Hoàn thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: Điều kiện & Thủ tục Mới Nhất 2025

Nội dung chính

Doanh nghiệp của bạn đang xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ và có số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ trên 300 triệu đồng? Việc nắm rõ quy trình hoàn thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu là yếu tố then chốt để tối ưu hóa dòng tiền và đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, cung cấp toàn bộ thông tin cập nhật nhất năm 2025 về điều kiện, hồ sơ và quy trình thực hiện. Nắm vững các quy định mới, đặc biệt là các điểm thay đổi theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, để tối ưu hóa dòng tiền và tránh những sai sót đáng tiếc khiến hồ sơ bị từ chối.

Cập nhật mới nhất 2025: Ai đủ điều kiện được hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu?

Theo quy định hiện hành của Luật thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn, đối tượng được hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu là cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Cụ thể, nếu doanh nghiệp có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (bao gồm cả trường hợp xuất khẩu vào khu phi thuế quan) và có số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên thì sẽ được xem xét hoàn thuế theo tháng hoặc theo quý.

Việc này áp dụng cho các doanh nghiệp xuất khẩu trực tiếp, ủy thác xuất khẩu, gia công xuất khẩu và các hình thức đặc thù khác. Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp tại Luật Dân Việt, chúng tôi nhận thấy việc đáp ứng đủ điều kiện là bước đầu tiên và quan trọng nhất quyết định sự thành công của hồ sơ.

5 Điều kiện tiên quyết doanh nghiệp phải đáp ứng để được hoàn thuế

Để đảm bảo hồ sơ hoàn thuế GTGT xuất khẩu được chấp thuận, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ 5 điều kiện cốt lõi sau đây:

Là cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Doanh nghiệp phải đang hoạt động và đã đăng ký nộp thuế theo phương pháp này.
Có hợp đồng bán hàng hoặc gia công hàng hóa xuất khẩu: Hợp đồng phải ghi rõ các điều khoản về hàng hóa, số lượng, giá trị và phương thức thanh toán.
Có tờ khai hải quan đối với hàng hóa đã xuất khẩu: Đây là chứng từ bắt buộc chứng minh hàng hóa đã thực tế xuất khẩu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.
Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải được thanh toán qua kênh ngân hàng theo quy định của pháp luật. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch của giao dịch.
Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải chịu thuế suất 0%: Theo quy định, hàng hóa dịch vụ xuất khẩu thuộc đối tượng áp dụng thuế suất GTGT 0%.

Việc thiếu một trong các điều kiện trên có thể dẫn đến việc hồ sơ bị cơ quan thuế từ chối. Do đó, bộ phận kế toán thuế cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp.

Các trường hợp xuất khẩu đặc thù được hoàn thuế: Ủy thác, gia công, xuất tại chỗ

Ngoài xuất khẩu trực tiếp, pháp luật cũng quy định rõ về việc hoàn thuế cho các trường hợp đặc thù, giúp các doanh nghiệp linh hoạt trong mô hình kinh doanh.

Xuất khẩu ủy thác: Doanh nghiệp có hàng hóa ủy thác cho bên thứ ba xuất khẩu vẫn được hoàn thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện và có hợp đồng ủy thác, biên bản thanh lý hợp đồng và các chứng từ liên quan.
Gia công chuyển tiếp: Trường hợp doanh nghiệp gia công hàng hóa cho đối tác nước ngoài rồi giao hàng cho một doanh nghiệp khác tại Việt Nam theo chỉ định của bên nước ngoài cũng được xem là hoạt động xuất khẩu và được hoàn thuế.
Xuất khẩu tại chỗ: Hàng hóa được doanh nghiệp Việt Nam bán cho thương nhân nước ngoài nhưng giao hàng tại Việt Nam cho một đơn vị khác theo chỉ định cũng thuộc diện được hoàn thuế, miễn là có đủ chứng từ hoàn thuế xuất khẩu hợp lệ như tờ khai hải quan tại chỗ.

Phân biệt rõ: Trường hợp nào không được hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu?

Không phải mọi hoạt động xuất khẩu đều được hoàn thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp không được hoàn thuế để tránh mất thời gian và công sức:

Hàng hóa nhập khẩu sau đó xuất khẩu mà không qua chế biến, sản xuất tại Việt Nam (kinh doanh tạm nhập, tái xuất).
Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu không thực hiện tại địa bàn hoạt động hải quan theo quy định của Luật Hải quan.
Giao dịch không có đủ chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc chứng từ không hợp lệ.
Doanh nghiệp có số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết dưới 300 triệu đồng.
Doanh nghiệp đang trong giai đoạn kiểm tra, thanh tra thuế và có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế.

Quy trình 4 bước hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu năm 2025 (Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP)

Quy trình hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu năm 2025 được thực hiện chặt chẽ qua 4 bước. Việc tuân thủ đúng trình tự sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng khả năng thành công.

Bước 1: Chuẩn bị và hoàn thiện bộ hồ sơ hoàn thuế GTGT

Đây là bước nền tảng quyết định đến 80% sự thành công. Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu đầy đủ và chính xác theo quy định. Các chứng từ phải nhất quán về thông tin, số liệu và đảm bảo tính pháp lý. Tại Luật Dân Việt, chúng tôi luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc rà soát kỹ lưỡng từng tài liệu trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Nộp hồ sơ và tiếp nhận thông báo từ cơ quan Thuế

Doanh nghiệp nộp hồ sơ hoàn thuế điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau khi nộp, hệ thống sẽ tự động gửi Thông báo tiếp nhận hồ sơ (Mẫu số 01/TB-HT). Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận hồ sơ (Mẫu số 02/TB-HT) hoặc Thông báo về việc hồ sơ không đúng thủ tục (Mẫu số 03/TB-HT) nếu cần bổ sung.

Bước 3: Giải trình, bổ sung khi có yêu cầu (Nếu có) và theo dõi tiến trình

Trong quá trình thẩm định, nếu cơ quan thuế có nghi vấn hoặc cần làm rõ thông tin, họ sẽ gửi yêu cầu giải trình, bổ sung tài liệu. Doanh nghiệp cần phản hồi kịp thời và chính xác. Đây là giai đoạn cần sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán và ban lãnh đạo. Việc theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ trên hệ thống điện tử cũng rất quan trọng.

Bước 4: Nhận quyết định hoàn thuế và tiền hoàn thuế

Sau khi thẩm định, cơ quan thuế sẽ ban hành Quyết định hoàn thuế hoặc Quyết định hoàn thuế kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước. Dựa trên quyết định này, Kho bạc Nhà nước sẽ thực hiện chi trả tiền hoàn thuế cho doanh nghiệp. Đây là kết quả cuối cùng của cả một quá trình nỗ lực.

Trọn bộ hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị để được hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu

Chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ là yếu-tố-sống-còn. Một bộ hồ sơ chuẩn bao gồm các loại giấy tờ sau:

Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu Ngân sách Nhà nước (Mẫu 01/ĐNHT)

Đây là văn bản pháp lý chính thức mà doanh nghiệp gửi đến cơ quan thuế để yêu cầu hoàn thuế. Mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp cần điền đầy đủ, chính xác các thông tin, đặc biệt là số tiền đề nghị hoàn.

Chứng từ bắt buộc: Hợp đồng, tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại

Hợp đồng bán hàng hóa, dịch vụ: Là cơ sở pháp lý cho giao dịch xuất khẩu.
Tờ khai hải quan: Phải là tờ khai đã được thông quan, xác nhận hàng hóa đã thực xuất.
Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn thương mại: Phải được lập theo đúng quy định, thể hiện rõ thông tin hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị.

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng và các lưu ý quan trọng

Đây là nhóm chứng từ thường xảy ra sai sót nhất. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ là giấy báo Có của ngân hàng bên bán, chứng minh tiền đã được chuyển từ phía nhà nhập khẩu.

Lưu ý:

Ngày thanh toán phải xảy ra sau ngày các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn được ký kết.
Trường hợp thanh toán bù trừ, thanh toán qua bên thứ ba cần có văn bản thỏa thuận rõ ràng và hợp lệ theo quy định của ngân hàng nhà nước.

Các giấy tờ khác tùy theo trường hợp xuất khẩu cụ thể

Đối với xuất khẩu ủy thác: Cần có hợp đồng ủy thác, hóa đơn GTGT do bên nhận ủy thác xuất cho bên ủy thác, biên bản thanh lý hợp đồng.
Đối với gia công chuyển tiếp hoặc xuất khẩu tại chỗ: Cần có tờ khai hải quan tại chỗ, hợp đồng và các chứng từ chỉ định giao hàng của đối tác nước ngoài.
Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (Mẫu 01-1/HT).

Giải đáp các vướng mắc thường gặp khi làm thủ tục hoàn thuế GTGT

Trong quá trình tư vấn cho các doanh nghiệp xuất khẩu, Luật Dân Việt đã tổng hợp lại một số câu hỏi và vướng mắc phổ biến nhất.

Hàng hóa nhập khẩu sau đó xuất khẩu có được hoàn thuế GTGT không?

Câu trả lời là không. Theo quy định tại Khoản 6 Điều 1 Thông tư 130/2016/TT-BTC, hàng hóa nhập khẩu rồi xuất khẩu (không qua chế biến, sản xuất thành sản phẩm khác) không thuộc đối tượng được hoàn thuế GTGT của hàng xuất khẩu. Đây là một lưu ý quan trọng cho các doanh nghiệp thương mại.

Cách tính chính xác số thuế GTGT hàng xuất khẩu được hoàn

Số thuế GTGT đầu vào được hoàn cho hàng xuất khẩu được tính dựa trên tỷ lệ doanh thu xuất khẩu trên tổng doanh thu hàng hóa, dịch vụ của kỳ hoàn thuế.

Công thức cơ bản:

Số thuế GTGT đầu vào được hoàn = (Tổng số thuế GTGT đầu vào dùng chung) x (Doanh thu hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu / Tổng doanh thu hàng hóa, dịch vụ)

Lưu ý: Doanh nghiệp phải hạch toán riêng được thuế GTGT đầu vào sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu. Nếu không hạch toán riêng được thì mới áp dụng phương pháp phân bổ trên.

Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế là bao lâu?

Thời hạn hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu được quy định rõ tại Luật Quản lý thuế:

Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau: Tối đa 06 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế có thông báo chấp nhận hồ sơ.
Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau: Tối đa 40 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế có thông báo chấp nhận hồ sơ.

Việc phân loại hồ sơ thuộc diện nào (hoàn trước hay kiểm tra trước) phụ thuộc vào lịch sử chấp hành pháp luật thuế của doanh nghiệp.

Những sai lầm phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối và cách khắc phục

Sai sót thông tin trên chứng từ: Tên hàng, số lượng, giá trị trên hợp đồng, hóa đơn và tờ khai hải quan không khớp nhau.
Chứng từ thanh toán không hợp lệ: Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua tài khoản cá nhân, chứng từ không rõ ràng.
Kê khai sai số thuế đề nghị hoàn: Tính toán sai lệch số thuế đầu vào được phân bổ cho hàng xuất khẩu.
Nộp thiếu hồ sơ: Thiếu các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu cho từng trường hợp cụ thể.

Cách khắc phục: Xây dựng một quy trình kiểm tra chéo nội bộ trước khi nộp hồ sơ. Bộ phận kế toán thuế cần rà soát kỹ từng chi tiết, đối chiếu thông tin giữa các chứng từ. Nếu không chắc chắn, việc tham vấn ý kiến từ các chuyên gia là điều cần thiết.

Hoàn thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu là quyền lợi chính đáng giúp doanh nghiệp tăng cường sức mạnh tài chính. Việc nắm rõ các điều kiện, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định mới nhất năm 2025 và tuân thủ đúng quy trình là chìa khóa để quá trình hoàn thuế diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Hãy chủ động cập nhật các quy định pháp lý, đặc biệt là các văn bản mới như Nghị định 181/2025/NĐ-CP, để đảm bảo tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp của mình và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết về hồ sơ hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục hoàn thuế GTGT, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia pháp lý và kế toán của chúng tôi tại Luật Dân Việt để được hỗ trợ chuyên sâu và hiệu quả nhất!

Thông tin liên hệ Luật Dân Việt: