Khai/Hoàn thuế TNCN cá nhân cư trú lương, công tự quyết toán trực tiếp

Nội dung chính

Bạn đang bối rối với các thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)? Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn bạn từng bước tự khai quyết toán thuế/ hoàn thuế đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế một cách đơn giản, chính xác và nhanh chóng nhất. Nắm vững quy trình để đảm bảo quyền lợi, tránh các sai sót không đáng có và hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách dễ dàng ngay tại nhà.

Ai phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN và thời hạn cần nhớ?

Không phải tất cả mọi người đều phải tự mình thực hiện thủ tục này. Việc nắm rõ mình có thuộc đối tượng phải tự quyết toán TNCN hay không và các mốc thời gian quan trọng sẽ giúp bạn chủ động và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Các trường hợp cá nhân phải tự mình quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế

Theo quy định hiện hành, bạn sẽ phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

Có thu nhập từ hai nơi trở lên: Nếu bạn có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai hay nhiều nơi mà không đủ điều kiện ủy quyền, bạn phải tự quyết toán nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa và muốn được hoàn lại.
Thu nhập chưa được khấu trừ thuế: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng chưa được tổ chức trả thu nhập khấu trừ thuế (bao gồm cả trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức nhưng không khấu trừ) thì phải tự mình kê khai.
Cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài: Nếu bạn là cá nhân cư trú tại Việt Nam và có thu nhập từ nước ngoài, bạn có trách nhiệm tổng hợp và kê khai quyết toán toàn bộ thu nhập phát sinh.
Cá nhân nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam: Trước khi xuất cảnh, cá nhân là người nước ngoài phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Đề nghị xét giảm thuế: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, hoặc bệnh hiểm nghèo sẽ không ủy quyền mà phải trực tiếp quyết toán để được hưởng chính sách.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là khi nào?

Việc tuân thủ thời hạn quyết toán thuế TNCN cá nhân là vô cùng quan trọng. Theo quy định tại Khoản 2, Điều 44 của Luật Quản lý thuế, đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế, thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Ví dụ, đối với thu nhập của năm 2024, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày 30/04/2025. Tuy nhiên, do ngày 30/4 và 01/5 là ngày nghỉ lễ, thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo, tức là ngày 05/05/2025.

Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN ở đâu cho đúng?

Việc xác định đúng cơ quan thuế để nộp hồ sơ là yếu tố quyết định để thủ tục được xử lý nhanh chóng. Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN ở đâu phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể:

Nơi cư trú: Cá nhân nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi mình cư trú (thường trú hoặc tạm trú) nếu trong năm không làm việc tại tổ chức trả thu nhập nào hoặc đã thay đổi nơi làm việc.
Nơi làm việc cuối cùng: Nếu bạn có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân, hồ sơ sẽ được nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức đó.
Nơi phát sinh thu nhập: Đối với cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn và tự khai thuế trong năm, cơ quan thuế quyết toán là nơi đã nộp hồ sơ khai thuế trong năm.

Hướng dẫn chi tiết quy trình kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN online

Với sự phát triển của công nghệ, cách kê khai quyết toán online đã trở nên phổ biến và thuận tiện. Dưới đây là quy trình chi tiết giúp bạn dễ dàng thực hiện ngay tại nhà thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN cá nhân

Để quá trình kê khai diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN cá nhân đầy đủ và chính xác. Hồ sơ bao gồm:

Tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu bạn có đăng ký người phụ thuộc).
Bản sao chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Đây là giấy tờ do các công ty, tổ chức trả thu nhập cấp cho bạn.
Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã tạm nộp, đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
Giấy tờ chứng minh các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có) để được giảm trừ.

Bước 2: Truy cập và đăng nhập vào Cổng thông tin Thuế điện tử

Bạn cần truy cập vào Cổng Dịch vụ thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn. Nếu chưa có tài khoản, bạn cần thực hiện đăng ký. Sau khi có tài khoản, bạn tiến hành đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân và mật khẩu đã được cấp.

Bước 3: Kê khai thông tin trên tờ khai 02/QTT-TNCN và các phụ lục liên quan

Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn mục “Quyết toán thuế” và “Kê khai trực tuyến”. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn điền các thông tin ban đầu như loại tờ khai (chọn mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN 02/QTT-TNCN), năm kê khai và chọn cơ quan thuế quyết toán.

Tiếp theo, bạn điền đầy đủ các chỉ tiêu trên tờ khai, bao gồm:

Tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam và ngoài Việt Nam (nếu có).
Các khoản giảm trừ: Giảm trừ gia cảnh cho bản thân, người phụ thuộc, các khoản bảo hiểm bắt buộc, đóng góp từ thiện.
Số thuế đã khấu trừ hoặc đã tạm nộp trong kỳ.

Nếu bạn có đăng ký người phụ thuộc, đừng quên kê khai đầy đủ thông tin vào phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN.

Bước 4: Nộp tờ khai điện tử và hoàn tất nghĩa vụ

Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin đã kê khai, bạn nhấn “Hoàn thành kê khai”, sau đó “Kết xuất XML” để lưu file về máy và “Nộp tờ khai”. Hệ thống sẽ gửi một mã OTP đến số điện thoại bạn đã đăng ký để xác thực việc nộp. Sau khi nhập mã OTP, tờ khai của bạn đã được gửi thành công đến cơ quan thuế.

Nếu có số thuế phải nộp thêm, bạn cần thực hiện nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Nếu có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn, bạn sẽ chuyển sang thực hiện thủ tục hoàn thuế.

Điều kiện và thủ tục hoàn thuế TNCN đối với cá nhân

Hoàn thuế trực tiếp là quyền lợi của người nộp thuế khi có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp. Nắm rõ điều kiện và thủ tục sẽ giúp bạn nhận lại khoản tiền này một cách nhanh chóng.

Điều kiện để được hoàn thuế TNCN đối với cá nhân cư trú

Để được hoàn thuế thu nhập cá nhân, bạn cần đáp ứng các điều kiện hoàn thuế TNCN đối với cá nhân sau:

Có số thuế đã nộp trong kỳ lớn hơn số thuế phải nộp sau khi quyết toán.
Đã có mã số thuế cá nhân tại thời điểm đề nghị hoàn thuế.
Có đề nghị hoàn thuế gửi đến cơ quan thuế.

Hướng dẫn cách điền thông tin đề nghị hoàn thuế trên tờ khai

Trên tờ khai 02/QTT-TNCN, sau khi hệ thống tự động tính toán, nếu bạn có số thuế nộp thừa (chỉ tiêu > 0), bạn có thể lựa chọn:

Hoàn trả: Điền số tiền muốn hoàn vào chỉ tiêu “Số thuế hoàn trả cho người nộp thuế”.
Bù trừ cho khoản nộp ngân sách nhà nước khác: Điền số tiền muốn bù trừ vào chỉ tiêu.
Bù trừ vào kỳ sau: Nếu không điền vào chỉ tiêu và, hệ thống sẽ mặc định bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo.

Bạn cần cung cấp chính xác thông tin tài khoản ngân hàng để cơ quan thuế thực hiện chuyển khoản tiền hoàn thuế.

Quy trình xử lý và thời gian nhận được tiền hoàn thuế

Sau khi bạn nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế thành công, cơ quan thuế sẽ tiến hành xử lý. Thời gian xử lý được quy định tại Điều 75 Luật Quản lý thuế như sau:

Tối đa 06 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện “hoàn thuế trước, kiểm tra sau”.
Tối đa 40 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện “kiểm tra trước, hoàn thuế sau”, thường áp dụng cho các trường hợp có rủi ro cao hoặc đề nghị hoàn thuế lần đầu.

Giải đáp các vướng mắc thường gặp khi tự quyết toán thuế TNCN

Quá trình tự quyết toán thuế có thể phát sinh nhiều câu hỏi. Dưới đây, Luật Dân Việt giải đáp một số thắc mắc phổ biến nhất.

Cá nhân có thu nhập từ 2 nơi trở lên quyết toán thuế như thế nào?

Đây là trường hợp phổ biến nhất phải tự quyết toán. Khi cá nhân có thu nhập từ 2 nơi quyết toán thuế, bạn phải tổng hợp toàn bộ thu nhập từ tất cả các nguồn trong năm, lấy chứng từ khấu trừ thuế từ mỗi nơi và kê khai trên một tờ khai quyết toán duy nhất. Bạn không được ủy quyền cho bất kỳ công ty nào quyết toán thay nếu không đủ điều kiện.

Cách xử lý khi kê khai sai hoặc cần bổ sung thông tin sau khi đã nộp tờ khai?

Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp tờ khai nhưng trước thời hạn nộp, bạn chỉ cần kê khai lại tờ khai đúng và nộp lại. Cơ quan thuế sẽ ghi nhận tờ khai nộp lần cuối. Nếu phát hiện sai sót sau thời hạn, bạn phải lập tờ khai bổ sung (chọn loại tờ khai “Bổ sung”) và nộp kèm bản giải trình.

Cần làm gì nếu không nhận được chứng từ khấu trừ thuế từ công ty?

Chứng từ khấu trừ thuế là một phần quan trọng của hồ sơ. Nếu công ty không cấp, bạn cần chủ động yêu cầu. Trường hợp công ty đã chấm dứt hoạt động và không thể cấp chứng từ, cơ quan thuế sẽ xem xét xử lý dựa trên cơ sở dữ liệu quản lý thuế. Bạn nên lưu giữ các giấy tờ khác như hợp đồng lao động, bảng lương để làm bằng chứng.

Việc khai quyết toán thuế/ hoàn thuế đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế không còn phức tạp nếu bạn nắm rõ các quy định và thực hiện đúng theo hướng dẫn. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và tuân thủ các bước kê khai online, bạn không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn chủ động bảo vệ quyền lợi tài chính của mình. Hãy chắc chắn rằng bạn đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng hạn để tránh các khoản phạt phát sinh.

Tại Luật Dân Việt, với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, chúng tôi nhận thấy việc chủ động nắm bắt thông tin là chìa khóa để quá trình quyết toán thuế diễn ra thuận lợi.
Nếu bạn cần sự hỗ trợ chuyên sâu hoặc dịch vụ quyết toán thuế chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được các chuyên gia pháp lý và kế toán tư vấn chi tiết!

Thông tin liên hệ Luật Dân Việt: