Bạn đang cần ủy nhiệm hoặc chấm dứt ủy nhiệm việc lập biên lai thu phí, lệ phí cho bên thứ ba nhưng chưa rõ quy trình? Việc nắm rõ thủ tục thông báo về việc ủy nhiệm lập biên lai thu tiền phí, lệ phí và chấm dứt ủy nhiệm là cực kỳ quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, đầy đủ nhất về thủ tục thông báo ủy nhiệm và chấm dứt ủy nhiệm lập biên lai đặt in, tự in theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp bạn thực hiện đúng luật, nhanh chóng và tránh các sai sót không đáng có.
Tất tần tật về ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí bạn cần biết
Để đảm bảo quy trình thu phí, lệ phí diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật, các cơ quan, đơn vị cần hiểu rõ bản chất và các quy định liên quan đến việc ủy nhiệm lập biên lai. Đây là một nghiệp vụ quan trọng, giúp tối ưu hóa hoạt động nhưng cũng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt.
Ủy nhiệm lập biên lai là gì và khi nào cần thực hiện?
Ủy nhiệm lập biên lai là việc tổ chức thu phí, lệ phí (bên ủy nhiệm) giao cho một bên thứ ba (bên nhận ủy nhiệm) thực hiện việc lập biên lai thu tiền khi phát sinh các giao dịch thu phí, lệ phí. Việc ủy nhiệm này phải được lập thành văn bản và thông báo cho cơ quan thuế.
Các tổ chức thường thực hiện ủy nhiệm lập biên lai trong các trường hợp như:
- Không có đủ nguồn lực (nhân sự, cơ sở vật chất) để tự tổ chức thu tại nhiều địa điểm.
- Muốn thuê một đơn vị chuyên nghiệp thực hiện việc thu hộ để đảm bảo tính hiệu quả, nhanh chóng.
- Cần có một đơn vị trung gian đứng ra thu phí, lệ phí tại các địa điểm không phải là trụ sở chính.
Phân biệt biên lai đặt in và biên lai tự in trong ủy nhiệm
Trong quá trình thực hiện thủ tục, việc phân biệt rõ hai loại biên lai này là rất cần thiết:
- Biên lai đặt in: Là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in theo mẫu tại các cơ sở in đủ điều kiện hoặc do Cục Thuế đặt in để bán cho các tổ chức. Khi ủy nhiệm, bên ủy nhiệm sẽ giao các quyển biên lai này cho bên nhận ủy nhiệm sử dụng.
- Biên lai tự in: Là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí tự in ra từ các thiết bị tin học, máy tính tiền của mình. Tổ chức muốn tự in biên lai phải có hệ thống thiết bị đảm bảo và là đơn vị kế toán có phần mềm tự in biên lai đáp ứng tiêu chuẩn.
Sự khác biệt này ảnh hưởng đến quy trình giao nhận, quản lý và báo cáo sử dụng biên lai giữa hai bên.
Điều kiện để được phép ủy nhiệm lập biên lai cho bên thứ ba là gì?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, việc ủy nhiệm lập biên lai cho bên thứ ba phải tuân thủ các điều kiện sau:
- Văn bản ủy nhiệm: Phải có hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm. Văn bản này phải thể hiện đầy đủ thông tin về loại biên lai, số lượng, thời hạn, mục đích ủy nhiệm và phương thức thanh toán.
- Thông báo cho cơ quan thuế: Bên ủy nhiệm phải gửi thông báo về việc ủy nhiệm cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của cả hai bên.
- Tư cách pháp nhân của bên nhận ủy nhiệm: Bên nhận ủy nhiệm phải là một tổ chức hợp pháp, có đủ năng lực thực hiện.
- Niêm yết công khai: Văn bản ủy nhiệm phải được niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục thông báo ủy nhiệm và chấm dứt ủy nhiệm lập biên lai
Để thực hiện đúng quy định của pháp luật về thuế và chứng từ, các tổ chức cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình thông báo. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết do Luật Dân Việt tổng hợp.
Quy trình 4 bước thông báo ủy nhiệm lập biên lai (Mẫu 02/UN-BLG)
Thủ tục thông báo ủy nhiệm lập biên lai được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Lập văn bản ủy nhiệm
Hai bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm bằng văn bản. Nội dung cần nêu rõ các điều khoản về trách nhiệm, quyền hạn, loại biên lai, số lượng, thời gian ủy nhiệm và phương thức báo cáo.
Bước 2: Lập Thông báo ủy nhiệm theo Mẫu 02/UN-BLG
Bên ủy nhiệm có trách nhiệm lập “Thông báo về việc ủy nhiệm/chấm dứt ủy nhiệm lập biên lai thu tiền phí, lệ phí” theo Mẫu 02/UN-BLG ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Gửi thông báo đến cơ quan thuế
Hồ sơ thông báo phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm. Thời hạn nộp chậm nhất là 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm bắt đầu lập biên lai.
Bước 4: Niêm yết và bắt đầu thực hiện
Sau khi gửi thông báo, hai bên cần niêm yết văn bản ủy nhiệm tại nơi thu phí. Bên nhận ủy nhiệm bắt đầu lập biên lai theo thỏa thuận, lưu ý rằng trên biên lai vẫn phải ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí (bên ủy nhiệm).
Thủ tục thông báo chấm dứt ủy nhiệm lập biên lai khi hết hạn hoặc kết thúc trước hạn
Khi hợp đồng ủy nhiệm hết hiệu lực hoặc hai bên thỏa thuận chấm dứt trước thời hạn, cần thực hiện thủ tục thông báo về việc chấm dứt ủy nhiệm lập biên lai thu tiền phí, lệ phí.
- Lập văn bản chấm dứt ủy nhiệm: Hai bên cùng nhau lập văn bản xác nhận việc chấm dứt ủy nhiệm, trong đó ghi rõ ngày chấm dứt và xử lý các vấn đề liên quan (số biên lai còn lại, quyết toán…).
- Gửi thông báo cho cơ quan thuế: Bên ủy nhiệm tiếp tục sử dụng Mẫu 02/UN-BLG để thông báo về việc chấm dứt ủy nhiệm đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của cả hai bên.
- Niêm yết thông báo: Thông báo chấm dứt ủy nhiệm cũng cần được niêm yết công khai tại nơi thu phí, lệ phí.
Hồ sơ cần chuẩn bị cho từng thủ tục và nơi nộp theo quy định
Hồ sơ thông báo ủy nhiệm bao gồm:
- Thông báo về việc ủy nhiệm lập biên lai theo Mẫu số 02/UN-BLG.
- Bản sao văn bản/hợp đồng ủy nhiệm giữa hai bên.
Hồ sơ thông báo chấm dứt ủy nhiệm bao gồm:
- Thông báo về việc chấm dứt ủy nhiệm lập biên lai theo Mẫu số 02/UN-BLG.
- Bản sao văn bản thỏa thuận chấm dứt ủy nhiệm.
Nơi nộp hồ sơ:
Hồ sơ được nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính.
Giải đáp các vướng mắc thường gặp và lưu ý quan trọng
Trong quá trình tư vấn cho các đơn vị, Luật Dân Việt nhận thấy có nhiều vướng mắc xoay quanh trách nhiệm và các sai sót khi thực hiện thủ tục.
Trách nhiệm của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm trong việc báo cáo sử dụng biên lai?
Pháp luật quy định rất rõ về trách nhiệm của mỗi bên:
- Bên ủy nhiệm (tổ chức thu phí, lệ phí): Vẫn là bên chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật. Phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng biên lai (Mẫu BC26/BLG hoặc BC26/BLĐT) với cơ quan thuế, trong đó phải tổng hợp cả số biên lai mà bên nhận ủy nhiệm đã sử dụng.
- Bên nhận ủy nhiệm: Có trách nhiệm lập biên lai đúng quy định, đúng thực tế phát sinh và báo cáo định kỳ việc sử dụng biên lai cho bên ủy nhiệm. Bên nhận ủy nhiệm không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai trực tiếp cho cơ quan thuế.
Những sai lầm phổ biến khi làm thủ tục và cách phòng tránh hiệu quả
Qua kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, chúng tôi tại Luật Dân Việt nhận thấy một số sai lầm phổ biến sau:
- Không lập văn bản ủy nhiệm: Chỉ thỏa thuận miệng mà không có hợp đồng bằng văn bản, dẫn đến không có cơ sở pháp lý khi có tranh chấp.
- Nộp thông báo chậm hạn: Gửi thông báo cho cơ quan thuế sau khi bên nhận ủy nhiệm đã bắt đầu lập biên lai.
- Báo cáo sai hoặc thiếu: Bên ủy nhiệm quên tổng hợp số biên lai của bên nhận ủy nhiệm vào báo cáo của mình.
- Không niêm yết công khai: Bỏ qua thủ tục niêm yết thông báo ủy nhiệm tại điểm thu phí.
Cách phòng tránh: Cần xây dựng một quy trình nội bộ rõ ràng, phân công người chịu trách nhiệm theo dõi và thực hiện từng bước theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Thời hạn nộp thông báo và các mức phạt liên quan nếu vi phạm
- Thời hạn nộp: Thông báo ủy nhiệm phải được nộp cho cơ quan thuế chậm nhất 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai.
- Mức phạt: Các hành vi vi phạm quy định về lập, phát hành và sử dụng biên lai, chứng từ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt có thể là phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Ví dụ, hành vi không lập thông báo phát hành biên lai trước khi sử dụng có thể bị xử phạt.
Việc nắm vững quy trình thông báo ủy nhiệm và chấm dứt ủy nhiệm lập biên lai không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ, giúp hoạt động thu phí, lệ phí của tổ chức diễn ra minh bạch, chuyên nghiệp. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng các bước theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là chìa khóa để quá trình này diễn ra thuận lợi.
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về thủ tục hoặc hỗ trợ pháp lý liên quan đến việc lập và sử dụng biên lai, hóa đơn, hãy liên hệ ngay với Luật Dân Việt. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán thuế và pháp lý, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp nhanh chóng và chính xác nhất.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ hồ sơ ủy nhiệm, chấm dứt ủy nhiệm lập biên lai nhanh, hợp lệ.
