Tiến hành thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa không khó về giấy tờ, nhưng nhiều doanh nghiệp vấp ở việc trước và sau thủ tục: có nên làm, cần chốt gì trong nội bộ, rủi ro nào hay gặp.
Trả lời nhanh: Sử dụng mã số mã vạch là tự nguyện (Điều 21 Nghị định 37/2026/NĐ-CP), nên quyết định tiến hành dựa vào kênh bán và loại hàng. Trước khi nộp, doanh nghiệp nên chốt danh mục sản phẩm, bên đứng tên, tài khoản VNeID và người nộp phí. Rủi ro lớn nhất là dùng mã không do mình được cấp và để mã bị thu hồi.
Có nên tiến hành thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa?
Tiến hành thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa là lựa chọn, không phải nghĩa vụ chung. Bốn câu hỏi giúp quyết định:
- Kênh bán có đòi mã không? Chuỗi bán lẻ, sàn thương mại điện tử, nhà nhập khẩu thường yêu cầu.
- Hàng có thuộc diện truy xuất nguồn gốc bắt buộc không? Sản phẩm rủi ro cao phải truy xuất (Điều 22).
- Bạn có phải chủ nhãn hàng không? Bên đưa sản phẩm ra thị trường dưới tên mình nên là bên đứng tên mã.
- Danh mục đã ổn định chưa? Có sản phẩm cụ thể mới chọn được quỹ mã phù hợp.
"Có" ở câu 1 hoặc 2 thì nên làm sớm; chỉ bán trực tiếp, không qua kênh quét mã thì có thể cân nhắc thêm.
Chuẩn bị nội bộ trước khi tiến hành thủ tục
Chậm trễ thường đến từ quyết định nội bộ chưa chốt:
| Việc nội bộ | Vì sao nên làm trước |
|---|---|
| Lập danh mục quy cách bán lẻ hiện có, dự kiến | Chọn mã 10, 9, 8 hay 7 số |
| Thống nhất pháp nhân đứng tên | Mã gắn với tổ chức được cấp, không chuyển cho bên khác |
| Kiểm tra VNeID của tổ chức | Thiếu giấy tờ thì đính kèm bản sao điện tử (Điều 29) |
| Giao người theo dõi thông báo, nộp phí | 07 ngày làm việc chỉ chạy khi hồ sơ hợp lệ, đã nộp phí |
| Chọn nơi lưu danh sách mã đã gán | Tránh gán trùng khi nhiều người cùng làm |
Thao tác trên Cổng theo 5 bước của thủ tục đăng ký mã vạch.
Rủi ro thường gặp khi tiến hành thủ tục mã vạch hàng hóa
Rủi ro đáng ngại nhất không phải hồ sơ bị trả lại, mà là dùng mã sai cách:
- Mua, thuê hoặc mượn mã của người khác: quyền sử dụng mã không được bán, chuyển nhượng (Điều 28); cho thuê, chuyển nhượng là căn cứ thu hồi (khoản 3 Điều 31).
- Tự in dãy số bắt đầu bằng 893 khi chưa được cấp: 893 là mã quốc gia Việt Nam (Điều 3), chỉ dùng trong mã do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Dùng mã nước ngoài không có ủy quyền: chỉ được dùng khi mã do tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp hoặc được chủ sở hữu mã ủy quyền (khoản 3 Điều 28).
- Quên phí duy trì: không duy trì có thể bị thu hồi mã, và chỉ dùng lại được sau khi nộp đủ khoản nợ phí.
Các nhóm hành vi dùng mã chưa được cấp hoặc đã bị thu hồi, chuyển nhượng mã, dùng mã nước ngoài không được phép có thể bị xử phạt theo Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP); nghị định thay thế còn là dự thảo. Sai sót ngay trên tờ khai thì xem lỗi hay gặp và cách khai chính xác.
Nghĩa vụ đi kèm sau khi tiến hành xong thủ tục
Được cấp mã kéo theo nghĩa vụ suốt thời gian sử dụng. Theo Điều 28 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, người sử dụng mã phải:
- kê khai, cập nhật dữ liệu sản phẩm;
- bảo đảm tính đơn nhất của mã;
- nộp phí theo Thông tư 232/2016/TT-BTC;
- hoàn trả mã khi ngừng sử dụng.
Còn phân vân có nên làm ngay, bạn có thể cùng Luật Dân Việt rà bốn câu hỏi trên với tình hình thực tế.
Câu hỏi thường gặp khi tiến hành thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa
Doanh nghiệp có cần quy chế nội bộ về quản lý mã vạch không?
Không bắt buộc. Một văn bản ngắn phân công người giữ tài khoản, người gán mã, nơi lưu danh sách mã và lịch nộp phí giúp việc quản lý không phụ thuộc một cá nhân.
Sau khi được cấp, bao lâu nên rà lại quỹ mã một lần?
Không có quy định cụ thể. Nên rà khi chuẩn bị ra sản phẩm mới hoặc hằng quý, so số mã đã dùng với sức chứa của loại mã để kịp đăng ký thêm (Điều 29).
Bao bì đang thiết kế dở thì có nên tiến hành thủ tục ngay không?
Nên làm song song: thời gian chờ cấp mã dùng để hoàn thiện thiết kế. Chỉ in hàng loạt khi đã có kết quả cấp mã, đã gán mã cho từng quy cách và quét thử bản in mẫu.
Căn cứ pháp lý
- Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12, sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 78/2025/QH15.
- Nghị định số 37/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa (Điều 3, 21, 22, 28, 29, 31).
- Nghị định số 119/2017/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng sản phẩm, hàng hóa, sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 126/2021/NĐ-CP (Điều 32).
- Thông tư số 232/2016/TT-BTC quy định phí cấp mã số mã vạch, phí sử dụng mã số mã vạch.
Liên hệ Luật Dân Việt
Để được hỗ trợ tốt nhất, kịp thời nhất, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Luật Dân Việt theo thông tin dưới đây:
- Hotline/Zalo: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7, 8:00 – 18:30
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
