Việc đăng ký cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử/ dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế không chỉ là một yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là một cơ hội kinh doanh chiến lược trong kỷ nguyên số. Trở thành nhà cung cấp được Tổng cục Thuế công nhận giúp doanh nghiệp công nghệ khẳng định vị thế và tham gia sâu hơn vào thị trường dịch vụ thuế đầy tiềm năng. Bài viết này sẽ cung cấp một lộ trình chi tiết, từ việc đáp ứng các tiêu chí khắt khe về nhân sự, kỹ thuật, tài chính theo Thông tư 78 và Nghị định 123, đến quy trình nộp hồ sơ và ký hợp đồng kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
Phân biệt 2 hình thức tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Trước khi đi sâu vào thủ tục, việc hiểu rõ hai mô hình hoạt động chính là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Theo quy định hiện hành, có hai hình thức tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, mỗi hình thức có vai trò và yêu cầu khác nhau.
Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (Bên A)
Đây là các đơn vị tập trung vào việc phát triển và cung cấp phần mềm, ứng dụng cho doanh nghiệp để khởi tạo, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử. Các tổ chức này không thực hiện việc truyền dữ liệu hóa đơn trực tiếp đến cơ quan thuế. Thay vào đó, họ phải kết nối thông qua một bên trung gian là Tổ chức T-VAN để đảm bảo dữ liệu được gửi đến Tổng cục Thuế theo đúng quy định.
Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu (Tổ chức T-VAN – Bên B)
Tổ chức T-VAN (viết tắt của Tech Valley Angel Network) đóng vai trò kép: vừa cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử, vừa là đơn vị trung gian kết nối, truyền và nhận dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp với Tổng cục Thuế. Để trở thành một tổ chức T-VAN, doanh nghiệp phải đáp ứng những điều kiện đăng ký cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nghiêm ngặt hơn rất nhiều so với Bên A, đặc biệt về tài chính và hạ tầng kỹ thuật.
Điều kiện và tiêu chí bắt buộc để đăng ký cung cấp dịch vụ với Cơ quan Thuế
Để được Tổng cục Thuế công nhận và công khai trên Cổng thông tin điện tử, các doanh nghiệp phải chứng minh được năng lực của mình thông qua một loạt các tiêu chí khắt khe được quy định tại Điều 10, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Đối với Tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT (Bên A)
Các doanh nghiệp muốn đăng ký giải pháp hóa đơn điện tử dưới hình thức này cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
Về pháp lý và nhân sự
- Pháp lý: Phải là tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, có đăng ký ngành nghề kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Nhân sự: Bắt buộc phải có một đội ngũ nhân sự ổn định với tối thiểu 5 nhân viên có trình độ từ đại học trở lên, chuyên ngành công nghệ thông tin. Đây là yêu cầu để đảm bảo khả năng phát triển, bảo trì và hỗ trợ phần mềm một cách chuyên nghiệp.
Về kỹ thuật
- Hạ tầng: Phải sở hữu hạ tầng kỹ thuật và hệ thống phần mềm có khả năng đáp ứng việc khởi tạo, xử lý, và đăng ký lưu trữ dữ liệu hóa đơn theo quy định về hóa đơn điện tử có mã/không mã.
- Kết nối: Cần có giải pháp kết nối và truyền nhận dữ liệu thông suốt với người dùng cuối (doanh nghiệp) và với tổ chức T-VAN. Doanh nghiệp phải cung cấp tài liệu chứng minh đã kiểm thử kỹ thuật thành công về việc kết nối này.
Đối với Tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu (T-VAN)
Trở thành một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn T-VAN đòi hỏi sự đầu tư lớn và năng lực vượt trội. Các tiêu chí tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho T-VAN nghiêm ngặt hơn đáng kể.
Về pháp lý và kinh nghiệm
Doanh nghiệp phải được thành lập tại Việt Nam và có ít nhất 5 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Yêu cầu này nhằm đảm bảo tổ chức đã có sự trưởng thành, ổn định và kinh nghiệm dày dặn trong việc vận hành các hệ thống công nghệ phức tạp.
Về tài chính
Đây là một trong những rào cản lớn nhất. Tổ chức T-VAN bắt buộc phải thực hiện ký quỹ 5 tỷ đồng tại một ngân hàng thương mại đang hoạt động ở Việt Nam. Khoản tiền này đóng vai trò như một khoản bảo chứng tài chính để xử lý các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Về nhân sự
Yêu cầu về nhân sự cũng cao hơn hẳn, đòi hỏi một đội ngũ kỹ thuật hùng hậu với tối thiểu 20 nhân sự có trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin. Điều này nhằm đảm bảo khả năng vận hành, giám sát và xử lý sự cố cho một hệ thống truyền nhận dữ liệu quy mô lớn, phục vụ hàng ngàn doanh nghiệp.
Về hạ tầng kỹ thuật
- Trung tâm dữ liệu: Phải có hệ thống trung tâm dữ liệu chính và một trung tâm dữ liệu dự phòng, đặt cách nhau tối thiểu 20km để đảm bảo an toàn, phòng chống thảm họa và duy trì hoạt động liên tục.
- Kênh truyền: Bắt buộc phải sử dụng kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 để kết nối Tổng cục Thuế. Đây là những kênh truyền có độ bảo mật và ổn định cao, đảm bảo băng thông và an toàn dữ liệu theo yêu cầu kỹ thuật của cơ quan thuế, thường sử dụng giao thức SOAP/TCP để đóng gói và truyền nhận.
Hướng dẫn quy trình, thủ tục đăng ký chi tiết với Tổng cục Thuế
Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện tương ứng, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục đăng ký cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Quy trình có sự khác biệt rõ rệt giữa hai hình thức.
Quy trình đăng ký cho Tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT
Quy trình này tương đối đơn giản và nhanh chóng, chủ yếu mang tính chất thông báo và công khai năng lực.
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để chứng minh đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chí tại Khoản 1, Điều 10, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hồ sơ này bao gồm các tài liệu về pháp lý, danh sách nhân sự, tài liệu mô tả dịch vụ, mô tả hạ tầng kỹ thuật và văn bản cam kết tuân thủ quy định.
Bước 2 – Nộp hồ sơ và chờ công khai
Hồ sơ được gửi đến Tổng cục Thuế (qua Cổng thông tin điện tử). Trong vòng 10 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ, Tổng cục Thuế sẽ tiến hành đăng tải công khai thông tin của tổ chức lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Việc này xác nhận doanh nghiệp đủ điều kiện cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử trên thị trường.
Quy trình đăng ký cho Tổ chức T-VAN (ký hợp đồng trực tiếp)
Đây là quy trình phức tạp hơn, bao gồm cả việc kiểm thử kỹ thuật và ký kết hợp đồng chính thức. Đây là con đường để đăng ký làm tổ chức truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử một cách chính danh.
Bước 1 – Gửi văn bản đề nghị
Tổ chức gửi văn bản đề nghị ký hợp đồng cung cấp dịch vụ kèm theo bộ hồ sơ chi tiết chứng minh đáp ứng tất cả các điều kiện khắt khe tại Khoản 2, Điều 10, Thông tư 78 đến Tổng cục Thuế.
Bước 2 – Kiểm tra kết nối kỹ thuật
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Tổng cục Thuế sẽ phối hợp trực tiếp với tổ chức để tiến hành kiểm tra kỹ thuật. Quá trình này bao gồm việc kiểm thử kết nối kênh truyền, tốc độ và sự ổn định của quá trình truyền nhận dữ liệu giữa hệ thống của tổ chức và hệ thống của cơ quan thuế. Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phụ thuộc rất nhiều vào kết quả của bước này.
Bước 3 – Ký hợp đồng và công bố
Sau khi quá trình kiểm tra kết nối kỹ thuật thành công, hai bên sẽ chính thức ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn. Ngay sau đó, thông tin về tổ chức T-VAN sẽ được công bố chính thức trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, gia nhập vào danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế phê duyệt và có quyền kết nối trực tiếp.
Lựa chọn nhà cung cấp HĐĐT uy tín: Góc nhìn cho doanh nghiệp sử dụng dịch vụ
Đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, việc lựa chọn đúng đối tác là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và tuân thủ pháp luật.
Tiêu chí lựa chọn quan trọng
Doanh nghiệp nên ưu tiên các nhà cung cấp nằm trong danh sách đã được Tổng cục Thuế phê duyệt và công khai, đặc biệt là các tổ chức T-VAN đã ký hợp đồng trực tiếp. Ngoài ra, cần xem xét các yếu tố khác như quy mô, tiềm lực công nghệ, khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, ERP có sẵn và chất lượng của đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
Danh sách các nhà cung cấp HĐĐT đã được Tổng cục Thuế phê duyệt
Để đảm bảo tính ổn định và pháp lý khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp có thể tham khảo danh sách các đơn vị lớn và uy tín đã được xác thực bởi cơ quan thuế. Một số tên tuổi nổi bật trên thị trường bao gồm Viettel, Misa, BKAV, VNPT, Softdreams (EasyInvoice), ThaisonSoft (E-invoice)… Việc lựa chọn các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và kỹ thuật trong quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc đăng ký cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử/ dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế là một quy trình đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc về tài chính, nhân lực và hạ tầng công nghệ theo quy định chặt chẽ của Thông tư 78. Quá trình này tuy khắt khe nhưng mở ra cơ hội lớn cho các công ty công nghệ thông tin tham gia vào thị trường dịch vụ thuế, đóng vai trò quan trọng trong hệ sinh thái chuyển đổi số quốc gia và mang lại giá trị bền vững cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
Với kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ và thuế, tại Luật Dân Việt, chúng tôi nhận thấy rằng việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu là yếu tố quyết định đến thời gian và sự thành công của quá trình đăng ký. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về thủ tục pháp lý, yêu cầu kỹ thuật hoặc xây dựng hồ sơ đăng ký cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ chuyên sâu và hiệu quả nhất.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Tư vấn, đại diện đăng ký cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trọn gói.
