Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC là yêu cầu bắt buộc, khiến hàng triệu hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với thủ tục tiêu huỷ hoá đơn đặt in mua của cơ quan thuế. Để tránh các khoản phạt không đáng có, bài viết này sẽ cung cấp một quy trình tiêu hủy hóa đơn cũ rõ ràng, đầy đủ và đúng pháp luật, giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ một cách nhanh chóng và an toàn.
Tại sao và khi nào bắt buộc phải tiêu hủy hóa đơn giấy đặt in?
Việc nắm rõ các trường hợp và thời điểm cần tiêu hủy hóa đơn giấy là bước đầu tiên để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý không cần thiết. Kể từ khi hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi, những hóa đơn giấy không còn sử dụng cần được xử lý đúng cách.
Các trường hợp bắt buộc phải tiêu hủy hóa đơn giấy không còn sử dụng
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn khi:
- Hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế nhưng không tiếp tục sử dụng do đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là trường hợp phổ biến nhất hiện nay.
- Hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa bán, chưa lập hoặc không còn giá trị sử dụng.
- Hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập mà bị hỏng, rách, nát.
- Doanh nghiệp, tổ chức giải thể, phá sản, thay đổi mã số thuế hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Nắm rõ các trường hợp này giúp đơn vị chủ động trong việc xử lý hóa đơn không sử dụng, đảm bảo hệ thống sổ sách kế toán minh bạch.
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn theo quy định mới nhất của pháp luật
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn đặt in là một yếu tố quan trọng cần tuân thủ nghiêm ngặt. Theo Khoản 3 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn tiêu hủy hóa đơn được quy định như sau:
- Chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế về việc không tiếp tục sử dụng hóa đơn.
- Đối với các hóa đơn hết giá trị sử dụng, thời hạn tiêu hủy chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Đặc biệt, trong trường hợp đơn vị chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, các hóa đơn giấy còn tồn phải được tiêu hủy chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Hậu quả pháp lý khi không tiêu hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn sai quy định
Việc chậm trễ hoặc thực hiện không đúng quy trình tiêu hủy hóa đơn giấy có thể dẫn đến những chế tài xử phạt nghiêm khắc. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, các mức phạt có thể bao gồm:
- Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi nộp thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn chậm từ 1 đến 5 ngày.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng: Đối với hành vi nộp thông báo kết quả tiêu hủy chậm từ 6 đến 10 ngày.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi không tiêu hủy hóa đơn hoặc tiêu hủy không đúng quy định (không lập biên bản, không thành lập hội đồng…).
Do đó, tuân thủ đúng quy trình là cách tốt nhất để bảo vệ doanh nghiệp và hộ kinh doanh khỏi các rủi ro tài chính.
Hướng dẫn chi tiết quy trình 4 bước tiêu hủy hóa đơn cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ
Để thực hiện tiêu huỷ hoá đơn đặt in mua của cơ quan thuế một cách chính xác, các hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ cần thực hiện tuần tự theo 4 bước sau đây. Quy trình này áp dụng thống nhất theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 1: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy
Đây là bước đầu tiên và là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo. Đơn vị cần lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy để xác định chính xác số lượng, ký hiệu, và số thứ tự của các hóa đơn không còn sử dụng.
Bảng kiểm kê cần có các thông tin chi tiết như: Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy (từ số… đến số…). Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng đối chiếu sau này.
Bước 2: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (Lưu ý sự khác biệt giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp)
Việc thành lập Hội đồng tiêu hủy là bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Đối với hộ, cá nhân kinh doanh, quy định có phần đơn giản hơn.
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Phải ra Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng phải có đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
- Đối với hộ, cá nhân kinh doanh: Không bắt buộc phải thành lập Hội đồng tiêu hủy. Chủ hộ kinh doanh có thể trực tiếp thực hiện tiêu hủy hóa đơn mà không cần quyết định thành lập hội đồng.
Đây là điểm khác biệt quan trọng mà các đơn vị cần lưu ý để thực hiện đúng Thủ tục tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế cho doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh.
Bước 3: Lập Biên bản tiêu hủy hóa đơn và tiến hành tiêu hủy
Sau khi đã có Bảng kiểm kê và thành lập Hội đồng (đối với doanh nghiệp), các thành viên Hội đồng sẽ cùng ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn. Biên bản này ghi nhận lại toàn bộ quá trình tiêu hủy.
Nội dung của biên bản phải ghi rõ:
- Thông tin về Hội đồng tiêu hủy.
- Chi tiết các loại hóa đơn tiêu hủy (dựa trên Bảng kiểm kê).
- Phương thức tiêu hủy (cắt, đốt, xé nhỏ hoặc hình thức khác đảm bảo hóa đơn không thể sử dụng lại).
- Thời gian, địa điểm tiêu hủy.
- Chữ ký của tất cả các thành viên Hội đồng.
Ngay sau khi ký biên bản, Hội đồng sẽ tiến hành cách tiêu hủy hóa đơn giấy của cơ quan thuế bằng các phương pháp đã chọn. Quá trình này phải được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo hóa đơn bị hủy hoàn toàn.
Bước 4: Nộp Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn cho cơ quan thuế (Mẫu 02/HUY-HĐG)
Đây là bước cuối cùng và quan trọng nhất để hoàn tất nghĩa vụ với cơ quan thuế. Chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn, đơn vị phải gửi Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thông báo được lập theo Mẫu số 02/HUY-HĐG ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hồ sơ gửi cho cơ quan thuế sẽ bao gồm:
- Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn theo Mẫu 02/HUY-HĐG.
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn (bản sao).
Việc nộp thông báo đúng hạn là yêu cầu bắt buộc để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Bộ hồ sơ tiêu hủy hóa đơn đầy đủ và các mẫu biểu cần thiết
Để quá trình tiêu hủy diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ là vô cùng cần thiết. Dưới đây là danh mục chi tiết và link tải các mẫu biểu liên quan.
Danh mục chi tiết các giấy tờ trong bộ hồ sơ tiêu hủy hóa đơn
Một bộ Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế đầy đủ cần có các giấy tờ sau:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn: Áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy: Liệt kê chi tiết các hóa đơn cần hủy.
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn: Ghi nhận lại toàn bộ quá trình tiêu hủy, có chữ ký của các thành viên Hội đồng.
- Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn (Mẫu 02/HUY-HĐG): Để gửi cho cơ quan thuế.
Lưu ý: Hộ kinh doanh không cần Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy.
Tải miễn phí bộ mẫu: Quyết định thành lập hội đồng, Bảng kiểm kê, Biên bản tiêu hủy và Thông báo kết quả
Để hỗ trợ các hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, Luật Dân Việt đã tổng hợp bộ mẫu biểu đầy đủ theo quy định của pháp luật. Bạn có thể tải miễn phí để sử dụng cho đơn vị của mình, đảm bảo tính pháp lý và chính xác.
(Link tải sẽ được cập nhật tại đây. Trong thời gian chờ đợi, quý khách có thể liên hệ hotline 0858.111.929 để nhận file trực tiếp)
Giải đáp các vướng mắc thường gặp và cách xử lý
Trong quá trình thực hiện thủ tục, nhiều đơn vị gặp phải các tình huống phát sinh. Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, chúng tôi tại Luật Dân Việt xin giải đáp một số câu hỏi phổ biến.
Hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ có cần đưa vào tiêu hủy không?
Không. Đối với các hóa đơn đã lập nhưng bị sai và đã thực hiện thủ tục xóa bỏ hoặc thay thế theo đúng quy định, các hóa đơn này không thuộc đối tượng phải đưa vào tiêu hủy. Doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ các hóa đơn này cùng với biên bản thu hồi hoặc văn bản thỏa thuận để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế sau này.
Cách xử lý khi làm mất hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa sử dụng?
Trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập, đơn vị phải thực hiện các bước sau:
- Lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Mẫu BC21/AC ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nộp báo cáo này cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thực hiện các thủ tục xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định.
Các hóa đơn bị mất này sẽ không đưa vào quy trình tiêu hủy vì trên thực tế chúng không còn tồn tại vật lý để tiêu hủy.
Nơi nộp hồ sơ thông báo kết quả tiêu hủy là ở đâu?
Hồ sơ thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn (bao gồm Thông báo Mẫu 02/HUY-HĐG và Biên bản tiêu hủy) phải được nộp tại Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. Đơn vị có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế hoặc gửi qua đường bưu điện.
Tuân thủ đúng quy trình tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh vận hành trơn tru trong giai đoạn chuyển đổi số. Việc nắm rõ các bước từ lập biên bản, thành lập hội đồng đến nộp thông báo kết quả sẽ đảm bảo tính hợp lệ, tránh rủi ro bị xử phạt tiêu hủy hóa đơn không đúng quy định và thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác kế toán – thuế của đơn vị.
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về thủ tục kế toán hoặc hỗ trợ pháp lý trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Luật Dân Việt cam kết hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất.
Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.
Thông tin liên hệ:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ tiêu hủy hóa đơn đặt in an toàn, nộp báo cáo tiêu hủy đúng quy định.
