Việc hoàn thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế là một nghiệp vụ quan trọng, giúp đơn giản hóa thủ tục và tiết kiệm thời gian cho cả người lao động và doanh nghiệp. Trọng tâm của quy trình này là việc bù trừ số thuế nộp thừa và nộp thiếu của tất cả nhân viên ủy quyền. Sau khi bù trừ, nếu còn phát sinh số thuế nộp thừa, doanh nghiệp sẽ lập hồ sơ đề nghị hoàn thuế từ cơ quan thuế để trả lại cho người lao động, đảm bảo quyền lợi và tuân thủ đúng pháp luật.
Tại Luật Dân Việt, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán, còn lúng túng trong quá trình này. Bài viết sau đây sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, giúp bạn nắm vững quy trình từ A-Z.
Điều kiện và các trường hợp người lao động được ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Để thực hiện quyết toán thay cá nhân, tổ chức chi trả thu nhập cần xác định chính xác người lao động nào đủ và không đủ điều kiện ủy quyền. Việc phân loại sai có thể dẫn đến rủi ro cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Các trường hợp ĐỦ điều kiện ủy quyền cho tổ chức chi trả
Theo quy định tại điểm d, khoản 6, Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đã ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi duy nhất.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đồng thời có thu nhập vãng lai ở nơi khác, bình quân tháng không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN 10% tại nguồn.
- Cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Các trường hợp KHÔNG ĐỦ điều kiện ủy quyền và phải tự quyết toán
Người lao động sẽ phải tự mình thực hiện quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế 10%.
- Có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên.
- Có thu nhập vãng lai trên 10 triệu đồng/tháng hoặc chưa được khấu trừ thuế tại nguồn.
- Cá nhân có thu nhập từ nước ngoài.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, bệnh hiểm nghèo.
- Chưa được cấp mã số thuế cá nhân.
Đây là những các trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh sai sót.
Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN mới nhất (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN)
Để việc ủy quyền hợp lệ, người lao động cần lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp cần lưu giữ mẫu này cùng với hồ sơ quyết toán để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Quy trình 4 bước hoàn thuế TNCN qua tổ chức chi trả thu nhập
Sau khi xác định các cá nhân đủ điều kiện ủy quyền, tổ chức chi trả thu nhập sẽ tiến hành quy trình hoàn thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập theo 4 bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra Giấy ủy quyền quyết toán thuế từ người lao động
Doanh nghiệp cần thu thập Giấy ủy quyền (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN) từ những người lao động đủ điều kiện. Kế toán phải kiểm tra kỹ thông tin trên giấy ủy quyền, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trước khi tiến hành các bước tiếp theo của thủ tục hoàn thuế TNCN khi ủy quyền.
Bước 2: Lập tờ khai quyết toán thuế (Mẫu 05/QTT-TNCN) và thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa/thiếu
Kế toán sử dụng phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) để lập Tờ khai quyết toán thuế 05/QTT-TNCN. Trên tờ khai này, doanh nghiệp sẽ kê khai tổng hợp thu nhập và số thuế đã khấu trừ của tất cả nhân viên, bao gồm cả những người có ủy quyền.
Phần mềm sẽ tự động tính toán tổng số thuế phải nộp, số thuế đã khấu trừ, từ đó xác định số thuế nộp thừa hoặc nộp thiếu của từng cá nhân. Quan trọng nhất, doanh nghiệp sẽ thực hiện bù trừ giữa số thuế nộp thừa của người này với số thuế nộp thiếu của người khác.
Sau khi bù trừ, nếu tổng số thuế nộp thừa lớn hơn tổng số thuế nộp thiếu, doanh nghiệp sẽ có số thuế nộp thừa để đề nghị hoàn.
Bước 3: Lập và nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế nộp thừa sau khi đã bù trừ
Nếu sau khi bù trừ vẫn còn số thuế nộp thừa, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế TNCN cho tổ chức chi trả. Hồ sơ này được nộp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 4: Nhận tiền từ cơ quan thuế và chi trả cho người lao động
Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tiến hành xử lý. Theo quy định, thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế là 06 ngày làm việc đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau và 40 ngày làm việc đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau.
Khi nhận được quyết định hoàn thuế và tiền từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có trách nhiệm chi trả lại đầy đủ cho những người lao động có số thuế nộp thừa sau khi đã thực hiện quyết toán.
Hồ sơ hoàn thuế TNCN mà tổ chức chi trả cần chuẩn bị
Để quá trình kê khai hoàn thuế qua doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế cá nhân ủy quyền là yếu tố tiên quyết. Theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, bộ hồ sơ bao gồm:
Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế nộp thừa (Mẫu 01/DNXLNT)
Đây là văn bản chính để đề nghị cơ quan thuế hoàn trả số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa. Mẫu này được lập trên phần mềm HTKK hoặc trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Văn bản ủy quyền của người lao động (trường hợp nộp hồ sơ giấy)
Trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ hoàn thuế bằng bản giấy trực tiếp tại cơ quan thuế, cần phải đính kèm bản sao Giấy ủy quyền quyết toán thuế (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN) của từng cá nhân.
Bảng kê chứng từ nộp thuế (Mẫu 02-1/HT) và các giấy tờ liên quan khác
Doanh nghiệp cần lập bảng kê chi tiết các chứng từ đã nộp thuế TNCN trong kỳ quyết toán để chứng minh số thuế đã nộp. Ngoài ra, có thể cần bổ sung các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan thuế để làm rõ hồ sơ.
Giải đáp các vướng mắc thường gặp khi quyết toán thuế thay cho nhân viên
Trong quá trình hỗ trợ khách hàng, Luật Dân Việt đã tổng hợp một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc hoàn thuế TNCN cho người lao động qua ủy quyền.
Phải làm gì khi đã quyết toán thay cho người lao động không đủ điều kiện ủy quyền?
Đây là một sai sót nghiêm trọng. Doanh nghiệp phải ngay lập tức lập tờ khai quyết toán thuế TNCN bổ sung để loại bỏ cá nhân không đủ điều kiện ủy quyền ra khỏi danh sách. Đồng thời, thông báo cho người lao động đó biết để họ tự đi quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế, tránh bị phạt do chậm nộp hồ sơ.
Thời hạn nhận được tiền hoàn thuế TNCN đối với trường hợp ủy quyền là bao lâu?
Thời hạn hoàn thuế TNCN đối với ủy quyền phụ thuộc vào loại hồ sơ. Cụ thể:
- 06 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau.
- 40 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau, kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ.
Câu hỏi “Khi nào thì được hoàn thuế TNCN đã ủy quyền?” phụ thuộc vào tốc độ xử lý của cơ quan thuế và tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ do doanh nghiệp nộp.
Người lao động có thể kiểm tra tình trạng hồ sơ hoàn thuế do doanh nghiệp nộp thay không?
Người lao động không thể trực tiếp kiểm tra tình trạng hồ sơ mà doanh nghiệp đã nộp thay trên hệ thống của cơ quan thuế. Để biết tiến độ, người lao động cần liên hệ trực tiếp với bộ phận kế toán của công ty. Doanh nghiệp là người đứng tên trên hồ sơ và sẽ nhận được mọi thông báo từ cơ quan thuế.
Việc quyết toán và hoàn thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế là một nghiệp vụ quan trọng. Nó đòi hỏi tổ chức chi trả phải nắm vững các điều kiện, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng quy trình theo quy định về ủy quyền quyết toán thuế TNCN mới nhất. Điều này không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, tránh các sai sót không đáng có và các rủi ro về sau.
Để đảm bảo quy trình quyết toán và hoàn thuế TNCN diễn ra chính xác, nhanh chóng, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia pháp lý – kế toán của Luật Dân Việt để được tư vấn chi tiết. Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực kế toán thuế, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.
Thông tin liên hệ:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ quyết toán và hoàn thuế TNCN cho cá nhân ủy quyền, tư vấn miễn phí hồ sơ.
