Việc khai thuế GTGT đối với phương pháp khấu trừ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh là nghiệp vụ cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và sự tuân thủ pháp luật của mỗi doanh nghiệp. Nắm vững quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ với nhà nước mà còn là cách tối ưu hóa chi phí thuế phải nộp. Bài viết này của Luật Dân Việt sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện, từ điều kiện áp dụng, quy trình kê khai chi tiết trên mẫu 01/GTGT, đến các lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào, đầu ra hợp lệ để đảm bảo khấu trừ thuế thành công, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý tiềm ẩn trong năm 2025.
Điều kiện tiên quyết để áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT
Để được áp dụng phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp không chỉ cần đáp ứng điều kiện về doanh thu mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về sổ sách kế toán và hóa đơn, chứng từ. Đây là nền tảng để cơ quan thuế chấp nhận việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Đối tượng nào bắt buộc và đối tượng nào được tự nguyện áp dụng?
Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, các đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ thuế được chia thành hai nhóm:
- Đối tượng bắt buộc áp dụng: Các cơ sở kinh doanh đang hoạt động có doanh thu hàng năm từ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ một tỷ đồng trở lên và thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, sổ sách, hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ. Các tổ chức, cá nhân nước ngoài cung cấp hàng hóa, dịch vụ để tiến hành hoạt động tìm kiếm, thăm dò, phát triển và khai thác dầu, khí nộp thuế theo phương pháp này do bên Việt Nam kê khai khấu trừ nộp thay.
- Đối tượng tự nguyện áp dụng: Các cơ sở kinh doanh có doanh thu hàng năm dưới một tỷ đồng nhưng đã thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, sổ sách, hóa đơn, chứng từ theo quy định vẫn có thể đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Để làm điều này, doanh nghiệp cần nộp Mẫu 06/GTGT tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Doanh thu bao nhiêu thì được áp dụng phương pháp khấu trừ?
Như đã đề cập, mức doanh thu được xem là ngưỡng để bắt buộc áp dụng phương pháp khấu trừ là từ 01 tỷ đồng/năm trở lên. Doanh thu này được xác định dựa trên tổng cộng các doanh thu bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ chịu thuế GTGT trong năm dương lịch trước đó.
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, nếu đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ hoặc là doanh nghiệp có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị thì cũng được áp dụng phương pháp này.
Các yêu cầu về chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ cần tuân thủ
Tuân thủ chế độ kế toán là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp phải duy trì hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác và cập nhật để phản ánh mọi giao dịch kinh tế phát sinh.
Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ hợp pháp là tối quan trọng. Tất cả các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ đều phải có hóa đơn GTGT hợp lệ. Đây là cơ sở pháp lý duy nhất để kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra.
Hướng dẫn chi tiết quy trình khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Quy trình khai thuế GTGT khấu trừ bao gồm ba bước chính: chuẩn bị hồ sơ, lập tờ khai và nộp tờ khai qua mạng. Việc thực hiện chính xác từng bước sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ khai thuế – Mẫu 01/GTGT và các giấy tờ cần thiết
Hồ sơ khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ là Tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu 01/GTGT, ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Ngoài tờ khai chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị các bảng kê liên quan (nếu có) như:
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào.
Việc tập hợp và kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn đầu vào, đầu ra là khâu chuẩn bị quan trọng nhất, đảm bảo số liệu trên tờ khai là chính xác.
Bước 2: Hướng dẫn lập Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT chi tiết từng chỉ tiêu
Việc lập tờ khai mẫu 01/GTGT đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác. Dưới đây là hướng dẫn kê khai các chỉ tiêu quan trọng:
- [Chỉ tiêu 21]: Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ. Nếu trong kỳ không có giao dịch, bạn tích vào đây và không cần điền các chỉ tiêu khác.
- [Chỉ tiêu 22]: Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang. Số liệu này được lấy từ chỉ tiêu của tờ khai kỳ trước.
- [Chỉ tiêu 23, 24, 25]: Giá trị và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào. Kê khai tổng giá trị chưa thuế và tiền thuế GTGT của toàn bộ hóa đơn đầu vào đủ điều kiện khấu trừ trong kỳ.
- [Chỉ tiêu 26, 29, 30, 31, 32, 33]: Giá trị và thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra. Phân loại doanh thu và thuế GTGT đầu ra tương ứng với các mức thuế suất (0%, 5%, 10%) và doanh thu không chịu thuế.
- [Chỉ tiêu 37, 38]: Điều chỉnh tăng/giảm thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước.
- [Chỉ tiêu 40]: Thuế GTGT phải nộp trong kỳ. Đây là số thuế doanh nghiệp phải nộp cho ngân sách nhà nước, được tính bằng công thức: = – – +.
- [Chỉ tiêu 41]: Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này.
- [Chỉ tiêu 43]: Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau. Số liệu này sẽ được chuyển sang chỉ tiêu của kỳ kê khai tiếp theo.
Bước 3: Nộp tờ khai và tiền thuế qua mạng (khai thuế GTGT điện tử)
Hiện nay, việc kê khai GTGT điện tử là hình thức bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) để lập tờ khai, sau đó kết xuất file XML và nộp qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn).
Sau khi nộp tờ khai thành công, nếu phát sinh số thuế phải nộp (chỉ tiêu > 0), doanh nghiệp cần lập giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trước thời hạn quy định.
Thời hạn nộp tờ khai theo tháng và theo quý cần ghi nhớ trong năm 2025
Việc nắm rõ thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT là rất quan trọng để tránh bị xử phạt. Theo Luật Quản lý Thuế, thời hạn được quy định như sau:
- Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế. Ví dụ, tờ khai quý 1/2025 phải được nộp chậm nhất vào ngày 30/04/2025.
Doanh nghiệp có doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống sẽ được kê khai theo quý.
Chìa khóa khấu trừ thuế thành công: Quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra
Để việc khai thuế GTGT phương pháp khấu trừ hiệu quả, việc quản lý hóa đơn, chứng từ đầu vào đầu ra là yếu tố then chốt. Chỉ những hóa đơn hợp lệ mới được chấp nhận khấu trừ.
Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Hóa đơn hợp lệ và chứng từ thanh toán
Để thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên.
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
Với kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp tại Luật Dân Việt, chúng tôi nhận thấy sai sót phổ biến nhất là thiếu chứng từ thanh toán qua ngân hàng cho các hóa đơn trên 20 triệu đồng, dẫn đến việc bị loại bỏ chi phí và không được khấu trừ thuế.
Các trường hợp đặc biệt về khấu trừ thuế (hàng biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, tài sản cố định)
- Hàng hóa biếu, tặng, khuyến mại: Phải xuất hóa đơn GTGT như bán hàng thông thường, thuế GTGT đầu vào của các hàng hóa này được khấu trừ nếu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tiêu dùng nội bộ: Tương tự hàng biếu tặng, nếu hàng hóa tiêu dùng nội bộ phục vụ cho sản xuất kinh doanh (ví dụ: xuất sản phẩm để chạy thử dây chuyền) thì thuế GTGT đầu vào tương ứng được khấu trừ.
- Tài sản cố định: Thuế GTGT đầu vào của tài sản cố định dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT sẽ được khấu trừ toàn bộ.
Xử lý hóa đơn đầu vào, đầu ra bị bỏ sót, sai sót và cách kê khai bổ sung
Khi phát hiện hóa đơn bị bỏ sót hoặc sai sót sau khi đã nộp tờ khai, doanh nghiệp được phép thực hiện kê khai bổ sung.
- Nếu sai sót không làm thay đổi số thuế phải nộp/được khấu trừ: Doanh nghiệp chỉ cần lập và nộp lại tờ khai bổ sung, không bị phạt.
- Nếu sai sót làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được khấu trừ: Doanh nghiệp phải nộp tờ khai bổ sung, đồng thời tự tính tiền chậm nộp và nộp vào ngân sách nhà nước.
Hồ sơ khai bổ sung bao gồm Tờ khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS) và bản giải trình.
Những lưu ý quan trọng và giải đáp vướng mắc thường gặp
Dưới đây là một số vấn đề mà các doanh nghiệp sản xuất và công ty thương mại thường gặp phải trong quá trình kê khai thuế GTGT.
Phân biệt giữa doanh nghiệp sản xuất và công ty thương mại khi kê khai
Về cơ bản, cách kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giữa doanh nghiệp sản xuất và thương mại không có sự khác biệt về mẫu biểu hay quy trình. Tuy nhiên, điểm khác biệt nằm ở bản chất của hóa đơn đầu vào:
- Doanh nghiệp sản xuất: Đầu vào chủ yếu là nguyên vật liệu, máy móc, chi phí nhân công, năng lượng…
- Công ty thương mại: Đầu vào chủ yếu là hàng hóa thành phẩm để bán lại.
Kế toán cần bóc tách chính xác chi phí nào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế để đảm bảo khấu trừ hợp lệ.
Cách xử lý khi thuế GTGT đầu vào lớn hơn thuế GTGT đầu ra
Khi thuế GTGT đầu vào [chỉ tiêu 25] lớn hơn thuế GTGT đầu ra [chỉ tiêu 33], doanh nghiệp sẽ không phải nộp thuế trong kỳ đó. Phần chênh lệch này (thuế GTGT chưa khấu trừ hết) sẽ được chuyển sang kỳ sau để khấu trừ tiếp (thể hiện ở chỉ tiêu).
Nếu sau 12 tháng hoặc 4 quý liên tục mà doanh nghiệp vẫn còn số thuế GTGT chưa khấu trừ hết, doanh nghiệp có thể làm hồ sơ đề nghị hoàn thuế.
Các mức phạt vi phạm thường gặp về chậm nộp tờ khai và tiền thuế
Vi phạm về thời hạn nộp tờ khai và tiền thuế sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể:
- Chậm nộp tờ khai: Mức phạt có thể từ cảnh cáo đến 25.000.000 đồng tùy thuộc vào số ngày chậm nộp và tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ.
- Chậm nộp tiền thuế: Doanh nghiệp sẽ bị tính tiền chậm nộp với mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
Việc nắm vững quy trình khai thuế GTGT đối với phương pháp khấu trừ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi của doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ đúng các điều kiện, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khai thuế GTGT, và quản lý chặt chẽ hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, minh bạch và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đây là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững và tránh được các rủi ro không đáng có về pháp lý thuế.
Để được tư vấn chi tiết hơn về các vấn đề kế toán và thuế cho doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Luật Dân Việt. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội & Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ kê khai GTGT khấu trừ đúng quy định, rà soát hóa đơn đầu vào.
