Năm 2025 được dự báo sẽ đánh dấu bước ngoặt trong chính sách hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu với những thay đổi dự kiến từ Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Việc nắm bắt quy trình hoàn thuế, vốn đang được tự động hóa mạnh mẽ, không chỉ mang lại thuận lợi cho doanh nghiệp tuân thủ tốt mà còn đi kèm những điều kiện mới chặt chẽ hơn. Bài viết này của Luật Dân Việt sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết nhất về điều kiện, hồ sơ, và thủ tục hoàn thuế GTGT 2025, đồng thời chỉ ra các lỗi sai phổ biến khiến doanh nghiệp bị từ chối hoàn thuế, giúp bạn tối ưu hóa dòng tiền và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Cập nhật mới nhất 2025: Doanh nghiệp nào đủ điều kiện hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu?
Để được xem xét hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu, doanh nghiệp không chỉ cần đáp ứng các điều kiện về đối tượng mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chứng từ và thanh toán. Các quy định này ngày càng được siết chặt để đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận.
04 nhóm đối tượng chính được hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu để sản xuất xuất khẩu
Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu là đối tượng chính được xem xét hoàn thuế. Cụ thể, các trường hợp được hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu bao gồm:
- Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.
- Cơ sở kinh doanh có số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên.
- Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu.
- Các trường hợp được coi là xuất khẩu theo quy định của pháp luật như: hàng hóa xuất khẩu tại chỗ, hàng hóa gia công chuyển tiếp,…
Việc xác định đúng đối tượng là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình đề nghị hoàn thuế.
Điều kiện cốt lõi để được hoàn thuế: Hóa đơn, chứng từ và quy định thanh toán
Để hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ các chứng từ hợp lệ. Đây là điều kiện tiên quyết chứng minh hoạt động nhập khẩu và xuất khẩu là có thật và hợp pháp.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: Phải có hợp đồng mua bán hàng hóa, gia công hàng hóa xuất khẩu với đối tác nước ngoài.
- Tờ khai hải quan: Bắt buộc phải có tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu đã làm thủ tục hải quan.
- Hóa đơn GTGT: Hóa đơn GTGT bán hàng hóa, dịch vụ cho đối tác nước ngoài.
- Chứng từ thanh toán: Phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng và các chứng từ khác theo quy định của pháp luật. Đây là yêu cầu bắt buộc để chứng minh giao dịch là hợp pháp.
Điểm mới quan trọng từ Nghị định 181/2025/NĐ-CP: Trách nhiệm của bên bán trong việc kê khai và nộp thuế
Dự kiến Nghị định 181/2025/NĐ-CP sẽ bổ sung các quy định nhằm siết chặt trách nhiệm của nhà cung cấp trong nước. Theo đó, cơ quan thuế sẽ tăng cường đối chiếu, xác minh việc kê khai và nộp thuế của các nhà cung cấp đầu vào. Nếu nhà cung cấp có rủi ro cao về thuế hoặc chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, hồ sơ hoàn thuế của doanh nghiệp xuất khẩu có thể bị ảnh hưởng, thậm chí bị chuyển sang diện kiểm tra trước, hoàn sau.
Hàng nhập khẩu sau đó xuất khẩu có được hoàn thuế GTGT không? Phân biệt rõ các trường hợp
Đây là câu hỏi mà đội ngũ của Luật Dân Việt thường xuyên nhận được. Câu trả lời là CÓ, nhưng phải đáp ứng đủ điều kiện. Cần phân biệt rõ trường hợp hàng nhập khẩu để sản xuất, kinh doanh rồi xuất khẩu với các loại hình khác.
- Được hoàn thuế: Doanh nghiệp nhập khẩu nguyên vật liệu để sản xuất, gia công thành sản phẩm mới rồi xuất khẩu.
- Không được hoàn thuế: Các trường hợp như hàng hóa quá cảnh, chuyển khẩu, hàng tạm nhập tái xuất không được hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu. Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất của hoạt động kinh doanh để áp dụng chính sách thuế phù hợp.
Hướng dẫn chi tiết quy trình và hồ sơ hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu theo chuẩn 2025
Để quá trình hoàn thuế diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy trình là yếu tố sống còn. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy sai sót trong giai đoạn này là nguyên nhân chính dẫn đến việc hồ sơ bị trả về hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Hồ sơ hoàn thuế cần chuẩn bị: Đầy đủ và hợp lệ theo Thông tư 80/2021/TT-BTC
Một bộ hồ sơ hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu đầy đủ là nền tảng cho việc được hoàn thuế nhanh chóng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (mẫu 01/ĐNHT): Đây là văn bản pháp lý chính thức để yêu cầu cơ quan thuế xử lý.
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (đối với hoạt động xuất khẩu).
- Bản sao hợp đồng xuất khẩu, tờ khai hải quan đã thông quan.
- Bản sao chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Các giấy tờ liên quan khác tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể (ví dụ: hợp đồng ủy thác xuất khẩu).
Quy trình 6 bước thực hiện hoàn thuế điện tử qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Hiện nay, quy trình hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu đã được điện tử hóa gần như hoàn toàn, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch.
- Bước 1: Lập và gửi hồ sơ: Doanh nghiệp kê khai và nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ: Hệ thống của cơ quan thuế tự động tiếp nhận và gửi thông báo xác nhận cho doanh nghiệp.
- Bước 3: Phân loại hồ sơ: Hồ sơ được phân loại tự động vào hai diện: “hoàn thuế trước, kiểm tra sau” hoặc “kiểm tra trước, hoàn thuế sau”.
- Bước 4: Giải quyết hồ sơ: Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra (nếu có) và thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ.
- Bước 5: Ban hành quyết định: Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ ban hành quyết định hoàn thuế.
- Bước 6: Thực hiện hoàn thuế: Kho bạc Nhà nước chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp dựa trên quyết định hoàn thuế.
Thời hạn giải quyết hoàn thuế: Phân loại hồ sơ “hoàn trước, kiểm tra sau” và “kiểm tra trước, hoàn sau”
Thời hạn hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu phụ thuộc vào việc hồ sơ của bạn được phân loại vào diện nào:
- Hoàn thuế trước, kiểm tra sau: Áp dụng cho doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật về thuế và hải quan trong 2 năm liên tục, không có hành vi buôn lậu, trốn thuế. Thời hạn giải quyết là 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế có thông báo chấp nhận hồ sơ.
- Kiểm tra trước, hoàn sau: Áp dụng cho các doanh nghiệp lần đầu đề nghị hoàn thuế, doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, hoặc hồ sơ có dấu hiệu vi phạm. Thời hạn giải quyết là 40 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo chấp nhận hồ sơ.
Cảnh báo: 5 lỗi sai chí mạng khiến doanh nghiệp bị từ chối hồ sơ hoàn thuế GTGT
Dựa trên kinh nghiệm thực tiễn, Luật Dân Việt đã tổng hợp 5 lỗi sai phổ biến nhất khiến hồ sơ hoàn thuế của doanh nghiệp bị từ chối hoặc yêu cầu giải trình phức tạp.
Lỗi 1: Sai sót trên chứng từ thanh toán qua ngân hàng và tờ khai hải quan
Đây là lỗi cơ bản nhưng rất thường gặp. Các sai sót như thông tin người thụ hưởng không khớp với hợp đồng, sai lệch số tiền, ngày tháng trên chứng từ thanh toán, hoặc thông tin trên tờ khai hải quan không nhất quán với hóa đơn thương mại đều có thể là lý do khiến hồ sơ bị bác bỏ.
Lỗi 2: Hóa đơn GTGT đầu vào không hợp lệ hoặc nhà cung cấp chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế
Cơ quan thuế sẽ rà soát rất kỹ hóa đơn đầu vào. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn từ các công ty đã bỏ trốn, ngừng hoạt động, hoặc có rủi ro cao về thuế, số thuế GTGT tương ứng sẽ không được khấu trừ và hoàn lại. Doanh nghiệp cần có quy trình kiểm tra đối tác, nhà cung cấp một cách cẩn thận.
Lỗi 3: Hạch toán sai hoặc không tách riêng được thuế GTGT đầu vào cho hàng xuất khẩu
Đối với doanh nghiệp vừa có hoạt động kinh doanh trong nước, vừa xuất khẩu, việc hạch toán và phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung phải được thực hiện chính xác. Nếu không tách riêng được số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ không đủ cơ sở để đề nghị hoàn thuế.
Lỗi 4: Nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế quá thời hạn quy định
Pháp luật có quy định rõ ràng về thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế. Việc nộp chậm trễ có thể khiến doanh nghiệp mất quyền lợi. Doanh nghiệp cần lưu ý các mốc thời gian để tránh những sai lầm đáng tiếc này.
Lỗi 5: Không đáp ứng đủ điều kiện về vốn điều lệ hoặc điều kiện kinh doanh ngành nghề có điều kiện
Một số ngành nghề kinh doanh xuất khẩu có điều kiện yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng các tiêu chuẩn về vốn, cơ sở vật chất, hoặc giấy phép con. Nếu không đáp ứng đủ các điều kiện này tại thời điểm xuất khẩu, hồ sơ hoàn thuế cũng có thể bị từ chối.
Việc hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu năm 2025 mở ra nhiều cơ hội thu hồi vốn cho doanh nghiệp nhưng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định mới. Nắm vững điều kiện, chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ theo hướng dẫn và chủ động tránh các sai sót phổ biến là chìa khóa để đảm bảo quá trình hoàn thuế diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Bạn vẫn còn thắc mắc về quy trình hoặc gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế GTGT? Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia pháp lý và kế toán của chúng tôi tại Luật Dân Việt để được tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam:
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Dịch vụ hoàn thuế xuất khẩu nhanh, tối ưu hồ sơ và đại diện làm việc với cơ quan thuế.
