Sai sót trong việc kê khai thuế GTGT là điều khó tránh khỏi, đặc biệt là các trường hợp cần hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ. Việc hạch toán không đúng không chỉ ảnh hưởng đến sổ sách kế toán mà còn tiềm ẩn rủi ro bị phạt và truy thu từ cơ quan thuế. Bài viết này sẽ là cẩm nang toàn diện, hướng dẫn bạn từng bước hạch toán và kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào một cách chính xác, đúng luật và an toàn nhất.
Tổng quan về điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ
Trước khi đi vào chi tiết cách hạch toán, việc nắm vững các khái niệm nền tảng là vô cùng quan trọng. Điều này giúp kế toán và chủ doanh nghiệp hiểu rõ bản chất vấn đề, từ đó áp dụng đúng đắn vào thực tế.
Khấu trừ thuế GTGT là gì? Điều kiện để được khấu trừ
Khấu trừ thuế GTGT là việc doanh nghiệp được trừ số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT vào số thuế GTGT đầu ra phải nộp. Hiểu đơn giản, đây là cơ chế giúp doanh nghiệp chỉ phải nộp phần giá trị gia tăng mà mình tạo ra.
Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ các Điều kiện khấu trừ thuế GTGT sau:
- Có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
Các trường hợp phổ biến cần hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều tình huống dẫn đến việc phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã kê khai khấu trừ. Dưới đây là các trường hợp phổ biến nhất:
- Hàng bán bị trả lại: Khách hàng trả lại hàng hóa đã mua.
- Giảm giá hàng bán: Doanh nghiệp chấp nhận giảm giá cho khách hàng sau khi đã xuất hóa đơn.
- Hóa đơn viết sai: Sai sót về số lượng, đơn giá, mã số thuế, tên công ty… dẫn đến sai lệch số thuế GTGT.
- Phát hiện sai sót của các kỳ trước: Kế toán phát hiện đã kê khai khấu trừ nhầm, thừa một hóa đơn nào đó.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào không đủ điều kiện khấu trừ: Ví dụ như hàng hóa dùng cho mục đích phúc lợi, tiêu dùng nội bộ không phục vụ sản xuất kinh doanh.
Phân biệt điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT phải nộp
Đây là hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn. Cần phân biệt rõ:
- Điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Là việc giảm số thuế GTGT đã kê khai trên chỉ tiêu [25] của tờ khai thuế GTGT. Thao tác này sẽ làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau.
- Điều chỉnh giảm thuế GTGT phải nộp: Là việc giảm số thuế GTGT đầu ra (phát sinh từ việc bán hàng). Thường xảy ra khi có hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, giảm thuế đầu ra.
Bài viết này tập trung vào trường hợp đầu tiên: hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ.
Hướng dẫn hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ chi tiết theo từng trường hợp
Tùy thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót, cách hạch toán và kê khai sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng tình huống cụ thể.
Trường hợp 1: Phát hiện sai sót trong kỳ kê khai
Đây là trường hợp đơn giản nhất. Nếu bạn phát hiện sai sót (ví dụ: kê khai thừa một hóa đơn đầu vào) ngay trong kỳ tính thuế (tháng hoặc quý) và chưa nộp tờ khai thuế GTGT, bạn chỉ cần loại bỏ hóa đơn sai đó ra khỏi bảng kê mua vào và kê khai lại số liệu đúng trên tờ khai chính thức. Không cần hạch toán điều chỉnh gì đặc biệt trên sổ sách.
Trường hợp 2: Hướng dẫn điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào của năm trước (nhưng chưa đến thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán năm)
Khi phát hiện sai sót của kỳ trước (ví dụ: tháng 12/2023) tại thời điểm hiện tại (ví dụ: tháng 02/2024), khi chưa nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2023, quy trình xử lý như sau:
1. Kê khai bổ sung:
- Lập tờ khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS) cho kỳ tính thuế bị sai (tháng 12/2023).
- Trên tờ khai bổ sung, bạn điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã kê khai khấu trừ.
- Số liệu điều chỉnh này sẽ được tổng hợp và điền vào chỉ tiêu [37] “Điều chỉnh giảm thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước” trên tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại (tháng 02/2024).
2. Hạch toán kế toán:
Giả sử bạn phát hiện kê khai thừa một hóa đơn đầu vào trị giá 10.000.000 VNĐ, thuế GTGT 1.000.000 VNĐ.
- Nếu sai sót không trọng yếu, bạn có thể hạch toán điều chỉnh vào năm hiện tại:
- Nợ TK 642, 811,… (Chi phí tương ứng)
- Có TK 1331: 1.000.000 VNĐ
Trường hợp 3: Hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT sau quyết toán hoặc sau khi có kết luận của cơ quan thuế
Đây là tình huống phức tạp nhất. Việc hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT sau quyết toán hoặc theo kết luận thanh tra, kiểm tra thuế sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của các năm trước.
1. Kê khai bổ sung:
- Tương tự trường hợp 2, bạn phải lập tờ khai bổ sung cho kỳ bị sai sót.
- Số liệu điều chỉnh cũng được đưa vào chỉ tiêu [37] trên tờ khai của kỳ hiện tại.
- Nếu việc điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải tự tính và nộp tiền chậm nộp.
2. Hạch toán kế toán:
Sử dụng tài khoản 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước.
- Ghi nhận bút toán điều chỉnh:
- Nợ TK 4211: 1.000.000 VNĐ
- Có TK 1331: 1.000.000 VNĐ
- Đồng thời, việc điều chỉnh này có thể làm ảnh hưởng đến chi phí tính thuế TNDN của năm trước. Bạn cần xác định lại số thuế TNDN phải nộp và hạch toán bổ sung (nếu có).
Hạch toán điều chỉnh giảm hóa đơn đầu vào (hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán)
Khi nhà cung cấp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cho bạn do hàng mua bị trả lại hoặc được giảm giá:
- Căn cứ: Hóa đơn điều chỉnh giảm, biên bản điều chỉnh.
- Kê khai: Kê khai âm (-) giá trị hàng hóa và tiền thuế vào các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai thuế GTGT của kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
- Hạch toán kế toán (trường hợp trả lại hàng):
- Nợ TK 331 (Phải trả người bán): Giảm khoản công nợ.
- Có TK 156, 152,… (Hàng hóa, nguyên vật liệu): Ghi giảm giá trị hàng tồn kho.
- Có TK 1331: Ghi giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Ví dụ hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ trên phần mềm MISA
Hầu hết các phần mềm kế toán như MISA đều hỗ trợ nghiệp vụ này. Quy trình chung cho việc hạch toán điều chỉnh giảm thuế gtgt được khấu trừ trên MISA như sau:
- Lập chứng từ: Vào phân hệ “Thuế”, chọn “Kê khai bổ sung” hoặc vào nghiệp vụ liên quan (ví dụ “Trả lại hàng mua”).
- Khai báo thông tin: Nhập thông tin từ hóa đơn điều chỉnh, biên bản điều chỉnh. Phần mềm sẽ tự động định khoản bút toán giảm thuế GTGT.
- Lập tờ khai bổ sung: Sử dụng chức năng “Lập tờ khai bổ sung” trên MISA, chọn kỳ sai sót. Phần mềm sẽ hỗ trợ tạo file XML để nộp cho cơ quan thuế và tự động cập nhật số liệu điều chỉnh lên tờ khai của kỳ hiện tại.
Quy trình kê khai bổ sung điều chỉnh giảm thuế GTGT trên HTKK
Kê khai bổ sung trên phần mềm HTKK là nghiệp vụ bắt buộc khi phát hiện sai sót của các kỳ đã nộp tờ khai.
Hồ sơ cần chuẩn bị: Hóa đơn điều chỉnh, Mẫu biên bản điều chỉnh giảm thuế GTGT
Để việc giải trình với cơ quan thuế được thuận lợi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, bao gồm:
- Hóa đơn điều chỉnh giảm (hóa đơn điện tử).
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập (có chữ ký của hai bên). Bạn có thể tham khảo các Mẫu biên bản điều chỉnh giảm thuế GTGT theo quy định hiện hành.
- Tờ khai bổ sung Mẫu 01/KHBS và bản giải trình.
- Các tài liệu liên quan khác (hợp đồng, biên bản trả hàng,…).
Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm trên tờ khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS)
- Đăng nhập HTKK: Mở phần mềm, chọn mã số thuế của công ty.
- Chọn tờ khai: Vào mục “Thuế Giá trị gia tăng”, chọn “Tờ khai GTGT khấu trừ (01/GTGT)”.
- Chọn kỳ kê khai bổ sung: Chọn kỳ (tháng/quý và năm) có sai sót, tích vào ô “Tờ khai bổ sung”.
- Điều chỉnh số liệu: Phần mềm sẽ hiển thị tờ khai đã nộp. Bạn tìm đến chỉ tiêu bị sai (ví dụ chỉ tiêu [24] – Giá trị HHDV mua vào, chỉ tiêu [25] – Thuế GTGT HHDV mua vào) và nhập lại số liệu đúng.
- Giải trình: Chuyển sang tab “Giải trình khai bổ sung (KHBS)”, phần mềm sẽ tự động tính toán chênh lệch. Bạn cần ghi rõ lý do điều chỉnh ở phần “Lý do khác”.
Hướng dẫn điền các chỉ tiêu điều chỉnh trên tờ khai thuế GTGT (Chỉ tiêu [37] và [38])
Sau khi nộp tờ khai bổ sung, số thuế chênh lệch sẽ được theo dõi trên tờ khai của kỳ hiện tại:
- Chỉ tiêu [37] – Điều chỉnh giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước: Nếu sau khi điều chỉnh, số thuế được khấu trừ của kỳ sai sót bị giảm đi, bạn sẽ điền giá trị này vào chỉ tiêu [37] của kỳ hiện tại.
- Chỉ tiêu [38] – Điều chỉnh tăng số thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước: Ngược lại, nếu điều chỉnh làm tăng số thuế được khấu trừ, điền vào chỉ tiêu [38].
Thời hạn kê khai bổ sung thuế GTGT và cách xử lý tiền chậm nộp (nếu có)
Theo Luật Quản lý Thuế, thời hạn kê khai bổ sung thuế GTGT là trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, nhưng phải trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
Tiền chậm nộp chỉ phát sinh khi việc kê khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn. Nếu việc điều chỉnh giảm thuế khấu trừ chỉ làm giảm số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì không phát sinh tiền chậm nộp.
Những lưu ý quan trọng và câu hỏi thường gặp
Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp, Luật Dân Việt đã tổng hợp một số câu hỏi và lưu ý quan trọng mà các kế toán thường gặp phải.
Sai sót khi hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT có bị phạt không?
- Tự phát hiện và khai bổ sung: Nếu doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và nộp tờ khai bổ sung trước khi có quyết định kiểm tra của cơ quan thuế, sẽ không bị phạt vi phạm hành chính, nhưng phải nộp tiền chậm nộp (nếu có).
- Cơ quan thuế phát hiện: Nếu sai sót bị phát hiện qua thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính (20% trên số thuế khai thiếu) và tính tiền chậm nộp.
Điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì hạch toán thế nào?
Đối với thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ (ví dụ: hóa đơn quá 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt), kế toán sẽ hạch toán thuế gtgt không được khấu trừ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hoặc tính vào nguyên giá của tài sản cố định.
- Nợ TK 642, 211, 154,…
- Có TK 111, 112, 331,…
Có cần nộp lại Báo cáo tài chính khi điều chỉnh thuế GTGT của năm trước không?
- Sai sót không trọng yếu: Nếu sai sót được coi là không trọng yếu, doanh nghiệp không cần lập lại và nộp lại Báo cáo tài chính. Việc điều chỉnh được thực hiện phi hồi tố và ghi nhận vào sổ kế toán của năm phát hiện sai sót.
- Sai sót trọng yếu: Nếu sai sót là trọng yếu, ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính và kết quả kinh doanh, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố, lập lại Báo cáo tài chính và nộp lại cho các cơ quan liên quan.
Việc hạch toán và kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ đúng quy định của Luật Quản lý Thuế. Nắm vững các nguyên tắc, quy trình và cách xử lý cho từng trường hợp cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán, tối ưu hóa chi phí và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong các kỳ thanh tra, quyết toán thuế sau này.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu về các vấn đề kế toán – thuế phức tạp, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tại Luật Dân Việt để được tư vấn và giải đáp kịp thời!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
