Bạn đang bối rối khi thực hiện định khoản khấu trừ thuế GTGT? Lo sợ những sai sót trong hạch toán có thể dẫn đến rủi ro về thuế cho doanh nghiệp? Bài viết này chính là cẩm nang toàn diện từ A-Z, cập nhật các quy định mới nhất cho năm 2025. Chúng tôi tại Luật Dân Việt sẽ hướng dẫn bạn từ nguyên tắc cơ bản, cách hạch toán chi tiết các trường hợp, đến xử lý những tình huống phức tạp, giúp bạn tự tin làm chủ nghiệp vụ kế toán quan trọng này.
Cập nhật 2025: Nguyên tắc và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào doanh nghiệp phải biết
Để thực hiện đúng việc khấu trừ thuế, trước hết, kế toán doanh nghiệp cần nắm vững các nguyên tắc và điều kiện tiên quyết được pháp luật quy định. Đây là nền tảng để mọi bút toán sau này đều hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận.
Nguyên tắc cốt lõi khi hạch toán thuế GTGT được khấu trừ theo Thông tư 200 & 133
Việc hạch toán thuế GTGT được khấu trừ phải tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc được quy định trong hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, cụ thể là Thông tư 200/2014/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp lớn) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ).
Nguyên tắc cơ bản nhất là doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Toàn bộ số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phải được theo dõi và hạch toán riêng trên Tài khoản 133.
03 Điều kiện “VÀNG” để thuế GTGT đầu vào được khấu trừ hợp lệ
Để một khoản thuế GTGT đầu vào được chấp nhận khấu trừ, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời cả 03 điều kiện sau:
- Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp: Hóa đơn phải là hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu, chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh: Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh các mặt hàng, dịch vụ chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.
Việc tuân thủ các quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ của các bút toán khấu trừ thuế.
Danh mục các trường hợp đặc biệt không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Bên cạnh các điều kiện trên, kế toán cần lưu ý một số trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, bao gồm:
- Giá trị tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô dùng vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng. Phần thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần giá trị vượt trên 1,6 tỷ sẽ không được khấu trừ.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh các mặt hàng không chịu thuế GTGT.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc hóa đơn giả.
- Hàng hóa, dịch vụ bị tổn thất, thiên tai, hỏa hoạn không được bồi thường.
Câu hỏi thuế gtgt đầu vào không được khấu trừ hạch toán thế nào sẽ được giải đáp chi tiết ở phần sau của bài viết.
Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán thuế GTGT được khấu trừ (Tài khoản 133)
Tài khoản 133 (TK 133) là “trái tim” của nghiệp vụ khấu trừ thuế. Hiểu rõ cách sử dụng tài khoản này là chìa khóa để hạch toán chính xác.
Sơ đồ chữ T và cách sử dụng Tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Tài khoản 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp.
- Bên Nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ (khi mua hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ).
- Bên Có:
- Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ (kết chuyển cuối kỳ).
- Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, được tính vào chi phí hoặc nguyên giá TSCĐ.
- Số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá.
- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại.
- Số dư bên Nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ cuối kỳ.
TK 133 có 2 tài khoản cấp 2:
- TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ.
- TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định.
Định khoản thuế GTGT được khấu trừ khi mua hàng hóa, dịch vụ trong nước
Đây là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên nhất. Cách hạch toán thuế GTGT được khấu trừ khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa hoặc dịch vụ như sau:
Nợ các TK 152, 153, 156, 242, 641, 642,… (Giá mua chưa có thuế)
Nợ TK 1331 (Số thuế GTGT được khấu trừ)
Có các TK 111, 112, 331,… (Tổng giá trị thanh toán)
Ví dụ: Công ty A mua một lô văn phòng phẩm phục vụ bộ phận quản lý, giá chưa thuế là 10.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10% là 1.000.000 VNĐ, đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Nợ TK 642: 10.000.000
Nợ TK 1331: 1.000.000
Có TK 112: 11.000.000
Định khoản thuế GTGT được khấu trừ đối với tài sản cố định
Khi doanh nghiệp mua sắm tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT, bút toán hạch toán như sau:
Nợ TK 211 (Nguyên giá TSCĐ chưa có thuế)
Nợ TK 1332 (Số thuế GTGT được khấu trừ)
Có các TK 112, 331,… (Tổng giá trị thanh toán)
Ví dụ: Doanh nghiệp B mua một máy sản xuất mới, giá chưa thuế 500.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10% là 50.000.000 VNĐ.
Nợ TK 211: 500.000.000
Nợ TK 1332: 50.000.000
Có TK 331: 550.000.000
Cách định khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ
Hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu phức tạp hơn vì liên quan đến thuế nhập khẩu và các chi phí khác. Quy trình thường gồm 2 bước:
Bước 1: Hạch toán thuế nhập khẩu và các loại thuế khác (nếu có)
Số thuế nhập khẩu sẽ được tính vào giá trị của hàng nhập khẩu.
Nợ các TK 152, 156, 211,…
Có TK 3333 (Thuế xuất, nhập khẩu)
Bước 2: Hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu
Số thuế GTGT này được xác định dựa trên giá tính thuế nhập khẩu cộng với thuế nhập khẩu.
Nợ TK 1331
Có TK 33312 (Thuế GTGT hàng nhập khẩu)
Khi nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước, kế toán ghi:
Nợ TK 3333, Nợ TK 33312
Có TK 111, 112
Việc nắm rõ cách định khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi làm thủ tục hải quan và quyết toán thuế.
Giải quyết các bài toán khó: Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ và các nghiệp vụ cuối kỳ
Ngoài các bút toán cơ bản, kế toán cần xử lý các nghiệp vụ phức tạp hơn như thuế không được khấu trừ hay các bút toán cuối kỳ.
Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ hạch toán thế nào cho đúng?
Khi thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ (ví dụ: hóa đơn trên 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt, dùng cho hoạt động phúc lợi…), số thuế này sẽ không được hạch toán vào TK 133. Thay vào đó, nó sẽ được tính vào giá trị của tài sản hoặc chi phí liên quan.
- Nếu liên quan đến tài sản: Tính vào nguyên giá TSCĐ, giá trị công cụ dụng cụ, giá gốc hàng tồn kho.
Nợ các TK 211, 153, 156,… (Bao gồm cả phần thuế GTGT không được khấu trừ)
Có các TK 111, 112, 331,… - Nếu liên quan đến chi phí: Tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Nợ các TK 641, 642,… (Bao gồm cả phần thuế GTGT không được khấu trừ)
Có các TK 111, 112, 331,…
Đây là câu trả lời trực tiếp cho vướng mắc hạch toán thuế gtgt không được khấu trừ.
Hướng dẫn bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ cuối kỳ
Vào cuối mỗi kỳ kê khai thuế (tháng hoặc quý), kế toán phải thực hiện bút toán khấu trừ giữa thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra. Đây là nghiệp vụ kết chuyển thuế gtgt được khấu trừ.
Bút toán này nhằm mục đích bù trừ số thuế GTGT đầu ra phải nộp (phản ánh trên TK 3331) với số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (phản ánh trên TK 133).
Kế toán ghi:
Nợ TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
Có TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Số tiền kết chuyển là số nhỏ hơn giữa tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh trong kỳ và tổng số thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ.
Định khoản thuế GTGT phải nộp (TK 3331) khi đầu ra lớn hơn đầu vào
Sau khi thực hiện bút toán kết chuyển, nếu số dư bên Có của TK 3331 vẫn còn, điều đó có nghĩa là thuế GTGT đầu ra lớn hơn thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Doanh nghiệp phải nộp số chênh lệch này cho nhà nước.
Khi nộp thuế, kế toán thực hiện bút toán định khoản thuế gtgt phải nộp:
Nợ TK 3331
Có TK 111, 112
Quy trình và cách định khoản hoàn thuế GTGT chi tiết
Doanh nghiệp được hoàn thuế GTGT trong một số trường hợp như: có số thuế đầu vào chưa được khấu trừ hết sau 12 tháng liên tục, hàng hóa dịch vụ xuất khẩu, dự án đầu tư mới…
Khi nhận được quyết định hoàn thuế, kế toán ghi:
Nợ TK 112
Có TK 133
Nghiệp vụ định khoản hoàn thuế GTGT này giúp doanh nghiệp ghi nhận số tiền được nhà nước trả lại, làm giảm số dư thuế GTGT còn được khấu trừ.
Tình huống thực tế và ứng dụng công nghệ trong hạch toán
Để giúp bạn hiểu rõ hơn, chúng tôi tại Luật Dân Việt sẽ đưa ra một bài tập tình huống cụ thể và hướng dẫn ứng dụng trên phần mềm kế toán phổ biến.
Bài tập định khoản có thuế GTGT (Tình huống mua sắm, chi phí có lời giải chi tiết)
Tình huống: Trong tháng 12/2025, Công ty TNHH An Phát có các nghiệp vụ sau:
- Mua một máy tính xách tay cho phòng kinh doanh, giá chưa thuế 25.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10%, thanh toán bằng chuyển khoản.
- Chi phí tiếp khách, ăn uống có hóa đơn GTGT hợp lệ, tổng thanh toán 5.500.000 VNĐ (đã bao gồm 10% VAT), thanh toán bằng tiền mặt.
Lời giải:
- Nghiệp vụ 1: Đây là CCDC, có thể phân bổ.
Nợ TK 242: 25.000.000
Nợ TK 1331: 2.500.000
Có TK 112: 27.500.000 - Nghiệp vụ 2: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 642: 5.000.000 (5.500.000 / 1.1)
Nợ TK 1331: 500.000
Có TK 111: 5.500.000
Đây là một ví dụ cơ bản về bài tập định khoản có thuế GTGT mà kế toán thường gặp.
Tối ưu hóa: Hướng dẫn thực hiện bút toán khấu trừ thuế GTGT trên phần mềm MISA
Các phần mềm kế toán như MISA đã tự động hóa rất nhiều quy trình, giúp giảm thiểu sai sót. Để thực hiện bút toán khấu trừ thuế gtgt trên MISA, bạn thường làm theo các bước sau:
- Vào phân hệ Thuế: Chọn chức năng “Khấu trừ thuế GTGT”.
- Chọn kỳ kê khai: Chọn đúng tháng hoặc quý cần thực hiện kết chuyển.
- Lấy dữ liệu: Phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu thuế GTGT đầu vào (TK 133) và đầu ra (TK 3331) từ các chứng từ đã nhập.
- Kiểm tra và cất: Sau khi kiểm tra số liệu, bạn nhấn “Cất” và phần mềm sẽ tự động sinh bút toán Nợ TK 3331 / Có TK 133.
Việc kết chuyển thuế gtgt cuối kỳ trên MISA trở nên nhanh chóng và chính xác, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức.
Việc định khoản khấu trừ thuế GTGT chính xác không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn là biện pháp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Nắm vững các điều kiện, nguyên tắc và cách hạch toán cho từng trường hợp cụ thể sẽ giúp kế toán tránh được các sai sót đáng tiếc, đảm bảo sổ sách minh bạch và đúng quy định. Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi tại Luật Dân Việt tin rằng cẩm nang 2025 này sẽ là tài liệu hữu ích cho công việc của bạn.
Bạn cần tư vấn chuyên sâu hơn về các vấn đề kế toán – thuế cho doanh nghiệp? Liên hệ ngay với Luật Dân Việt để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ!
Thông tin liên hệ:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
