Bắt đầu hành trình khởi nghiệp 2025, giấy phép kinh doanh công ty là tấm vé thông hành pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam từ A-Z, giúp bạn nắm vững mọi điều kiện, thủ tục, chi phí và các bước cần thiết để sở hữu giấy phép một cách nhanh chóng, chính xác, tránh mọi rủi ro pháp lý không đáng có và tự tin đưa doanh nghiệp đi vào hoạt động.
“Giấy Phép Kinh Doanh” và “Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp” – Startup 2025 cần hiểu đúng
Nhiều nhà khởi nghiệp thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, dẫn đến những sai sót không đáng có trong quá trình chuẩn bị. Tại Luật Dân Việt, chúng tôi nhấn mạnh rằng việc hiểu đúng bản chất sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục chính xác hơn.
Giấy phép kinh doanh là gì? Tại sao nó là điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại hợp pháp của công ty?
Về bản chất, “Giấy phép kinh doanh” là một thuật ngữ chung. Nó có thể được hiểu là sự cho phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để một tổ chức, cá nhân được hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong đa số trường hợp, bước đầu tiên và cơ bản nhất chính là việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là văn bản pháp lý ghi nhận sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp, chứa các thông tin cốt lõi như tên, địa chỉ, vốn, người đại diện pháp luật.
Sở hữu giấy phép kinh doanh công ty là điều kiện tiên quyết, khẳng định doanh nghiệp của bạn hoạt động hợp pháp, được nhà nước bảo hộ. Nó là cơ sở để thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo pháp luật.
Phân biệt rõ ràng giữa Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các loại Giấy phép kinh doanh (giấy phép con)
Điểm khác biệt cốt lõi startup cần nắm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Là “giấy khai sinh” của công ty, cấp cho hầu hết các doanh nghiệp khi thành lập. Cơ quan cấp là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Giấy phép kinh doanh (giấy phép con): Là giấy phép bắt buộc phải có để được kinh doanh các ngành nghề có điều kiện. Ví dụ: giấy phép kinh doanh vận tải, giấy phép bán lẻ rượu, giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự… Các loại giấy phép con này sẽ do các cơ quan quản lý chuyên ngành cấp (Sở Công Thương, Sở Giao thông Vận tải,…) sau khi doanh nghiệp đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Các loại hình công ty phổ biến (TNHH, Cổ phần) và yêu cầu về giấy phép tương ứng
Dù là Công ty TNHH hay Công ty Cổ phần, quy trình xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ban đầu về cơ bản là tương tự nhau. Sự khác biệt nằm ở cấu trúc vốn, cơ cấu tổ chức và hồ sơ nội bộ (danh sách thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập).
- Giấy phép kinh doanh công ty TNHH: Phù hợp với các startup có ít thành viên, cơ cấu gọn nhẹ, dễ quản lý.
- Giấy phép kinh doanh công ty cổ phần: Phù hợp với các startup có tầm nhìn kêu gọi vốn rộng rãi từ nhiều nhà đầu tư thông qua phát hành cổ phần.
Đáp ứng các điều kiện cốt lõi để được cấp Giấy phép kinh doanh cho công ty
Để quy trình xin giấy phép kinh doanh công ty diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp của bạn cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
Điều kiện về chủ thể thành lập: Người đại diện pháp luật, thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập
Các cá nhân, tổ chức tham gia thành lập công ty không được thuộc các đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020. Người đại diện theo pháp luật, thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và cung cấp giấy tờ tùy thân hợp lệ (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
Điều kiện về tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, và mức vốn điều lệ phù hợp
- Tên công ty: Phải là duy nhất, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Tên phải bao gồm loại hình doanh nghiệp (Công ty TNHH/Công ty Cổ phần) và tên riêng.
- Địa chỉ trụ sở chính: Phải là địa chỉ có thật, nằm trên lãnh thổ Việt Nam. Không được đặt trụ sở tại nhà chung cư chỉ có chức năng để ở hoặc nhà tập thể.
- Vốn điều lệ: Là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp trong một thời hạn nhất định. Pháp luật không yêu cầu mức vốn tối thiểu đối với hầu hết các ngành nghề, tuy nhiên một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện sẽ yêu cầu mức vốn pháp định.
Điều kiện về mã ngành nghề kinh doanh theo quy định của pháp luật (bao gồm các ngành nghề kinh doanh có điều kiện)
Doanh nghiệp phải lựa chọn và đăng ký mã ngành nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành kinh tế của Việt Nam (Quyết định 27/2018/QĐ-TTg). Đặc biệt, đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng thêm các yêu cầu về vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, hoặc các loại giấy phép con trước hoặc trong quá trình hoạt động.
Hướng dẫn quy trình và thủ tục đăng ký kinh doanh công ty từ A-Z (cập nhật 2025)
Quy trình xin giấy phép kinh doanh công ty đã được đơn giản hóa khá nhiều. Dưới đây là các bước chi tiết mà Luật Dân Việt đã tổng hợp để các startup dễ dàng thực hiện.
Bước 1: Soạn thảo hồ sơ xin giấy phép kinh doanh đầy đủ và hợp lệ (Mẫu đơn, Điều lệ công ty, Danh sách thành viên/cổ đông, CCCD/Hộ chiếu)
Một bộ hồ sơ xin giấy phép kinh doanh công ty đầy đủ là yếu tố quyết định đến thời gian được cấp phép. Bạn cần chuẩn bị:
- Mẫu đơn đề nghị đăng ký thành lập công ty theo mẫu quy định.
- Điều lệ công ty: Đây là “hiến pháp” của công ty, quy định về cơ cấu tổ chức, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của các thành viên.
- Danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
- Bản sao công chứng hợp lệ CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật và các thành viên/cổ đông sáng lập là cá nhân.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (Hướng dẫn cả hình thức online và trực tiếp)
Sau khi hoàn tất hồ sơ, bạn có thể nộp theo hai cách:
- Nộp trực tiếp: Tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.
- Đăng ký kinh doanh online cho công ty: Nộp hồ sơ qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hình thức này ngày càng phổ biến vì sự tiện lợi, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
Bước 3: Thời gian xử lý và nhận kết quả Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Theo quy định, thời gian cấp giấy phép kinh doanh công ty (cụ thể là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Chi tiết các khoản chi phí làm giấy phép kinh doanh công ty (Lệ phí đăng ký, phí công bố, chi phí khắc dấu)
Tổng chi phí để hoàn tất thủ tục ban đầu không quá lớn, bao gồm:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 VNĐ/lần (nếu nộp trực tiếp) và miễn phí nếu đăng ký qua mạng.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ.
- Chi phí khắc con dấu doanh nghiệp: Khoảng 300.000 – 500.000 VNĐ.
6 việc bắt buộc phải làm ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Nhận được giấy phép kinh doanh công ty chỉ là bước khởi đầu. Để chính thức đi vào hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro phạt vi phạm hành chính, startup cần hoàn tất ngay 6 công việc quan trọng sau:
1. Khắc con dấu pháp nhân của doanh nghiệp và thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia
Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Sau khi khắc dấu, cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
2. Mở tài khoản ngân hàng cho công ty và thông báo số tài khoản với cơ quan thuế
Tài khoản ngân hàng dùng để thực hiện các giao dịch của công ty, đặc biệt là các khoản góp vốn và giao dịch trên 20 triệu đồng để được khấu trừ thuế GTGT.
3. Mua và kích hoạt chữ ký số (token) để thực hiện các giao dịch điện tử
Chữ ký số là thiết bị bắt buộc để nộp tờ khai thuế qua mạng, nộp tiền thuế điện tử, thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội và hải quan điện tử.
4. Kê khai và nộp lệ phí môn bài theo quy định
Doanh nghiệp mới thành lập sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên. Từ năm thứ hai trở đi, doanh nghiệp phải nộp tờ khai và tiền thuế môn bài dựa trên mức vốn điều lệ đã đăng ký.
5. Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử để sẵn sàng cho giao dịch
Theo quy định hiện hành, 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn cần liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để đăng ký và làm thủ tục phát hành hóa đơn với cơ quan thuế.
6. Treo biển hiệu công ty tại trụ sở đã đăng ký
Đây là việc làm bắt buộc. Biển hiệu phải có đầy đủ các thông tin: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế. Việc không treo biển có thể bị cơ quan thuế kiểm tra và xử phạt.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp khi startup tự làm giấy phép kinh doanh
Trong quá trình hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp, Luật Dân Việt đã tổng hợp lại những vướng mắc phổ biến nhất mà các startup thường gặp phải.
Ngành nghề kinh doanh có điều kiện là gì và cần xin thêm “giấy phép con” ở đâu?
Ngành nghề kinh doanh có điều kiện là những ngành nghề mà để hoạt động, doanh nghiệp không chỉ cần có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn phải đáp ứng thêm các điều kiện khác. Các điều kiện này có thể là giấy phép con, chứng chỉ hành nghề, yêu cầu về vốn pháp định… Tùy thuộc vào ngành nghề cụ thể, bạn sẽ cần liên hệ các cơ quan chuyên ngành như Sở Công Thương, Sở Y tế, Sở Giao thông vận tải… để xin các loại giấy phép con cần có.
Đăng ký kinh doanh online 100% qua mạng có khả thi không và cần lưu ý gì?
Hoàn toàn khả thi. Việc đăng ký kinh doanh online cho công ty giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, bạn cần chuẩn bị file scan của tất cả giấy tờ trong hồ sơ, có tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng để xác thực hồ sơ nộp qua mạng.
Những sai lầm phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại và cách khắc phục
- Đặt tên công ty bị trùng: Cần tra cứu kỹ tên doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia trước khi quyết định.
- Ghi địa chỉ không đúng: Địa chỉ phải rõ ràng, không sử dụng địa chỉ nhà tập thể, chung cư không có chức năng văn phòng.
- Ghi mã ngành nghề không chính xác: Cần tra cứu và áp mã ngành cấp 4 theo quy định.
- Giấy tờ tùy thân hết hạn: CCCD/Hộ chiếu của các thành viên phải còn hiệu lực.
Cách khắc phục tốt nhất là kiểm tra thật kỹ lưỡng toàn bộ thông tin trong hồ sơ đăng ký trước khi nộp.
Quy trình xin giấy phép kinh doanh công ty tuy gồm nhiều bước nhưng hoàn toàn không phức tạp nếu có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Việc tuân thủ đúng ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Đây là bước đi đầu tiên khẳng định tính chuyên nghiệp và nghiêm túc trên thương trường.
Bạn muốn hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh nhanh chóng, chính xác và không phải lo lắng về giấy tờ pháp lý? Liên hệ ngay với chúng tôi tại Luật Dân Việt để được tư vấn và sử dụng dịch vụ trọn gói, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc phát triển kinh doanh!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội & Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, bàn giao giấy phép nhanh.
