Nghiệp vụ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công là một trong những công tác kế toán quan trọng bậc nhất mỗi dịp cuối năm tài chính. Việc thực hiện chính xác, tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan thuế mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập là nghiệp vụ kế toán quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng thời hạn. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện, chi tiết nhất về cách lập và nộp tờ khai mẫu 05/QTT-TNCN qua mạng, giúp doanh nghiệp tránh sai sót và rủi ro pháp lý không đáng có, đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách nhanh chóng và hiệu quả theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Những điều doanh nghiệp cần biết ngay về quyết toán thuế TNCN
Trước khi đi vào quy trình chi tiết, các tổ chức trả thu nhập, phòng kế toán cần nắm vững những thông tin cốt lõi sau để đảm bảo quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi. Đây là những kiến thức nền tảng giúp doanh nghiệp chủ động trong việc chuẩn bị và thực hiện.
Đối tượng nào phải thực hiện quyết toán thuế TNCN?
Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm phải khai quyết toán thuế TNCN và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền. Điều này áp dụng không phân biệt trong năm có phát sinh khấu trừ thuế hay không.
Cụ thể, các đối tượng phải thực hiện bao gồm:
- Các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình (TNHH, Cổ phần, Hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân).
- Các tổ chức, đơn vị sự nghiệp, cơ quan nhà nước.
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.
- Các tổ chức quốc tế, tổ chức nước ngoài có phát sinh trả thu nhập tại Việt Nam.
Trường hợp trong năm, tổ chức không phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho bất kỳ người lao động nào thì không phải nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN.
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp năm 2025 là khi nào?
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là một thông tin cực kỳ quan trọng mà mọi kế toán phải ghi nhớ. Đối với kỳ tính thuế năm 2024, thời hạn quyết toán cho tổ chức trả thu nhập sẽ rơi vào năm 2025.
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Như vậy, đối với kỳ quyết toán thuế năm 2024, hạn chót sẽ là ngày 31 tháng 03 năm 2025. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện sớm để tránh tình trạng quá tải hệ thống vào những ngày cuối cùng.
Mức phạt chậm nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN là bao nhiêu?
Việc chậm nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với các mức xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt sẽ tùy thuộc vào thời gian chậm nộp, cụ thể như sau:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng cho hành vi nộp tờ khai quá hạn từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng: Đối với hành vi nộp quá hạn từ 01 đến 30 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi nộp quá hạn từ 31 đến 60 ngày.
- Phạt tiền từ 8.000.000 đến 15.000.000 đồng: Áp dụng khi nộp quá hạn từ 61 đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 15.000.000 đến 25.000.000 đồng: Áp dụng khi nộp quá hạn trên 90 ngày và có phát sinh số thuế phải nộp.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải nộp tiền chậm nộp với mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế nộp chậm.
Hướng dẫn chi tiết quy trình quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập
Để thực hiện khai quyết toán TNCN một cách bài bản và chính xác, doanh nghiệp cần tuân thủ theo một quy trình 3 bước. Tại Luật Dân Việt, với kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi khuyến nghị bạn nên thực hiện tuần tự như sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ quyết toán thuế TNCN là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC sẽ bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu 05/QTT-TNCN.
- Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công (áp dụng cho cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên).
- Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công (áp dụng cho cá nhân ký hợp đồng thời vụ, dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng).
- Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN: Bảng kê thông tin người phụ thuộc được tính giảm trừ gia cảnh.
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN của người lao động (đối với các trường hợp ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay).
- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu này sẽ giúp quá trình nhập liệu trên phần mềm HTKK và nộp hồ sơ qua mạng diễn ra suôn sẻ.
Bước 2: Hướng dẫn cách lập tờ khai 05/QTT-TNCN và các phụ lục trên phần mềm HTKK
Phần mềm hỗ trợ quyết toán thuế TNCN phổ biến nhất hiện nay là HTKK của Tổng cục Thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai trên phần mềm này.
1. Đăng nhập và chọn tờ khai:
- Mở phần mềm HTKK, đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp.
- Trên thanh menu, chọn “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” -> “05/QTT-TNCN Tờ khai quyết toán của tổ chức, CN (TT80/2021)”.
- Chọn kỳ tính thuế (Năm 2024), chọn “Tờ khai lần đầu” và nhấn “Đồng ý”.
2. Kê khai các phụ lục:
Nguyên tắc kê khai là nhập dữ liệu chi tiết vào các phụ lục trước, phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai chính 05/QTT-TNCN.
-
Trên Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN:
- Kê khai thông tin của các cá nhân cư trú có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
- Điền đầy đủ các cột: Họ và tên, Mã số thuế, Số CMND/CCCD, Tổng số (thu nhập chịu thuế), các khoản giảm trừ (bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh),…
- Đặc biệt lưu ý cột “Cá nhân ủy quyền quyết toán thay”: Tích chọn đối với những người lao động đủ điều kiện và có giấy ủy quyền.
-
Trên Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN:
- Kê khai thông tin của cá nhân có hợp đồng dưới 3 tháng, lao động thời vụ, hoặc cá nhân không cư trú.
- Điền các thông tin: Họ tên, MST (nếu có), CMND/CCCD, thu nhập chịu thuế, thu nhập tính thuế, và số thuế TNCN đã khấu trừ.
-
Trên Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN:
- Kê khai toàn bộ thông tin về người phụ thuộc của người lao động đã đăng ký giảm trừ gia cảnh trong năm.
- Thông tin cần chính xác tuyệt đối với hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đã nộp cho cơ quan thuế.
3. Kiểm tra và kết xuất tờ khai:
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu trên các phụ lục, bạn quay lại tờ khai 05/QTT-TNCN. Phần mềm HTKK đã tự động tổng hợp số liệu. Hãy kiểm tra lại các chỉ tiêu tổng hợp như tổng thu nhập, tổng số thuế đã khấu trừ, tổng số thuế phải nộp… Khi đã chắc chắn số liệu chính xác, nhấn nút “Ghi” để lưu lại, sau đó chọn “Kết xuất XML” để tạo file nộp cho cơ quan thuế.
Bước 3: Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN online qua Cổng Thuế điện tử
Sau khi đã có file XML, bước cuối cùng là thực hiện quyết toán thuế điện tử qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn).
- Đăng nhập: Truy cập website và đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp (sử dụng chữ ký số).
- Chọn chức năng “Khai thuế”: Tìm đến mục “Nộp tờ khai XML” và chọn tệp tờ khai đã kết xuất từ HTKK.
- Ký và nộp tờ khai: Hệ thống sẽ yêu cầu bạn cắm USB Token chứa chữ ký số để ký điện tử lên tờ khai. Sau khi ký thành công, nhấn “Nộp tờ khai”.
- Tra cứu và xác nhận: Sau vài phút, bạn có thể vào mục “Tra cứu” để kiểm tra trạng thái của tờ khai. Nếu hệ thống báo “Chấp nhận hồ sơ khai thuế”, nghĩa là bạn đã hoàn thành việc nộp hồ sơ.
Giải đáp các vướng mắc thường gặp khi quyết toán thuế TNCN
Trong quá trình thực hiện, không ít doanh nghiệp gặp phải những tình huống phát sinh. Dưới đây là giải đáp cho một số câu hỏi phổ biến nhất.
Các trường hợp người lao động được ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp?
Người lao động được ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp khi đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Điểm d, Khoản 6, Điều 8 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng.
- Cá nhân có thu nhập từ nơi duy nhất như trên, đồng thời có thu nhập vãng lai ở nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN 10% tại nơi chi trả thu nhập đó.
- Người lao động được điều chuyển giữa các tổ chức trong cùng một hệ thống (công ty mẹ – con, tập đoàn) thì được ủy quyền cho tổ chức mới.
Cách xử lý khi có sai sót sau khi đã nộp tờ khai quyết toán thuế?
Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp tờ khai, bạn cần bình tĩnh xử lý. Quy trình xử lý phụ thuộc vào thời điểm phát hiện:
- Nếu phát hiện khi vẫn còn trong thời hạn nộp tờ khai: Bạn chỉ cần lập lại tờ khai đúng và nộp lại trên hệ thống Thuế điện tử. Tờ khai nộp sau cùng trong thời hạn sẽ được ghi nhận là tờ khai chính thức.
- Nếu phát hiện khi đã hết hạn nộp tờ khai: Bạn phải lập “Tờ khai bổ sung” theo mẫu 01/KHBS trên phần mềm HTKK. Trên tờ khai bổ sung, bạn kê khai lại các chỉ tiêu bị sai và giải trình lý do. Nếu việc khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, bạn phải nộp thêm số thuế còn thiếu và tiền chậm nộp (nếu có).
Những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN thành công
Với kinh nghiệm tư vấn tại Luật Dân Việt, chúng tôi tổng hợp một số lưu ý then chốt giúp quá trình quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập của bạn diễn ra suôn sẻ:
- Rà soát MST cá nhân: Đảm bảo 100% người lao động có mã số thuế cá nhân và thông tin khớp đúng.
- Kiểm tra hồ sơ giảm trừ gia cảnh: Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc phải đầy đủ, hợp lệ và đã được nộp cho cơ quan thuế đúng hạn.
- Đối chiếu số liệu: Cần đối chiếu số liệu trên bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai tạm nộp hàng tháng/quý để đảm bảo tính nhất quán.
- Lưu trữ chứng từ: Tất cả giấy ủy quyền, chứng từ khấu trừ, hồ sơ người phụ thuộc cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra sau này.
- Chủ động thực hiện sớm: Không nên đợi đến gần hạn chót mới thực hiện để tránh sai sót do áp lực thời gian và nguy cơ nghẽn mạng.
Việc nắm vững quy trình khai quyết toán thuế TNCN không chỉ giúp tổ chức, doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý tài chính – nhân sự. Bằng cách làm theo hướng dẫn chi tiết trong bài, bạn có thể tự tin hoàn thành thủ tục một cách chính xác, tiết kiệm thời gian và tránh được các khoản phạt tiềm ẩn. Hãy chủ động thực hiện sớm để đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ dịch vụ quyết toán thuế TNCN trọn gói, hãy liên hệ ngay với Luật Dân Việt để được các chuyên gia pháp lý và kế toán hàng đầu giải đáp!
Thông tin liên hệ:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ lập, kiểm tra và nộp quyết toán TNCN điện tử nhanh chóng.
