỏ trốn, hóa đơn ghi sai mã số thuế, địa chỉ, tên công ty… đều không được chấp nhận khấu trừ. Doanh nghiệp cần yêu cầu bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế ngay khi phát hiện sai sót.
Chi phí mua vào không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế
Các khoản chi như mua sắm tài sản cho cá nhân giám đốc, chi phí du lịch không nằm trong chính sách phúc lợi được quy định, chi phí cho các hoạt động tạo ra sản phẩm không chịu thuế GTGT… sẽ bị loại khỏi danh sách khấu trừ. Đây là một trong những chính sách thuế quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ.
Chi phí vượt định mức tiêu hao nguyên vật liệu theo quy định
Đối với một số ngành nghề có quy định về định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phần thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần chi phí vượt định mức sẽ không được khấu trừ. Doanh nghiệp cần xây dựng và đăng ký định mức với cơ quan chức năng để làm cơ sở giải trình.
Hàng hóa, dịch vụ mua vào nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Như đã đề cập, đây là lỗi phổ biến. Đối với các hóa đơn trên 20 triệu đồng, nếu thanh toán bằng tiền mặt, toàn bộ số thuế GTGT trên hóa đơn đó sẽ không được khấu trừ, dù các điều kiện khác đều đáp ứng.
Cách tính thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong các trường hợp đặc thù
Đối với doanh nghiệp có cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, cách tính thuế GTGT đầu vào được khấu trừ sẽ phức tạp hơn. Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào dùng cho từng hoạt động. Nếu không hạch toán riêng được, số thuế đầu vào được khấu trừ sẽ được tính theo tỷ lệ (%) doanh thu của hoạt động chịu thuế so với tổng doanh thu. Việc tìm hiểu các bài tập tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ giúp kế toán viên thành thạo hơn trong các tình huống này.
Việc nắm vững các quy định mới trong Nghị định 181/2025 về cách khấu trừ thuế GTGT không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn là chiến lược tài chính thông minh. Bằng cách áp dụng đúng các điều kiện và quy trình, doanh nghiệp có thể bảo vệ quyền lợi, tối ưu hóa dòng tiền và xây dựng một nền tảng kế toán – thuế vững chắc, sẵn sàng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ rà soát hệ thống kế toán để đáp ứng Nghị định 181/2025, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Luật Dân Việt. Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp nhanh chóng và chính xác nhất.
Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.
Thông tin liên hệ:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
