Việc khai thuế đối với tổ chức, cá nhân khai thay cho cá nhân có tài sản cho thuê là bắt buộc hay không? Câu trả lời là CÓ, nếu hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê (doanh nghiệp, tổ chức) là người nộp thuế. Quy định này nhằm đảm bảo thu đúng, thu đủ thuế vào ngân sách nhà nước, đồng thời đơn giản hóa thủ tục cho cá nhân cho thuê. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng về trách nhiệm, cách tính và thủ tục kê khai.
Bài viết này của Luật Dân Việt sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z về trách nhiệm, cách tính và thủ tục kê khai nộp thuế thay theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và tránh các rủi ro không đáng có.
Khi Nào Tổ Chức Phải Khai và Nộp Thuế Thay Cho Cá Nhân Cho Thuê Tài Sản?
Không phải mọi trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân đều phải thực hiện nghĩa vụ này. Việc khai và nộp thuế thay chỉ phát sinh khi có đủ các điều kiện cụ thể theo quy định của pháp luật.
Điều Kiện Bắt Buộc Theo Quy Định Của Pháp Luật
Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, tổ chức, doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân có trách nhiệm khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận rõ ràng rằng “bên đi thuê là người nộp thuế”. Đây là điều kiện tiên quyết và mang tính bắt buộc.
Nếu hợp đồng không có điều khoản này, nghĩa vụ kê khai và nộp thuế mặc định thuộc về cá nhân cho thuê tài sản. Do đó, việc soạn thảo hợp đồng rõ ràng là cực kỳ quan trọng để xác định đúng trách nhiệm của mỗi bên.
Phân Biệt Các Trường Hợp Phổ Biến: Thuê Nhà, Văn Phòng, Nhà Xưởng, Xe Ô Tô
Nghĩa vụ khai thuế thay áp dụng cho nhiều loại tài sản cho thuê, không chỉ riêng bất động sản. Một số trường hợp phổ biến bao gồm:
- Thuê nhà, mặt bằng, văn phòng: Doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân để làm trụ sở, văn phòng giao dịch, hoặc mặt bằng kinh doanh.
- Thuê nhà xưởng, kho bãi: Doanh nghiệp thuê các cơ sở này để phục vụ hoạt động sản xuất, lưu trữ hàng hóa.
- Thuê phương tiện vận tải, máy móc thiết bị: Doanh nghiệp thuê xe ô tô (không kèm người điều khiển), máy móc xây dựng, hoặc các thiết bị khác của cá nhân để phục vụ hoạt động kinh doanh.
Dù là loại tài sản nào, chỉ cần hợp đồng có thỏa thuận bên thuê nộp thuế thì doanh nghiệp đều phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế và nộp thay.
Căn Cứ Pháp Lý Cốt Lõi: Thông tư 40/2021/TT-BTC và Các Văn Bản Liên Quan
Để thực hiện đúng, doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp lý sau:
- Thông tư 40/2021/TT-BTC: Đây là văn bản chủ đạo, hướng dẫn chi tiết về thuế GTGT, thuế TNCN và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, bao gồm cả hoạt động cho thuê tài sản.
- Thông tư 100/2021/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 40/2021/TT-BTC, làm rõ hơn các trường hợp khai thuế thay.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế, là cơ sở cho việc xác định kỳ khai thuế, thời hạn nộp hồ sơ.
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Là văn bản luật cao nhất điều chỉnh mọi hoạt động quản lý thuế tại Việt Nam.
Với kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi tại Luật Dân Việt nhận thấy việc hiểu rõ các quy định này là nền tảng để tránh sai sót và rủi ro pháp lý.
Nghĩa Vụ và Cách Xác Định Các Loại Thuế Phải Nộp Thay
Khi đã xác định phải nộp thuế thay, doanh nghiệp cần tính toán đúng và đủ hai loại thuế chính là Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và Thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Cách Tính Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN) Phải Nộp
Thuế TNCN đối với hoạt động cho thuê tài sản được tính với thuế suất 5% trên doanh thu tính thuế.
Công thức:
Số thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN x 5%
Cách Tính Thuế Giá Trị Gia Tăng (GTGT) Phải Nộp
Tương tự thuế TNCN, thuế GTGT cũng được áp dụng mức thuế suất 5% trên doanh thu tính thuế.
Công thức:
Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x 5%
Doanh Thu Tính Thuế và Ngưỡng 100 Triệu Đồng/Năm Cần Lưu Ý
Đây là một trong những điểm quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
- Ngưỡng doanh thu: Cá nhân có hoạt động cho thuê tài sản với tổng doanh thu trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, cá nhân phải nộp thuế trên toàn bộ doanh thu, chứ không phải chỉ phần vượt 100 triệu.
- Xác định doanh thu tính thuế:
- Nếu hợp đồng quy định giá thuê đã bao gồm thuế (GTGT, TNCN): Doanh thu tính thuế chính là số tiền thuê mà doanh nghiệp trả cho cá nhân.
- Nếu hợp đồng quy định giá thuê chưa bao gồm thuế: Doanh nghiệp phải quy đổi doanh thu chưa có thuế thành doanh thu đã có thuế để làm căn cứ tính thuế.
> Doanh thu tính thuế = Doanh thu chưa bao gồm thuế / 0,9
Ví dụ: Công ty A thuê nhà của ông B với giá 15 triệu/tháng, hợp đồng ghi rõ giá này chưa bao gồm thuế và công ty A là người nộp thuế thay.
- Doanh thu năm: 15 triệu x 12 = 180 triệu (> 100 triệu).
- Doanh thu tính thuế mỗi tháng: 15.000.000 / 0,9 = 16.666.667 đồng.
- Thuế GTGT phải nộp thay/tháng: 16.666.667 x 5% = 833.333 đồng.
- Thuế TNCN phải nộp thay/tháng: 16.666.667 x 5% = 833.333 đồng.
Hướng Dẫn Chi Tiết Thủ Tục Kê Khai và Nộp Thuế Thay
Sau khi đã xác định số thuế phải nộp, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục kê khai và nộp vào ngân sách nhà nước theo đúng quy trình.
Chuẩn Bị Hồ Sơ Khai Thuế Đầy Đủ: Tờ Khai Mẫu 01/TTS và Các Giấy Tờ Cần Thiết
Một bộ hồ sơ khai thuế thay đầy đủ bao gồm:
- Tờ khai thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản theo Mẫu 01/TTS (ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC).
- Phụ lục Bảng kê chi tiết cá nhân cho thuê tài sản theo Mẫu 01-2/BK-TTS (áp dụng cho tổ chức khai thay).
- Bản sao hợp đồng cho thuê tài sản và phụ lục hợp đồng (chỉ cần nộp cho lần khai thuế đầu tiên của hợp đồng).
- Bản sao giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật nếu có.
Doanh nghiệp cần tích chọn vào mục “Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khai thuế thay, nộp thuế thay theo pháp luật thuế” trên tờ khai mẫu 01/TTS.
Quy Trình Các Bước Kê Khai Online Trên Trang Thuế Điện Tử Hoặc Qua HTKK
Hiện nay, việc kê khai thuế cho thuê tài sản online đã trở nên phổ biến và thuận tiện cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng chính tài khoản thuế điện tử của mình để thực hiện.
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử (eTax) hoặc phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK).
- Bước 2: Chọn tờ khai Mẫu 01/TTS (Thông tư 40).
- Bước 3: Điền đầy đủ thông tin của cá nhân cho thuê và thông tin hợp đồng vào Phụ lục 01-2/BK-TTS. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp dữ liệu lên tờ khai chính.
- Bước 4: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin, ký điện tử và nộp tờ khai qua mạng.
- Bước 5: Sau khi nộp tờ khai thành công, đính kèm bản scan hợp đồng thuê tài sản (đối với lần khai đầu tiên).
Thời Hạn Nộp Hồ Sơ Khai Thuế và Nộp Thuế Theo Tháng, Quý, Hoặc Từng Lần Phát Sinh
Thời hạn nộp hồ sơ khai thay thuế cho thuê nhà phụ thuộc vào kỳ kê khai mà doanh nghiệp lựa chọn, thường được xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê trong hợp đồng:
- Khai thuế theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.
- Khai thuế theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
- Khai theo từng lần phát sinh: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày bắt đầu kỳ thanh toán.
Thời hạn nộp tiền thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
Nơi Nộp Hồ Sơ Khai Thuế: Cơ quan Thuế Quản Lý Của Tổ Chức Hay Nơi Có Tài Sản Cho Thuê?
Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp thắc mắc. Theo quy định, nơi nộp tờ khai thuế cho thuê tài sản được xác định như sau:
- Đối với tài sản là bất động sản (nhà, đất, mặt bằng…): Doanh nghiệp nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi có bất động sản cho thuê.
- Đối với các tài sản khác (xe, máy móc…): Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chính doanh nghiệp đó.
Giải Đáp Các Vướng Mắc Thường Gặp và Lưu Ý Quan Trọng
Trong quá trình thực hiện, không ít doanh nghiệp gặp phải những tình huống phát sinh. Dưới đây là giải đáp cho một số câu hỏi thường gặp.
Rủi Ro và Mức Phạt Khi Doanh Nghiệp Không Thực Hiện Khai Thuế Thay?
Nếu hợp đồng đã thỏa thuận bên thuê nộp thuế nhưng doanh nghiệp không thực hiện, đây là hành vi vi phạm pháp luật về thuế. Doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế: Mức phạt có thể từ 2 triệu đến 25 triệu đồng tùy vào mức độ và tình tiết của hành vi vi phạm, chẳng hạn như chậm nộp tờ khai.
- Bị truy thu số thuế thiếu: Doanh nghiệp sẽ bị truy thu toàn bộ số thuế GTGT, TNCN chưa nộp thay.
- Tính tiền chậm nộp: Tính trên số tiền thuế bị truy thu, với lãi suất 0,03%/ngày.
Việc này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và lịch sử tuân thủ pháp luật thuế của doanh nghiệp.
Xử Lý Trường Hợp Hợp Đồng Không Quy Định Rõ Bên Nộp Thuế
Như đã đề cập, nếu hợp đồng không có thỏa thuận, nghĩa vụ nộp thuế thuộc về cá nhân cho thuê. Tuy nhiên, để đảm bảo chi phí thuê được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần có đầy đủ chứng từ chứng minh cá nhân đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Để tránh phức tạp, Luật Dân Việt khuyến nghị các doanh nghiệp nên chủ động đàm phán và đưa điều khoản “bên thuê nộp thuế thay” vào hợp đồng. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát chứng từ và tuân thủ quy định.
Cá Nhân Cho Thuê Có Cần Thực Hiện Thêm Nghĩa Vụ Thuế Nào Khác Không?
Ngoài thuế GTGT và TNCN do doanh nghiệp nộp thay, cá nhân cho thuê có thể phải nộp Lệ phí môn bài nếu doanh thu hàng năm trên 100 triệu đồng. Mức lệ phí môn bài phụ thuộc vào mức doanh thu:
- Doanh thu trên 100 đến 300 triệu đồng/năm: 300.000 đồng/năm.
- Doanh thu trên 300 đến 500 triệu đồng/năm: 500.000 đồng/năm.
- Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: 1.000.000 đồng/năm.
Việc khai và nộp lệ phí môn bài này thường do cá nhân tự thực hiện, trừ khi có thỏa thuận khác.
Việc tổ chức khai thuế thay cho cá nhân có tài sản cho thuê là một nghĩa vụ pháp lý quan trọng khi có thỏa thuận trong hợp đồng. Nắm vững quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Chủ động thực hiện đúng và đủ các bước kê khai sẽ giúp quá trình khai thuế đối với tổ chức, cá nhân khai thay cho cá nhân có tài sản cho thuê trở nên đơn giản và hiệu quả.
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình hoặc hỗ trợ thực hiện các thủ tục thuế phức tạp, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia pháp lý và kế toán của Luật Dân Việt để được giải đáp nhanh chóng và chính xác nhất!
Thông tin liên hệ:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ khai thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản, hồ sơ hợp lệ, kê khai điện tử.
