Hoàn thuế GTGT 2025: Hướng dẫn chi tiết thủ tục, hồ sơ từ A-Z

Nội dung chính

Hướng dẫn hoàn thuế GTGT 2025 cập nhật nhất, là giải pháp cho doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc về dòng tiền theo quy định mới. Việc nắm bắt chính xác các quy định không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi chính đáng mà còn tối ưu hóa nguồn vốn kinh doanh. Bài viết này sẽ chỉ rõ các trường hợp được hoàn thuế, điều kiện, hồ sơ và quy trình chi tiết từ A-Z, giúp bạn nhận lại tiền thuế nhanh chóng, hợp pháp và tránh các sai sót thường gặp, đặc biệt là các quy định quan trọng có hiệu lực từ 01/7/2025.

Cập nhật các trường hợp được hoàn thuế GTGT năm 2025

Theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, các trường hợp được hoàn thuế GTGT đã được quy định rõ ràng và chi tiết hơn. Việc nắm vững những trường hợp này là bước đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp có thể thực hiện đúng thủ tục và nhận lại khoản thuế của mình.

Hoàn thuế GTGT cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu

Đây là trường hợp hoàn thuế phổ biến nhất. Cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu trong tháng hoặc quý, nếu có số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết từ 300 triệu đồng trở lên thì sẽ được hoàn thuế. Số thuế được hoàn không vượt quá doanh thu hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu nhân với thuế suất 10%.

Doanh nghiệp cần hạch toán riêng số thuế GTGT đầu vào sử dụng cho hoạt động xuất khẩu. Nếu không hạch toán riêng được, số thuế đầu vào sẽ được xác định theo tỷ lệ giữa doanh thu xuất khẩu trên tổng doanh thu hàng hóa, dịch vụ.

Hoàn thuế GTGT đối với dự án đầu tư mới

Doanh nghiệp đang hoạt động và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ có dự án đầu tư mới, nếu có số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ phục vụ dự án mà chưa được khấu trừ hết và có số thuế còn lại từ 300 triệu đồng trở lên thì được hoàn thuế.

Cần lưu ý, dự án đầu tư phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về đầu tư. Một số trường hợp dự án đầu tư sẽ không được hoàn thuế, ví dụ như dự án của cơ sở kinh doanh không góp đủ vốn điều lệ, hoặc dự án khai thác tài nguyên, khoáng sản.

Hoàn thuế khi doanh nghiệp giải thể, phá sản, hoặc chuyển đổi sở hữu

Khi một doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ tiến hành giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi sở hữu, nếu có số thuế GTGT nộp thừa hoặc số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết, doanh nghiệp sẽ được hoàn lại số thuế đó. Đây là quy định nhằm bảo vệ quyền lợi tài chính của doanh nghiệp trước khi chấm dứt tư cách pháp lý.

Hoàn thuế cho các chương trình, dự án sử dụng vốn ODA không hoàn lại

Các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) không hoàn lại hoặc viện trợ không hoàn lại, viện trợ nhân đạo sẽ được hoàn lại số thuế GTGT đã trả cho hàng hóa, dịch vụ mua tại Việt Nam để phục vụ chương trình, dự án.

Các trường hợp đặc thù khác theo quy định mới

Ngoài các trường hợp trên, Luật Thuế GTGT 2025 còn quy định một số trường hợp hoàn thuế đặc thù khác, bao gồm:

Đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao theo quy định của pháp luật.
Hoàn thuế đối với hàng hóa mua tại Việt Nam mang theo khi xuất cảnh.
Hoàn thuế theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền và theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Phân biệt khấu trừ thuế và hoàn thuế GTGT – Doanh nghiệp cần biết

Trong quá trình quản lý tài chính, kế toán viên và chủ doanh nghiệp thường xuyên làm việc với hai khái niệm: khấu trừ thuế và hoàn thuế GTGT. Mặc dù có liên quan đến nhau, đây là hai cơ chế hoàn toàn khác biệt về bản chất và điều kiện áp dụng.

Khấu trừ thuế GTGT là gì?

Khấu trừ thuế GTGT là phương pháp mà doanh nghiệp dùng số thuế GTGT đầu vào (đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ) để cấn trừ vào số thuế GTGT đầu ra (thu của khách hàng khi bán sản phẩm, dịch vụ). Phần chênh lệch còn lại sau khi bù trừ sẽ là số thuế phải nộp hoặc số thuế được chuyển sang kỳ sau để khấu trừ tiếp. Đây là hoạt động thường xuyên, diễn ra hàng tháng hoặc hàng quý.

Hoàn thuế GTGT là gì?

Hoàn thuế GTGT là việc ngân sách nhà nước trả lại cho doanh nghiệp số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết, khi doanh nghiệp thuộc các trường hợp đặc biệt do pháp luật quy định (như xuất khẩu, dự án đầu tư). Thay vì chuyển sang kỳ sau để khấu trừ tiếp, doanh nghiệp sẽ nhận lại một khoản tiền mặt, giúp cải thiện dòng tiền.

Khi nào doanh nghiệp được khấu trừ và khi nào nên làm thủ tục hoàn thuế?

Khấu trừ thuế là nghĩa vụ và quyền lợi cơ bản của mọi doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, được thực hiện định kỳ.

Doanh nghiệp chỉ nên làm thủ tục hoàn thuế GTGT khi đáp ứng đủ các điều kiện của một trong các trường hợp được hoàn thuế đã nêu ở trên. Quyết định hoàn thuế thường được cân nhắc khi số thuế đầu vào chưa khấu trừ hết là một con số lớn (từ 300 triệu đồng trở lên) và doanh nghiệp đang cần vốn lưu động để tái đầu tư, sản xuất kinh doanh.

Hướng dẫn chi tiết quy trình và hồ sơ hoàn thuế GTGT từ A-Z

Quy trình hoàn thuế GTGT đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Tại Luật Dân Việt, với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, chúng tôi đã tổng hợp quy trình này thành 4 bước rõ ràng để bạn dễ dàng thực hiện.

Bước 1: Kiểm tra và đáp ứng các điều kiện hoàn thuế GTGT mới nhất

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp phải tự rà soát để đảm bảo mình thỏa mãn đầy đủ các điều kiện hoàn thuế GTGT chung. Cụ thể:

Phương pháp nộp thuế: Là cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Pháp lý: Đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các giấy phép tương đương.
Sổ sách kế toán: Lập và lưu giữ sổ sách, chứng từ kế toán theo đúng quy định.
Tài khoản ngân hàng: Có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng được đăng ký theo mã số thuế của doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ đề nghị hoàn thuế đầy đủ, chi tiết

Một bộ hồ sơ hoàn thuế đầy đủ và chính xác là yếu tố then chốt quyết định thời gian xử lý nhanh hay chậm. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ cơ bản bao gồm:

Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (Mẫu số 01/HT) ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Đây là tài liệu bắt buộc cho mọi trường hợp.

Tùy thuộc vào từng trường hợp hoàn thuế cụ thể, doanh nghiệp cần bổ sung các tài liệu liên quan:

Đối với hoàn thuế dự án đầu tư: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy phép xây dựng, chứng từ góp vốn điều lệ…
Đối với hoàn thuế hàng xuất khẩu: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào (Mẫu 01-1/HT), danh sách tờ khai hải quan đã thông quan (Mẫu 01-2/HT), hợp đồng xuất khẩu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Bước 3: Quy trình nộp hồ sơ hoàn thuế qua mạng (Cổng thông tin của Tổng cục Thuế)

Hiện nay, việc nộp hồ sơ hoàn thuế chủ yếu được thực hiện qua mạng để đảm bảo tính minh bạch và nhanh chóng.

Đăng nhập: Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) bằng tài khoản của doanh nghiệp.
Kê khai trực tuyến: Chọn mục “Hoàn thuế”, sau đó chọn “Kê khai trực tuyến” và điền đầy đủ thông tin vào Giấy đề nghị hoàn thuế (Mẫu 01/HT).
Đính kèm tài liệu: Scan các tài liệu liên quan đã chuẩn bị ở Bước 2 và đính kèm vào hồ sơ điện tử.
Ký và nộp hồ sơ: Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký điện tử và nộp hồ sơ. Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ.

Bước 4: Cơ quan thuế tiếp nhận, xử lý và ra quyết định hoàn thuế

Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan thuế sẽ tiến hành phân loại và xử lý:

Phân loại hồ sơ: Hồ sơ sẽ được phân vào hai diện: “hoàn trước, kiểm tra sau” hoặc “kiểm tra trước, hoàn sau”, tùy thuộc vào mức độ rủi ro của doanh nghiệp.
Xử lý và ra quyết định: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo chấp nhận hồ sơ và sau đó là Quyết định hoàn thuế. Kho bạc Nhà nước sẽ chuyển tiền vào tài khoản của doanh nghiệp dựa trên quyết định này.

Những lưu ý quan trọng và giải pháp xử lý vướng mắc

Quy trình hoàn thuế GTGT dù đã được quy định rõ ràng nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều vướng mắc. Việc chủ động nắm bắt các lưu ý và có phương án xử lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh ảnh hưởng đến dòng tiền.

Thời gian hoàn thuế GTGT theo quy định là bao lâu?

Thời gian hoàn thuế GTGT là một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Theo quy định hiện hành, thời gian giải quyết hồ sơ được tính từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ:

Đối với hồ sơ thuộc diện “hoàn trước, kiểm tra sau”: Thời hạn là 06 ngày làm việc. Đây là trường hợp áp dụng cho các doanh nghiệp có lịch sử chấp hành tốt pháp luật về thuế.
Đối với hồ sơ thuộc diện “kiểm tra trước, hoàn sau”: Thời hạn là 40 ngày làm việc.

Khoảng thời gian người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin sẽ không được tính vào thời gian xử lý hồ sơ của cơ quan thuế.

Các lỗi sai thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối và cách khắc phục

Nhiều hồ sơ bị chậm trễ hoặc từ chối do những sai sót không đáng có. Dưới đây là một số lỗi phổ biến và cách khắc phục mà Luật Dân Việt đã tổng hợp:

Hồ sơ không đầy đủ, thông tin sai lệch: Thiếu chứng từ, sai lệch số liệu giữa tờ khai và sổ sách kế toán.
- Khắc phục: Lập checklist hồ sơ theo quy định, đối chiếu kỹ lưỡng số liệu trước khi nộp.
Chứng từ thanh toán không hợp lệ: Hóa đơn trên 20 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt, thiếu chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Khắc phục: Tuân thủ tuyệt đối quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, lưu giữ đầy đủ ủy nhiệm chi, giấy báo có.
Không đáp ứng đủ điều kiện hoàn thuế: Đề nghị hoàn thuế cho dự án đầu tư chưa đủ điều kiện, hoặc số thuế đề nghị hoàn vượt quá 10% doanh thu xuất khẩu.
- Khắc phục: Tự rà soát kỹ các điều kiện hoàn thuế GTGT trước khi nộp. Sử dụng dịch vụ tư vấn thuế nếu không chắc chắn.

Giải pháp khi bị chậm hoàn thuế, gây ách tắc dòng tiền

Bị chậm hoàn thuế có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và kế hoạch sản xuất kinh doanh. Khi gặp tình huống này, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

Chủ động liên hệ: Liên hệ trực tiếp với cán bộ quản lý thuế để tìm hiểu nguyên nhân chậm trễ.
Gửi văn bản hỏi/khiếu nại: Nếu không nhận được phản hồi thỏa đáng, doanh nghiệp có thể gửi công văn chính thức đến lãnh đạo Chi cục/Cục Thuế để hỏi về tình trạng xử lý hồ sơ.
Tìm kiếm sự hỗ trợ từ chuyên gia: Các công ty luật, đại lý thuế có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp rà soát lại hồ sơ, chuẩn bị các văn bản pháp lý cần thiết và đại diện làm việc với cơ quan thuế để đẩy nhanh tiến độ.

Việc nắm vững các quy định về hoàn thuế GTGT 2025 là chìa khóa giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và tối ưu hóa dòng tiền. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối từ việc xác định điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đến các bước nộp và theo dõi. Hy vọng rằng, với hướng dẫn chi tiết trong bài viết, doanh nghiệp có thể tự tin thực hiện thủ tục một cách suôn sẻ, nhanh chóng và đúng pháp luật.

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc cần tư vấn chuyên sâu về các quy định mới nhất, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được đội ngũ chuyên gia pháp lý và kế toán của Luật Dân Việt hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả nhất!

Thông tin liên hệ Luật Dân Việt: