Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh là một nghiệp vụ pháp lý mà hầu hết doanh nghiệp đều sẽ trải qua trong quá trình hoạt động. Doanh nghiệp của bạn đang cần thay đổi tên, địa chỉ, vốn điều lệ hay người đại diện? Đừng lo lắng về thủ tục phức tạp! Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn bạn quy trình A-Z thay đổi đăng ký kinh doanh online ngay tại nhà một cách nhanh chóng, chính xác theo Luật Doanh nghiệp 2020. Nắm vững quy trình để tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn thông suốt, đúng pháp luật.
5+ Trường hợp doanh nghiệp BẮT BUỘC phải thay đổi đăng ký kinh doanh
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi. Việc chậm trễ có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính không đáng có. Dưới đây là các trường hợp phổ biến nhất.
Thay đổi tên công ty (Tên tiếng Việt, tiếng nước ngoài, tên viết tắt)
Khi doanh nghiệp muốn tái định vị thương hiệu, thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc đơn giản là tìm một cái tên mới phù hợp hơn, việc đầu tiên cần làm là thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty. Lưu ý, tên mới không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc.
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính (khác quận, khác tỉnh)
Việc di dời văn phòng đến một địa điểm mới để thuận tiện cho việc kinh doanh, mở rộng quy mô là điều thường thấy. Dù là chuyển địa chỉ trong cùng quận, khác quận hay khác tỉnh, doanh nghiệp đều phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Thay đổi vốn điều lệ (Tăng hoặc giảm vốn)
Tăng vốn điều lệ thường diễn ra khi công ty muốn mở rộng hoạt động, tăng uy tín với đối tác, hoặc đáp ứng điều kiện kinh doanh. Ngược lại, việc giảm vốn điều lệ có quy trình phức tạp hơn và phải tuân thủ các điều kiện nghiêm ngặt của pháp luật để đảm bảo quyền lợi của chủ nợ.
Thay đổi người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật là người chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật về hoạt động của công ty. Bất kỳ sự thay đổi nào về chức danh, thông tin cá nhân hay thay thế người đại diện khác đều phải được đăng ký kịp thời.
Thay đổi/bổ sung ngành nghề kinh doanh
Khi doanh nghiệp muốn mở rộng sang lĩnh vực mới hoặc loại bỏ những ngành nghề không còn hoạt động, việc cập nhật thông tin doanh nghiệp là bắt buộc. Điều này giúp đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh của bạn đều hợp pháp và được ghi nhận trên hệ thống quốc gia.
Cập nhật thông tin cá nhân của cổ đông, thành viên góp vốn
Các thông tin như số CCCD, địa chỉ liên lạc của cổ đông sáng lập, thành viên góp vốn thay đổi cũng cần được cập nhật. Dù không làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhưng việc này rất quan trọng để đảm bảo tính nhất quán của hồ sơ pháp lý.
Hướng dẫn quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh online A-Z trên Cổng thông tin quốc gia
Hiện nay, việc nộp hồ sơ trực tuyến đã trở nên phổ biến và được khuyến khích. Dưới đây là quy trình 4 bước chi tiết giúp bạn thực hiện thay đổi giấy phép kinh doanh trực tuyến một cách dễ dàng.
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ cho từng loại hình thay đổi
Việc chuẩn bị chính xác hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh gồm những gì là bước quan trọng nhất, quyết định 90% thành công. Mỗi loại hình thay đổi sẽ có yêu cầu về giấy tờ khác nhau.
Hồ sơ thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên) hoặc Quyết định và bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên (công ty TNHH 2 TV trở lên)/Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần).
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có).
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (Phụ lục II-2, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định và bản sao Biên bản họp tương ứng với loại hình doanh nghiệp.
- Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới.
Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ (Trường hợp tăng và giảm vốn)
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Quyết định và bản sao Biên bản họp về việc tăng/giảm vốn điều lệ.
- Đối với trường hợp giảm vốn: Cần có thêm Báo cáo tài chính gần nhất, cam kết đảm bảo thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn.
Hồ sơ bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Quyết định và bản sao Biên bản họp về việc thay đổi ngành nghề.
- Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần bổ sung các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện theo quy định.
Mẫu Quyết định, Biên bản họp mới nhất (Link tải tham khảo)
Để đảm bảo tính pháp lý, các mẫu biểu phải được soạn thảo đúng theo quy định. Tại Luật Dân Việt, chúng tôi đã tổng hợp sẵn các mẫu quyết định thay đổi đăng ký kinh doanh và biên bản họp mới nhất để bạn tham khảo và sử dụng.
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng (Sử dụng tài khoản ĐKKD hoặc Chữ ký số công cộng)
Sau khi có đầy đủ hồ sơ, bạn sẽ tiến hành nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hướng dẫn Scan hồ sơ và ký số đúng chuẩn
- Tất cả các văn bản giấy phải được scan hoặc chụp ảnh rõ nét, định dạng PDF hoặc DOCX.
- Các file phải được gộp thành 1 file PDF duy nhất để tải lên.
- Sử dụng chữ ký số công cộng (USB Token) của doanh nghiệp hoặc của người đại diện theo pháp luật để ký xác thực trên hồ sơ điện tử. Đảm bảo chữ ký số còn hạn và được cài đặt đúng cách.
Các bước nhập liệu và tải văn bản lên hệ thống
- Đăng nhập vào tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia.
- Chọn mục “Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử” -> “Nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng”.
- Chọn loại hình đăng ký “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”.
- Nhập mã số doanh nghiệp và tiến hành điền các thông tin thay đổi tương ứng trên biểu mẫu trực tuyến.
- Đính kèm file PDF hồ sơ đã scan và ký số.
- Kiểm tra lại toàn bộ thông tin, ký số và nộp hồ sơ.
Thanh toán lệ phí nhà nước trực tuyến
Sau khi nộp, hệ thống sẽ yêu cầu bạn thanh toán lệ phí. Bạn có thể thanh toán qua tài khoản ngân hàng trực tuyến hoặc ví điện tử được tích hợp trên cổng. Hoàn tất thanh toán, hồ sơ của bạn mới chính thức được gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Theo dõi tiến trình xử lý và nhận kết quả từ Sở KH&ĐT
Cách tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ
Bạn có thể đăng nhập lại vào tài khoản và vào mục “Quản lý hồ sơ đã nộp” để tra cứu tình trạng hồ sơ. Hệ thống sẽ hiển thị các trạng thái như: “Đã gửi đi”, “Đang xử lý”, “Yêu cầu sửa đổi, bổ sung”, hoặc “Hợp lệ”.
Xử lý khi nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ
Nếu hồ sơ có sai sót, chuyên viên của Sở KH&ĐT sẽ gửi thông báo nêu rõ lý do và nội dung cần sửa. Bạn cần chỉnh sửa lại hồ sơ theo yêu cầu, ký số lại và nộp lại trên hệ thống.
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
Khi hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được email thông báo. Bạn có thể lựa chọn nhận kết quả bản giấy trực tiếp tại Sở KH&ĐT hoặc đăng ký nhận qua dịch vụ bưu chính.
Bước 4: Những việc CẦN LÀM NGAY sau khi hoàn tất thay đổi
Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh chưa kết thúc khi bạn nhận giấy phép mới. Dưới đây là những việc quan trọng cần làm ngay.
Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận mới, bạn phải thực hiện thủ tục công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia. Đây là nghĩa vụ bắt buộc, nếu không thực hiện sẽ bị xử phạt.
Khắc lại con dấu (nếu có thay đổi tên, loại hình)
Nếu doanh nghiệp thay đổi tên hoặc loại hình, con dấu cũ sẽ không còn giá trị pháp lý. Bạn cần tiến hành khắc lại con dấu mới với thông tin đã cập nhật.
Thông báo với cơ quan Thuế, Ngân hàng, và các đối tác
- Cơ quan Thuế: Thông tin sẽ được tự động đồng bộ. Tuy nhiên, nếu thay đổi địa chỉ khác tỉnh, bạn cần làm thủ tục chốt thuế với cơ quan thuế cũ và đăng ký với cơ quan thuế mới.
- Ngân hàng: Cung cấp bản sao giấy phép mới để cập nhật thông tin tài khoản.
- Đối tác, khách hàng: Gửi thông báo chính thức về sự thay đổi để đảm bảo giao dịch không bị gián đoạn.
Cập nhật thông tin trên hóa đơn, website, hợp đồng
Toàn bộ thông tin cũ trên các ấn phẩm, hợp đồng, website, hóa đơn điện tử… đều phải được cập nhật theo thông tin mới để đảm bảo tính nhất quán và pháp lý.
Chi phí, thời gian và những lưu ý ‘vàng’ để tránh bị từ chối hồ sơ
Nắm rõ các khoản phí và thời gian xử lý giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch của mình.
Bảng tổng hợp chi phí thay đổi đăng ký kinh doanh mới nhất
Lệ phí nhà nước và phí công bố thông tin
- Lệ phí nộp hồ sơ: 50.000 VNĐ/lần (Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC). Miễn lệ phí nếu nộp hồ sơ qua mạng điện tử.
- Phí công bố thông tin: 100.000 VNĐ/lần. Đây là khoản phí bắt buộc.
Các chi phí khác có thể phát sinh
- Phí khắc lại con dấu (nếu có): Khoảng 300.000 – 500.000 VNĐ.
- Phí dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu sử dụng): Tùy thuộc vào đơn vị cung cấp.
Thời gian xử lý hồ sơ là bao lâu?
Thời gian theo quy định của pháp luật (Nghị định 01/2021/NĐ-CP)
Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Yếu tố nào ảnh hưởng đến thời gian thực tế?
Thực tế, thời gian có thể kéo dài hơn do:
- Hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
- Hệ thống mạng của Cổng thông tin quốc gia bị quá tải.
- Thời điểm nộp hồ sơ vào mùa cao điểm.
5 Lỗi sai phổ biến khiến hồ sơ của bạn bị trả về và cách khắc phục
Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp, Luật Dân Việt nhận thấy có 5 lỗi sai phổ biến nhất:
- Scan hồ sơ mờ, thiếu trang: Cần scan rõ nét, đủ tất cả các trang của văn bản.
- Thông tin kê khai không khớp: Tên, địa chỉ, số CCCD phải khớp chính xác giữa các văn bản.
- Sai thẩm quyền ký: Quyết định, biên bản họp phải do đúng người có thẩm quyền ký.
- Ngành nghề kinh doanh không đúng mã: Phải tra cứu và áp mã ngành cấp 4 theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
- Quên nộp phí công bố thông tin: Đây là lỗi thường gặp, dẫn đến việc chưa hoàn tất nghĩa vụ.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQs) khi thay đổi giấy phép kinh doanh
Thay đổi địa chỉ khác tỉnh có phải quyết toán thuế không?
Có. Khi thay đổi địa chỉ công ty sang tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục chốt nghĩa vụ thuế (quyết toán thuế) với cơ quan thuế quản lý cũ trước khi chuyển đi.
Không thay đổi khi có phát sinh có bị phạt không? Mức phạt là bao nhiêu?
Có. Nếu không thông báo thay đổi trong thời hạn quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính. Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức phạt có thể từ cảnh cáo đến hàng chục triệu đồng tùy vào thời gian chậm trễ.
Có thể ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện thủ tục không?
Hoàn toàn có thể. Doanh nghiệp có thể làm văn bản ủy quyền cho cá nhân hoặc sử dụng dịch vụ của các công ty luật, đơn vị tư vấn để thay mặt thực hiện toàn bộ quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh.
Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh trọn gói là giải pháp tối ưu?
Đối với các doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế hoặc muốn tiết kiệm thời gian, công sức, dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh trọn gói là một lựa chọn hiệu quả. Các đơn vị dịch vụ sẽ thay bạn soạn thảo hồ sơ, nộp trực tuyến, theo dõi và nhận kết quả, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng.
Việc thay đổi đăng ký kinh doanh online đã trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Tuy nhiên, quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong từng khâu chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục. Việc nắm rõ các bước và tuân thủ đúng quy định pháp luật là chìa khóa để đảm bảo quá trình cập nhật thông tin doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, tránh mọi rủi ro pháp lý không đáng có.
Bạn vẫn còn băn khoăn hoặc không có thời gian tự thực hiện? Liên hệ ngay với chúng tôi tại Luật Dân Việt qua Hotline 0858.111.929 hoặc để lại thông tin tại Email: tuvanluatdanviet@gmail.com để được tư vấn miễn phí về dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh trọn gói, cam kết nhanh chóng – chính xác – chi phí hợp lý!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội & Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội.
