Nộp sai, nộp nhầm thông tin vào Ngân sách Nhà nước (NSNN) là lỗi thường gặp khiến tiền thuế không được ghi nhận đúng nghĩa vụ, dẫn đến phát sinh tiền chậm nộp và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp. Để giải quyết dứt điểm tình trạng này, bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cách tra soát, điều chỉnh thông tin thu, nộp ngân sách nhà nước một cách nhanh chóng và chính xác nhất theo quy định mới, giúp bạn xử lý các sai sót thường gặp như sai mã số thuế, mã chương, hay tiểu mục.
7 lỗi sai thông tin nộp tiền vào ngân sách nhà nước phổ biến nhất và hậu quả
Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, kế toán dù cẩn thận đến đâu cũng khó tránh khỏi những sai sót. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khi lập chứng từ nộp tiền vào NSNN mà doanh nghiệp và cá nhân thường gặp phải.
Sai mã chương, mã ngành kinh tế (tiểu mục)
Đây là lỗi sai phổ biến nhất, xảy ra khi người nộp thuế chọn sai mã chương (phân loại đơn vị theo cấp quản lý) hoặc sai mã tiểu mục (mã nội dung kinh tế của khoản nộp). Sai sót này khiến khoản tiền đã nộp không được hạch toán đúng vào nghĩa vụ thuế cần thanh toán. Ví dụ, nộp tiền thuế GTGT nhưng lại chọn nhầm tiểu mục của thuế TNDN.
Sai mã số thuế của người nộp thuế
Lỗi sai mã số thuế (MST) có thể do nhầm lẫn giữa MST của công ty mẹ và công ty con, hoặc giữa MST của doanh nghiệp và MST cá nhân của người đại diện pháp luật. Khi thông tin này sai, hệ thống sẽ không thể xác định được đúng đối tượng đã nộp thuế.
Sai tên cơ quan quản lý thu
Mỗi doanh nghiệp, cá nhân được quản lý bởi một cơ quan thuế nhất định (Chi cục Thuế quận/huyện, Cục Thuế tỉnh/thành phố). Việc nộp tiền nhầm vào tài khoản của một cơ quan thuế khác địa phương quản lý sẽ khiến khoản nộp không được ghi nhận cho đơn vị bạn.
Sai tài khoản Kho bạc Nhà nước
Khi nộp tiền, việc chọn sai tài khoản Kho bạc Nhà nước nơi cơ quan thuế quản lý mở tài khoản cũng là một lỗi nghiêm trọng. Khoản tiền sẽ bị “treo” và không thể hạch toán vào ngân sách cho đến khi được điều chỉnh.
Sai kỳ thuế, năm tính thuế
Ghi sai kỳ tính thuế (ví dụ: nộp cho quý 4/2025 nhưng ghi nhầm thành quý 3/2025) hoặc sai năm tính thuế cũng khiến hệ thống thuế không ghi nhận đúng khoản thanh toán cho kỳ nợ thuế tương ứng.
Ghi sai tên người nộp thuế hoặc địa chỉ
Mặc dù MST là yếu tố định danh quan trọng nhất, việc ghi sai tên công ty hoặc địa chỉ cũng có thể gây khó khăn trong quá trình đối chiếu, tra soát của cơ quan thuế, đặc biệt khi có nhiều sai sót khác cùng lúc.
Hậu quả của việc nộp sai thông tin: Không được ghi nhận nghĩa vụ, phát sinh tiền chậm nộp và bị xử phạt
Hậu quả trực tiếp và nghiêm trọng nhất của việc nộp sai thông tin là khoản tiền đã nộp không được hệ thống ghi nhận để trừ vào nghĩa vụ thuế tương ứng. Do đó, trên hệ thống quản lý thuế, doanh nghiệp của bạn vẫn bị ghi nhận là còn nợ thuế. Điều này dẫn đến:
- Phát sinh tiền chậm nộp: Lãi chậm nộp với mức 0,03%/ngày sẽ được tính trên số tiền thuế chậm nộp.
- Nguy cơ bị cưỡng chế thuế: Nếu khoản nợ kéo dài, cơ quan thuế có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế như trích tiền từ tài khoản ngân hàng, phong tỏa tài khoản.
- Mất thời gian và công sức: Doanh nghiệp phải tốn thời gian thực hiện các thủ tục tra soát, điều chỉnh phức tạp để khắc phục sai sót.
Hướng dẫn quy trình tra soát và điều chỉnh thông tin nộp thuế chi tiết (Cập nhật theo Thông tư 80/2021/TT-BTC)
Khi phát hiện sai sót, bạn cần nhanh chóng thực hiện thủ tục tra soát để điều chỉnh thông tin. Quy trình này được hướng dẫn chi tiết tại Điều 69 Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Khi nào cần thực hiện tra soát, điều chỉnh thông tin?
Bạn cần thực hiện tra soát, điều chỉnh ngay khi:
- Phát hiện thông tin về nghĩa vụ thuế (số phải nộp, đã nộp, còn nợ…) do cơ quan thuế cung cấp định kỳ có sai khác so với số liệu theo dõi của doanh nghiệp.
- Phát hiện thông tin đã khai trên Giấy nộp tiền vào NSNN hoặc chứng từ nộp thuế điện tử không chính xác.
Hồ sơ cần chuẩn bị để đề nghị tra soát, điều chỉnh
Để thực hiện thủ tục này, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đơn giản gồm:
- Văn bản đề nghị tra soát theo Mẫu số 01/TS ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Tài liệu chứng minh (nếu có): Bản sao chứng từ nộp tiền vào NSNN (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi…) hoặc các thông báo, quyết định liên quan.
Hướng dẫn lập Văn bản đề nghị tra soát theo Mẫu số 01/TS
Mẫu 01/TS là văn bản quan trọng nhất. Bạn cần điền chính xác các thông tin sau:
- Thông tin người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên, MST, địa chỉ.
- Cơ quan thuế tiếp nhận: Ghi tên cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp.
- Nội dung đề nghị tra soát: Phần này quan trọng nhất. Bạn cần ghi rõ thông tin trên chứng từ đã nộp sai (Số chứng từ, ngày, số tiền, mã chương, tiểu mục sai…) và Nội dung đề nghị điều chỉnh (thông tin đúng cần sửa lại).
Quy trình 4 bước nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan thuế
Nếu lựa chọn nộp hồ sơ giấy, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ như đã nêu ở trên.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận “Một cửa” của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Bước 3: Cán bộ thuế tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và xử lý. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tiến hành đối chiếu, điều chỉnh trên hệ thống.
- Bước 4: Nhận kết quả là “Thông báo về việc điều chỉnh/không điều chỉnh thông tin” (Mẫu 01/TB-TS) từ cơ quan thuế.
Quy trình nộp hồ sơ tra soát online qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế
Đây là phương pháp được khuyến khích vì sự tiện lợi và nhanh chóng. Tại Luật Dân Việt, chúng tôi luôn hướng dẫn khách hàng ưu tiên thực hiện các thủ tục thuế qua mạng.
- Bước 1: Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn) bằng tài khoản MST-QL của doanh nghiệp.
- Bước 2: Chọn menu “Nộp thuế”, sau đó chọn “Lập hồ sơ đề nghị tra soát”.
- Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị giao diện để bạn điền các thông tin tương tự Mẫu 01/TS. Bạn cần điền thông tin chứng từ sai và thông tin đề nghị điều chỉnh.
- Bước 4: Đính kèm bản scan của chứng từ nộp tiền (nếu có).
- Bước 5: Ký điện tử bằng chữ ký số và nhấn “Nộp hồ sơ”.
- Bước 6: Theo dõi kết quả xử lý tại mục “Tra cứu” trên Cổng thông tin điện tử.
Thời gian giải quyết tra soát, điều chỉnh thông tin là bao lâu?
Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, thời gian giải quyết hồ sơ đề nghị tra soát khá nhanh:
- 03 ngày làm việc: Đối với trường hợp tra soát sai sót về thông tin nghĩa vụ thuế do cơ quan thuế cung cấp.
- 05 ngày làm việc: Đối với trường hợp đề nghị điều chỉnh thông tin trên chứng từ nộp tiền đã nộp.
Giải đáp các vướng mắc thường gặp khi xử lý sai sót
Dưới đây là giải đáp cho một số câu hỏi mà đội ngũ chuyên gia của Luật Dân Việt thường xuyên nhận được từ các doanh nghiệp.
Nộp thuế sai có được hoàn lại tiền không?
Thông thường, khi nộp sai thông tin (sai tiểu mục, mã chương…), khoản tiền sẽ không được hoàn trả trực tiếp. Thay vào đó, cơ quan thuế sẽ thực hiện điều chỉnh để hạch toán đúng vào nghĩa vụ thuế mà bạn cần nộp. Việc hoàn thuế chỉ áp dụng cho trường hợp nộp thừa sau khi đã hoàn thành tất cả các nghĩa vụ thuế.
Cách xử lý khi nộp thừa tiền thuế vào ngân sách nhà nước?
Nếu bạn nộp một khoản tiền lớn hơn số thuế phải nộp, đây được coi là khoản nộp thừa. Theo Thông tư 80, bạn có hai phương án xử lý:
- Bù trừ tự động: Cơ quan thuế sẽ tự động bù trừ khoản nộp thừa với các khoản nợ thuế khác (nếu có) hoặc với số thuế phát sinh của kỳ tiếp theo.
- Đề nghị hoàn trả: Nếu không còn khoản nợ nào, bạn có thể lập hồ sơ đề nghị hoàn trả khoản nộp thừa.
Nộp nhầm cho cơ quan thuế khác địa phương quản lý thì phải làm sao?
Đây là trường hợp sai cơ quan quản lý thu. Bạn cần lập hồ sơ đề nghị tra soát (Mẫu 01/TS) và gửi đến cơ quan thuế nơi bạn đã nộp nhầm tiền. Trong văn bản, bạn phải ghi rõ thông tin cơ quan thuế quản lý đúng của mình để họ phối hợp với Kho bạc Nhà nước điều chuyển lại khoản tiền.
Có được điều chỉnh tổng số tiền trên chứng từ đã nộp không?
Không. Thủ tục tra soát chỉ dùng để điều chỉnh các thông tin trên chứng từ như MST, tên người nộp, mã chương, tiểu mục, kỳ thuế… Tuyệt đối không được đề nghị điều chỉnh tổng số tiền đã nộp. Nếu số tiền nộp bị sai (thừa hoặc thiếu), nó sẽ được xử lý theo quy trình nộp thừa hoặc nộp bổ sung.
Việc tra soát, điều chỉnh thông tin thu, nộp ngân sách nhà nước tuy có nhiều bước nhưng không quá phức tạp nếu nắm rõ quy trình và chuẩn bị đúng hồ sơ. Việc chủ động kiểm tra, phát hiện sớm sai sót và thực hiện điều chỉnh kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành đúng nghĩa vụ thuế mà còn tránh được các khoản phạt không đáng có, đảm bảo dòng tiền và hoạt động ổn định.
Nếu bạn còn bất kỳ vướng mắc nào về thủ tục tra soát, điều chỉnh thông tin nộp thuế hoặc cần tư vấn về các vấn đề kế toán – pháp lý khác, hãy liên hệ ngay với Luật Dân Việt để được hỗ trợ chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất. Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu và hiệu quả.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ tra soát, điều chỉnh chứng từ nộp NSNN nhanh, đúng quy trình Tổng cục Thuế.
