Báo cáo tình hình sử dụng Biên lai thu phí, lệ phí (Điện tử & Giấy): Hướng dẫn

Nội dung chính

Việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí hàng quý là một nghiệp vụ bắt buộc và quan trọng đối với nhiều cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, không ít kế toán viên vẫn còn bối rối với các thủ tục, biểu mẫu và thời hạn nộp theo quy định. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết từ A-Z cách lập và nộp báo cáo cho cả biên lai giấy và điện tử theo quy định mới nhất. Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm đơn vị của Luật Dân Việt, chúng tôi sẽ giúp bạn nắm vững quy trình để thực hiện đúng hạn, tránh mọi rủi ro pháp lý không đáng có.

Những điều quan trọng cần biết về Báo cáo sử dụng Biên lai thu phí, lệ phí

Trước khi đi vào hướng dẫn chi tiết, các đơn vị cần nắm rõ những quy định chung và các khái niệm cơ bản liên quan đến nghiệp vụ này. Đây là nền tảng để đảm bảo việc kê khai được chính xác và tuân thủ đúng pháp luật.

Ai là đối tượng phải nộp báo cáo và khi nào không cần nộp?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối tượng có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai là các tổ chức thu phí, lệ phí. Điều này bao gồm các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức được ủy nhiệm thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Ngay cả trong trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho một bên thứ ba lập biên lai, trách nhiệm báo cáo vẫn thuộc về tổ chức thu phí, lệ phí.

Tuy nhiên, có trường hợp ngoại lệ không phải nộp báo cáo. Cụ thể, nếu kỳ trước đơn vị đã sử dụng hết biên lai, báo cáo số tồn bằng không (0), và trong kỳ báo cáo hiện tại không thực hiện thông báo phát hành và không sử dụng bất kỳ biên lai nào, thì không cần phải nộp báo cáo cho kỳ đó.

Quy định về thời hạn nộp báo cáo theo quý và các trường hợp đặc biệt

Về định kỳ, báo cáo tình hình sử dụng biên lai phải được nộp hàng quý. Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý sử dụng biên lai.

Ví dụ cụ thể về thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo quý:

Quý I: Chậm nhất là ngày 30/04.
Quý II: Chậm nhất là ngày 31/07.
Quý III: Chậm nhất là ngày 31/10.
Quý IV: Chậm nhất là ngày 31/01 của năm sau.

Trong các trường hợp đặc biệt như giải thể, chia tách, sáp nhập, hoặc chuyển đổi sở hữu, tổ chức phải nộp báo cáo cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán phí, lệ phí.

Phân biệt hai mẫu báo cáo chính: BC26/BLG (Biên lai giấy) và BC26/BLĐT (Biên lai điện tử)

Hiện nay, có hai loại biên lai chính đang được sử dụng là biên lai giấy và biên lai điện tử, tương ứng với hai mẫu báo cáo riêng biệt được ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mẫu BC26/BLG: Đây là mẫu báo cáo sử dụng biên lai dành cho các loại biên lai dạng giấy, bao gồm biên lai đặt in và tự in.
Mẫu BC26/BLĐT: Đây là mẫu báo cáo được sử dụng cho biên lai điện tử.

Việc phân biệt và sử dụng đúng mẫu báo cáo là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ khi nộp cho cơ quan thuế.

Hướng dẫn chi tiết cách lập Báo cáo tình hình sử dụng Biên lai (Mẫu BC26)

Lập báo cáo chính xác là khâu quan trọng nhất. Dưới đây, Luật Dân Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin cho từng mẫu báo cáo.

Hướng dẫn điền thông tin chi tiết cho Mẫu BC26/BLG (Biên lai giấy)

Mẫu BC26/BLG dùng để báo cáo tình hình sử dụng các loại biên lai đặt in và tự in dạng giấy. Khi lập báo cáo, kế toán cần điền đầy đủ và chính xác các chỉ tiêu sau:

Cột 1 – Tên loại biên lai: Ghi rõ tên loại biên lai đang sử dụng (ví dụ: Biên lai thu phí, lệ phí).
Cột 2 – Ký hiệu mẫu biên lai: Ghi chính xác ký hiệu mẫu được in trên biên lai.
Cột 3 – Ký hiệu biên lai: Ghi ký hiệu của dải biên lai đang báo cáo.
Cột 4 & 5 (Số tồn đầu kỳ): Lấy số liệu từ cột “Tồn cuối kỳ” của báo cáo quý trước chuyển sang. Cột 4 ghi “Từ số”, cột 5 ghi “Đến số”.
Cột 6 & 7 (Số mua/phát hành trong kỳ): Ghi lại số lượng biên lai đã mua hoặc thông báo phát hành trong kỳ báo cáo. Cột 6 ghi “Từ số”, cột 7 ghi “Đến số”.
Cột 8 – Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ: Đây là tổng số biên lai đã sử dụng, các số biên lai đã xóa bỏ, bị mất hoặc đã làm thủ tục hủy trong kỳ.
Cột 9 – Số lượng biên lai đã sử dụng: Ghi tổng số biên lai đã lập và giao cho người nộp tiền.
Cột 10, 11, 12 (Cộng, Xóa bỏ, Mất, Hủy):
- Cột 10 (Số xóa bỏ): Ghi số lượng biên lai đã lập nhưng bị sai và đã thực hiện xóa bỏ.
- Cột 11 (Số mất): Ghi số lượng biên lai bị mất, kèm theo biên bản báo mất.
- Cột 12 (Số hủy): Ghi số lượng biên lai đã thực hiện thủ tục hủy theo quy định.
Cột 13, 14, 15 (Số tồn cuối kỳ):
- Cột 13 (Tổng số tồn): Số lượng biên lai còn lại chưa sử dụng.
- Cột 14 (Từ số) và Cột 15 (Đến số): Ghi rõ dải số biên lai còn tồn để chuyển sang kỳ sau.

Hướng dẫn kê khai chính xác Mẫu BC26/BLĐT (Biên lai điện tử) theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Với sự phát triển của công nghệ, hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí điện tử ngày càng được quan tâm. Theo quy định cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc báo cáo cho biên lai điện tử được thực hiện trên Mẫu BC26/BLĐT.

Về cơ bản, các chỉ tiêu trên mẫu BC26/BLĐT tương tự như mẫu giấy, nhưng có một số điểm cần lưu ý đối với đặc thù của biên lai điện tử:

Thông tin chung: Ghi đầy đủ tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và kỳ báo cáo (Quý… năm…).
Ký hiệu mẫu và ký hiệu biên lai: Phải kê khai chính xác theo thông báo phát hành biên lai điện tử đã gửi cho cơ quan thuế.
Số tồn đầu kỳ: Là số lượng biên lai điện tử chưa lập của các dải số đã thông báo phát hành từ kỳ trước chuyển sang.
Số phát hành trong kỳ: Số lượng biên lai điện tử thuộc các dải số mới đăng ký phát hành trong kỳ.
Số sử dụng, xóa bỏ, hủy:
- Số sử dụng: Tổng số biên lai điện tử đã được lập thành công và gửi cho người nộp phí, lệ phí.
- Số xóa bỏ/thay thế: Số lượng biên lai điện tử đã lập có sai sót và đã được xử lý bằng phương pháp điều chỉnh hoặc thay thế.
- Số hủy: Số biên lai trong dải đã thông báo phát hành nhưng chưa lập, nay được hủy theo thủ tục.
Số tồn cuối kỳ: Số lượng biên lai điện tử còn lại trong các dải đã thông báo phát hành, sẵn sàng để lập cho kỳ tiếp theo.

Cách xử lý các nghiệp vụ phát sinh: Xóa bỏ, mất, hủy biên lai

Trong quá trình sử dụng, việc phát sinh sai sót là khó tránh khỏi. Kế toán cần nắm vững cách xử lý để báo cáo chính xác:

Xóa bỏ biên lai: Áp dụng cho biên lai giấy viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống. Người lập gạch chéo các liên, lưu lại cả quyển và lập biên lai mới. Đối với biên lai điện tử, việc xử lý sai sót tuân theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Mất biên lai: Khi phát hiện mất, cháy, hỏng biên lai (liên 2 đã lập hoặc các liên chưa lập), đơn vị phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng theo Mẫu số BC21/BLG và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Hủy biên lai: Áp dụng cho các biên lai đặt in bị in sai, in thừa, hoặc các biên lai không tiếp tục sử dụng. Thủ tục hủy biên lai đòi hỏi phải thành lập Hội đồng tiêu hủy, lập Bảng kiểm kê và Biên bản tiêu hủy, sau đó gửi Thông báo kết quả hủy biên lai (Mẫu 02/HUY-BLG) cho cơ quan thuế.

Quy trình và các hình thức nộp báo cáo cho Cơ quan Thuế

Sau khi hoàn tất việc lập báo cáo, đơn vị cần nộp hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Hiện có 3 hình thức nộp phổ biến.

Nộp trực tiếp tại trụ sở Cơ quan Thuế

Đây là phương thức truyền thống. Đơn vị mang 01 bộ hồ sơ báo cáo đã ký, đóng dấu đến bộ phận một cửa của Chi cục Thuế quản lý. Công chức thuế sẽ tiếp nhận, đóng dấu và ghi nhận vào sổ văn thư.

Nộp qua hệ thống bưu chính

Đơn vị có thể gửi hồ sơ báo cáo qua đường bưu điện đến địa chỉ của cơ quan thuế. Ngày nộp hồ sơ sẽ được tính theo dấu của bưu điện trên phong bì.

Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế

Đây là hình thức nộp qua mạng được khuyến khích nhất hiện nay. Đơn vị sử dụng chữ ký số để ký và nộp tờ khai báo cáo qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn). Hệ thống sẽ tự động ghi nhận thời gian nộp và gửi thông báo xác nhận cho người nộp thuế.

Những lỗi sai thường gặp và cách khắc phục khi báo cáo sử dụng biên lai

Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng của Luật Dân Việt, chúng tôi đã tổng hợp một số lỗi sai phổ biến mà các đơn vị thường mắc phải.

Lỗi nộp chậm và mức xử phạt theo quy định

Đây là lỗi phổ biến nhất. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt cho hành vi chậm nộp báo cáo sử dụng biên lai (và hóa đơn) được quy định như sau:

Phạt cảnh cáo: Nộp chậm từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng: Nộp chậm từ 01 đến 10 ngày (trừ trường hợp bị cảnh cáo).
Phạt tiền từ 5.000.000 đến 15.000.000 đồng: Nộp chậm từ 91 ngày trở lên kể từ ngày hết hạn.

Sai sót trong số liệu giữa các kỳ báo cáo

Lỗi này xảy ra khi số “Tồn cuối kỳ” của báo cáo quý trước không khớp với số “Tồn đầu kỳ” của báo cáo quý này. Để khắc phục, kế toán phải luôn kiểm tra, đối chiếu cẩn thận số liệu trước khi nộp và lập biên bản giải trình nếu có sự chênh lệch cần điều chỉnh.

Không báo cáo khi không sử dụng biên lai

Nhiều đơn vị lầm tưởng rằng nếu trong kỳ không thu phí, lệ phí và không xuất biên lai thì không cần nộp báo cáo. Đây là một sai lầm. Trừ trường hợp đặc biệt đã nêu ở trên, đơn vị vẫn phải nộp báo cáo và ghi số lượng biên lai sử dụng bằng không (=0). Việc không nộp vẫn bị xem là hành vi chậm nộp và có thể bị xử phạt.

Việc báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí là một nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với các tổ chức, đơn vị. Bằng cách nắm rõ đối tượng, thời hạn và quy trình lập báo cáo cho cả biên lai giấy và biên lai điện tử, bạn có thể chủ động hoàn thành công việc một cách chính xác, nhanh chóng. Điều này không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác kế toán, tài chính của đơn vị.

Tải ngay Mẫu BC26/BLG và Mẫu BC26/BLĐT mới nhất tại đây! Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ với Luật Dân Việt qua Hotline: 0858.111.929 để được các chuyên gia của chúng tôi giải đáp.

Thông tin liên hệ Luật Dân Việt: