Hội đồng thành viên sẽ họp khi được chủ thể có thẩm quyền triệu tập. Phiên họp phải được ghi lại trong biên bản họp hội đồng thành viên để có căn cứ đưa ra các quyết định của công ty.
Trong mô hình hoạt động của công ty TNHH và công ty hợp danh có Hội đồng thành viên. Hội đồng thành viên có quyền biểu quyết cách giải quyết công việc trong nội bộ và đối ngoại của công ty. Để làm được điều đó thì cần phải tiến hành họp Hội đồng thành viên và phải có biên bản ghi lại cuộc họp đó.
Vậy, biên bản họp hội đồng thành viên là gì? Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên được quy định như thế nào? Luật Dân Việt sẽ chia sẻ về biên bản họp hội đồng thành viên trong bài viết dưới đây.
Biên bản họp hội đồng thành viên là gì?
Biên bản họp hội đồng thành viên là văn bản ghi nhận nội dung, ý kiến, phiếu biểu quyết tại cuộc họp hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh, biên bản họp hội đồng thành viên sẽ ghi nhận toàn bộ thông tin của người tham gia, diễn biến cuộc họp, kết quả bỏ phiếu biểu quyết và kết quả cuối cùng của cuộc họp.
Biên bản họp hội đồng thành viên là một trong các cơ sở để đưa ra các quyết định, nghị quyết liên quan đến tổ chức, hoạt động trong nội bộ công ty hay các giao dịch thực hiện với khách hàng, đối tác.
Biên bản họp hội đồng thành viên không phải là văn bản tự phát của các công ty mà được pháp luật quy định cụ thể về hình thức, nội dung và người phải chịu trách nhiệm về độ chính xác và trung thực các các nội dung được ghi nhận.
Thẩm quyền triệu tập họp hội đồng thành viên?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 thì người có thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn là Chủ tịch Hội đồng thành viên, các thành viên hoặc nhóm thành viên của Hội đồng thành viên.
Thành viên, nhóm thành viên có sở hữu phần vốn điều lệ từ 10% trở lên hoặc tỷ lệ nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định thì có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên để yêu cầu giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi thẩm quyền.
Đối với công ty có một thành viên giữ trên 90% vốn điều lệ công ty thì nhóm các thành viên còn lại vẫn có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên nếu Điều lệ công ty không có quy định tỷ lệ khác nhỏ hơn.
Chủ tịch Hội đồng thành viên có thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên khi cần thiết hoặc theo yêu cầu của các thành viên hợp danh trong công ty hợp danh. Trong trường hợp, Chủ tịch Hội đồng thành viên không tiến hành triệu tập họp theo yêu cầu của thành viên hợp danh thì thành viên đó có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên.
Như vậy, chủ thể có thẩm quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên là Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên, nhóm thành viên có phần vốn góp theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty và thành viên hợp danh.
Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên
Hiện nay, pháp luật mới chỉ quy định về họp hội đồng thành viên thì phải có biên bản để ghi nhận các vấn đề trong cuộc họp chứ không có quy định cụ thể về mẫu biên bản này.
Vậy, mẫu biên bản họp hội đồng thành viên là gì? Mẫu biên bản có cần phải đảm bảo nội dung gì không?
Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định về các nội dung của biên bản họp hội đồng thành viên cần phải có bao gồm:
– Thời gian họp và địa điểm họp;
– Mục đích họp, chương trình họp;
– Thông tin cơ bản về các thành viên tham dự họp, các thành viên không tham dự họp (bao gồm tên, tỷ lệ vốn góp, giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên);
– Các vấn đề đề xuất được đưa ra để thảo luận và biểu quyết;
– Ý kiến phát biểu của các thành viên về các vấn đề thảo luận (tóm tắt ý kiến theo từng vấn đề);
– Kết quả số phiếu biểu quyết hợp lệ, số phiếu biểu quyết không hợp lệ; số phiếu tán thành, số phiếu không tán thành của từng vấn đề biểu quyếtl
– Các quyết định được thông qua, các quyết định không được thông qua;
– Tên, chữ ký chủ tọa phiên họp và thư ký ghi biên bản họp.
Ngoài những nội dung nên trên, thư ký ghi biên bản có thể ghi thêm các nội dung khác nếu cuộc họp có phát sinh.
Xem thêm:
Công ty con là gì? Công ty con có tư cách pháp nhân không?
Công ty cổ phần tiếng Anh là gì?
Hướng dẫn soạn biên bản họp hội đồng thành viên công ty về việc thanh lý xe
Biên bản họp hội đồng thành viên không có mẫu cụ thể nên người lập biên bản có thể tự do ghi biên bản nội dung cuộc họp của công ty mình. Tuy nhiên, khi lập biên bản, người lập biên bản cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:
– Biên bản cuộc họp hội đồng thành viên không bắt buộc phải được lập văn bản, tuy nhiên, người phụ trách biên bản cần ghi chép hoặc đánh máy để thể hiện biên bản trên giấy để dễ sử dụng sau này.
– Biên bản phải được đảm bảo được các yêu cầu về hình thức của một văn bản đặc biệt là phải có Quốc hiệu tiêu ngữ.
– Trong biên bản họp hội đồng thành viên có thể có nhiều nội dung khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo được các nội dung cần phải có theo phân tích phía trên.
– Biên bản họp hội đồng thành viên phải tóm tắt được tất cả các ý kiến của tất cả thành viên tham dự cuộc họp để ghi nhận ý chí, quan điểm của thành viên khi biểu quyết các vấn đề pháp lý, vấn đề nội bộ của công ty.
– Mọi vấn đề thông qua, không thông qua cần ghi số phiếu và cần lưu ý về giá trị của phiếu vì mỗi phiếu biểu quyết của mỗi thành viên có thể khác nhau, phụ thuộc vào tỷ lệ phần vốn góp của thành viên đó vào công ty.
– Trước khi kết thúc cuộc họp, người lập biên bản nên đọc lại biên bản trước toàn bộ thành viên tham gia và các thành viên, người có mặt cùng ký tên. Hoặc ít nhất chủ tọa cuộc họp và người lập biên bản ký và có đóng dấu của công ty.
