Bạn đang gặp khó khăn trong việc xuất hóa đơn điện tử cho các giao dịch không thường xuyên? Quy trình cấp, điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh giờ đây đã trở nên rõ ràng và dễ tiếp cận hơn bao giờ hết. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam chi tiết, giúp bạn xử lý mọi nghiệp vụ từ A-Z một cách nhanh chóng, hợp pháp theo các quy định mới nhất, đảm bảo mọi giao dịch diễn ra suôn sẻ.
Ai là đối tượng được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh và khi nào cần sử dụng?
Việc xác định đúng đối tượng và thời điểm cần sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế. Quy định này được đưa ra nhằm tạo điều kiện cho các cá nhân, tổ chức không kinh doanh thường xuyên vẫn có thể hợp thức hóa các giao dịch của mình.
Đối tượng áp dụng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh.
- Doanh nghiệp sau khi giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế, có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua.
- Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh (trừ các đối tượng trên) có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.
Các quy định này tiếp tục được áp dụng và làm rõ hơn trong các văn bản hướng dẫn và dự kiến sẽ được cập nhật trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP để phù hợp với thực tiễn.
Các trường hợp kinh doanh cụ thể cần xuất hóa đơn riêng lẻ
Trong thực tế, nhu cầu cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh thường xuất hiện trong các tình huống sau:
- Cá nhân cho thuê tài sản (nhà, xe…) không thường xuyên và khách thuê cần hóa đơn để hạch toán chi phí.
- Hộ kinh doanh nhỏ lẻ, kinh doanh thời vụ, không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử định kỳ.
- Một chuyên gia được mời diễn thuyết, tư vấn cho một dự án và cần xuất hóa đơn cho khoản thù lao nhận được.
- Doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể, bán thanh lý tài sản cố định.
Phân biệt giữa hóa đơn theo lần phát sinh và hóa đơn thông thường
Để tránh nhầm lẫn, cần phân biệt rõ hai loại hóa đơn này:
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh | Hóa đơn điện tử thông thường (có mã/không có mã) |
|---|---|---|
| Đối tượng sử dụng | Cá nhân, hộ kinh doanh không thường xuyên, doanh nghiệp rủi ro cao, giải thể… | Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoạt động ổn định. |
| Quy trình cấp | Phải làm đơn đề nghị (Mẫu 06/ĐN-PSĐT) cho từng lần, nộp thuế trước khi được cấp mã. | Đăng ký sử dụng một lần và tự xuất hóa đơn qua phần mềm hoặc Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. |
| Tần suất | Không thường xuyên, chỉ khi có giao dịch phát sinh. | Thường xuyên, liên tục theo hoạt động kinh doanh. |
| Quản lý | Cơ quan thuế cấp mã cho từng hóa đơn sau khi người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ. | Doanh nghiệp tự quản lý và chịu trách nhiệm, gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. |
Quy trình 3 bước đề nghị cấp mới hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Thủ tục đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh đã được đơn giản hóa, tuy nhiên người nộp thuế cần thực hiện đúng và đủ các bước để được xử lý nhanh chóng.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ – Mẫu đơn 06/ĐN-PSĐT và các chứng từ cần thiết
Hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh là yếu tố quyết định thời gian xử lý của cơ quan thuế. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ:
- Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Mẫu số 06/ĐN-PSĐT) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là giấy tờ bắt buộc, cần điền chính xác thông tin người bán, người mua, chi tiết hàng hóa, dịch vụ và số thuế phải nộp.
- Các chứng từ liên quan đến giao dịch: Hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu thu tiền…
- Giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người nộp thuế (đối với cá nhân).
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp (đối với tổ chức).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế và thực hiện kê khai, nộp thuế đầy đủ
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, bạn nộp tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế khu vực nơi bạn cư trú (đối với cá nhân) hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Tại đây, cán bộ thuế sẽ:
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: Đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác.
- Hướng dẫn kê khai thuế: Bạn sẽ được hướng dẫn kê khai thuế GTGT và thuế TNCN (hoặc TNDN) phát sinh từ giao dịch.
- Nộp thuế vào ngân sách nhà nước: Sau khi có thông báo thuế, bạn cần nộp đầy đủ số tiền thuế vào ngân sách nhà nước và giữ lại chứng từ nộp tiền. Việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế là điều kiện tiên quyết để được cấp mã hóa đơn.
Bước 3: Nhận tài khoản và tiến hành lập hóa đơn trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi bạn nộp đủ thuế, cơ quan thuế sẽ cấp một tài khoản và mật khẩu tạm thời để bạn truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử.
Bạn sử dụng tài khoản này để đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn) và tiến hành lập hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Sau khi lập xong, hóa đơn sẽ được cơ quan thuế cấp mã và bạn có thể gửi cho người mua.
Giải quyết mọi sai sót: Hướng dẫn chi tiết điều chỉnh và thay thế hóa đơn đã phát hành
Sai sót là điều khó tránh khỏi trong quá trình lập hóa đơn. Việc xử lý hóa đơn sai cần được thực hiện đúng quy trình để tránh các rủi ro pháp lý.
Các trường hợp sai sót thường gặp: Sai thông tin khách hàng, sai số tiền, thuế suất
Các lỗi phổ biến nhất bao gồm:
- Hóa đơn sai thông tin về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các chỉ tiêu còn lại.
- Sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.
Tùy vào mức độ sai sót, bạn sẽ tiến hành điều chỉnh hóa đơn sai sót hoặc thay thế hóa đơn điện tử có mã.
Thủ tục điều chỉnh hóa đơn khi có sai sót về tên, địa chỉ nhưng không ảnh hưởng số tiền
Trường hợp này là sai sót đơn giản nhất. Theo quy định, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không cần phải lập lại hóa đơn. Hai bên có thể lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc người bán thông báo qua email, văn bản cho người mua.
Đồng thời, người bán phải thực hiện thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế.
Quy trình thay thế hóa đơn khi có sai sót nghiêm trọng về mã số thuế, số tiền, hoặc thuế suất
Khi gặp phải các sai sót nghiêm trọng này, quy trình xử lý sẽ phức tạp hơn, yêu cầu phải thay thế hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
- Lập biên bản thỏa thuận: Người bán và người mua lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ nội dung sai sót.
- Thông báo cho cơ quan thuế: Người bán lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) và gửi đến cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn đã lập có sai sót.
- Lập hóa đơn thay thế: Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới (hóa đơn thay thế) để gửi lại hóa đơn mới cho người mua. Trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Lập biên bản thỏa thuận và các chứng từ cần thiết cho việc điều chỉnh hoặc thay thế
Biên bản thỏa thuận là chứng từ quan trọng, là cơ sở pháp lý cho việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Nội dung biên bản cần có:
- Thông tin của bên bán và bên mua.
- Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn có sai sót.
- Nội dung sai sót cụ thể.
- Nội dung điều chỉnh hoặc thông tin trên hóa đơn thay thế.
- Chữ ký và đóng dấu (nếu có) của cả hai bên.
Việc lưu giữ biên bản này cùng với hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế là bắt buộc để phục vụ cho việc giải trình với cơ quan thuế sau này.
Những câu hỏi thường gặp và lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý
Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng tại Luật Dân Việt, chúng tôi đã tổng hợp một số câu hỏi và lưu ý quan trọng giúp bạn thực hiện nghiệp vụ này một cách trơn tru.
Thời hạn xử lý hồ sơ và cấp mã của cơ quan thuế là bao lâu?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ cấp mã hóa đơn ngay sau khi người nộp thuế đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế vào ngân sách nhà nước. Thông thường, quá trình này diễn ra trong vòng 1 ngày làm việc kể từ lúc bạn nộp tiền thuế.
Cách xử lý khi đã nộp thuế nhưng chưa được cấp tài khoản lập hóa đơn?
Nếu bạn đã nộp thuế nhưng quá thời hạn trên vẫn chưa nhận được thông tin tài khoản, hãy chủ động liên hệ trực tiếp với cán bộ thuế đã xử lý hồ sơ của bạn. Cần cung cấp chứng từ nộp thuế để đối chiếu và yêu cầu hỗ trợ. Sự chậm trễ có thể do lỗi hệ thống hoặc cần xác minh thêm thông tin.
Hóa đơn theo lần phát sinh có cần chữ ký số không?
Đối với trường hợp cá nhân không kinh doanh hoặc hộ, cá nhân kinh doanh không phải là doanh nghiệp, khi đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh thì không bắt buộc phải có chữ ký số. Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn có mã mà không yêu cầu chữ ký số của người bán.
Việc cấp, điều chỉnh và thay thế hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là một nghiệp vụ quan trọng, đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch không thường xuyên. Bằng cách nắm vững quy trình từ khâu chuẩn bị hồ sơ, kê khai thuế, nộp thuế đến xử lý sai sót theo hướng dẫn trên, các cá nhân và hộ kinh doanh có thể tự tin thực hiện nghĩa vụ thuế, tối ưu hóa thời gian và đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan.
Để được tư vấn chi tiết hơn về các vấn đề kế toán và thuế phức tạp, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tại Luật Dân Việt để nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp và kịp thời!
Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.
Thông tin liên hệ:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ xử lý hóa đơn sai, lập hóa đơn thay thế đúng chuẩn quy định của cơ quan thuế.
