Việc xử lý mất, cháy, hỏng hoá đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế là một rủi ro thường gặp có thể dẫn đến những khoản phạt nặng nề cho các hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể xử lý tình huống này một cách hợp lệ và giảm thiểu tối đa thiệt hại. Điều quan trọng nhất là phải lập tức lập biên bản và gửi báo cáo Mẫu BC21/HĐG tới cơ quan thuế trong vòng 05 ngày kể từ ngày phát hiện. Bài viết này của Luật Dân Việt sẽ hướng dẫn toàn tập các bước xử lý theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, giúp bạn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.
Việc Cần Làm Ngay Lập Tức Trong 5 Ngày Khi Phát Hiện Mất, Cháy, Hỏng Hóa Đơn
Thời gian là yếu tố then chốt. Ngay khi phát hiện sự cố, bạn cần thực hiện ngay hai bước pháp lý quan trọng trong vòng 05 ngày làm việc để thể hiện sự tuân thủ và thiện chí với cơ quan thuế.
Bước 1: Lập Biên bản ghi nhận sự việc – Nền tảng pháp lý đầu tiên
Đây là hành động đầu tiên và là bằng chứng quan trọng nhất xác nhận sự việc đã xảy ra. Một biên bản mất hóa đơn đầy đủ, rõ ràng sẽ là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo.
- Nội dung cần có: Biên bản cần ghi rõ thời gian, địa điểm xảy ra sự việc; lý do mất, cháy, hỏng; thông tin chi tiết về hóa đơn (mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, liên hóa đơn bị mất).
- Chữ ký các bên: Nếu việc mất hóa đơn liên quan đến cả bên bán và bên mua, biên bản cần có đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu có) của đại diện pháp luật hai bên.
- Lưu trữ: Biên bản này phải được lưu trữ cẩn thận cùng các chứng từ kế toán liên quan để phục vụ cho việc giải trình sau này.
Bước 2: Hoàn thiện và Nộp Báo cáo Mẫu BC21/HĐG theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in, doanh nghiệp phải nộp Báo cáo theo Mẫu BC21/HĐG. Mẫu này thay thế cho mẫu BC21/AC cũ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Thời hạn nộp: Chậm nhất là 05 ngày kể từ ngày phát hiện sự cố. Nếu ngày cuối cùng rơi vào ngày nghỉ, thời hạn sẽ được tính vào ngày làm việc tiếp theo.
- Nơi nộp: Báo cáo được nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
- Hình thức nộp: Bạn có thể nộp trực tuyến qua mạng hoặc nộp bản cứng trực tiếp tại cơ quan thuế.
Hướng dẫn chi tiết cách lập Mẫu BC21/HĐG trên phần mềm HTKK và nộp online
Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, chúng tôi tại Luật Dân Việt khuyến khích bạn lập và nộp báo cáo qua phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai).
- Đăng nhập HTKK: Mở phần mềm và đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp.
- Chọn mục Hóa đơn: Trên thanh công cụ, chọn mục “Hóa đơn”.
- Chọn “Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/HĐG)”: Hệ thống sẽ hiển thị form mẫu.
- Điền thông tin:
- Cột 2, 3, 4 (Loại, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn): Điền chính xác các thông tin này dựa trên liên hóa đơn còn lại hoặc thông báo phát hành hóa đơn.
- Cột 5, 6 (Từ số – đến số): Ghi rõ số hóa đơn bị mất. Nếu mất một số, ghi số đó ở cả hai cột. Nếu mất nhiều số không liên tiếp, nhấn F5 để thêm dòng và kê khai riêng.
- Cột 8 (Liên hóa đơn): Ghi rõ liên nào bị mất (ví dụ: liên 2).
- Cột 9 (Ghi chú): Chọn lý do phù hợp (ví dụ: Mất, cháy, hỏng trong quá trình vận chuyển, lưu trữ…).
- Lý do mất, cháy, hỏng: Trình bày ngắn gọn, trung thực nguyên nhân dẫn đến sự cố.
- Kết xuất và Nộp: Sau khi hoàn tất, bạn kết xuất báo cáo ra file XML và nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tương tự như nộp các tờ khai thuế khác.
Phân Biệt Cách Xử Lý Chuyên Sâu Cho Từng Trường Hợp Cụ Thể
Tùy vào việc ai làm mất hóa đơn và ở giai đoạn nào, cách xử lý sẽ có những điểm khác biệt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng tình huống.
Trường hợp 1: Bên bán làm mất hóa đơn đầu ra (liên 2 đã lập nhưng chưa giao khách)
Đây là tình huống hóa đơn đầu ra bị mất xử lý thế nào mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Khi mất hóa đơn đặt in liên 2 đã lập nhưng chưa kịp giao cho khách hàng:
- Lập biên bản: Bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc.
- Sử dụng bản sao: Bên bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận và đóng dấu để giao cho bên mua.
- Kê khai thuế: Bên mua được sử dụng bản sao này kèm theo biên bản để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế GTGT đầu vào. Cả hai bên phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của sự việc.
Trường hợp 2: Bên mua làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2 đã nhận)
Khi câu hỏi là hóa đơn đầu vào bị mất xử lý thế nào, quy trình cũng tương tự như trên.
- Hợp tác hai bên: Bên mua phải nhanh chóng liên hệ với bên bán.
- Lập biên bản: Hai bên cùng lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn. Biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn đã được bên bán kê khai thuế vào tháng nào.
- Cung cấp bản sao: Bên bán sao chụp lại liên 1, ký tên, đóng dấu và cung cấp cho bên mua.
- Giá trị pháp lý: Bộ hồ sơ gồm biên bản và bản sao liên 1 có xác nhận là chứng từ hợp lệ để bên mua hạch toán chi phí và kê khai thuế.
Trường hợp 3: Hóa đơn bị hỏng, rách nát nhưng vẫn xác định được nội dung
Nếu hóa đơn đặt in bị hỏng xử lý thế nào nhưng các thông tin chính như tên, địa chỉ, mã số thuế, mặt hàng, số tiền, chữ ký vẫn còn rõ ràng và có thể xác định được, thì hóa đơn đó vẫn có thể được chấp nhận.
Để đảm bảo tính pháp lý, bên giữ hóa đơn bị hỏng nên lập biên bản ghi nhận tình trạng thực tế của hóa đơn, có thể kèm theo ảnh chụp và lưu cùng với hóa đơn gốc để giải trình khi cần thiết.
Trường hợp 4: Mất hóa đơn liên quan đến bên thứ ba (đơn vị vận chuyển)
Khi việc mất, cháy, hỏng hóa đơn xảy ra do lỗi của bên thứ ba (ví dụ: đơn vị chuyển phát nhanh), trách nhiệm sẽ được xác định dựa trên hợp đồng.
- Xác định trách nhiệm: Cần xác định bên thứ ba do người bán hay người mua thuê để quy trách nhiệm và xử phạt.
- Lập biên bản ba bên: Người bán, người mua và bên thứ ba cần cùng nhau lập
biên bản ghi nhận sự việcmất hóa đơn. - Báo cáo thuế: Bên có trách nhiệm (bên thuê đơn vị vận chuyển) phải thực hiện báo cáo Mẫu BC21/HĐG với cơ quan thuế.
Mức Phạt Mới Nhất Theo Nghị Định 125/2020/NĐ-CP Bạn Bắt Buộc Phải Biết
Việc chậm trễ hoặc không báo cáo có thể dẫn đến các mức phạt khi mất hóa đơn đặt in rất cao theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Nhóm 1: Mức phạt cảnh cáo đối với các vi phạm lần đầu, có tình tiết giảm nhẹ
Phạt cảnh cáo áp dụng cho các trường hợp:
- Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá hạn từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai thuế, có đủ hồ sơ chứng minh và có tình tiết giảm nhẹ.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ, đồng thời đã lập hóa đơn khác thay thế.
Nhóm 2: Phạt tiền từ 1.000.000 đến 8.000.000 đồng cho các hành vi chậm hoặc không báo cáo
- Phạt từ 1.000.000 – 4.000.000 đồng: Nếu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá hạn từ 01 đến 05 ngày mà không có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng:
- Báo cáo quá hạn từ 06 ngày trở lên.
- Không báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Nhóm 3: Phạt tiền lên đến 10.000.000 đồng khi làm mất hóa đơn đã phát hành
- Phạt từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng: Mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã lập, đã kê khai thuế, có hồ sơ chứng minh và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: Mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc đã lập nhưng chưa giao cho khách hàng.
- Phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng: Mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ (trừ các trường hợp đã nêu trên).
Các trường hợp được miễn xử phạt do sự kiện bất khả kháng
Doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt tiền nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn xảy ra do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất khả kháng, bất ngờ khác. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục báo cáo đầy đủ.
Việc xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in không hề phức tạp nếu bạn nắm vững quy trình. Hãy nhớ ba nguyên tắc vàng: kịp thời (báo cáo trong 5 ngày), chính xác (lập biên bản và dùng đúng mẫu BC21/HĐG), và hợp tác (giữa bên bán và bên mua). Tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 123 và 125/2020/NĐ-CP không chỉ giúp bạn tránh được các khoản phạt mà còn đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán, bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ xử lý các tình huống phức tạp hơn, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia pháp lý – kế toán của chúng tôi tại Luật Dân Việt để được tư vấn chuyên sâu và giải quyết vấn đề một cách an toàn, hiệu quả nhất.
Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài , sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.
Thông tin liên hệ:
Hà Nội:
– 219 Trung Kính, Yên Hoà , Hà Nội
– Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ lập báo cáo mất hóa đơn, đại diện làm việc với cơ quan thuế.
