Chứng từ có ý nghĩa lớn đối với các doanh nghiệp, nên các chủ thể cần lưu ý đến các điều kiện hợp lệ của chứng từ để chứng từ có giá trị sử dụng trong doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động kế toán, chúng ta thường nghe nhiều đến hóa đơn, chứng từ. Vậy, chứng từ là gì? Chứng từ có ý nghĩa, tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp? Cùng Luật Dân Việt tìm hiểu về chứng từ thông qua bài viết dưới đây.
Chứng từ là gì?
Chứng từ là tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là các giấy tờ, tài liệu ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của các doanh nghiệp.
Chứng từ được sử dụng nhiều trong lĩnh vực kế toán, được dùng làm căn cư để ghi vào sổ kế toán về các giao dịch của doanh nghiệp. Chứng từ thể hiện các thông tin được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động và giá trị.
Chứng từ kế toán phải thể hiện được các nội dung chủ yếu sau đây:
– Tên, số hiệu của chứng từ;
– Ngày lập chứng từ;
– Thông tin của đơn vị, cá nhân lập chứng từ;
– Thông tin của cá nhân, đơn vị nhận chứng từ;
– Nội dung phát sinh chứng từ (chứng từ lập ra để ghi nhận điều gì);
– Tổng số tiền của chứng từ, số lượng, đơn giá, số tiền của đối tượng đưa ra giao dịch;
– Chữ ký, họ tên, con dấu của các đơn vị, cá nhân lập chứng từ, người kiểm duyệt và các bên liên quan.
Các loại chứng từ?
– Dựa vào hình thức thể hiện thì chứng từ có 2 loại là:
+ Chứng từ bằng giấy: chứng từ bằng giấy hợp lệ khi có nội dung thể hiện theo biểu mẫu quy định bắt buộc hoặc hướng dẫn.
+ Chứng từ điện tử: được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi khi truyền qua mạng máy tính hoặc trên các vật mang tin.
– Dựa vào yêu cầu quản lý và kiểm tra chứng từ thì chứng từ bao gồm:
+ Chứng từ bắt buộc: là chứng từ được Nhà nước quy định về mẫu, chỉ tiêu phản án và phương pháp lập.
+ Chứng từ hướng dẫn: là chứng từ được Nhà nước hướng dẫn một số nội dung, doanh nghiệp có thêm nội dung tùy theo đặc thù quản lý, tùy theo nhu cầu sử dụng.
Ngoài ra, việc phân loại chứng từ còn dựa trên nhiều căn cứ khác nhau như: dựa trên mức độ phản ánh trên chứng từ (chứng từ tổng hợp, chứng từ gốc), dựa trên địa điểm lập chứng từ (chứng từ trong, chứng từ ngoài).
Xem thêm:
Tài sản là gì? Tài sản ròng là gì? Tài sản ngắn hạn là gì?
Tài sản góp vốn là phương tiện giao thông cơ giới đường bộ công ty hợp danh
Như thế nào là chứng từ hợp lệ?
Chứng từ được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các yếu tố sau đây:
Thứ nhất: Tính pháp lý
Chứng từ được xem là đảm bảo tính pháp lý khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên có liên quan. Đây là biện pháp phòng ngừa các trường phát sinh tranh chấp giữa các bên.
Nếu có tranh chấp xảy ra thì chứng từ sẽ là bằng chứng, là cơ sở pháp lý để phân định bên đúng, bên sai, trách nhiệm của các bên mà các bên không thể chối cãi được.
Thứ hai: Tính đúng pháp luật
Chứng từ có giá trị sử dụng khi tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về hình thức nội dung theo đúng loại chứng từ.
Ví dụ chứng từ không có nội dung giao dịch, không ghi rõ giá tiền giao dịch thì chứng từ đó không được xem để tính chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế doanh nghiệp.
Thứ ba: Tính trung thực
Chứng từ phải ghi nhận sự kiện một cách khách quan, sự kiện phải có thật, không được bịa đặt là căn cứ để chứng minh cho các giao dịch kinh tế trong các hoạt động của nhà nước, của doanh nghiệp.
Thứ tư: Tính rõ ràng
Chứng từ phải có nội dung đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, không sử dụng các từ nhiều nghĩa tránh gây nhầm lẫn, hiểu nhầm không đáng có việc xét duyệt, sử dụng chứng từ.
Ví dụ về 1 chứng từ
Doanh nghiệp có thể tham khảo chứng từ trong một ví dụ điển hình sau đây:
Ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ với doanh nghiệp
Chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong tổ chức công tác kế toán, kiểm toán nội bộ vì nó mang tính pháp lý của nghiệp vụ và thể hiện các số liệu kế toán được ghi chép trong sổ sách.
Việc lập chứng từ giúp cho doanh nghiệp thực hiện kế toán ban đầu. Nếu thiếu chứng từ thì doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như các công tác nội bộ.
Việc lập chứng từ là để ghi nhận quá trình thu, chi, giá trị gia tăng của doanh nghiệp, phục vụ cho việc quyết toán, khấu trừ, hoàn thuế với cơ quan thuế.
Lập hóa đơn chứng từ cũng là giấy tờ ghi nhận và xác định đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề phát sinh liên quan đến nội dung của chứng từ.
Chứng từ cũng được xem như là chỉ thị công tác nhằm truyền đạt những yêu cầu nghiệp vụ, công việc giữa các cấp trong đơn vị đồng thời chứng từ cũng là chứng cứ để chứng minh cho việc hoàn thành công việc, chỉ thị được giao.
Nếu doanh nghiệp không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ thì các số liệu, các công việc ghi trong sổ sách sẽ bị coi là ghi khống và có thể bị áp dụng các chế tài theo quy định của pháp luật.
Nếu việc ghi nhận trong sổ sách là đúng với thực tế nhưng không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ thì doanh nghiệp vẫn có thể bị xem xét là đang làm giả giấy tờ, sổ sách và không thực hiện được quyết toán với cơ quan thuế.
