Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã chính thức ban hành, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong cách phân bổ thuế GTGT đầu vào. Việc nắm bắt và áp dụng đúng các quy định này là yêu cầu cấp thiết. Phân bổ sai không chỉ gây tổn thất chi phí mà còn tiềm ẩn rủi ro bị truy thu và phạt nặng từ cơ quan thuế. Bài viết này của Luật Dân Việt sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết từ A-Z cách phân bổ thuế GTGT đầu vào theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và tối ưu hóa khấu trừ thuế.
Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải phân bổ thuế GTGT đầu vào theo Nghị định 181/2025?
Đây là câu hỏi cốt lõi mà mọi kế toán và chủ doanh nghiệp cần xác định rõ để tránh sai sót. Việc phân bổ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào không phải là thủ tục áp dụng cho mọi trường hợp, mà chỉ phát sinh trong những tình huống cụ thể theo quy định của pháp luật.
Phân bổ thuế GTGT đầu vào là gì và tại sao lại quan trọng?
Phân bổ thuế GTGT đầu vào là việc kế toán xác định và phân chia số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định (TSCĐ) dùng chung cho cả hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT. Số thuế GTGT đầu vào được phân bổ cho hoạt động chịu thuế sẽ được khấu trừ, còn phần phân bổ cho hoạt động không chịu thuế sẽ được hạch toán vào chi phí.
Việc phân bổ chính xác có ý nghĩa sống còn:
- Tối ưu chi phí: Giúp doanh nghiệp khấu trừ tối đa số thuế GTGT đầu vào được phép, giảm số thuế phải nộp, tối ưu hóa dòng tiền.
- Tuân thủ pháp luật: Thực hiện đúng quy định của Nghị định 181/2025/NĐ-CP, tránh rủi ro bị truy thu, phạt vi phạm hành chính về thuế.
- Minh bạch sổ sách: Đảm bảo hệ thống kế toán rõ ràng, chính xác, dễ dàng giải trình khi có thanh tra, kiểm tra thuế.
Các trường hợp phải phân bổ thuế GTGT đầu vào theo quy định mới
Theo Nghị định 181/2025, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện phân bổ thuế GTGT đầu vào khi phát sinh thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ dùng chung cho cả hai loại hoạt động sau:
- Hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT.
Nếu doanh nghiệp có thể hạch toán riêng được thuế GTGT đầu vào cho từng loại hoạt động thì không cần phân bổ. Số thuế đầu vào của hoạt động chịu thuế được khấu trừ toàn bộ, số thuế đầu vào của hoạt động không chịu thuế thì tính vào chi phí.
Điểm khác biệt cốt lõi giữa Nghị định 181/2025 và các quy định cũ (Thông tư 80, Thông tư 219)
Nghị định 181/2025 đã có những điều chỉnh nhằm làm rõ và thắt chặt hơn quy trình phân bổ so với trước đây. Một số điểm mới đáng chú ý bao gồm:
- Tiêu chí xác định doanh thu: Quy định rõ hơn về cách xác định doanh thu của hoạt động không chịu thuế và chịu thuế để tính tỷ lệ phân bổ, đặc biệt với các ngành nghề đặc thù.
- Thời điểm phân bổ: Hướng dẫn cụ thể về thời điểm thực hiện phân bổ (theo tháng/quý) và cách điều chỉnh lại vào cuối năm để đảm bảo tính chính xác.
- Xử lý TSCĐ dùng chung: Có quy định chi tiết hơn về việc phân bổ thuế GTGT đầu vào của TSCĐ qua các kỳ, thay vì chỉ áp dụng một tỷ lệ cố định.
Hướng dẫn chi tiết cách phân bổ thuế GTGT đầu vào cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế
Để thực hiện đúng, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc và công thức được quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Luật Dân Việt.
Nguyên tắc vàng cần tuân thủ khi thực hiện phân bổ
- Hạch toán riêng: Ưu tiên hàng đầu là phải cố gắng hạch toán riêng được thuế GTGT đầu vào cho từng loại hoạt động. Chỉ khi không thể hạch toán riêng (chi phí chung, TSCĐ dùng chung) mới tiến hành phân bổ.
- Xác định đúng doanh thu: Doanh thu để tính tỷ lệ phân bổ là doanh thu chưa có thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra.
- Lưu trữ hồ sơ: Phải lập và lưu trữ bảng phân bổ thuế GTGT cùng các chứng từ liên quan (hóa đơn, hợp đồng) để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.
Công thức phân bổ thuế GTGT đầu vào dùng chung chính xác nhất
Nghị định 181/2025 vẫn kế thừa công thức phân bổ dựa trên tỷ lệ doanh thu. Đây là công thức phân bổ thuế GTGT dùng chung được áp dụng phổ biến nhất:
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ = (Tổng thuế GTGT đầu vào dùng chung phát sinh trong kỳ) x (Tỷ lệ % doanh thu chịu thuế GTGT)
Trong đó:
Tỷ lệ % doanh thu chịu thuế GTGT = (Doanh thu của HHDV chịu thuế GTGT) / (Tổng doanh thu của HHDV bán ra trong kỳ)
Số thuế GTGT đầu vào dùng chung không được khấu trừ sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Cách lập bảng phân bổ thuế GTGT đầu vào (Kèm mẫu tham khảo)
Việc lập bảng kê chi tiết giúp quá trình theo dõi và giải trình trở nên dễ dàng. Một bảng phân bổ cơ bản cần có các cột sau:
| STT | Nội dung chi phí dùng chung | Số hóa đơn, ngày tháng | Nhà cung cấp | Giá trị chưa thuế | Thuế GTGT đầu vào | DT chịu thuế | DT không chịu thuế | Tỷ lệ phân bổ (%) | Thuế GTGT được khấu trừ | Thuế GTGT không được khấu trừ (tính vào chi phí) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Chi phí thuê văn phòng | … | … | … | … | |||||
| 2 | Chi phí điện, nước | … | … | … | … | |||||
| … | … | … | … | … | … | |||||
| Tổng | A | B | C | D | E = C/(C+D) | F = B x E | G = B – F |
Ví dụ minh họa thực tế về phân bổ doanh thu và chi phí chung
Công ty A trong kỳ tính thuế Quý 1/2026 có số liệu như sau:
- Tổng doanh thu bán ra: 2.000.000.000 VNĐ.
- Trong đó, doanh thu từ hoạt động chịu thuế GTGT: 1.500.000.000 VNĐ.
- Doanh thu từ hoạt động không chịu thuế GTGT: 500.000.000 VNĐ.
- Tổng thuế GTGT đầu vào dùng chung không thể hạch toán riêng (tiền thuê văn phòng, điện, internet…): 80.000.000 VNĐ.
Cách phân bổ thuế GTGT đầu vào như sau:
- Tính tỷ lệ phân bổ:
Tỷ lệ (%) = (1.500.000.000 / 2.000.000.000) x 100% = 75% - Xác định số thuế GTGT được khấu trừ:
Thuế GTGT được khấu trừ = 80.000.000 x 75% = 60.000.000 VNĐ. - Xác định số thuế GTGT không được khấu trừ:
Thuế GTGT không được khấu trừ = 80.000.000 – 60.000.000 = 20.000.000 VNĐ.
Số tiền 20.000.000 VNĐ này sẽ được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Giải quyết các tình huống phân bổ thuế GTGT đầu vào phức tạp thường gặp
Thực tế hoạt động của doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều trường hợp phức tạp hơn. Nghị định 181/2025 cũng đã có những hướng dẫn cụ thể cho các tình huống này.
Phân bổ thuế GTGT đầu vào của Tài sản cố định (TSCĐ) dùng chung
Đối với TSCĐ (ví dụ: ô tô, nhà xưởng) vừa dùng cho sản xuất hàng chịu thuế, vừa dùng cho sản xuất hàng không chịu thuế, việc phân bổ thuế GTGT đầu vào cũng áp dụng theo tỷ lệ doanh thu như trên.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý phải thực hiện phân bổ và kê khai khấu trừ theo từng kỳ phát sinh. Nếu TSCĐ được sử dụng luân phiên, tỷ lệ phân bổ có thể thay đổi theo từng tháng/quý dựa trên doanh thu thực tế của kỳ đó.
Phân bổ thuế GTGT đầu vào cho công trình, dự án đầu tư
Đối với các dự án đầu tư, đặc biệt là bất động sản, có thể phát sinh cả hoạt động chuyển nhượng chịu thuế và các dịch vụ không chịu thuế. Thuế GTGT đầu vào của dự án phải được tập hợp riêng.
Khi dự án hoàn thành và đi vào hoạt động, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào doanh thu từ các hoạt động chịu thuế và không chịu thuế của dự án để thực hiện phân bổ thuế GTGT đầu vào cho công trình đã tập hợp trước đó. Đây là một trong những nội dung phức tạp và thường được các công văn hướng dẫn phân bổ thuế gtgt đầu vào của cơ quan thuế làm rõ.
Phân bổ thuế GTGT đầu vào cho hàng hóa dịch vụ xuất khẩu
Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu thuộc đối tượng chịu thuế suất GTGT 0%, do đó vẫn được coi là hoạt động chịu thuế. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động xuất khẩu sẽ được khấu trừ toàn bộ.
Nếu có thuế GTGT đầu vào dùng chung cho cả hoạt động xuất khẩu và hoạt động không chịu thuế trong nước, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện phân bổ theo tỷ lệ doanh thu như hướng dẫn chung. Tìm hiểu thêm về quy định phân bổ thuế gtgt đầu vào cho hàng xuất khẩu là rất cần thiết để đảm bảo quyền lợi.
Xử lý thuế GTGT đầu vào của hàng hóa bị tổn thất, không được bồi thường
Theo quy định, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ bị tổn thất (hỏa hoạn, thiên tai, hết hạn sử dụng…) và không được cơ quan bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác bồi thường thì không được khấu trừ. Doanh nghiệp phải hạch toán toàn bộ số thuế này vào chi phí.
Mẹo và công cụ hỗ trợ phân bổ thuế GTGT đầu vào hiệu quả
Để quá trình phân bổ diễn ra suôn sẻ, chính xác và giảm thiểu sai sót, doanh nghiệp có thể áp dụng các mẹo và công cụ hỗ trợ hiện đại.
Hướng dẫn kê khai chỉ tiêu phân bổ trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT
Trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT ban hành theo các thông tư mới nhất, doanh nghiệp cần kê khai đúng các chỉ tiêu sau:
- Chỉ tiêu [23], [24], [25]: Tổng hợp toàn bộ hóa đơn GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ trong kỳ.
- Chỉ tiêu [39a]: Ghi số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (phần phân bổ cho hoạt động không chịu thuế).
- Chỉ tiêu [40a]: Điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã kê khai ở các chỉ tiêu trên.
Việc kê khai sai các chỉ tiêu này có thể dẫn đến tính toán sai số thuế phải nộp và bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình, điều chỉnh.
Tự động hóa phân bổ thuế GTGT đầu vào trên phần mềm MISA
Hiện nay, các phần mềm kế toán thông minh như MISA đã tích hợp tính năng tự động phân bổ thuế. Việc phân bổ thuế gtgt đầu vào trên misa giúp kế toán:
- Thiết lập tỷ lệ phân bổ tự động theo doanh thu.
- Tự động tính toán số thuế được khấu trừ và không được khấu trừ.
- Tự động hạch toán và lên tờ khai thuế GTGT chính xác.
Sử dụng công nghệ giúp giảm thiểu sai sót do tính toán thủ công và tiết kiệm thời gian đáng kể. Rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng và thấy được hiệu quả rõ rệt, đặc biệt là khi tuân thủ theo các quy định mới như phân bổ thuế gtgt theo thông tư 80.
Những sai sót phổ biến cần tránh để không bị cơ quan thuế phạt
Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp, đội ngũ của Luật Dân Việt đã tổng hợp một số sai sót phổ biến mà doanh nghiệp cần tuyệt đối tránh:
- Không phân bổ: Khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào dùng chung, kể cả phần cho hoạt động không chịu thuế. Đây là lỗi nghiêm trọng và chắc chắn sẽ bị truy thu, phạt nặng.
- Xác định sai doanh thu: Đưa cả các khoản thu không phải doanh thu (thu hộ, chi hộ, tiền phạt…) vào để tính tỷ lệ, làm sai lệch kết quả phân bổ.
- Áp dụng sai tỷ lệ: Dùng tỷ lệ phân bổ của kỳ trước áp cho kỳ này mà không cập nhật theo doanh thu thực tế phát sinh.
- Thiếu hồ sơ chứng minh: Không lập bảng phân bổ, không lưu trữ chứng từ gốc để giải trình.
Việc nắm vững và áp dụng đúng cách phân bổ thuế GTGT đầu vào theo Nghị định 181/2025 là yêu cầu cấp thiết đối với mọi kế toán và chủ doanh nghiệp. Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn là chiến lược thông minh để bảo vệ quyền lợi tài chính, tối ưu hóa dòng tiền và xây dựng một hệ thống kế toán minh bạch, vững chắc trước các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế.
Để được tư vấn chuyên sâu về các quy định mới hoặc hỗ trợ rà soát, hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán theo Nghị định 181/2025, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia pháp lý – kế toán của chúng tôi tại Luật Dân Việt.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam:
- Chuyên môn: Thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế, luật sư tranh tụng.
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
