Giấy đăng ký doanh nghiệp được ví như “giấy khai sinh” pháp lý, là văn bản chính thức chứng nhận sự tồn tại hợp pháp của một doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là bước khởi đầu bắt buộc và quan trọng nhất trên con đường kinh doanh. Bài viết này của Luật Dân Việt sẽ cập nhật mẫu giấy đăng ký doanh nghiệp mới nhất theo Luật Doanh nghiệp 2020, hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục cấp mới, thay đổi thông tin và cấp lại một cách nhanh chóng, chính xác, giúp bạn tự tin khởi đầu và vận hành doanh nghiệp đúng pháp luật.
Tất tần tật về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bạn cần nắm rõ
Trước khi đi sâu vào các thủ tục phức tạp, việc hiểu rõ bản chất, vai trò và nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là nền tảng cốt lõi giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì? Vai trò pháp lý?
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Enterprise Registration Certificate) là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp, ghi lại những thông tin cơ bản và quan trọng nhất về doanh nghiệp đó.
Về mặt pháp lý, giấy chứng nhận này có vai trò:
- Xác nhận tư cách pháp nhân: Đây là bằng chứng không thể chối cãi về sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp.
- Cơ sở cho mọi giao dịch: Doanh nghiệp sử dụng thông tin trên giấy chứng nhận để mở tài khoản ngân hàng, ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn, và thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế khác.
- Công cụ quản lý của Nhà nước: Thông qua mã số doanh nghiệp (cũng là mã số thuế), cơ quan nhà nước quản lý và giám sát hoạt động của doanh nghiệp.
Phân biệt Giấy đăng ký doanh nghiệp và Giấy phép kinh doanh – Hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn nhất
Rất nhiều người thường nhầm lẫn hoặc cho rằng hai loại giấy tờ này là một. Tuy nhiên, tại Luật Dân Việt, với kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi nhấn mạnh sự khác biệt cơ bản giữa chúng:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Là điều kiện cần. Nó chứng minh sự ra đời và tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp. Hầu hết mọi doanh nghiệp khi thành lập đều phải có giấy này.
- Giấy phép kinh doanh (hay Giấy phép con): Là điều kiện đủ. Nó chỉ áp dụng cho các ngành nghề kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật (ví dụ: kinh doanh dịch vụ lữ hành, sản xuất rượu, dịch vụ phòng cháy chữa cháy…). Doanh nghiệp chỉ được phép hoạt động kinh doanh ngành nghề đó sau khi được cấp Giấy phép kinh doanh.
Nói một cách đơn giản, bạn phải có “giấy khai sinh” (Giấy đăng ký doanh nghiệp) trước, sau đó mới có thể xin các giấy phép cần thiết khác để hoạt động trong một lĩnh vực cụ thể.
Nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gồm những gì?
Theo Điều 28 của Luật Doanh nghiệp 2020, nội dung trên giấy đăng ký doanh nghiệp bao gồm các thông tin cốt lõi sau:
- Tên doanh nghiệp: Tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt (nếu có).
- Địa chỉ trụ sở chính: Thông tin chi tiết để liên lạc và giao dịch.
- Thông tin về người đại diện theo pháp luật: Họ tên, chức danh, thông tin cá nhân (số CCCD/Hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp).
- Vốn điều lệ: Số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp trong một thời hạn nhất định.
- Mã số doanh nghiệp: Một dãy số duy nhất do hệ thống thông tin quốc gia cấp, đồng thời cũng là mã số thuế của doanh nghiệp.
Trọn bộ hồ sơ và thủ tục đăng ký doanh nghiệp cập nhật mới nhất
Để quá trình thành lập doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ là yếu tố quyết định.
Mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Tải về và hướng dẫn điền chi tiết)
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là văn bản quan trọng nhất trong bộ hồ sơ. Mẫu giấy này được quy định tại các phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp.
Khi điền mẫu giấy đăng ký doanh nghiệp, bạn cần chú ý điền chính xác, đầy đủ các thông tin về tên công ty, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, và thông tin của các thành viên/cổ đông sáng lập.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm những gì? (Checklist đầy đủ cho từng loại hình: TNHH, Cổ phần, DNTN)
Tùy vào loại hình doanh nghiệp bạn lựa chọn, bộ hồ sơ pháp lý sẽ có sự khác biệt. Dưới đây là checklist cơ bản:
- Đối với Công ty TNHH 1 thành viên:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu.
- Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của các thành viên.
- Đối với Công ty Cổ phần:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách cổ đông sáng lập.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của các cổ đông.
- Đối với Doanh nghiệp tư nhân:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp.
Điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?
Theo quy định, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận khi đáp ứng đủ các điều kiện cấp giấy đăng ký doanh nghiệp sau:
- Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không thuộc danh mục bị cấm đầu tư kinh doanh.
- Tên của doanh nghiệp được đặt đúng theo quy định, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
- Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ.
- Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
Quy trình 4 bước xin cấp Giấy đăng ký doanh nghiệp nhanh chóng
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn sẽ tiến hành nộp hồ sơ theo quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và các thông tin quan trọng (Tên công ty, địa chỉ, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh)
Đây là bước nền tảng. Bạn cần xác định rõ:
- Tên công ty: Kiểm tra để đảm bảo không trùng lặp trên Cổng thông tin quốc gia.
- Địa chỉ trụ sở chính: Phải là địa chỉ hợp pháp, không phải là nhà tập thể hay chung cư chỉ có chức năng để ở.
- Vốn điều lệ: Mức vốn phù hợp với quy mô và ngành nghề, chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn đã đăng ký.
- Mã ngành kinh doanh: Tra cứu và áp mã ngành cấp 4 theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Bước 2: Nộp hồ sơ ở đâu? (Hướng dẫn nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh và nộp online)
Bạn có hai lựa chọn về địa điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:
- Nộp trực tiếp: Tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Đăng ký doanh nghiệp online: Nộp hồ sơ qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Phương pháp này ngày càng được khuyến khích vì sự tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Bước 3: Thời gian cấp giấy đăng ký doanh nghiệp mất bao lâu?
Theo luật định, thời gian cấp giấy đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, cơ quan sẽ ra thông báo và nêu rõ lý do.
Bước 4: Nhận kết quả và các việc cần làm ngay sau khi có giấy phép
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần thực hiện ngay các công việc sau để chính thức đi vào hoạt động:
- Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia.
- Khắc con dấu pháp nhân (hiện nay doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng và hình thức con dấu).
- Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản với cơ quan thuế.
- Đăng ký chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế qua mạng.
- Treo biển hiệu tại trụ sở công ty.
- Hoàn tất thủ tục kê khai và nộp thuế môn bài.
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp là bao nhiêu?
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp hiện nay là 50.000 VNĐ/lần nếu nộp trực tiếp. Đặc biệt, nếu bạn thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp online, bạn sẽ được miễn lệ phí này.
Hướng dẫn thủ tục thay đổi và cấp lại Giấy đăng ký doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi thông tin hoặc làm mất giấy phép là điều có thể xảy ra.
Các trường hợp phải thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ khi có quyết định thay đổi các nội dung sau:
- Thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở chính.
- Thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Thay đổi vốn điều lệ (tăng hoặc giảm).
- Thay đổi thành viên, cổ đông góp vốn.
- Bổ sung, thay đổi ngành, nghề kinh doanh.
Thủ tục thay đổi thông tin doanh nghiệp (địa chỉ, người đại diện, vốn điều lệ…)
Quy trình thay đổi nội dung giấy đăng ký doanh nghiệp về cơ bản bao gồm các bước:
- Chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi tương ứng (theo mẫu quy định).
- Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Sau 03 ngày làm việc, nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (nếu thay đổi các nội dung trên giấy) hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục xin cấp lại Giấy phép kinh doanh khi bị mất, rách, hoặc cháy
Nếu không may làm mất, rách, hoặc hỏng Giấy chứng nhận, bạn có thể thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép kinh doanh một cách đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần nộp Giấy đề nghị cấp lại tại Phòng Đăng ký kinh doanh và nộp lệ phí theo quy định.
Tra cứu thông tin và kiểm tra tính hợp lệ của Giấy phép kinh doanh
Việc tra cứu thông tin giúp bạn kiểm tra tính xác thực của đối tác và đảm bảo thông tin doanh nghiệp mình luôn được cập nhật chính xác.
Hướng dẫn tra cứu Giấy phép kinh doanh online qua Cổng thông tin Quốc gia
Bạn có thể dễ dàng tra cứu giấy phép kinh doanh (chính xác là tra cứu thông tin doanh nghiệp) miễn phí qua các bước sau:
- Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Nhập mã số thuế hoặc tên công ty vào ô tìm kiếm.
- Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ thông tin công khai của doanh nghiệp, bao gồm tên, địa chỉ, người đại diện, tình trạng hoạt động.
Để thực hiện tra cứu giấy phép kinh doanh, bạn có thể truy cập trực tiếp vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia để có thông tin chính xác nhất.
Cách nhận biết Giấy đăng ký doanh nghiệp thật và giả
Để tránh rủi ro, bạn có thể kiểm tra tính hợp pháp của một giấy chứng nhận bằng cách:
- Quét mã QR: Các mẫu giấy chứng nhận mới đều có mã QR code, khi quét sẽ dẫn đến trang thông tin của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia.
- Đối chiếu thông tin: So sánh các thông tin trên giấy (tên, mã số, địa chỉ…) với thông tin được công bố trên Cổng thông tin quốc gia.
- Kiểm tra hình thức: Giấy thật có phôi in sắc nét, dấu đỏ và chữ ký rõ ràng.
Việc sở hữu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng, khẳng định tư cách pháp nhân và mở ra cơ hội kinh doanh. Nắm vững mẫu biểu, hồ sơ và quy trình thủ tục không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển sau này.
Bạn vẫn còn vướng mắc trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc muốn hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp? Hãy liên hệ ngay với Luật Dân Việt để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
🧾 Luật Dân Việt tư vấn cấp mới, thay đổi, sao y giấy đăng ký doanh nghiệp nhanh chóng.
