Bạn đang muốn khởi nghiệp nhưng lại e ngại thủ tục hành chính phức tạp và mất thời gian? Quy trình đăng ký kinh doanh online chính là giải pháp tối ưu cho năm 2024, giúp bạn hoàn tất mọi thủ tục pháp lý ngay tại nhà. Bài viết này sẽ là cẩm nang chi tiết nhất, hướng dẫn bạn từng bước từ chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ online trên Cổng thông tin Quốc gia, sử dụng ký số đến khi nhận kết quả điện tử một cách đơn giản và nhanh chóng nhất.
Tại sao đăng ký kinh doanh online là xu hướng tất yếu trong năm 2024?
Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực, và thủ tục hành chính công cũng không ngoại lệ. Việc triển khai đăng ký doanh nghiệp trực tuyến mang lại nhiều lợi ích vượt trội, dần thay thế phương thức nộp hồ sơ giấy truyền thống.
Tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian đi lại
Thay vì phải di chuyển nhiều lần đến Sở Kế hoạch và Đầu tư để nộp và nhận kết quả, giờ đây bạn có thể thực hiện mọi thao tác ngay trên máy tính. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí xăng xe, in ấn mà còn giải phóng thời gian quý báu để bạn tập trung vào chiến lược kinh doanh.
Quy trình minh bạch, thủ tục đơn giản hóa trên Cổng thông tin Quốc gia
Mọi quy trình, trạng thái hồ sơ đều được công khai và cập nhật liên tục trên hệ thống. Bạn có thể dễ dàng theo dõi và biết được hồ sơ của mình đang ở giai đoạn nào, do ai xử lý. Thủ tục pháp lý online được chuẩn hóa giúp giảm thiểu các giấy tờ không cần thiết, tránh sai sót và phiền hà.
Nhận kết quả điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản cứng
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử và các tài liệu liên quan được trả về qua email hoặc tài khoản đăng ký sẽ có giá trị pháp lý tương đương với bản giấy. Doanh nghiệp có thể sử dụng file điện tử này cho các giao dịch và thủ tục tiếp theo một cách hợp lệ.
Chủ động theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ 24/7
Với tài khoản đăng ký trên Cổng thông tin, bạn có thể đăng nhập và kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ bất cứ lúc nào, kể cả ngoài giờ hành chính. Hệ thống sẽ gửi thông báo tự động qua email khi có bất kỳ thay đổi nào về tình trạng hồ sơ.
Cần chuẩn bị những gì TRƯỚC KHI bắt đầu quy trình online?
Để quá trình đăng ký kinh doanh online diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố tiên quyết. Tại Luật Dân Việt, với kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi khuyến nghị bạn cần hoàn tất 4 bước chuẩn bị sau:
Bước chuẩn bị 1: Lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp (Hộ kinh doanh cá thể, Công ty TNHH, DNTN…)
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, ảnh hưởng đến cấu trúc, trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ thuế của bạn trong tương lai. Các mô hình kinh doanh phổ biến bao gồm:
- Hộ kinh doanh: Phù hợp với cá nhân hoặc gia đình kinh doanh nhỏ lẻ, thủ tục đơn giản.
- Doanh nghiệp tư nhân (DNTN): Do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản.
- Công ty TNHH một thành viên: Do một tổ chức hoặc cá nhân làm chủ.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn.
- Công ty cổ phần: Có ít nhất 3 cổ đông, linh hoạt trong việc huy động vốn.
Bước chuẩn bị 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh online (Bản scan giấy tờ cá nhân, thông tin doanh nghiệp)
Tùy vào loại hình doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ pháp lý cơ bản. Hồ sơ thường bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
- Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH, công ty cổ phần).
- Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập.
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ sở hữu, các thành viên/cổ đông.
Bước chuẩn bị 3: Sở hữu chữ ký số (token USB) hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh
Đây là công cụ bắt buộc để xác thực hồ sơ khi thực hiện thủ tục pháp lý online.
- Chữ ký số công cộng (Token USB): Bạn cần mua từ các nhà cung cấp được chứng thực như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA… để ký trực tiếp lên hồ sơ điện tử.
- Tài khoản đăng ký kinh doanh: Một phương thức xác thực khác, tuy nhiên sử dụng chữ ký số vẫn phổ biến và tiện lợi hơn cho các giao dịch điện tử sau này.
Bước chuẩn bị 4: Quét (scan) hồ sơ thành file PDF rõ nét
Tất cả các giấy tờ trong bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh online phải được scan hoặc chụp ảnh rõ nét, sau đó chuyển đổi sang định dạng file PDF. Đảm bảo mỗi file có dung lượng không quá lớn để dễ dàng tải lên hệ thống.
Hướng dẫn chi tiết 5 bước đăng ký kinh doanh online A-Z cho người mới bắt đầu
Sau khi đã hoàn tất khâu chuẩn bị, bạn có thể bắt đầu quy trình đăng ký chính thức trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 1: Truy cập và tạo tài khoản trên Cổng thông tin Quốc gia (dangkykinhdoanh.gov.vn)
Đầu tiên, bạn truy cập vào địa chỉ website chính thức của Cổng thông tin. Tại đây, bạn chọn mục “Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến” và tiến hành tạo tài khoản cá nhân bằng cách cung cấp thông tin email, số điện thoại và các thông tin cá nhân cần thiết.
Bước 2: Tạo hồ sơ, nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp/hộ kinh doanh
Sau khi đăng nhập dangkykinhdoanh.gov.vn, bạn chọn mục “Tạo hồ sơ mới” và điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo biểu mẫu có sẵn, bao gồm:
- Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở.
- Mã ngành nghề kinh doanh.
- Thông tin về vốn điều lệ.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật.
- Thông tin các thành viên, cổ đông góp vốn.
Bước 3: Tải lên các văn bản, tài liệu đã chuẩn bị
Ở bước này, bạn sẽ tải lên các file PDF đã scan ở khâu chuẩn bị. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn đính kèm từng loại văn bản tương ứng với các mục đã kê khai, ví dụ: bản sao CCCD, điều lệ công ty…
Bước 4: Sử dụng ký số để xác thực và nộp hồ sơ online
Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin và tài liệu, bạn sẽ sử dụng ký số (USB Token) để ký điện tử lên hồ sơ. Thao tác này nhằm xác thực tính chính danh và hợp pháp của người nộp hồ sơ, tương đương với chữ ký tay trên bản cứng.
Bước 5: Thanh toán chi phí đăng ký kinh doanh online và nhận giấy biên nhận
Cuối cùng, bạn cần thanh toán lệ phí đăng ký. Hệ thống cho phép thanh toán trực tuyến qua tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử. Sau khi thanh toán thành công, bạn sẽ nhận được giấy biên nhận điện tử xác nhận đã nộp hồ sơ online thành công.
Theo dõi và nhận kết quả đăng ký kinh doanh
Quá trình xử lý hồ sơ sau khi nộp cũng được thực hiện hoàn toàn trực tuyến, giúp bạn chủ động và tiết kiệm thời gian.
Cách kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ trực tuyến
Bạn có thể đăng nhập vào tài khoản trên Cổng thông tin bất cứ lúc nào để kiểm tra tình trạng hồ sơ. Hệ thống sẽ hiển thị các trạng thái như “Đã tiếp nhận”, “Đang xử lý”, “Yêu cầu sửa đổi, bổ sung” hoặc “Hợp lệ”.
Xử lý khi hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung
Nếu hồ sơ có sai sót, chuyên viên của Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ gửi thông báo chi tiết qua email, nêu rõ nội dung cần sửa. Bạn chỉ cần chỉnh sửa theo yêu cầu, ký số lại và nộp lại hồ sơ đã cập nhật mà không cần phải làm lại từ đầu.
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh điện tử qua email
Khi hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận kết quả điện tử là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua email đã đăng ký. File này có giá trị pháp lý đầy đủ và bạn có thể bắt đầu các hoạt động kinh doanh ngay lập tức.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp (FAQ)
Chi phí đăng ký kinh doanh online có mất phí không? Tổng cộng hết bao nhiêu?
Đăng ký kinh doanh online có mất phí không là câu hỏi nhiều người quan tâm. Câu trả lời là có, nhưng chi phí thấp hơn so với nộp trực tiếp. Các khoản phí bao gồm:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: Hiện tại, nếu nộp hồ sơ qua mạng điện tử, bạn sẽ được miễn lệ phí này.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ.
Đây là khoản phí bắt buộc để thông tin của doanh nghiệp bạn được công khai trên Cổng thông tin Quốc gia.
Thời gian đăng ký kinh doanh online mất bao lâu?
Theo quy định, thời gian đăng ký kinh doanh online để xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, nếu hồ sơ của bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác, thời gian có thể được rút ngắn hơn.
Thủ tục đăng ký kinh doanh online cho cá nhân (hộ kinh doanh) khác gì công ty?
Về cơ bản, thủ tục đăng ký kinh doanh online cho cá nhân dưới hình thức hộ kinh doanh sẽ đơn giản hơn. Hồ sơ gọn nhẹ hơn, không yêu cầu Điều lệ công ty hay danh sách thành viên/cổ đông phức tạp. Quy trình nộp hồ sơ vẫn thực hiện qua cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố.
Đăng ký kinh doanh online có cần giấy phép con không?
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là điều kiện cần. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như nhà hàng, du lịch, sản xuất mỹ phẩm…), sau khi có giấy phép kinh doanh, bạn cần xin thêm các loại “giấy phép con” từ các cơ quan quản lý chuyên ngành.
Có thể đăng ký kinh doanh online trên app điện thoại không?
Hiện tại, quy trình đăng ký kinh doanh online chủ yếu được thực hiện trên website của Cổng thông tin Quốc gia. Mặc dù chưa có ứng dụng (app) chuyên biệt, giao diện website được thiết kế để tương thích với trình duyệt trên điện thoại, giúp bạn có thể thao tác ở một mức độ nhất định.
Checklist 5 việc quan trọng cần làm ngay sau khi đăng ký thành công
Hoàn tất việc đăng ký chỉ là bước khởi đầu. Để doanh nghiệp đi vào hoạt động hợp pháp và ổn định, bạn cần thực hiện ngay các công việc sau:
1. Khắc con dấu pháp nhân (đối với doanh nghiệp)
Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Sau khi khắc dấu, bạn không cần làm thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây.
2. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với Sở Kế hoạch & Đầu tư
Bạn cần mở một tài khoản ngân hàng mang tên công ty để thực hiện các giao dịch. Sau đó, làm thủ tục thông báo số tài khoản này với Sở Kế hoạch và Đầu tư.
3. Kê khai và nộp thuế môn bài
Doanh nghiệp mới thành lập sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên. Từ năm thứ hai trở đi, bạn phải kê khai và nộp thuế môn bài dựa trên mức vốn điều lệ đã đăng ký.
4. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định hiện hành, tất cả doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn cần liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để đăng ký và được hướng dẫn phát hành.
5. Góp vốn điều lệ đúng thời hạn cam kết
Các thành viên/cổ đông phải góp đủ số vốn điều lệ đã cam kết trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Quy trình đăng ký kinh doanh online năm 2024 đã được tối ưu để trở nên đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Bằng cách tuân thủ đúng các bước hướng dẫn trên, bạn hoàn toàn có thể tự mình hoàn tất thủ tục pháp lý đầu tiên cho sự nghiệp kinh doanh, tiết kiệm thời gian và công sức để tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của mình. Đây chính là bước đệm vững chắc cho hành trình khởi nghiệp thành công.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn hoặc cần một đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ từ A-Z để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật, hãy liên hệ ngay với Luật Dân Việt. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẵn sàng tư vấn miễn phí và đồng hành cùng bạn.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
