Doanh nghiệp của bạn vừa chuyển đổi từ kê khai thuế GTGT, TNCN theo quý sang tháng và phát hiện số thuế phải nộp tăng vọt so với quý trước? Tình huống này khá phổ biến nhưng nếu không xử lý đúng cách có thể dẫn đến các khoản phạt chậm nộp không đáng có. Việc khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân phải nộp theo tháng tăng thêm so với số đã kê khai theo quý là một nghiệp vụ đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt.
Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết từng bước kê khai bổ sung, nộp thuế tăng thêm theo đúng quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC, giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng và an tâm tuân thủ pháp luật.
Tại sao phát sinh chênh lệch thuế GTGT, TNCN phải nộp giữa kê khai tháng và quý?
Sự chênh lệch này không phải là sai sót trong tính toán mà là hệ quả của việc thay đổi kỳ kê khai thuế, xuất phát từ sự tăng trưởng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nắm rõ nguyên nhân sẽ giúp kế toán chủ động hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế.
Nguyên nhân cốt lõi: Khi nào doanh nghiệp phải chuyển từ kê khai quý sang tháng?
Nguyên nhân chính dẫn đến việc phải chuyển đổi kỳ kê khai là khi doanh nghiệp không còn đáp ứng điều kiện được kê khai thuế GTGT và TNCN theo quý. Cụ thể, doanh nghiệp phải chuyển từ kê khai quý sang tháng khi tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề vượt ngưỡng quy định.
Tiêu chí xác định doanh thu năm trước liền kề (trên 50 tỷ đồng) theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP
Theo điểm a, khoản 1, Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, người nộp thuế đang kê khai thuế GTGT theo tháng nếu có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống thì được lựa chọn kê khai theo quý. Ngược lại, nếu doanh thu của năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện khai thuế GTGT theo tháng.
Doanh thu này được xác định là tổng doanh thu trên các tờ khai thuế GTGT của tất cả các kỳ tính thuế trong năm dương lịch trước đó.
Trách nhiệm của người nộp thuế khi tự phát hiện không đủ điều kiện kê khai theo quý
Khi tự phát hiện doanh thu năm trước đã vượt 50 tỷ, người nộp thuế có trách nhiệm phải chủ động chuyển sang khai thuế theo tháng kể từ tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
Quan trọng là, người nộp thuế không phải nộp lại hồ sơ khai thuế theo tháng cho các quý trước đó. Thay vào đó, phải lập “Bản xác định số tiền thuế phải nộp theo tháng tăng thêm so với số đã kê khai theo quý” và tự tính, nộp số tiền chậm nộp phát sinh theo quy định.
Xử lý khi cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp không đủ điều kiện khai thuế quý
Trường hợp doanh nghiệp không tự giác chuyển đổi mà bị cơ quan thuế phát hiện, cơ quan thuế sẽ ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp chuyển sang kê khai theo tháng. Đồng thời, cơ quan thuế sẽ xác định lại số tiền thuế phải nộp theo tháng tăng thêm so với số đã kê khai và tính tiền chậm nộp tương ứng. Doanh nghiệp phải tuân thủ việc khai thuế theo tháng kể từ thời điểm nhận được văn bản của cơ quan thuế.
Hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý và kê khai bổ sung khi có số thuế tăng thêm
Khi đã xác định phải chuyển đổi kỳ kê khai và phát sinh số thuế tăng thêm, kế toán cần thực hiện quy trình khai bổ sung tháng một cách bài bản. Tại Luật Dân Việt, với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, chúng tôi khuyến nghị bạn thực hiện theo 4 bước sau để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.
Bước 1: Lập “Bản xác định số tiền thuế phải nộp theo tháng tăng thêm so với số đã kê khai theo quý”
Đây là tài liệu quan trọng theo Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Mặc dù không phải nộp lại tờ khai tháng của các quý cũ, bạn cần lập bản này để tính toán lại nghĩa vụ thuế của từng tháng trong các quý đã kê khai sai kỳ. Bảng này sẽ là cơ sở để xác định tổng số thuế phải nộp tăng thêm và tính tiền chậm nộp.
Bước 2: Hướng dẫn lập tờ khai bổ sung mẫu 01/KHBS trên phần mềm HTKK
Để thực hiện kê khai điều chỉnh GTGT, TNCN, bạn sẽ sử dụng chức năng khai bổ sung trên phần mềm HTKK. Quy trình này áp dụng cho từng tờ khai quý đã nộp sai.
- Đăng nhập HTKK: Mở phần mềm và chọn mã số thuế của doanh nghiệp.
- Chọn tờ khai cần bổ sung: Vào mục thuế GTGT (hoặc TNCN), chọn tờ khai 01/GTGT (hoặc 05/KK-TNCN) theo quý đã nộp.
- Chọn “Tờ khai bổ sung”: Thay vì chọn “Tờ khai lần đầu”, bạn tích vào ô “Tờ khai bổ sung” và chọn số lần bổ sung.
- Vào tờ khai điều chỉnh: Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai với các số liệu đã kê khai trước đó. Bạn điền các số liệu đúng theo từng tháng vào tờ khai này.
- Lập Bản giải trình 01/KHBS: Sau khi lưu tờ khai điều chỉnh, HTKK sẽ tự động tổng hợp số liệu chênh lệch vào “Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh” (mẫu 01/KHBS). Bạn cần kiểm tra lại các chỉ tiêu, đặc biệt là chỉ tiêu làm tăng số thuế phải nộp.
- Xác định tiền chậm nộp: Trên mẫu 01/KHBS, hệ thống sẽ có mục để bạn tự xác định tiền chậm nộp.
Bước 3: Cách tính tiền chậm nộp phát sinh (nếu có) và thời hạn nộp thuế tăng thêm
Tiền chậm nộp là khoản bắt buộc phải tính khi khai bổ sung tháng làm tăng nghĩa vụ thuế.
- Công thức tính: Số tiền chậm nộp = Số tiền thuế tăng thêm × 0,03% × Số ngày chậm nộp.
- Số ngày chậm nộp: Được tính từ ngày kế tiếp ngày cuối cùng của thời hạn nộp tờ khai thuế theo tháng của kỳ tính thuế có sai sót cho đến ngày bạn thực hiện nộp đủ số thuế tăng thêm vào ngân sách nhà nước.
Ví dụ: Tờ khai tháng 01/2025 có hạn nộp là 20/02/2025. Ngày 15/07/2025 bạn khai bổ sung và nộp thuế tăng thêm. Số ngày chậm nộp sẽ được tính từ 21/02/2025 đến hết ngày 14/07/2025.
Thời hạn nộp thuế tăng thêm là ngay tại thời điểm bạn nộp hồ sơ khai bổ sung.
Bước 4: Nộp hồ sơ khai thuế bổ sung và số tiền thuế tăng thêm qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Sau khi hoàn tất việc lập tờ khai bổ sung và tính toán các khoản phải nộp, bạn cần:
- Kết xuất Hồ sơ: Kết xuất Tờ khai bổ sung và Bản giải trình (mẫu 01/KHBS) ra file XML từ phần mềm HTKK.
- Nộp hồ sơ: Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (eTax) và nộp bộ hồ sơ khai thuế bổ sung này.
- Nộp tiền: Lập giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước cho phần thuế GTGT/TNCN tăng thêm và phần tiền chậm nộp. Lưu ý ghi đúng mã tiểu mục thuế tương ứng.
Những rủi ro và các điểm cần đặc biệt lưu ý để tránh sai sót
Việc xử lý số tiền thuế GTGT, TNCN phải nộp tăng thêm theo tháng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không cẩn trọng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng từ đội ngũ chuyên gia của Luật Dân Việt.
Mức phạt chậm nộp khi thuế GTGT, TNCN tăng thêm được xác định như thế nào?
Cần phân biệt rõ “tiền chậm nộp” và “tiền phạt vi phạm hành chính”.
- Tiền chậm nộp: Mức tính là 0,03%/ngày trên số tiền thuế nộp chậm. Đây là khoản bắt buộc phát sinh khi khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp.
- Tiền phạt vi phạm hành chính: Nếu bạn tự phát hiện và khai bổ sung trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra, bạn sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi khai sai, nhưng vẫn phải nộp tiền chậm nộp.
Ảnh hưởng của việc kê khai bổ sung tăng thuế đến kỳ kê khai tiếp theo và cách xử lý
Việc kê khai điều chỉnh GTGT, TNCN có thể ảnh hưởng đến các kỳ sau, đặc biệt là với thuế GTGT. Nếu việc khai bổ sung làm thay đổi chỉ tiêu “Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau” (chỉ tiêu trên tờ khai 01/GTGT), bạn phải lấy số liệu đã điều chỉnh này để điền vào chỉ tiêu “Điều chỉnh giảm/tăng thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước” (chỉ tiêu hoặc) trên tờ khai của kỳ hiện tại.
Các lỗi thường gặp khi thực hiện kê khai bổ sung và nộp tiền thuế tăng thêm
- Chỉ nộp tờ khai bổ sung mà quên nộp tiền: Đây là lỗi phổ biến. Nộp tờ khai chỉ hoàn thành nghĩa vụ kê khai, nghĩa vụ nộp thuế chỉ hoàn thành khi tiền đã vào ngân sách nhà nước.
- Tính sai số ngày chậm nộp: Dễ nhầm lẫn giữa ngày lập tờ khai và ngày thực nộp tiền. Tiền chậm nộp được tính đến ngày thực nộp.
- Không điều chỉnh số thuế khấu trừ chuyển kỳ sau: Như đã nêu ở trên, việc này sẽ gây sai sót dây chuyền cho các kỳ sau.
- Nộp sai tiểu mục thuế: Nộp tiền thuế tăng thêm và tiền chậm nộp vào cùng một tiểu mục có thể gây khó khăn cho việc đối chiếu của cơ quan thuế.
Lưu ý về việc ổn định kỳ kê khai thuế trong năm dương lịch sau khi đã chuyển đổi
Theo quy định, kỳ kê khai thuế (tháng hoặc quý) phải được áp dụng ổn định cho trọn năm dương lịch. Một khi bạn đã chuyển sang kê khai theo tháng do doanh thu năm trước vượt 50 tỷ, bạn phải tiếp tục kê khai theo tháng cho tất cả các tháng còn lại của năm dương lịch đó.
Việc phát sinh số thuế GTGT, TNCN phải nộp tăng thêm khi chuyển từ kê khai quý sang tháng là một nghiệp vụ quan trọng đòi hỏi sự cẩn trọng. Bằng việc nắm vững các quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thực hiện đúng quy trình lập tờ khai bổ sung thuế GTGT, TNCN trên HTKK và nộp thuế đúng hạn, doanh nghiệp có thể hoàn toàn chủ động xử lý tình huống này một cách chính xác. Điều này không chỉ giúp tránh được các khoản phạt mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật về thuế của doanh nghiệp.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn chuyên sâu cho trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia pháp lý và kế toán của Luật Dân Việt để được hỗ trợ kịp thời và hiệu quả nhất!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội & Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Tư vấn điều chỉnh tờ khai GTGT, TNCN nhanh, đúng quy định kê khai bổ sung.
