Bạn đang băn khoăn đăng ký giấy phép kinh doanh cần những gì và bắt đầu từ đâu? Câu hỏi này là mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ ai đang nhen nhóm ý định khởi nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp checklist hồ sơ, giấy tờ, chi phí và hướng dẫn thủ tục chi tiết, cập nhật nhất theo quy định năm 2024. Với hướng dẫn này của Luật Dân Việt, bạn có thể tự tin chuẩn bị đầy đủ mọi thứ, đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng ngay từ lần đầu tiên.
Đừng nhầm lẫn: Phân biệt Giấy phép kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trước khi đi vào chi tiết hồ sơ, một trong những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh là phải hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại giấy tờ quan trọng này. Rất nhiều người khởi nghiệp thường nhầm lẫn, dẫn đến việc chuẩn bị sai hoặc thiếu giấy tờ.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất do Cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) cấp. Nó ghi nhận sự tồn tại hợp pháp của một doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký. Đây là điều kiện “cần” để một tổ chức có tư cách pháp nhân và được phép hoạt động.
Giấy phép kinh doanh (Giấy phép con) là gì?
Giấy phép kinh doanh, hay thường được gọi là “giấy phép con”, là loại giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp để được phép kinh doanh một hoặc nhiều ngành, nghề có điều kiện. Đây là điều kiện “đủ” để doanh nghiệp được hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù mà pháp luật yêu cầu kiểm soát chặt chẽ.
Khi nào doanh nghiệp cần xin Giấy phép kinh doanh?
Doanh nghiệp chỉ cần xin Giấy phép kinh doanh sau khi đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và muốn hoạt động trong các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện. Ví dụ: kinh doanh dịch vụ ăn uống cần có Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, kinh doanh vận tải cần có Giấy phép kinh doanh vận tải, hay kinh doanh dịch vụ phòng cháy chữa cháy.
Checklist đầy đủ: Hồ sơ đăng ký kinh doanh cần chuẩn bị những giấy tờ gì?
Vậy cụ thể, hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh cần giấy tờ gì? Tùy thuộc vào loại hình bạn lựa chọn là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, các giấy tờ cần thiết sẽ khác nhau. Dưới đây là danh sách chi tiết.
1. Hồ sơ đăng ký Hộ kinh doanh cá thể
Đăng ký hộ kinh doanh cá thể cần những gì là câu hỏi phổ biến với các cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ. Thủ tục này tương đối đơn giản hơn so với thành lập công ty.
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Theo mẫu quy định tại Phụ lục III-1 Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân: Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của chủ hộ kinh doanh và các thành viên hộ gia đình (nếu có).
- Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh hợp pháp: Nếu địa chỉ kinh doanh là đi thuê.
- Bản sao hợp lệ văn bản ủy quyền (nếu có): Trong trường- hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục.
2. Hồ sơ thành lập Doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty Cổ phần,…)
Đối với các loại hình doanh nghiệp, hồ sơ sẽ phức tạp hơn và cần tuân thủ chặt chẽ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
- Đơn đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu quy định.
- Dự thảo Điều lệ công ty: Phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên/cổ đông sáng lập.
- Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập: Tùy theo loại hình công ty (công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần).
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau:
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) đối với người đại diện theo pháp luật, thành viên, cổ đông sáng lập là cá nhân.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương đối với thành viên, cổ đông sáng lập là tổ chức.
- Giấy ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.
Điều kiện tiên quyết để được cấp phép kinh doanh năm 2025
Để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, bạn cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký giấy phép kinh doanh theo quy định mới nhất. Nếu không đáp ứng, hồ sơ của bạn chắc chắn sẽ bị từ chối.
Điều kiện về chủ thể đăng ký
Cá nhân, tổ chức thành lập doanh nghiệp phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc các đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 (ví dụ: cán bộ, công chức, viên chức; sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp…).
Điều kiện về tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh
Tên phải được đặt đúng quy định: bao gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Tên không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Điều kiện về địa chỉ trụ sở chính
Địa điểm kinh doanh/trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố… hoặc thôn, xóm, ấp… Đặc biệt, không được đặt trụ sở tại nhà chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có chức năng để ở.
Điều kiện về ngành nghề kinh doanh (Đặc biệt lưu ý ngành nghề có điều kiện)
Bạn được tự do kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm. Tuy nhiên, đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, bạn phải đáp ứng đủ các điều kiện đó (ví dụ: chứng chỉ hành nghề, giấy phép con, yêu cầu về an toàn phòng cháy chữa cháy…) trước hoặc trong quá trình hoạt động.
Điều kiện về vốn điều lệ/vốn pháp định
Vốn điều lệ là số vốn do các thành viên/cổ đông góp hoặc cam kết góp trong một thời hạn nhất định và được ghi vào Điều lệ công ty. Đối với một số ngành nghề, pháp luật yêu cầu mức vốn tối thiểu (vốn pháp định) để được hoạt động. Bạn cần đảm bảo mức vốn điều lệ không thấp hơn vốn pháp định đối với các ngành nghề này.
Hướng dẫn thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh chi tiết từ A-Z
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đáp ứng các điều kiện, bạn sẽ tiến hành các bước trong thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh.
Bước 1: Soạn thảo và hoàn thiện bộ hồ sơ theo loại hình
Dựa vào checklist ở trên, bạn cần chuẩn bị và điền đầy đủ, chính xác thông tin vào các biểu mẫu. Tại Luật Dân Việt, chúng tôi nhận thấy sai sót phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại là điền sai thông tin hoặc thiếu chữ ký. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp.
Bước 2: Lựa chọn nơi nộp hồ sơ
Đăng ký giấy phép kinh doanh ở đâu?
- Đối với Hộ kinh doanh: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện (Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Ủy ban Nhân dân cấp huyện) nơi đặt địa điểm kinh doanh.
- Đối với Doanh nghiệp: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Bước 3: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí (Hướng dẫn cả nộp trực tiếp và online)
Bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức:
- Nộp trực tiếp: Mang bộ hồ sơ giấy đến cơ quan đăng ký kinh doanh và nộp tại bộ phận một cửa.
- Đăng ký kinh doanh online: Nộp hồ sơ qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hình thức này ngày càng được khuyến khích vì sự tiện lợi và nhanh chóng.
Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả
Sau khi nộp hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bạn sẽ nhận được giấy hẹn trả kết quả. Đến ngày hẹn, bạn mang giấy hẹn và giấy tờ tùy thân đến để nhận kết quả.
Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh hết bao nhiêu tiền và mất bao lâu?
Đây là hai câu hỏi được quan tâm nhiều nhất khi bắt đầu. Việc nắm rõ các khoản phí giúp bạn dự trù ngân sách hiệu quả hơn.
Các khoản lệ phí nhà nước bắt buộc
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ/lần (nếu nộp trực tiếp) và miễn phí nếu đăng ký online.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ.
- Thuế môn bài: Mức đóng phụ thuộc vào vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp) hoặc doanh thu (đối với hộ kinh doanh).
Các chi phí phát sinh khác (khắc dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử)
- Khắc con dấu pháp nhân: Khoảng 400.000 – 600.000 VNĐ.
- Mua chữ ký số (token): Khoảng 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ tùy nhà cung cấp và thời hạn sử dụng.
- Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử: Chi phí tùy thuộc vào gói dịch vụ của nhà cung cấp.
Thời gian cấp giấy phép kinh doanh mất bao lâu?
Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trên thực tế, thời gian có thể kéo dài hơn một chút tùy thuộc vào từng địa phương và thời điểm nộp hồ sơ.
VIỆC CẦN LÀM NGAY sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là bước khởi đầu. Để chính thức đi vào hoạt động, bạn cần hoàn tất ngay các thủ tục sau:
Khắc con dấu pháp nhân
Doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu. Sau khi khắc dấu, bạn cần công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với Sở KH&ĐT
Mở tài khoản ngân hàng mang tên công ty để thực hiện các giao dịch. Sau đó, bạn phải làm thủ tục thông báo số tài khoản này với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Mua chữ ký số (token) để thực hiện thủ tục thuế điện tử
Chữ ký số là bắt buộc để nộp tờ khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử khác với cơ quan nhà nước.
Nộp tờ khai và đóng thuế môn bài
Doanh nghiệp mới thành lập phải nộp tờ khai lệ phí môn bài một lần chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau năm thành lập.
Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Theo quy định hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn cần liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để đăng ký và làm thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế.
Những câu hỏi thường gặp và lưu ý quan trọng khi làm thủ tục
Để giúp bạn tránh những sai sót không đáng có, đội ngũ chuyên gia của Luật Dân Việt đã tổng hợp một số câu hỏi thường gặp.
Đặt tên công ty thế nào để không bị trùng và bị từ chối?
Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tra cứu sơ bộ tên dự kiến. Một mẹo nhỏ là hãy chọn một tên riêng độc đáo, ít phổ biến và có thể thêm các yếu tố địa danh để tránh trùng lặp.
Có bắt buộc phải có bằng cấp chuyên môn khi đăng ký ngành nghề có điều kiện không?
Có. Đối với một số ngành nghề (như dịch vụ pháp lý, khám chữa bệnh, thiết kế xây dựng…), người quản lý hoặc người trực tiếp thực hiện phải có chứng chỉ hành nghề hoặc bằng cấp chuyên môn phù hợp theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Đăng ký kinh doanh online có khó không?
Thủ tục online ban đầu có thể hơi bỡ ngỡ nhưng không quá khó. Hệ thống đã có hướng dẫn chi tiết từng bước. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian đi lại và được miễn lệ phí đăng ký. Nếu gặp khó khăn, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các dịch vụ đăng ký giấy phép kinh doanh trọn gói.
Sai sót nào thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại?
Các lỗi phổ biến bao gồm: điền sai mã ngành kinh tế, thông tin cá nhân (địa chỉ, số CMND/CCCD) không khớp với bản gốc, thiếu chữ ký ở các mục cần thiết, tên công ty bị trùng, địa chỉ trụ sở không hợp lệ.
Quá trình đăng ký giấy phép kinh doanh sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng nếu bạn nắm rõ các điều kiện và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn trên. Việc hiểu rõ đăng ký giấy phép kinh doanh cần những gì không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn là bước khởi đầu vững chắc cho hoạt động kinh doanh hợp pháp và chuyên nghiệp trong tương lai.
Nếu bạn cần một giải pháp nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Luật Dân Việt. Chúng tôi chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ và kế toán thuế, sẵn sàng hỗ trợ bạn hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh trọn gói từ A-Z!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội & Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
📞 Liên hệ Luật Dân Việt để được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ & nộp giấy phép kinh doanh nhanh – đúng quy định.
