Khai bổ sung hồ sơ khai thuế: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho kế toán

Nội dung chính

Phát hiện sai sót trên hồ sơ khai thuế đã nộp là tình huống không hiếm gặp của kế toán. Tuy nhiên, việc xử lý sai sót này như thế nào mới là điều quan trọng. Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế không chỉ là một nghiệp vụ điều chỉnh số liệu mà còn là một quy trình pháp lý cần sự chính xác và kịp thời. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam chi tiết từ A-Z, hướng dẫn bạn quy trình khai bổ sung một cách chính xác, đúng thời hạn theo quy định mới nhất năm 2025, giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính và an tâm trong các kỳ quyết toán thuế.

Attention – Tại sao phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế và khi nào là thời điểm bắt buộc?

Trong quá trình hoạt động, việc sai sót trong kê khai thuế là điều khó tránh khỏi. Khi phát hiện ra, việc chủ động thực hiện khai bổ sung không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi của doanh nghiệp, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính.

Khai bổ sung hồ sơ khai thuế là gì? Phân biệt giữa khai bổ sung và khai lại

Khai bổ sung hồ sơ khai thuế là việc người nộp thuế lập lại tờ khai của kỳ tính thuế đã hết hạn nộp và đã được nộp cho cơ quan thuế nhưng sau đó phát hiện có sai sót. Việc này được thực hiện để điều chỉnh, sửa chữa những sai sót đó nhằm đảm bảo tính chính xác của nghĩa vụ thuế.

Cần phân biệt rõ giữa “khai bổ sung” và “khai lại”. “Khai lại” được thực hiện khi kế toán phát hiện sai sót trên tờ khai nhưng vẫn còn trong thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần lập tờ khai mới, chính xác và nộp lại cho cơ quan thuế, thay thế cho tờ khai đã nộp trước đó.

04 trường hợp phổ biến kế toán bắt buộc phải lập tờ khai bổ sung ngay

Mặc dù có nhiều nguyên nhân dẫn đến sai sót, nhưng dưới đây là 4 tình huống phổ biến mà kế toán viên cần phải thực hiện việc điều chỉnh sai sót tờ khai thuế ngay lập tức:

Kê khai sai sót về hóa đơn, chứng từ: Kê khai thiếu/thừa hóa đơn đầu vào, đầu ra; sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sai thời điểm. Đây là sai sót thường gặp nhất liên quan đến thuế GTGT.
Áp dụng sai mã số thuế hoặc thuế suất: Nhầm lẫn giữa các mức thuế suất (ví dụ 0%, 5%, 10% đối với thuế GTGT) hoặc áp dụng sai ưu đãi thuế TNDN.
Sai sót trong việc xác định căn cứ tính thuế: Tính sai doanh thu tính thuế, chi phí được trừ, thu nhập miễn thuế, dẫn đến sai lệch số thuế phải nộp.
Lỗi số học hoặc nhập liệu: Những sai sót cơ học như gõ nhầm số, cộng trừ sai trên các chỉ tiêu của tờ khai thuế.

Thời hạn vàng 10 năm cho việc khai bổ sung và những điều cần lưu ý trước khi cơ quan thuế vào cuộc

Theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, người nộp thuế được phép khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế có sai sót. Tuy nhiên, quyền này chỉ có hiệu lực khi bạn thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Nếu bạn tự phát hiện và khai bổ sung trước thời điểm này, bạn sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi khai sai, mà chỉ cần nộp đủ số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp (nếu có). Đây chính là “thời hạn vàng” để doanh nghiệp chủ động sửa sai và giảm thiểu thiệt hại.

Tuy nhiên, có một lưu ý quan trọng về dự thảo luật sửa đổi, Bộ Tài chính đã đề xuất rút ngắn thời gian này xuống còn 5 năm để đồng bộ với thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính. Mặc dù hiện tại vẫn áp dụng 10 năm, kế toán cần theo dõi các cập nhật pháp luật trong tương lai.

Interest – Nắm vững quy định pháp luật để tự tin xử lý sai sót

Để thực hiện việc khai bổ sung đúng luật và hiệu quả, việc nắm vững các căn cứ pháp lý và nguyên tắc xử lý là điều kiện tiên quyết.

Căn cứ pháp lý: Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Thông tư 80/2021/TT-BTC có gì mới?

Hai văn bản pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh hoạt động này là:

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Có hiệu lực từ ngày 01/07/2020, đã quy định rõ về thời hạn 10 năm cho việc khai bổ sung và các trường hợp được phép khai bổ sung sau khi có quyết định thanh tra, kiểm tra.
Thông tư 80/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý thuế, ban hành các mẫu biểu mới, trong đó có Tờ khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS) và Bản giải trình khai bổ sung (Mẫu 01-1/KHBS). Thông tư này thống nhất quy trình và hồ sơ trên toàn quốc, đặc biệt là cho việc bổ sung hồ sơ khai thuế điện tử.

Ngoài ra, cần lưu ý các quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính thuế và hóa đơn.

Nguyên tắc “vàng” khi khai bổ sung: Sai đâu sửa đó, không làm thay đổi và có làm thay đổi nghĩa vụ thuế

Nguyên tắc cốt lõi của việc khai bổ sung là “Sai đâu sửa đó”. Kế toán chỉ điều chỉnh các chỉ tiêu bị sai sót trên tờ khai gốc, các chỉ tiêu đúng vẫn giữ nguyên. Dựa trên tác động đến số thuế phải nộp, có hai trường hợp xử lý chính:

Khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế: Trường hợp này xảy ra khi sai sót chỉ liên quan đến các chỉ tiêu thông tin, không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, số thuế được khấu trừ hay được hoàn. Bạn chỉ cần nộp Tờ khai bổ sung Mẫu 01/KHBS và Bản giải trình mà không phát sinh tiền thuế nộp thêm.
Khai bổ sung có làm thay đổi nghĩa vụ thuế:
- Làm tăng số thuế phải nộp: Bạn phải lập tờ khai bổ sung, xác định số thuế tăng thêm và tự tính tiền chậm nộp theo công thức quy định.
- Làm giảm số thuế phải nộp: Số tiền thuế nộp thừa sẽ được bù trừ với nghĩa vụ thuế của kỳ tiếp theo hoặc được hoàn trả theo quy định.
- Làm tăng/giảm số thuế GTGT được khấu trừ: Số thuế khấu trừ điều chỉnh sẽ được tổng hợp và ghi vào chỉ tiêu “Điều chỉnh tăng/giảm thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước” trên tờ khai GTGT của kỳ hiện tại.

Hồ sơ cần chuẩn bị cho một lần khai bổ sung đầy đủ, hợp lệ (Mẫu 01/KHBS)

Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, một bộ hồ sơ khai bổ sung hợp lệ bao gồm:

Tờ khai bổ sung (Mẫu số 01/KHBS): Đây là văn bản chính, thể hiện số liệu điều chỉnh so với tờ khai đã nộp.
Bản giải trình khai bổ sung (Mẫu 01-1/KHBS) và các tài liệu liên quan: Văn bản này giải thích lý do, nguyên nhân dẫn đến sai sót và cung cấp các tài liệu chứng minh (hợp đồng, hóa đơn, sổ sách kế toán…).
Tờ khai thuế của kỳ có sai sót đã được điều chỉnh: Lập lại tờ khai đúng và đính kèm.

Desire – Hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai bổ sung cho từng loại thuế phổ biến

Với sự hỗ trợ của công nghệ, việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế điện tử đã trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Dưới đây là hướng dẫn cho các phương thức phổ biến.

Hướng dẫn khai bổ sung hồ sơ khai thuế điện tử qua mạng (trên trang thuedientu.gdt.gov.vn)

Đây là cách phổ biến và nhanh chóng nhất hiện nay. Quy trình cơ bản như sau:

Đăng nhập: Truy cập trang thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp.
Tra cứu và chọn tờ khai: Vào mục “Khai thuế”, chọn “Tra cứu tờ khai”, tìm đến tờ khai của kỳ cần điều chỉnh và chọn “Khai bổ sung”.
Lập tờ khai bổ sung: Hệ thống sẽ tự động hiển thị Tờ khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS). Bạn tiến hành điền các số liệu điều chỉnh tại cột “Số liệu điều chỉnh” và nhập lý do tại Bản giải trình.
Hoàn tất và nộp: Sau khi kiểm tra, ký điện tử và nộp tờ khai. Hệ thống sẽ trả về thông báo chấp nhận hồ sơ.

Hướng dẫn khai bổ sung trên phần mềm HTKK (Cập nhật phiên bản mới nhất 2025)

Đối với các kế toán viên quen thuộc với phần mềm HTKK, quy trình cũng tương tự:

Mở tờ khai gốc: Chọn đúng kỳ tính thuế có sai sót.
Tạo tờ khai bổ sung: Tại giao diện tờ khai, chọn tab “Tờ khai bổ sung”.
Nhập liệu: Phần mềm sẽ hiển thị song song số liệu đã kê khai và phần để bạn điền số liệu điều chỉnh. Dựa vào đó, HTKK sẽ tự động tính toán chênh lệch và số tiền chậm nộp (nếu có).
Kết xuất và nộp: Kết xuất hồ sơ khai bổ sung ra file XML và nộp qua mạng như quy trình nộp tờ khai thông thường.

Xử lý sai sót trên tờ khai thuế GTGT: Kê khai thiếu hóa đơn đầu ra, thừa hóa đơn đầu vào

Đây là ví dụ điển hình của việc khai sai thuế GTGT. Giả sử bạn phát hiện kê khai thiếu một hóa đơn đầu ra làm tăng số thuế GTGT phải nộp.

Hành động: Bạn cần lập tờ khai bổ sung cho kỳ tính thuế đó.
Trên Mẫu 01/KHBS: Ghi nhận số thuế phải nộp tăng thêm tại chỉ tiêu [C1].
Tính tiền chậm nộp: Tính từ ngày hết hạn nộp tờ khai của kỳ sai sót đến ngày bạn nộp tiền thuế bổ sung.
Nộp tiền: Nộp số thuế còn thiếu và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước.

Điều chỉnh sai sót tờ khai thuế TNDN: Hướng dẫn bổ sung tờ khai quyết toán năm

Sai sót trên tờ khai quyết toán thuế TNDN thường phức tạp hơn vì nó liên quan đến báo cáo tài chính. Khi phát hiện sai sót (ví dụ: hạch toán sai một khoản chi phí không được trừ), bạn cần:

Lập lại báo cáo tài chính: Điều chỉnh lại số liệu kế toán cho đúng.
Lập tờ khai quyết toán thuế TNDN bổ sung: Dựa trên báo cáo tài chính đã sửa.
Lập hồ sơ khai bổ sung: Bao gồm Mẫu 01/KHBS và bản giải trình, nêu rõ ảnh hưởng đến lợi nhuận kế toán và thu nhập chịu thuế.
Nộp hồ sơ và nghĩa vụ tài chính: Nộp hồ sơ qua mạng và nộp số thuế TNDN tăng thêm cùng tiền chậm nộp.

Action – Mức xử phạt và các giải pháp phòng tránh sai sót hiệu quả

Hiểu rõ các chế tài xử phạt là cách tốt nhất để nhận thức tầm quan trọng của việc kê khai chính xác.

Chi tiết các mức xử phạt vi phạm hành chính thuế khi khai sai, chậm nộp

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các mức xử phạt phổ biến bao gồm:

Phạt tiền từ 500.000 – 1.500.000 đồng: Đối với hành vi khai sai các chỉ tiêu không liên quan đến nghĩa vụ thuế.
Phạt tiền từ 5.000.000 – 8.000.000 đồng: Đối với hành vi khai sai các chỉ tiêu liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế nhưng không dẫn đến thiếu thuế.
Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu: Đối với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền được hoàn.
Phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn: Đối với hành vi trốn thuế.

Như đã đề cập, nếu tự giác khai bổ sung và nộp đủ thuế trước khi có quyết định thanh tra, bạn sẽ không bị phạt 20% cho hành vi khai sai.

Cách tính tiền chậm nộp khi khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp

Khi khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, bạn bắt buộc phải tính và nộp tiền chậm nộp. Công thức theo Khoản 2, Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019 như sau:

Tiền chậm nộp = Số tiền thuế chậm nộp x 0,03% x Số ngày chậm nộp

Trong đó:

Số ngày chậm nộp: Tính từ ngày kế tiếp ngày hết hạn nộp thuế của kỳ sai sót đến ngày liền kề trước ngày bạn nộp đủ số tiền thuế thiếu vào ngân sách.

Bí quyết giúp kế toán viên giảm thiểu sai sót khi lập tờ khai thuế và báo cáo tài chính

Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Tại Luật Dân Việt, với kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi khuyến nghị các kế toán viên nên:

Xây dựng quy trình kiểm tra chéo: Luôn có người thứ hai kiểm tra lại tờ khai trước khi nộp.
Sử dụng phần mềm kế toán uy tín: Các phần mềm hiện đại có khả năng tự động đối chiếu, cảnh báo sai sót và cập nhật các quy định thuế mới.
Thường xuyên cập nhật kiến thức: Tham gia các khóa đào tạo, hội thảo về chính sách thuế mới để không bỏ lỡ các thay đổi quan trọng.
Lưu trữ chứng từ khoa học: Sắp xếp và số hóa hóa đơn, chứng từ kế toán giúp việc tra cứu, đối chiếu khi cần trở nên dễ dàng, nhanh chóng.

Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và cẩn trọng của kế toán viên. Nắm vững quy trình, thời hạn và các quy định pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ tài chính, tránh các rủi ro bị xử phạt không đáng có. Chủ động rà soát và điều chỉnh kịp thời chính là chìa khóa để đảm bảo hệ thống kế toán – thuế của doanh nghiệp luôn minh bạch và vững chắc.

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn sâu hơn về các tình huống phức tạp, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Luật Dân Việt để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất!

Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.