Bạn đang bối rối trước hàng loạt giấy tờ và thủ tục phức tạp khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty cổ phần? Bài viết này là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết từ A-Z các thành phần hồ sơ, quy trình và chi phí theo Luật Doanh nghiệp 2020 mới nhất. Hãy cùng chúng tôi khám phá cách hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm, tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp bạn.
Trọn bộ hồ sơ thành lập công ty cổ phần cập nhật mới nhất
Để quá trình đăng ký kinh doanh diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố tiên quyết. Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, một bộ hồ sơ thành lập công ty cổ phần hoàn chỉnh sẽ bao gồm các giấy tờ sau:
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Đây là văn bản pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất, thể hiện ý chí thành lập doanh nghiệp của các cổ đông sáng lập. Mẫu Giấy đề nghị được quy định tại Phụ lục I-4 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Nội dung trong giấy đề nghị phải được kê khai đầy đủ, trung thực và chính xác, bao gồm các thông tin cơ bản như: Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin về cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật.
2. Điều lệ công ty: “Hiến pháp” của doanh nghiệp
Điều lệ công ty được ví như “bản hiến pháp” nội bộ, là khung pháp lý cao nhất điều chỉnh mọi hoạt động của công ty. Một bản điều lệ chi tiết, rõ ràng sẽ là nền tảng để giải quyết các tranh chấp nội bộ và đảm bảo quyền lợi cho các cổ đông.
Nội dung chính của điều lệ công ty phải tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:
- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty.
- Ngành, nghề kinh doanh.
- Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá mỗi loại.
- Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của cổ đông sáng lập.
- Quyền và nghĩa vụ của cổ đông.
- Cơ cấu tổ chức quản lý.
- Thông tin về người đại diện theo pháp luật.
- Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ.
3. Danh sách cổ đông sáng lập (và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài nếu có)
Đây là tài liệu bắt buộc, liệt kê chi tiết thông tin của những người cùng nhau sáng lập công ty. Danh sách cổ đông sáng lập phải có đầy đủ các thông tin theo mẫu quy định, bao gồm:
- Họ tên, chữ ký, thông tin cá nhân (số CCCD/CMND/Hộ chiếu).
- Số lượng cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá, tổng giá trị cổ phần đã góp hoặc cam kết góp của mỗi cổ đông.
Đối với trường hợp có cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, cần có thêm danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài với các thông tin tương tự.
4. Bản sao hợp lệ các giấy tờ pháp lý của cổ đông và người đại diện
Hồ sơ cần đính kèm bản sao công chứng, chứng thực hoặc bản sao có ký xác nhận của các giấy tờ pháp lý cá nhân và tổ chức:
- Đối với cá nhân: Căn cước công dân (CCCD), Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
- Đối với tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương, kèm theo giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp.
5. Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có)
Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ, cần phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ thực hiện thủ tục. Giấy ủy quyền phải nêu rõ phạm vi ủy quyền và có chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền, kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý của người nhận ủy quyền.
Điều kiện và những lợi ích vượt trội khi lựa chọn mô hình công ty cổ phần
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, việc nắm rõ các điều kiện thành lập và hiểu được lợi ích của mô hình này là vô cùng quan trọng. Đây là bước giúp bạn xác định công ty cổ phần có phải là lựa chọn phù hợp với định hướng phát triển của mình hay không.
Điều kiện thành lập công ty cổ phần bạn cần biết
Để thành lập công ty cổ phần, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản theo quy định của pháp luật hiện hành.
Về số lượng cổ đông tối thiểu và cơ cấu tổ chức
Một trong những điều kiện tiên quyết là phải có số lượng cổ đông tối thiểu công ty cổ phần là 03 và không giới hạn số lượng tối đa. Các cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Đây là đặc điểm giúp công ty cổ phần dễ dàng mở rộng quy mô và thu hút thêm các nhà đầu tư.
Về vốn điều lệ và thời hạn góp vốn
Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu, trừ các ngành nghề kinh doanh có điều kiện về vốn pháp định. Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Các cổ đông sáng lập phải đăng ký mua ít nhất 20% tổng số cổ phần phổ thông được quyền chào bán và phải thanh toán đủ trong thời hạn góp vốn là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Về tên công ty, địa chỉ trụ sở và ngành nghề kinh doanh
- Tên công ty: Phải là duy nhất, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc.
- Địa chỉ trụ sở công ty cổ phần: Phải rõ ràng, xác định và không được là nhà chung cư, nhà tập thể (trừ trường hợp có chức năng văn phòng).
- Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp được tự do kinh doanh các ngành nghề mà pháp luật không cấm. Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định.
Tại sao công ty cổ phần là lựa chọn tối ưu để huy động vốn và phát triển?
Mô hình công ty cổ phần mang lại nhiều lợi ích khi thành lập công ty cổ phần mà các loại hình khác khó có được:
- Khả năng huy động vốn (Huy động vốn) linh hoạt: Đây là ưu điểm lớn nhất. Công ty có thể phát hành cổ phiếu, trái phiếu để thu hút vốn từ công chúng và các nhà đầu tư một cách dễ dàng.
- Trách nhiệm hữu hạn: Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp.
- Chuyển nhượng vốn dễ dàng: Việc chuyển nhượng cổ phần tương đối tự do, tạo tính thanh khoản cao cho các nhà đầu tư.
- Cơ cấu tổ chức chuyên nghiệp: Với Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc/Tổng giám đốc, cơ cấu quản lý chặt chẽ, minh bạch.
Hướng dẫn quy trình 5 bước nộp hồ sơ thành lập công ty cổ phần từ A-Z
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, quy trình thành lập công ty cổ phần sẽ được thực hiện qua các bước sau. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp, Luật Dân Việt khuyến nghị bạn nên tuân thủ chặt chẽ các bước để tránh sai sót.
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết
Trước khi soạn thảo hồ sơ, bạn cần thống nhất các thông tin cốt lõi:
- Lựa chọn tên công ty (kiểm tra trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp).
- Xác định địa chỉ trụ sở chính.
- Xác định các ngành nghề kinh doanh dự kiến.
- Xác định mức vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn của từng cổ đông.
- Chọn người đại diện theo pháp luật.
- Thu thập bản sao giấy tờ pháp lý của tất cả các cổ đông.
Bước 2: Soạn thảo và hoàn thiện bộ hồ sơ theo mẫu chuẩn
Dựa trên các thông tin đã chuẩn bị, tiến hành soạn thảo các văn bản trong bộ hồ sơ đăng ký như Giấy đề nghị, Điều lệ công ty, Danh sách cổ đông. Cần đảm bảo tất cả thông tin chính xác và các biểu mẫu được sử dụng là phiên bản mới nhất.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (Trực tiếp & Online)
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ tại cơ quan nộp là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở:
- Nộp trực tiếp: Người đại diện hoặc người được ủy quyền mang hồ sơ giấy đến nộp tại bộ phận một cửa.
- Nộp online: Sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng để nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc thành lập công ty cổ phần online ngày càng được khuyến khích vì tính tiện lợi và nhanh chóng.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trong thời gian hoàn tất thành lập công ty cổ phần khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ ra thông báo bằng văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Bước 5: Thực hiện các thủ tục sau khi có giấy phép
Nhận được giấy phép chỉ là bước khởi đầu. Doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện các thủ tục sau thành lập để chính thức đi vào hoạt động hợp pháp.
Chi phí thành lập và những việc quan trọng cần làm ngay sau khi có giấy phép
Hoàn tất hồ sơ thành lập công ty cổ phần và nhận giấy phép là một cột mốc quan trọng. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều việc cần làm và các khoản chi phí cần dự trù.
Chi tiết các khoản chi phí thành lập công ty cổ phần
Tổng chi phí thành lập công ty cổ phần bao gồm các khoản phí và lệ phí nhà nước, cùng các chi phí dịch vụ ban đầu:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ (nếu nộp trực tiếp), miễn phí (nếu nộp online).
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ.
- Chi phí khắc dấu tròn công ty: Khoảng 250.000 – 450.000 VNĐ.
- Chi phí mua chữ ký số (Token): Khoảng 1.300.000 – 1.800.000 VNĐ/năm.
- Phí mở tài khoản ngân hàng và nộp thông báo: Thường được miễn phí.
- Chi phí làm biển hiệu công ty: Khoảng 200.000 – 500.000 VNĐ.
- Lệ phí môn bài: Tùy thuộc vào vốn điều lệ (dưới 10 tỷ: 2 triệu/năm; từ 10 tỷ trở lên: 3 triệu/năm). Doanh nghiệp thành lập trong 6 tháng cuối năm nộp 1/2 mức trên.
Checklist 7 việc bắt buộc phải làm sau khi thành lập công ty
Đây là danh sách những việc cần làm sau khi thành lập công ty cổ phần mà bạn không thể bỏ qua:
- Khắc dấu pháp nhân và công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.
- Treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính.
- Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản với cơ quan thuế.
- Mua chữ ký số (Token) để thực hiện nộp thuế điện tử và các giao dịch online.
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài đúng hạn.
- Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử để sẵn sàng cho việc xuất hóa đơn.
- Góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn 90 ngày.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ
Trong quá trình tư vấn tại Luật Dân Việt, chúng tôi thường nhận được một số câu hỏi phổ biến từ các nhà đầu tư và startup.
Thời gian hoàn tất thành lập công ty cổ phần mất bao lâu?
Thông thường, tổng thời gian từ lúc nộp hồ sơ hợp lệ đến khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc. Tuy nhiên, nếu tính cả thời gian chuẩn bị hồ sơ và hoàn tất các thủ tục sau thành lập, toàn bộ quá trình có thể mất từ 5-7 ngày làm việc.
Có thể đăng ký thành lập công ty cổ phần online được không?
Hoàn toàn có thể. Hình thức đăng ký online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đang được nhà nước khuyến khích. Bạn cần có tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng để thực hiện. Quy trình này giúp tiết kiệm thời gian đi lại và được miễn lệ phí đăng ký.
Những sai sót phổ biến cần tránh khi soạn thảo hồ sơ là gì?
Một số sai sót thường gặp có thể khiến hồ sơ bị trả lại bao gồm:
- Kê khai thông tin không chính xác: Sai địa chỉ, số CCCD/CMND, tên cổ đông.
- Đặt tên công ty bị trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn.
- Đăng ký ngành nghề kinh doanh không đúng mã ngành theo quy định.
- Điều lệ công ty sơ sài, thiếu các nội dung bắt buộc hoặc mâu thuẫn với luật.
- Chữ ký trong hồ sơ không thống nhất.
Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ thành lập công ty cổ phần đầy đủ và chính xác là bước đệm vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp. Nắm vững các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Hãy khởi đầu hành trình kinh doanh của bạn một cách chuyên nghiệp ngay từ bước đầu tiên.
Bạn cần một đối tác tin cậy để xử lý hồ sơ thành lập công ty cổ phần nhanh chóng và chuyên nghiệp? Liên hệ ngay với chúng tôi tại Luật Dân Việt qua Hotline 0858.111.929 hoặc đến trực tiếp văn phòng tại 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội để được hỗ trợ miễn phí và nhận báo giá dịch vụ trọn gói!
📑 Luật Dân Việt – hỗ trợ thành lập công ty cổ phần trọn gói, ra giấy phép nhanh.
