Bạn vừa thay đổi thông tin kinh doanh và loay hoay không biết xử lý thế nào với các biên lai đã phát hành? Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ cung cấp ngay cho bạn Mẫu Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai chuẩn nhất 2025 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cùng hướng dẫn chi tiết từng bước để hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và tránh mọi rủi ro pháp lý không đáng có.
Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải nộp Thông báo điều chỉnh thông tin phát hành biên lai?
Việc cập nhật thông tin kinh doanh là yêu cầu bắt buộc, và điều này cũng ảnh hưởng trực tiếp đến các loại biên lai, chứng từ đã phát hành. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức thu phí, lệ phí phải thực hiện thủ tục chỉnh sửa thông báo phát hành biên lai khi có sự thay đổi về các thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế.
Cụ thể, có hai trường hợp chính mà đơn vị bắt buộc phải nộp thông báo điều chỉnh:
Trường hợp 1: Thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý
Khi tổ chức thay đổi tên hoặc địa chỉ kinh doanh nhưng vẫn thuộc phạm vi quản lý của cơ quan thuế hiện tại, thủ tục sẽ tương đối đơn giản. Nếu đơn vị vẫn muốn tiếp tục sử dụng các quyển biên lai đã đặt in nhưng chưa dùng hết, cần thực hiện các bước sau:
- Đóng dấu tên và địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã được in sẵn trên từng tờ biên lai.
- Lập và nộp Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai (theo Mẫu số 02/ĐCPH-BLG) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Đây là trường hợp phức tạp hơn, đòi hỏi sự phối hợp giữa hai cơ quan thuế (nơi chuyển đi và nơi chuyển đến). Nếu đơn vị muốn tiếp tục sử dụng số biên lai đã phát hành nhưng chưa dùng hết, quy trình như sau:
- Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi: Nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.
- Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến (cơ quan thuế mới):
- Nộp Bảng kê biên lai chưa sử dụng (theo Mẫu số 02/BK-BLG).
- Nộp Thông báo điều chỉnh thông tin biên lai (theo Mẫu số 02/ĐCPH-BLG).
- Đồng thời, đơn vị phải đóng dấu địa chỉ mới lên các biên lai cũ để tiếp tục sử dụng.
Nếu không còn nhu cầu sử dụng các biên lai cũ, đơn vị phải tiến hành hủy các số biên lai chưa sử dụng, nộp báo cáo kết quả hủy cho cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành biên lai mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Các loại biên lai cần điều chỉnh: Biên lai đặt in, tự in và biên lai điện tử
Thủ tục điều chỉnh thông tin biên lai áp dụng cho tất cả các hình thức biên lai đang được sử dụng, bao gồm:
- Biên lai đặt in: Là loại biên lai do các tổ chức đủ điều kiện in ấn theo hợp đồng.
- Biên lai tự in: Là biên lai do tổ chức tự in trên các thiết bị của mình, có sử dụng phần mềm tự in đảm bảo các nguyên tắc theo quy định.
- Biên lai điện tử: Là biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Khi có thay đổi, việc điều chỉnh thông tin trên biên lai điện tử cũng phải được thông báo cho cơ quan thuế.
Tải ngay Mẫu TB04/AC (Mẫu số 02/ĐCPH-BLG) và Hướng dẫn điền chi tiết
Để đảm bảo tính pháp lý và được cơ quan thuế chấp nhận, việc sử dụng đúng mẫu thông báo là vô cùng quan trọng. Mẫu chính thức cho thủ tục này là Mẫu số 02/ĐCPH-BLG ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Download Mẫu Thông báo điều chỉnh thông tin biên lai chuẩn 2025 (file Word & Excel)
Luật Dân Việt đã tổng hợp sẵn mẫu văn bản chuẩn dưới định dạng Word và Excel để bạn dễ dàng tải về và sử dụng.
(Lưu ý: Để đảm bảo an toàn, bạn nên tải mẫu từ các nguồn uy tín hoặc trực tiếp từ website của Tổng cục Thuế).
Hướng dẫn chi tiết cách điền từng chỉ tiêu trên Mẫu thông báo
Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng thực hiện thủ tục này, chúng tôi tại Luật Dân Việt xin hướng dẫn cách điền Mẫu TB04/AC điều chỉnh thông tin biên lai (tên gọi cũ của Mẫu 02/ĐCPH-BLG) một cách chính xác:
- ** Tên cơ quan phát hành biên lai:** Ghi đầy đủ, chính xác tên tổ chức/đơn vị như trên giấy đăng ký kinh doanh.
- ** Mã số thuế (nếu có):** Điền mã số thuế của đơn vị.
- ** Địa chỉ trụ sở chính:** Ghi địa chỉ đã đăng ký của đơn vị.
- Dòng “Ngày…tháng…năm… đã có thông báo phát hành biên lai”: Ghi lại ngày tháng năm của thông báo phát hành biên lai lần đầu hoặc lần gần nhất mà bạn đang muốn điều chỉnh.
- Bảng “Thông tin thay đổi”:
- Cột “STT”: Đánh số thứ tự các thông tin thay đổi.
- Cột “Thông tin thay đổi”: Nêu rõ nội dung cần điều chỉnh, ví dụ: “Tên đơn vị”, “Địa chỉ trụ sở”.
- Cột “Thông tin cũ”: Ghi lại thông tin đã đăng ký trước đây (tên cũ, địa chỉ cũ).
- Cột “Thông tin mới”: Ghi thông tin mới đã được cập nhật.
- ** Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo:** Ghi tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp (nơi bạn sẽ nộp thông báo này).
- Phần ký tên: Người đại diện theo pháp luật của đơn vị ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
Những lỗi thường gặp cần tránh khi lập thông báo điều chỉnh
Trong quá trình tư vấn cho các cơ quan, đơn vị, Luật Dân Việt nhận thấy một số sai sót phổ biến khi lập thông báo có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại:
- Ghi sai ngày thông báo phát hành gốc: Cần kiểm tra lại chính xác ngày của thông báo phát hành đã nộp trước đây.
- Thông tin cũ và mới không khớp với giấy tờ pháp lý: Mọi thông tin khai báo phải trùng khớp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thay đổi của cấp có thẩm quyền.
- Nộp sai cơ quan thuế: Phải xác định đúng cơ quan thuế quản lý trực tiếp để nộp hồ sơ.
- Sử dụng sai mẫu: Chỉ sử dụng Mẫu số 02/ĐCPH-BLG theo Nghị định 123, không dùng các mẫu cũ đã hết hiệu lực.
Toàn bộ quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị để nộp cho cơ quan thuế
Hoàn tất thủ tục điều chỉnh thông tin biên lai đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và tuân thủ đúng trình tự thực hiện.
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định
Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ bao gồm:
- Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai theo Mẫu số 02/ĐCPH-BLG.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc văn bản tương đương thể hiện thông tin đã thay đổi.
- Trường hợp chuyển địa điểm khác cơ quan thuế quản lý:
- Báo cáo tình hình sử dụng biên lai (nộp cho cơ quan thuế nơi chuyển đi).
- Bảng kê chi tiết các biên lai chưa sử dụng theo Mẫu số 02/BK-BLG (nộp cho cơ quan thuế nơi chuyển đến).
Bước 2: Hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng và nộp trực tiếp
Hiện nay, các đơn vị có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tuyến: Đây là hình thức được khuyến khích. Đơn vị lập hồ sơ dạng điện tử, ký số và gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN.
- Nộp trực tiếp: Đơn vị chuẩn bị hồ sơ giấy và nộp tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế quản lý trực tiếp.
Bước 3: Xử lý các biên lai cũ đã in sai thông tin sau khi nộp thông báo
Sau khi hoàn tất thủ tục thông báo, việc xử lý các biên lai cũ là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ.
- Nếu tiếp tục sử dụng: Đóng dấu tên, địa chỉ mới lên bên cạnh thông tin cũ đã in sẵn.
- Nếu không tiếp tục sử dụng: Phải tiến hành tiêu hủy biên lai. Quy trình tiêu hủy phải được lập thành biên bản, có sự tham gia của Hội đồng tiêu hủy và phải thông báo kết quả tiêu hủy cho cơ quan thuế theo Mẫu số 02/HUY-BLG. Biên lai đặt in bị sai, trùng, thừa phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQs) về điều chỉnh thông tin biên lai
Dưới đây là một số câu hỏi mà Luật Dân Việt thường xuyên nhận được từ các đơn vị thu phí, lệ phí.
Nộp thông báo điều chỉnh thông tin có mất phí không?
Thủ tục nộp Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai tại cơ quan thuế là hoàn toàn miễn phí, không phát sinh lệ phí nhà nước.
Thời hạn bao lâu thì nhận được phản hồi từ cơ quan thuế?
Theo quy định, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, nếu cơ quan thuế phát hiện thông báo không đầy đủ hoặc không đúng quy định, sẽ có văn bản yêu cầu đơn vị điều chỉnh. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và hệ thống sẽ cập nhật thông tin của đơn vị.
Nếu không nộp thông báo điều chỉnh khi có thay đổi thì bị xử phạt như thế nào?
Việc không nộp hoặc nộp chậm thông báo điều chỉnh thông tin phát hành biên lai là hành vi vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, chứng từ. Mức xử phạt sẽ được áp dụng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Tùy vào mức độ và tình tiết, mức phạt có thể từ cảnh cáo đến phạt tiền, gây ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của đơn vị.
Việc cập nhật kịp thời thông tin trên thông báo phát hành biên lai không chỉ là nghĩa vụ mà còn đảm bảo tính hợp lệ cho các giao dịch của doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ đúng thủ tục và sử dụng Mẫu Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai chuẩn 2025 được cung cấp, bạn có thể dễ dàng hoàn thành quy trình, tiết kiệm thời gian và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình một cách an tâm nhất.
Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn pháp lý chuyên sâu về thuế và kế toán, hãy liên hệ ngay với Luật Dân Việt để được các chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả!
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam:
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Tư vấn hồ sơ điều chỉnh thông tin biên lai, nộp online nhanh chóng.
