Năm 2025, mặc dù hóa đơn điện tử đã trở thành quy định bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số đối tượng đặc thù vẫn được phép mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Việc nắm rõ quy trình này là vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ A-Z về thủ tục, hồ sơ cần thiết và những quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện đúng luật, tránh các rủi ro pháp lý và mức phạt không đáng có.
Cập nhật 2025: Đối tượng nào được tiếp tục mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, để tạo điều kiện cho một số trường hợp đặc thù, cơ quan thuế vẫn tiếp tục bán hóa đơn giấy đặt in trong một khoảng thời gian nhất định. Dưới đây là các đối tượng được phép áp dụng hình thức này trong năm 2025.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh tại địa bàn khó khăn
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh hoạt động tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn không có khả năng đáp ứng hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được tiếp tục mua hóa đơn cơ quan thuế. Đây là chính sách nhằm hỗ trợ các đơn vị ở vùng sâu, vùng xa, nơi hạ tầng internet còn hạn chế, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Doanh nghiệp, tổ chức thuộc nhóm có rủi ro cao về thuế
Một số doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được xác định là có rủi ro cao về thuế theo tiêu chí của cơ quan thuế cũng thuộc đối tượng được mua hóa đơn đặt in. Trong trường hợp này, việc sử dụng hóa đơn giấy giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hơn các giao dịch, phòng chống gian lận thuế và đảm bảo tính minh bạch.
Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin
Đối với các hộ, cá nhân kinh doanh không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế qua phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, việc áp dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức là một thách thức lớn. Do đó, pháp luật cho phép các đối tượng này tiếp tục mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in để duy trì hoạt động.
Các trường hợp đặc biệt khác theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Ngoài các đối tượng trên, Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định một số trường hợp đặc biệt khác được mua hóa đơn của cơ quan thuế. Các trường hợp này thường phát sinh do tính chất đặc thù của ngành nghề hoặc do sự cố bất khả kháng. Để biết chính xác doanh nghiệp của mình có thuộc diện này không, bạn nên liên hệ trực tiếp với Chi cục Thuế quản lý để được hướng dẫn.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục và hồ sơ mua hóa đơn thuế năm 2025
Để quy trình mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nắm rõ các bước thực hiện là yếu tố then chốt. Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, Luật Dân Việt nhận thấy đây là khâu mà nhiều người thường gặp vướng mắc nhất.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Chìa khóa cho quy trình nhanh gọn
Một bộ hồ sơ mua hóa đơn đầy đủ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đi lại. Dưới đây là danh mục các giấy tờ cần thiết:
Đơn đề nghị mua hóa đơn (Mẫu số 02/ĐN-HĐG)
Đây là giấy tờ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ. Bạn cần điền đầy đủ và chính xác thông tin vào Đơn đề nghị mua hóa đơn theo mẫu số 02/ĐN-HĐG ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đơn phải được ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu là doanh nghiệp).
Giấy tờ tùy thân: CCCD/CMND của người đại diện
Người đi mua hóa đơn cần xuất trình bản chính Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực để cơ quan thuế đối chiếu. Giấy tờ này phải khớp với thông tin của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.
Văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất kinh doanh (Đối với lần mua đầu)
Đối với lần đầu tiên mua hóa đơn, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần nộp kèm văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh. Văn bản này nhằm xác nhận địa chỉ hoạt động là có thật và phù hợp với thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế.
Giấy ủy quyền (Nếu người đi mua không phải đại diện pháp luật)
Trường hợp người đại diện theo pháp luật không thể trực tiếp đi mua hóa đơn, cần phải làm giấy ủy quyền cho người khác. Giấy ủy quyền phải được lập đúng quy định, ghi rõ nội dung ủy quyền và có đầy đủ chữ ký. Người được ủy quyền khi đi mua cũng phải xuất trình CMND/CCCD của mình.
Quy trình 3 bước mua hóa đơn trực tiếp tại cơ quan thuế
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn sẽ tiến hành thủ tục mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp
Bạn mang bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến bộ phận “Một cửa” tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp, hộ kinh doanh đặt trụ sở chính. Cán bộ thuế sẽ tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ.
Bước 2: Cơ quan thuế kiểm tra, xét duyệt và hẹn ngày trả kết quả
Cơ quan thuế sẽ thẩm định hồ sơ của bạn. Nếu hồ sơ hợp lệ, họ sẽ viết phiếu hẹn ngày trả kết quả. Thời gian giải quyết thường là trong ngày làm việc. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cán bộ thuế sẽ hướng dẫn bạn bổ sung, hoàn thiện.
Bước 3: Nhận hóa đơn và lưu ý khi mang hóa đơn ra khỏi cơ quan thuế
Đến ngày hẹn, bạn đến cơ quan thuế để nhận hóa đơn. Trước khi rời đi, hãy kiểm tra kỹ số lượng, số seri của hóa đơn. Khi mang hóa đơn ra khỏi cơ quan thuế, bạn phải có đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc hóa đơn để xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra từ các cơ quan chức năng khác.
Những quy định quan trọng cần nắm rõ khi sử dụng hóa đơn đặt in
Việc mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in mới chỉ là bước đầu. Quá trình sử dụng, báo cáo và lưu trữ hóa đơn cũng cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để tránh rủi ro.
Quy định về số lượng hóa đơn được mua mỗi lần
Số lượng hóa đơn đặt in được mua mỗi lần sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và lịch sử tuân thủ pháp luật thuế của đơn vị. Thông thường, đối với lần mua đầu, bạn sẽ được mua một quyển 50 số. Các lần sau, dựa trên báo cáo sử dụng và nhu cầu thực tế, cơ quan thuế sẽ quyết định số lượng bán ra, nhưng thường không quá số lượng đã sử dụng trong quý trước đó.
Trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu BC26/HĐG hàng quý, chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu tiên quý sau. Việc nộp báo cáo đúng hạn là nghĩa vụ bắt buộc và là cơ sở để được mua hóa đơn cho kỳ tiếp theo.
Hướng dẫn xử lý khi hóa đơn viết sai, bị mất, cháy, hỏng
Khi phát hiện hóa đơn viết sai, bạn cần gạch chéo các liên và lưu giữ lại. Tuyệt đối không được xé bỏ. Trường hợp bị mất, cháy, hỏng hóa đơn, phải lập tức lập báo cáo Mẫu BC21/HĐG và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn đặt in khi không còn sử dụng
Khi không còn nhu cầu sử dụng, chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hoặc các trường hợp khác, bạn phải thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn. Thủ tục này bao gồm việc thành lập Hội đồng tiêu hủy, lập biên bản tiêu hủy và thông báo kết quả cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định.
Rủi ro và các mức phạt phổ biến liên quan đến hóa đơn giấy năm 2025
Vi phạm các quy định về hóa đơn chứng từ có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các mức phạt hành chính không nhỏ. Dưới đây là một số lỗi phổ biến mà chúng tôi tại Luật Dân Việt thường tư vấn cho khách hàng.
Mức phạt cho hành vi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Hành vi chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt có thể từ cảnh cáo đến phạt tiền từ 1.000.000 đến 8.000.000 đồng tùy thuộc vào mức độ và thời gian chậm nộp.
Xử phạt vi phạm quy định về lập và phát hành hóa đơn
Các lỗi như lập hóa đơn không đúng thời điểm, không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc, hoặc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn mà không khai báo kịp thời đều có thể bị xử phạt nặng. Mức phạt có thể lên tới hàng chục triệu đồng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính và uy tín của doanh nghiệp.
Các lỗi sai dễ mắc phải khiến doanh nghiệp bị xử phạt nặng
Một số lỗi sai tưởng chừng nhỏ nhưng lại gây hậu quả lớn bao gồm: không lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai, cho hoặc bán hóa đơn cho tổ chức, cá nhân khác, hoặc không báo cáo khi phát hiện mất hóa đơn. Đây là những hành vi bị coi là có rủi ro cao về thuế và sẽ bị xử lý nghiêm.
Việc mua và sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in trong năm 2025 đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ về đối tượng, hồ sơ và thủ tục theo quy định. Nắm vững hướng dẫn trên không chỉ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ, tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh và tránh xa các rủi ro pháp lý.
Nếu bạn cần tư vấn pháp lý chi tiết hơn về thủ tục thuế hoặc các dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Luật Dân Việt để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội & Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ mua hóa đơn cơ quan thuế nhanh, đảm bảo đúng quy định.
