Việc thông báo địa chỉ kinh doanh với khách hàng khi có sự thay đổi so với địa chỉ cũ là việc làm cấp bách, cần thiết cho doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động, nhiều công ty vì các lý do khác nhau mà Doanh nghiệp buộc phải thay đổi địa chỉ trụ sở công ty để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của đơn vị mình. Để việc thay đổi đúng quy định pháp luật thì doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục thông báo đến các cơ quan như Sở kế hoạch đầu tư, thuế, bảo hiểm….
Tuy nhiên bên cạnh việc thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ với cơ quan chức năng thì nhiều doanh nghiệp còn lúng túng trong việc thực hiện mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng.
Hiểu được những vướng mắc đó, Luật Dân Việt đã biên soạn bài viết này để gửi đến Khách hàng. Chúng tôi hi vọng, thông qua bài viết này Khách hàng có thể biết cách soạn thảo mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi Khách hàng trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi.
Tại sao khi thay đổi địa chỉ công ty phải gửi thông báo cho khách hàng?
Doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ công ty hay còn gọi là thay đổi trụ sở của doanh nghiệp thì việc bắt buộc khách hàng phải thực hiện là nộp hồ sơ thông báo sự thay đổi đến các cơ quan chức năng có thẩm quyền theo đúng quy định của luật doanh nghiệp cùng các văn bản hướng dẫn có liên quan.
Ngoài ra Doanh nghiệp còn phải gửi văn bản, thông báo đến cho khách hàng được biết.
Việc doanh nghiệp gửi thông báo cho khách hàng về việc thay đổi địa chỉ công ty là việc làm cần thiết. Bởi thông qua việc gửi thông báo, khách hàng sẽ nắm bắt được rõ ràng những thay đổi của doanh nghiệp, tránh việc khách hàng, đối tác tìm đến các địa chỉ cũ, vừa mất thời gian, công sức mà lại không đạt được hiệu quả.
Đồng thời, thông qua việc thông báo doanh nghiệp cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình, gửi văn bản thông báo vừa đỡ mất thời gian mà khi nhận được thông báo khách hàng lại cảm thấy hài lòng với dịch vụ chăm sóc của doanh nghiệp.
Hơn nữa qua thông báo, Khách hàng cũng cảm nhận được sự trân trọng, tôn trọng mà Doanh nghiệp muốn gửi đến, từ đó sẽ muốn đồng hành, gắn bó dài lâu với công ty.
Hình thức gửi thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng
Thực tế, mỗi công ty sẽ có những hình thức gửi thông báo thay đổi địa chỉ khác nhau.
Có những công ty sử dụng hình thức gửi thông báo thông qua email để gửi đến đối tác, khách hàng. Một số công ty lại chọn cách gửi thông báo thông qua việc nhắn tin, gọi điện. Một số khác doanh nghiệp lại chọn hình thức gửi thông báo bằng việc cập nhật sự thay đổi trên trang chủ của công ty để thông báo cho tất cả các khách hàng.
Song dù cho bằng hình thức gửi thông báo nào thì thông tin thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp cần phải được thực hiện chi tiết, rõ ràng. Nhất là phần địa chỉ thay đổi cần đáp ứng được các thông tin của doanh nghiệp trong việc chọn trụ sở mới.
Ngoài ra khi gửi thông tin thông báo thay đổi địa chỉ khách hàng thì doanh nghiệp nên thực hiện ngay sau khi có sự thay đổi, nhất là các đơn vị thực hiện hoạt động kinh doanh mua sắm hàng hóa, hay các dịch vụ công cộng, dịch vụ của ngân hàng.
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng
Doanh nghiệp thực hiện mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng cần chú ý trong nội dung thông báo đảm bảo các nội dung về:
+ Quốc hiệu tiêu ngữ và tên của thông báo;
+ Ngày tháng năm thực hiện soạn thảo thông báo thay đổi địa chỉ doanh nghiệp;
+ Các căn cứ để đưa ra thông báo thay đổi địa chỉ;
+ Phải có phần kính gửi các đối tác, khách hàng;
+ Địa chỉ giao dịch trước đây là tại địa chỉ nào?
+ Địa chỉ giao dịch sau khi thay đổi là địa chỉ nào?
+ Thời điểm thay đổi địa chỉ áp dụng từ khi nào?
+ Sau khi địa chỉ công ty thay đổi thì các thông tin khác liên quan về ngân hàng, số điện thoại….có thay đổi không?
+ Lời cảm ơn đến Khách hàng;
+ Nơi nhận thông báo gồm những bộ phận, phòng ban, khách hàng như thế nào?
+ Chữ ký và đóng dấu của người đại diện công ty.
Hướng dẫn soạn thông báo thay đổi công ty gửi khách hàng
Thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến Khách hàng là việc làm quan trọng, nên việc doanh nghiệp bằng các hình thức khác nhau mà gửi thông báo thay đổi cho đối tác khách hàng cũng cần cẩn thận và đáp ứng được các tiêu chí về cả thể thức lẫn nội dung.
Để đảm bảo được các tiêu chí này, thì trong quá trình soạn thảo Doanh nghiệp cần lưu ý:
+ Phần hình thức phải đáp ứng đúng quy định về thể thức cơ bản trong văn bản hành chính.
+ Nội dung căn cứ cho việc thay đổi địa chỉ cần rõ ràng.
Ví dụ: Căn cứ vào Luật doanh nghiệp cùng quyết định họp của Hội đồng quản trị và dựa trên căn cứ của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi thay đổi mà sở kế hoạch đầu tư cấp…
+ Thông tin địa chỉ cũ của doanh nghiệp cần ghi chính xác đầy đủ theo đúng giấy chứng nhận trước đây đã được sở kế hoạch cấp.
+ Thông tin địa chỉ mới của doanh nghiệp tại địa chỉ nào thì cũng ghi đúng theo giấy chứng nhận sau khi được sở kế hoạch đầu tư cấp khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục tại phòng đăng ký kinh doanh.
+ Sau khi chuyển đổi trụ sở mà doanh nghiệp có những thay đổi gì khác kèm theo thì cần trình bày luôn khi soạn thảo, nhất là với các trường hợp thay đổi về tài khoản ngân hàng hay về thông tin liên quan đến con dấu, hóa đơn thuế…
+ Cuối mẫu thông báo phải thực hiện lời cảm ơn và mong được sự hợp tác giúp đỡ tiếp theo từ đối tác và khách hàng.
Việc soạn thảo mẫu thông báo có gì vướng mắc, Doanh nghiệp đừng ngại mà hãy liên hệ ngay để được nhân viên chăm sóc, giải đáp thắc mắc chu đáo tận tình nhất.
