Bạn đang ấp ủ một ý tưởng kinh doanh đột phá nhưng lại bối rối trước ma trận thủ tục pháp lý? Việc thành lập doanh nghiệp là bước đi đầu tiên, quan trọng nhất để hiện thực hóa ước mơ nhưng cũng tiềm ẩn nhiều vướng mắc. Bài viết này sẽ là tấm bản đồ chi tiết, hướng dẫn bạn quy trình thành lập doanh nghiệp từ A-Z theo Luật Doanh nghiệp 2020. Chúng tôi sẽ chỉ rõ các bước cần thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng để bạn có thể nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp một cách nhanh chóng, hợp pháp và tránh mọi rủi ro không đáng có.
Hiểu đúng về Doanh nghiệp và 4 Loại hình phổ biến nhất hiện nay
Trước khi bắt tay vào bất kỳ thủ tục nào, việc nắm vững khái niệm và lựa chọn được loại hình doanh nghiệp phù hợp là nền tảng cốt lõi. Quyết định này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức, trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ thuế của bạn trong suốt quá trình hoạt động.
Doanh nghiệp là gì theo Luật Doanh nghiệp 2020?
Theo Khoản 10, Điều 4 của Luật Doanh nghiệp 2020, “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.”
Hiểu một cách đơn giản, doanh nghiệp là một thực thể pháp lý được nhà nước công nhận, có tư cách pháp nhân (trừ doanh nghiệp tư nhân), được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời và phải chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trước pháp luật.
So sánh ưu và nhược điểm các loại hình doanh nghiệp: Đâu là lựa chọn cho bạn?
Việc lựa chọn đúng loại hình doanh nghiệp ngay từ đầu sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động và tránh các rắc rối pháp lý sau này. Dưới đây là so sánh 4 loại hình phổ biến nhất tại Việt Nam.
Công ty TNHH (Một thành viên và Hai thành viên trở lên)
- Ưu điểm: Chủ sở hữu (thành viên góp vốn) chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp. Cơ cấu tổ chức đơn giản, thủ tục chuyển nhượng vốn được kiểm soát chặt chẽ, dễ dàng quản lý.
- Nhược điểm: Việc huy động vốn bị hạn chế do không được phát hành cổ phiếu như công ty cổ phần. Số lượng thành viên bị giới hạn (tối đa 50 thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).
Công ty Cổ phần
- Ưu điểm: Khả năng huy động vốn rất linh hoạt thông qua việc phát hành cổ phiếu, trái phiếu. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trên số vốn đã góp. Việc chuyển nhượng cổ phần tương đối tự do, thuận lợi.
- Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức phức tạp, việc quản lý và điều hành có thể khó khăn hơn do số lượng cổ đông lớn. Các quy định pháp lý ràng buộc cũng chặt chẽ hơn.
Doanh nghiệp Tư nhân
- Ưu điểm: Chủ doanh nghiệp có toàn quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh. Cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, gọn nhẹ. Ít chịu sự ràng buộc của pháp luật.
- Nhược điểm: Rủi ro cao nhất do chủ doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình. Không có tư cách pháp nhân, gây hạn chế trong một số giao dịch.
Công ty Hợp danh
- Ưu điểm: Kết hợp được uy tín cá nhân của nhiều thành viên. Dễ dàng tạo dựng niềm tin với đối tác.
- Nhược điểm: Ít phổ biến. Ít nhất một thành viên phải chịu trách nhiệm vô hạn (thành viên hợp danh). Khả năng huy động vốn hạn chế.
5 Điều kiện tiên quyết cần chuẩn bị trước khi đăng ký kinh doanh
Để quá trình thành lập doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, bạn cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản theo quy định. Dưới đây là 5 yếu tố quan trọng nhất cần chuẩn bị kỹ lưỡng.
Điều kiện về Tên Doanh nghiệp: Cách đặt tên đúng luật và không bị trùng lặp
Tên doanh nghiệp phải bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp (ví dụ: “Công ty TNHH”) và tên riêng. Tên riêng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Bạn có thể thực hiện tra cứu thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra trước.
Điều kiện về Trụ sở chính: Những địa điểm không được dùng để đăng ký
Trụ sở chính phải là địa điểm liên lạc hợp pháp, có địa chỉ xác định (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Theo quy định, không được đặt trụ sở tại nhà chung cư (phần căn hộ để ở) hoặc nhà tập thể.
Điều kiện về Ngành nghề kinh doanh: Tra cứu mã ngành và lưu ý với ngành nghề có điều kiện
Bạn cần xác định các lĩnh vực mình sẽ hoạt động và đăng ký mã ngành tương ứng theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC 2018). Đặc biệt lưu ý, một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như kinh doanh dịch vụ bảo vệ, sản xuất rượu,…) đòi hỏi phải có giấy phép kinh doanh con hoặc đáp ứng các yêu cầu về vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề.
Điều kiện về Vốn điều lệ: Mức vốn bao nhiêu là hợp lý và trách nhiệm góp vốn
Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên/cổ đông đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu (trừ một số ngành nghề có điều kiện). Bạn nên đăng ký mức vốn phù hợp với quy mô và kế hoạch kinh doanh, vì nó liên quan đến trách nhiệm tài sản và lệ phí môn bài phải nộp hàng năm.
Điều kiện về Người đại diện theo pháp luật: Ai có thể đảm nhận và quy định liên quan
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch. Người này phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc các đối tượng bị cấm quản lý, thành lập doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.
Quy trình 3 bước thành lập doanh nghiệp nhanh chóng và chi tiết
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện trên, bạn sẽ bắt tay vào quy trình đăng ký doanh nghiệp chính thức. Về cơ bản, quy trình này gồm 3 bước chính.
Bước 1: Chuẩn bị và Soạn thảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đầy đủ
Đây là bước quan trọng nhất, quyết định thời gian được cấp phép. Một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Chi tiết về thành phần hồ sơ cho từng loại hình sẽ được chúng tôi trình bày ở phần sau.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan cấp phép (Sở Kế hoạch và Đầu tư)
Có hai hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp: Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nộp online: Thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức được khuyến khích vì sự tiện lợi và nhanh chóng.
Bước 3: Nhận kết quả – Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và hợp lệ, trong vòng 03 ngày làm việc, Sở KH&ĐT sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là văn bản pháp lý ghi nhận sự ra đời của doanh nghiệp bạn. Mã số trên giấy chứng nhận cũng chính là mã số thuế doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp cho từng loại hình
Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có yêu cầu về hồ sơ khác nhau. Dưới đây là thành phần cơ bản của bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp mà bạn cần chuẩn bị.
Hồ sơ thành lập Công ty TNHH
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức là thành viên và người đại diện theo pháp luật (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
Hồ sơ thành lập Công ty Cổ phần
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách cổ đông sáng lập (và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài nếu có).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức là cổ đông và người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ thành lập Doanh nghiệp Tư nhân
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp tư nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
Chi phí thành lập doanh nghiệp: Tổng hợp các khoản lệ phí và chi phí cần biết
Tổng chi phí thành lập doanh nghiệp bao gồm các khoản lệ phí nhà nước và các chi phí ban đầu để doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động.
Lệ phí nhà nước bắt buộc (Phí công bố, phí cấp giấy phép)
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 50.000 VNĐ/lần (nếu nộp trực tiếp). Miễn phí nếu đăng ký online.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ.
Các chi phí ban đầu khác (Khắc dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử)
- Chi phí khắc con dấu pháp nhân: Khoảng 300.000 – 500.000 VNĐ.
- Chi phí mua chữ ký số (token): Khoảng 1.300.000 – 1.800.000 VNĐ/năm.
- Chi phí phát hành hóa đơn điện tử: Tùy thuộc vào nhà cung cấp và số lượng hóa đơn.
- Lệ phí môn bài: Phụ thuộc vào vốn điều lệ đăng ký.
5 Việc CỰC KỲ QUAN TRỌNG cần làm ngay sau khi có giấy phép kinh doanh
Nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là khởi đầu. Để chính thức đi vào hoạt động hợp pháp, bạn cần hoàn tất ngay các thủ tục sau khi thành lập công ty.
1. Khắc con dấu pháp nhân và thông báo mẫu dấu
Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Sau khi khắc dấu, bạn không cần phải làm thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây.
2. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với Sở KH&ĐT
Bạn cần mở một tài khoản ngân hàng mang tên công ty để thực hiện các giao dịch. Sau đó, làm thủ tục thông báo số tài khoản này với Sở KH&ĐT.
3. Mua chữ ký số (token) để thực hiện giao dịch điện tử
Chữ ký số là bắt buộc để nộp tờ khai thuế qua mạng, nộp bảo hiểm xã hội điện tử và thực hiện các giao dịch quan trọng khác.
4. Kê khai và nộp lệ phí môn bài theo quy định
Doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh.
5. Đăng ký phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định hiện hành, tất cả doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để làm thủ tục phát hành và thông báo với cơ quan thuế.
Quá trình thành lập doanh nghiệp có thể phức tạp với nhiều quy định pháp lý, nhưng hoàn toàn có thể thực hiện suôn sẻ nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nắm vững các điều kiện, chuẩn bị đúng hồ sơ và hoàn thành các thủ tục sau đăng ký là chìa khóa để doanh nghiệp của bạn đi vào hoạt động hợp pháp, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn lộ trình rõ ràng nhất.
Bạn vẫn cảm thấy bối rối hoặc không có thời gian tự thực hiện? Hãy để các chuyên gia pháp lý của Luật Dân Việt hỗ trợ. Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, nhanh chóng – chính xác – tiết kiệm chi phí. Liên hệ ngay qua Hotline 0858.111.929 hoặc Email tuvanluatdanviet@gmail.com để được tư vấn miễn phí!
