Việc khai thuế đối với hãng vận tải nước ngoài là một nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với các đại lý tàu biển và đại lý giao nhận tại Việt Nam. Quy trình này, chủ yếu xoay quanh Thuế Nhà thầu (FCT), đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về hồ sơ và tuân thủ nghiêm ngặt về thời hạn. Nắm vững các quy định mới nhất theo Thông tư 80/2021/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tài chính mà còn đảm bảo hoạt động logistics quốc tế diễn ra suôn sẻ.
Trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho hãng tàu nước ngoài thuộc về ai?
Đối tượng có nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế thay
Trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho các hãng vận tải nước ngoài (hãng tàu, hãng hàng không) chủ yếu thuộc về phía đối tác Việt Nam có thực hiện việc chi trả thu nhập cho nhà thầu nước ngoài. Cụ thể, các đối tượng sau đây có nghĩa vụ thực hiện khấu trừ và nộp thuế:
- Đại lý tàu biển, đại lý giao nhận vận chuyển: Các tổ chức làm đại lý cho hãng vận tải nước ngoài tại Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ, khai và nộp thuế thay cho hãng tàu. Đây là trường hợp phổ biến nhất trong ngành vận tải biển nước ngoài.
- Bên Việt Nam ký hợp đồng và trực tiếp thanh toán: Nếu một doanh nghiệp Việt Nam trực tiếp ký hợp đồng và thanh toán cước vận chuyển quốc tế cho một hãng vận tải nước ngoài, doanh nghiệp đó phải chịu trách nhiệm khấu trừ thuế nhà thầu trước khi thanh toán.
Hồ sơ khai thuế sẽ được nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của bên có trách nhiệm nộp thay (đại lý hoặc doanh nghiệp Việt Nam).
Các loại thuế chính phải nộp: Thuế Nhà thầu nước ngoài (FCT)
Thuế Nhà thầu nước ngoài (Foreign Contractor Tax – FCT) không phải là một sắc thuế riêng biệt mà là sự kết hợp của hai loại thuế chính:
- Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng đối với phần dịch vụ được cung cấp tại Việt Nam. Đối với hoạt động vận tải quốc tế, thuế suất GTGT thường được áp dụng là 0% nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định. Tuy nhiên, đối với các khoản phụ thu phát sinh tại Việt Nam, có thể áp dụng mức thuế suất 5%.
- Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Tính trên doanh thu tính thuế từ hoạt động vận tải.
Đối với thu nhập từ hoạt động vận tải quốc tế, tỷ lệ thuế TNDN được ấn định trên doanh thu tính thuế là 2%. Doanh thu tính thuế TNDN là toàn bộ tiền cước thu được từ việc vận chuyển hàng hóa từ cảng Việt Nam đến cảng đích, bao gồm cả các khoản phụ thu.
Cơ sở pháp lý cốt lõi: Thông tư 80/2021/TT-BTC và Nghị định 126/2020/NĐ-CP
Hai văn bản pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh việc khai thuế đối với hãng vận tải nước ngoài hiện nay là:
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế, làm rõ về trách nhiệm, thời hạn và các nguyên tắc chung trong quản lý thuế.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành Nghị định 126, cung cấp các biểu mẫu tờ khai, hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, quy trình khai, nộp và miễn giảm thuế đối với nhà thầu nước ngoài, bao gồm cả các hãng vận tải.
Việc nắm vững và áp dụng đúng các quy định trong hai văn bản này là yêu cầu bắt buộc đối với bộ phận kế toán quốc tế và các đại lý giao nhận vận chuyển.
Hướng dẫn quy trình và chuẩn bị hồ sơ khai thuế chi tiết nhất
Quy trình các bước kê khai: Tạm nộp hàng quý và quyết toán năm
Quy trình khai thuế hãng vận tải nước ngoài được thực hiện theo cơ chế tạm nộp hàng quý và quyết toán khi kết thúc năm tài chính.
Bước 1: Đăng ký mã số thuế cho nhà thầu
Bên Việt Nam (đại lý) có trách nhiệm đăng ký mã số thuế 10 số cho nhà thầu nước ngoài với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện nộp thay. Mã số thuế này có thể được dùng chung để kê khai cho nhiều nhà thầu nước ngoài khác nhau.
Bước 2: Kê khai và tạm nộp thuế hàng quý
- Hàng quý, đại lý tổng hợp doanh thu phát sinh và tính số thuế TNDN phải tạm nộp.
- Việc kê khai được thực hiện trên tờ khai thuế nhà thầu (ví dụ mẫu 01/NTNN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) và nộp cho cơ quan thuế.
Bước 3: Lập hồ sơ quyết toán thuế năm
- Kết thúc năm tài chính, đại lý phải lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN cho hãng vận tải nước ngoài.
- Hồ sơ quyết toán sẽ tổng hợp toàn bộ doanh thu, số thuế đã tạm nộp trong năm và xác định số thuế cuối cùng phải nộp hoặc nộp thừa.
Bước 4: Nộp hồ sơ và nộp thuế (nếu có)
- Nộp hồ sơ quyết toán cho cơ quan thuế theo đúng thời hạn quy định.
- Nếu số thuế phải nộp lớn hơn số đã tạm nộp, doanh nghiệp phải nộp phần chênh lệch vào ngân sách nhà nước.
Danh mục hồ sơ khai thuế đầy đủ và chuẩn xác theo Mẫu 01/VTNN
Để thực hiện quyết toán thuế TNDN cho hãng vận tải, bộ hồ sơ đầy đủ là yếu tố then chốt. Theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ quyết toán thuế bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN Mẫu số 01/VTNN: Đây là tờ khai chính, tổng hợp các chỉ tiêu về doanh thu, tỷ lệ thuế, số thuế đã tạm nộp và số thuế còn phải nộp.
- Phụ lục Bảng kê thu nhập vận tải quốc tế:
- Mẫu số 01-1/VTNN: Dành cho trường hợp doanh nghiệp khai thác tàu.
- Mẫu số 01-2/VTNN: Dành cho trường hợp hoán đổi/chia chỗ.
- Phụ lục Bảng kê doanh thu lưu container (nếu có):
- Mẫu số 01-3/VTNN: Áp dụng cho doanh thu từ hoạt động lưu container, lưu bãi.
- Các tài liệu liên quan khác: Tùy trường hợp, cơ quan thuế có thể yêu cầu cung cấp hợp đồng đại lý, chứng từ thanh toán, và các tài liệu chứng minh doanh thu khác.
Thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế: Các mốc thời gian quan trọng cần ghi nhớ
Tuân thủ thời hạn là yêu cầu bắt buộc để tránh các khoản phạt chậm nộp. Doanh nghiệp cần ghi nhớ các mốc thời gian sau:
- Thời hạn nộp tờ khai thuế theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Ví dụ, đối với năm tài chính 2025, hạn chót là ngày 31/03/2026.
- Thời hạn nộp thuế: Thời hạn nộp thuế trùng với thời hạn nộp tờ khai. Nếu ngày cuối cùng là ngày nghỉ, thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo.
Các giải pháp tối ưu và lưu ý đặc biệt khi khai thuế
Thủ tục miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA)
Việt Nam đã ký kết Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA) với nhiều quốc gia. Theo đó, thu nhập từ hoạt động vận tải quốc tế của các hãng tàu từ các nước ký kết có thể được miễn hoặc giảm thuế TNDN tại Việt Nam.
Để được miễn giảm thuế hãng vận tải nước ngoài theo hiệp định, đại lý cần nộp hồ sơ đề nghị vào thời điểm quyết toán thuế. Hồ sơ bao gồm:
- Văn bản đề nghị miễn, giảm thuế theo Mẫu số 01/HTQT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Bản gốc (hoặc bản sao chứng thực) Giấy chứng nhận cư trú (Certificate of Residence – C/R) của hãng tàu do cơ quan thuế nước sở tại cấp, đã được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Bản gốc giấy ủy quyền nếu đại lý được ủy quyền thực hiện thủ tục.
Tại Luật Dân Việt, chúng tôi đã hỗ trợ thành công nhiều hãng tàu trong việc chuẩn bị hồ sơ và áp dụng DTA, giúp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp.
Những sai sót phổ biến cần tránh để không bị truy thu và phạt
Quá trình kê khai thuế nhà thầu nước ngoài vận tải khá phức tạp và dễ phát sinh sai sót. Với kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, Luật Dân Việt chỉ ra một số lỗi phổ biến cần tránh:
- Khai sai mã số thuế: Nhầm lẫn giữa mã số thuế của đại lý nộp thay và mã số thuế của nhà thầu nước ngoài.
- Xác định sai doanh thu tính thuế: Bỏ sót các khoản phụ thu hoặc tính cả doanh thu từ cước vận chuyển chiều từ nước ngoài về Việt Nam (thường không chịu thuế TNDN tại Việt Nam).
- Nộp chậm tờ khai hoặc chậm nộp thuế: Đây là lỗi phổ biến nhất dẫn đến các khoản phạt hành chính và tiền chậm nộp.
- Hồ sơ miễn giảm thuế không hợp lệ: Giấy chứng nhận cư trú hết hạn, chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, hoặc nộp không đúng thời điểm.
- Không tách riêng doanh thu: Gộp chung doanh thu từ hoạt động vận tải quốc tế với các dịch vụ khác có mức thuế suất khác nhau.
Tóm lại, trách nhiệm kê khai và nộp thuế cho hãng vận tải nước ngoài là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về luật pháp và cẩn trọng trong từng khâu. Việc tuân thủ đúng quy trình khai thuế hãng vận tải nước ngoài, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn của Thông tư 80 và các văn bản liên quan là chìa khóa để đảm bảo tính pháp lý, tối ưu chi phí và xây dựng uy tín cho doanh nghiệp đại lý trong ngành vận tải biển quốc tế.
Để được tư vấn chi tiết về trường hợp cụ thể của doanh nghiệp bạn và hỗ trợ xử lý các thủ tục phức tạp, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia pháp lý và kế toán của chúng tôi tại Luật Dân Việt.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Tư vấn thuế FCT cho hãng vận tải nước ngoài, đại diện làm việc với cơ quan thuế.
