Thủ tục đăng ký điều chỉnh, chấm dứt việc bán hàng hoàn thuế GTGT: Hướng dẫn chi tiết 2025

Nội dung chính

Doanh nghiệp của bạn đang bán hàng hoàn thuế GTGT và sắp có sự thay đổi về thông tin kinh doanh hoặc dự định chấm dứt hoạt động này? Việc nắm rõ và thực hiện đúng thủ tục đăng ký điều chỉnh, chấm dứt việc bán hàng hoàn thuế giá trị gia tăng là yêu cầu pháp lý bắt buộc để tránh các rủi ro không đáng có. Bài viết này của Luật Dân Việt sẽ là kim chỉ nam chi tiết nhất năm 2025, hướng dẫn doanh nghiệp từng bước hoàn tất các thủ tục phức tạp một cách nhanh chóng, chính xác và đúng pháp luật.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc chấm dứt bán hàng hoàn thuế?

Việc tuân thủ các quy định về đăng ký, điều chỉnh và chấm dứt hoạt động bán hàng hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) là nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp. Không thực hiện đúng thời hạn và quy trình có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý đáng tiếc.

Các trường hợp phải đăng ký điều chỉnh thông tin bán hàng hoàn thuế GTGT

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký điều chỉnh hoàn thuế GTGT khi có bất kỳ thay đổi nào so với thông tin đã đăng ký ban đầu với cơ quan thuế. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

Thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.
Thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Thay đổi địa điểm cửa hàng bán hàng hoàn thuế, bao gồm cả việc thêm mới hoặc giảm bớt cửa hàng.
Thay đổi thông tin về tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
Thay đổi thông tin đăng ký chữ ký số để sử dụng trên hệ thống của cơ quan Hải quan.

Việc đăng ký điều chỉnh thông tin bán hàng hoàn thuế kịp thời giúp đảm bảo thông tin của doanh nghiệp trên hệ thống quản lý của cơ quan thuế và hải quan luôn chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và quá trình hoàn thuế cho du khách.

Các trường hợp phải thông báo chấm dứt việc bán hàng hoàn thuế GTGT

Doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động bán hàng hoàn thuế GTGT khi rơi vào một trong các tình huống sau:

Chủ động chấm dứt hoạt động: Doanh nghiệp không còn nhu cầu hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh, không muốn tiếp tục bán hàng hoàn thuế.
Giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động: Khi doanh nghiệp tiến hành các thủ tục pháp lý để đóng cửa.
Không còn đáp ứng điều kiện: Doanh nghiệp không còn thỏa mãn các điều kiện để được bán hàng hoàn thuế theo quy định của pháp luật (ví dụ: chuyển sang phương pháp nộp thuế khác, không đảm bảo về chế độ kế toán, hóa đơn).
Bị cơ quan thuế ra quyết định chấm dứt: Doanh nghiệp vi phạm các quy định về bán hàng và hoàn thuế GTGT, Cục Thuế tỉnh, thành phố sẽ ra quyết định chấm dứt hoạt động bán hàng hoàn thuế của doanh nghiệp.

Rủi ro pháp lý khi không thực hiện đúng quy định

Việc chậm trễ hoặc không thực hiện thủ tục đăng ký điều chỉnh, chấm dứt việc bán hàng hoàn thuế giá trị gia tăng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro:

Xử phạt vi phạm hành chính: Theo Luật Quản lý thuế, hành vi không thông báo hoặc chậm thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế có thể bị xử phạt.
Gặp khó khăn trong hoạt động: Thông tin không khớp có thể khiến quá trình xuất hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế cho khách hàng bị gián đoạn.
Bị ấn định chấm dứt hoạt động: Nếu vi phạm nghiêm trọng, cơ quan thuế có thể ra quyết định chấm dứt việc bán hàng hoàn thuế của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến uy tín và cơ hội kinh doanh.

Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký điều chỉnh thông tin bán hàng hoàn thuế GTGT (Cập nhật 2025)

Quy trình đăng ký điều chỉnh thông tin bán hàng hoàn thuế đã được quy định rõ ràng tại các văn bản pháp luật như Thông tư 72/2014/TT-BTC và các thông tư sửa đổi, bổ sung. Dưới đây là các bước chi tiết mà doanh nghiệp cần thực hiện.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ

Một bộ hồ sơ đề nghị điều chỉnh thông tin cần được chuẩn bị cẩn thận để tránh bị trả về và mất thời gian. Hồ sơ bao gồm:

Công văn đăng ký điều chỉnh thông tin: Soạn theo mẫu quy định tại Phụ lục 8 ban hành kèm theo Thông tư 72/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 92/2019/TT-BTC). Trong công văn cần nêu rõ nội dung thông tin điều chỉnh.
Các tài liệu chứng minh sự thay đổi (bản sao có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp):
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (nếu thay đổi tên, địa chỉ, người đại diện).
- Hợp đồng thuê địa điểm mới (nếu thay đổi địa điểm cửa hàng).
- Các giấy tờ liên quan khác tùy thuộc vào nội dung điều chỉnh.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị tại Cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hình thức nộp có thể là nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế hoặc gửi qua đường bưu điện. Hiện nay, nhiều Cục Thuế đã triển khai nộp hồ sơ qua mạng tại Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế, doanh nghiệp nên kiểm tra để thực hiện cho thuận tiện.

Bước 3: Thời hạn và quy trình xử lý của cơ quan thuế

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ xử lý theo quy trình sau:

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp bổ sung.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ kiểm tra, báo cáo Cục Thuế tỉnh/thành phố. Sau đó, Cục Thuế sẽ có văn bản thông báo cho doanh nghiệp về việc chấp nhận thông tin điều chỉnh.

Quy trình chấm dứt bán hàng hoàn thuế GTGT: Doanh nghiệp cần làm gì?

Khi quyết định chấm dứt bán hàng hoàn thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các bước sau để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và hoàn thành mọi nghĩa vụ liên quan.

Bước 1: Soạn thảo và gửi công văn thông báo chấm dứt

Chậm nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến chấm dứt, doanh nghiệp phải soạn và gửi công văn thông báo chấm dứt việc bán hàng hoàn thuế GTGT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nội dung công văn cần nêu rõ:

Tên, mã số thuế của doanh nghiệp.
Lý do chấm dứt bán hàng hoàn thuế.
Thời điểm dự kiến chính thức chấm dứt.

Việc gửi thông báo chấm dứt doanh nghiệp bán hàng hoàn thuế sớm giúp cơ quan thuế có đủ thời gian để xử lý và phối hợp.

Bước 2: Phối hợp với cơ quan thuế để kiểm tra và xác nhận

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được công văn, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ tiến hành kiểm tra, rà soát các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Sau đó, cơ quan thuế sẽ báo cáo Cục Thuế để ra văn bản chính thức thông báo về việc chấm dứt bán hàng hoàn thuế. Văn bản này sẽ được gửi cho doanh nghiệp, Tổng cục Hải quan và các ngân hàng thương mại có liên quan.

Bước 3: Các nghĩa vụ cần hoàn thành sau khi có quyết định chấm dứt

Sau khi có thông báo chính thức, doanh nghiệp bán hàng hoàn thuế cần thực hiện các nghĩa vụ cuối cùng:

Hoàn thành nghĩa vụ thuế: Quyết toán và nộp đủ các loại thuế còn nợ (nếu có) cho đến thời điểm chấm dứt hoạt động. Đối với số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết, doanh nghiệp có thể được hoàn lại theo quy định của pháp luật về giải thể, chấm dứt hoạt động.
Tháo dỡ biển hiệu: Doanh nghiệp phải tháo bỏ Biển thông báo doanh nghiệp bán hàng hoàn thuế GTGT cho người nước ngoài đã dán tại tất cả các cửa hàng.
Ngừng xuất hóa đơn hoàn thuế: Kể từ ngày chính thức chấm dứt, doanh nghiệp không được phép tiếp tục xuất hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế cho khách hàng.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQs)

Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, Luật Dân Việt đã tổng hợp một số câu hỏi thường gặp liên quan đến thủ tục đăng ký điều chỉnh, chấm dứt việc bán hàng hoàn thuế giá trị gia tăng.

Thời hạn nộp hồ sơ điều chỉnh/chấm dứt là bao lâu?

Đối với việc điều chỉnh thông tin, doanh nghiệp nên nộp hồ sơ ngay khi có sự thay đổi. Đối với việc chấm dứt, công văn thông báo phải được gửi đến cơ quan thuế chậm nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến chấm dứt.

Mẫu công văn chấm dứt bán hàng hoàn thuế GTGT lấy ở đâu?

Hiện tại, pháp luật chưa ban hành một mẫu công văn bắt buộc cho việc thông báo chấm dứt. Doanh nghiệp có thể soạn công văn dưới dạng văn bản hành chính thông thường, ghi rõ các thông tin cần thiết như đã hướng dẫn ở trên. Bạn có thể tham khảo các mẫu trên mạng hoặc liên hệ với chúng tôi để được cung cấp mẫu chuẩn.

Doanh nghiệp cần làm gì với biển thông báo sau khi chấm dứt hoạt động?

Doanh nghiệp bắt buộc phải tháo bỏ biển thông báo “Doanh nghiệp bán hàng hoàn thuế GTGT cho người nước ngoài” tại các địa điểm kinh doanh ngay sau khi nhận được quyết định chấm dứt từ cơ quan thuế.

Thay đổi địa chỉ kinh doanh có cần làm thủ tục điều chỉnh không?

Có. Thay đổi địa chỉ kinh doanh là một trong những trường hợp bắt buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh đăng ký bán hàng hoàn thuế GTGT. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ điều chỉnh để cập nhật thông tin địa điểm kinh doanh mới với cơ quan thuế.

Việc tuân thủ đúng các thủ tục đăng ký điều chỉnh, chấm dứt việc bán hàng hoàn thuế GTGT không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp vận hành thông suốt, tránh các vướng mắc không đáng có với cơ quan thuế. Nắm vững quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng thời hạn là chìa khóa để đảm bảo mọi thay đổi trong hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra thuận lợi và hợp pháp.

Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục pháp lý liên quan đến hoàn thuế GTGT, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Luật Dân Việt. Với kinh nghiệm tư vấn thành lập công ty, kế toán thuế và các dịch vụ pháp lý khác, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp nhanh chóng và chính xác nhất.

Thông tin liên hệ Luật Dân Việt: