Doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế cần đặc biệt lưu ý! Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ/gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đối với trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế đã có nhiều thay đổi quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết, cập nhật mới nhất cách thực hiện đúng luật, tránh các khoản phạt không đáng có, giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan thuế một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Cập nhật quan trọng nhất: Có còn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu BC26/HĐG) không?
Đây là câu hỏi lớn nhất của nhiều kế toán và chủ kinh doanh hiện nay. Câu trả lời là: Không phải tất cả các đối tượng đều phải nộp báo cáo Mẫu BC26/HĐG như trước. Quy định đã thay đổi để phù hợp với lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Quy định mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, việc quản lý hóa đơn đã bước sang một giai đoạn mới. Hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và không còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Mẫu BC26/HĐG định kỳ. Thay vào đó, dữ liệu hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ đến cơ quan thuế.
Thay thế bằng hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: Giải thích rõ cơ chế mới
Đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng thuộc trường hợp cần tổng hợp dữ liệu (như bưu chính viễn thông, bảo hiểm, ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước…), nghĩa vụ báo cáo được thay thế bằng việc gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TH-HĐĐT). Dữ liệu này được gửi cùng lúc với thời hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT). Cơ chế này giúp cơ quan thuế nắm bắt dữ liệu một cách tự động và liên tục, giảm thiểu thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.
Trường hợp đặc biệt nào vẫn phải nộp báo cáo BC26/HĐG hàng quý?
Dù đa số đã chuyển đổi, vẫn có những đối tượng cụ thể phải tiếp tục nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in theo Mẫu BC26/HĐG hàng quý. Theo Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng này bao gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố và phải tạm thời sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in.
Nếu bạn thuộc các trường hợp này, việc lập và nộp báo cáo hóa đơn đặt in Mẫu BC26/HĐG kèm theo bảng kê hóa đơn sử dụng vẫn là bắt buộc.
Xác định đúng đối tượng và trách nhiệm báo cáo, gửi dữ liệu
Việc xác định chính xác mình thuộc đối tượng nào và có trách nhiệm gì là vô cùng quan trọng để tuân thủ đúng quy định.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế nào phải thực hiện?
- Gửi dữ liệu hóa đơn (Mẫu 01/TH-HĐĐT): Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như viễn thông, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, vận tải hàng không, điện, nước…
- Nộp báo cáo (Mẫu BC26/HĐG): Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không đủ điều kiện hoặc chưa chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và vẫn đang mua hóa đơn của cơ quan thuế. Ngoài ra, các doanh nghiệp trong quá trình chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản cũng phải nộp báo cáo này.
Hộ, cá nhân kinh doanh: Những trường hợp cụ thể cần tuân thủ
Hộ kinh doanh báo cáo hóa đơn đặt in ra sao? Tương tự như doanh nghiệp, các hộ, cá nhân kinh doanh nếu thuộc diện mua hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in thì có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Mẫu BC26/HĐG hàng quý. Nếu trong kỳ không sử dụng hóa đơn, hộ kinh doanh vẫn phải nộp báo cáo và ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không.
Phân biệt rõ khi nào cần “Báo cáo” và khi nào chỉ cần “Gửi dữ liệu hóa đơn”
Để dễ dàng phân biệt, bạn có thể ghi nhớ nguyên tắc sau:
- “Báo cáo” (Mẫu BC26/HĐG): Áp dụng cho hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế. Đây là hình thức truyền thống, thực hiện theo quý.
- “Gửi dữ liệu hóa đơn” (Mẫu 01/TH-HĐĐT): Áp dụng cho hóa đơn điện tử không có mã trong một số lĩnh vực đặc thù. Đây là hình thức mới, thực hiện cùng kỳ nộp tờ khai thuế GTGT.
Nắm vững sự khác biệt này là chìa khóa để thực hiện đúng nghĩa vụ, tránh nhầm lẫn và sai sót.
Hướng dẫn chi tiết cách lập và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (Thay thế cho báo cáo)
Đối với các đơn vị thuộc diện gửi dữ liệu theo Mẫu 01/TH-HĐĐT, quy trình thực hiện khá đơn giản nếu bạn đã quen với phần mềm HTKK.
Chuẩn bị thông tin gì trước khi thực hiện?
Trước khi lập Bảng tổng hợp, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng các thông tin sau:
- Toàn bộ file XML của các hóa đơn điện tử đầu ra đã phát hành trong kỳ.
- Thông tin về người mua: Mã số thuế (nếu có), tên người mua.
- Chi tiết từng hóa đơn: Ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, tổng tiền, thuế suất GTGT.
- Chữ ký số (token) còn hiệu lực để ký và nộp tờ khai.
Lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TH-HĐĐT) trên HTKK
Hướng dẫn kê khai hóa đơn đặt in và gửi dữ liệu trên HTKK như sau:
- Đăng nhập HTKK: Mở phần mềm HTKK, chọn đúng mã số thuế của doanh nghiệp.
- Chọn Tờ khai: Vào mục “Hóa đơn”, chọn “Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT (01/TH-HĐĐT)”.
- Chọn kỳ kê khai: Chọn kỳ (Tháng/Quý) tương ứng với kỳ kê khai thuế GTGT.
- Nhập dữ liệu: Màn hình sẽ hiển thị form của Mẫu 01/TH-HĐĐT. Bạn có thể nhập liệu thủ công từng dòng hoặc tải file XML để phần mềm tự động tổng hợp.
- Kiểm tra và Ghi dữ liệu: Sau khi nhập xong, nhấn “Ghi” để lưu lại dữ liệu. Phần mềm sẽ kiểm tra các lỗi logic cơ bản.
Hướng dẫn từng bước gửi Mẫu 01/TH-HĐĐT cùng lúc với tờ khai thuế GTGT
- Kết xuất file XML: Sau khi đã lập xong Mẫu 01/TH-HĐĐT và Tờ khai thuế GTGT (Mẫu 01/GTGT), bạn tiến hành kết xuất cả hai ra file định dạng .xml.
- Đăng nhập trang Thuế điện tử: Truy cập website thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp.
- Nộp tờ khai: Vào mục “Khai thuế”, chọn “Nộp tờ khai XML”.
- Tải tệp tờ khai: Nhấn “Chọn tệp tờ khai” và tải lên đồng thời file Mẫu 01/GTGT và file Mẫu 01/TH-HĐĐT.
- Ký và Nộp: Cắm chữ ký số, nhấn “Ký điện tử” và sau đó “Nộp tờ khai” để hoàn tất.
Những lỗi thường gặp và cách khắc phục khi gửi dữ liệu
- Lỗi sai định dạng: Đảm bảo bạn kết xuất đúng file .xml từ phiên bản HTKK mới nhất.
- Sai kỳ dữ liệu: Kiểm tra lại ngày tháng trên hóa đơn phải khớp với kỳ kê khai.
- Thiếu thông tin bắt buộc: Các chỉ tiêu như ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền là bắt buộc, không được để trống.
- Nộp thiếu Bảng tổng hợp: Khi nộp tờ khai GTGT, hệ thống có thể cảnh báo nếu bạn thuộc đối tượng phải nộp Mẫu 01/TH-HĐĐT mà chưa đính kèm. Hãy quay lại và nộp đồng thời.
Quy trình cho trường hợp đặc biệt: Lập và nộp báo cáo Mẫu BC26/HĐG
Nếu bạn vẫn đang sử dụng hóa đơn đặt in mua cơ quan thuế, hãy theo dõi kỹ hướng dẫn dưới đây để thực hiện cách báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế một cách chính xác.
Tải Mẫu BC26/HĐG mới nhất và hướng dẫn điền các chỉ tiêu
Bạn có thể dễ dàng lập Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in mới nhất (BC26/HĐG) trên phần mềm HTKK.
- Chỉ tiêu đến: Thông tin chung về kỳ báo cáo và người nộp thuế.
- Cột 1 – Tên loại hóa đơn: Ghi rõ tên loại hóa đơn (VD: Hóa đơn giá trị gia tăng).
- Cột 2, 3 – Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn: Ghi chính xác như trên thông báo phát hành.
- Cột 4, 5 – Số tồn đầu kỳ: Lấy từ số tồn cuối kỳ của báo cáo quý trước chuyển sang.
- Cột 6, 7 – Số mua/phát hành trong kỳ: Ghi số lượng hóa đơn đã mua của cơ quan thuế trong kỳ.
- Cột 8 – Tổng số sử dụng: Gồm số đã sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy.
- Cột 9, 10, 11: Chi tiết số hóa đơn đã xóa bỏ, bị mất, đã hủy.
- Cột 12, 13 – Số tồn cuối kỳ: Là số hóa đơn còn lại chưa sử dụng.
Cách lập bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ (Phụ lục đính kèm)
Khi nộp báo cáo BC26/HĐG, bạn phải đính kèm Bảng kê chi tiết hóa đơn đã sử dụng trong kỳ. Bảng kê này liệt kê từng số hóa đơn đã xuất cho khách hàng, tên người mua, mã số thuế (nếu có), doanh thu và tiền thuế. Nếu trong kỳ không sử dụng hóa đơn, bạn không cần nộp bảng kê này.
Nộp báo cáo qua phần mềm HTKK: Các bước thực hiện chi tiết
- Lập báo cáo: Trong HTKK, vào mục “Hóa đơn”, chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/HĐG)”.
- Nhập dữ liệu: Điền đầy đủ các chỉ tiêu như hướng dẫn ở trên.
- Ghi và kết xuất: Lưu lại báo cáo và kết xuất ra file XML.
- Nộp qua mạng: Đăng nhập trang Thuế điện tử, vào mục Khai thuế và nộp tờ khai XML như bình thường.
Đừng để bị phạt: Thời hạn và mức xử phạt cần biết
Tuân thủ thời hạn là yêu cầu bắt buộc để tránh các khoản xử phạt chậm nộp báo cáo hóa đơn đặt in.
Thời hạn nộp báo cáo và gửi dữ liệu hóa đơn là khi nào?
- Đối với Báo cáo BC26/HĐG: Thời hạn nộp theo quý, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Ví dụ: Báo cáo quý IV/2025 có hạn chót là ngày 31/01/2026.
- Đối với Bảng tổng hợp 01/TH-HĐĐT: Thời hạn nộp cùng với thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT. Nếu kê khai theo tháng, hạn là ngày 20 của tháng sau. Nếu theo quý, hạn là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
Các mức xử phạt cụ thể khi chậm nộp hoặc nộp sai sót theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Vi phạm về báo cáo sử dụng hóa đơn quý hoặc gửi dữ liệu có thể bị xử phạt như sau:
- Phạt cảnh cáo: Chậm nộp từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 1.000.000 – 3.000.000 VNĐ: Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung báo cáo.
- Phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 VNĐ: Chậm nộp từ 01 đến 10 ngày (không có tình tiết giảm nhẹ).
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 VNĐ: Chậm nộp từ 11 đến 20 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 – 15.000.000 VNĐ: Chậm nộp từ 21 đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 10.000.000 – 20.000.000 VNĐ: Chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên.
Giải pháp phòng tránh: Thiết lập quy trình kiểm tra và nhắc nhở nội bộ
Để tránh những rủi ro trên, chúng tôi tại Luật Dân Việt khuyên bạn nên:
- Xây dựng một checklist công việc kế toán cuối kỳ, trong đó có mục kiểm tra và nộp báo cáo/dữ liệu hóa đơn.
- Sử dụng các phần mềm kế toán có tính năng nhắc nhở hạn nộp tờ khai.
- Phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm và người kiểm tra chéo để đảm bảo không bỏ sót.
Việc chuyển từ nộp báo cáo Mẫu BC26/HĐG sang gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/TH-HĐĐT là một thay đổi lớn nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính. Nắm vững đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in, thời hạn và quy trình thực hiện không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật thuế mà còn tối ưu hóa công tác kế toán, tránh được các rủi ro và sai sót không đáng có. Việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác tuyệt đối.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu về các vấn đề hóa đơn, kế toán, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi. Luật Dân Việt với kinh nghiệm tư vấn kế toán thuế hàng đầu sẽ cung cấp cho bạn giải pháp phù hợp và hiệu quả nhất!
Thông tin liên hệ:
Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ thực hiện báo cáo hóa đơn định kỳ, nộp dữ liệu đúng hạn qua cổng thuế.
