Xác nhận số thuế đã nộp tại Việt Nam đối tượng cư trú nước ngoài: Lợi ích khấu trừ

Nội dung chính

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đang đối mặt với nguy cơ bị đánh thuế hai lần trên cùng một khoản thu nhập? Đừng lo lắng, thủ tục xác nhận số thuế đã nộp tại Việt Nam đối với đối tượng cư trú của nước ngoài chính là “chìa khóa vàng” giúp bạn được khấu trừ số thuế phải nộp tại quê nhà. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam chi tiết, hướng dẫn bạn từ A-Z về hồ sơ, quy trình để tận dụng tối đa lợi ích từ Hiệp định tránh đánh thuế hai lần, bảo vệ quyền lợi tài chính của chính mình.

Tại sao xác nhận số thuế đã nộp tại Việt Nam là quyền lợi tối quan trọng của bạn?

Đối với các chuyên gia, người lao động nước ngoài có thu nhập tại Việt Nam, việc hiểu rõ và thực hiện đúng các nghĩa vụ thuế là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, song song với nghĩa vụ là những quyền lợi chính đáng, mà nổi bật nhất là cơ chế khấu trừ thuế để tránh tình trạng thuế chồng thuế.

Lợi ích cốt lõi: Khấu trừ thuế và tránh đánh thuế hai lần

Lợi ích lớn nhất của việc xin giấy xác nhận số thuế đã nộp là để hoàn tất thủ tục khấu trừ số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp tại quốc gia nơi bạn là đối tượng cư trú. Hầu hết các quốc gia đều đánh thuế trên thu nhập toàn cầu của công dân cư trú của mình. Điều này có nghĩa là khoản thu nhập bạn nhận tại Việt Nam vẫn có thể bị đánh thuế lần thứ hai tại quê nhà.

Giấy xác nhận từ cơ quan thuế Việt Nam là bằng chứng pháp lý không thể thiếu để chứng minh bạn đã hoàn thành nghĩa vụ thuế tại Việt Nam. Dựa trên đó, cơ quan thuế nước sở tại sẽ áp dụng cơ chế khấu trừ, cho phép bạn trừ đi số thuế đã nộp ở Việt Nam vào tổng số thuế phải nộp, giúp bạn tránh đánh thuế hai lần hiệu quả.

Hiểu đúng về Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA)

Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (Double Taxation Agreement – DTA) là một thỏa thuận song phương giữa hai quốc gia nhằm ngăn chặn việc đánh thuế trùng lên cùng một khoản thu nhập. Tính đến nay, Việt Nam đã ký kết DTA với hơn 80 quốc gia và vùng lãnh thổ.

Các hiệp định này tạo ra một khuôn khổ pháp lý rõ ràng, quy định quốc gia nào có quyền ưu tiên đánh thuế đối với loại thu nhập nào và cách thức để loại bỏ việc đánh thuế trùng. Việc xác nhận số thuế đã nộp tại Việt Nam chính là bước đi cụ thể để kích hoạt các điều khoản có lợi cho người nộp thuế trong DTA.

Ai là đối tượng cần thực hiện thủ tục này? (Cá nhân cư trú nước ngoài)

Đối tượng chính cần thực hiện thủ tục này là các cá nhân nước ngoài đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

Là đối tượng cư trú của một quốc gia đã ký kết Hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam.
Phát sinh thu nhập chịu thuế tại Việt Nam (từ tiền lương, tiền công, đầu tư, kinh doanh…).
Đã thực hiện kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại Việt Nam theo quy định.
Cần chứng minh số thuế đã nộp tại Việt Nam để được khấu trừ tại quốc gia cư trú của mình.

Hướng dẫn chi tiết hồ sơ và quy trình xác nhận thuế đã nộp (Cập nhật 2025)

Để quá trình diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy trình là yếu tố then chốt. Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng là chuyên gia nước ngoài, Luật Dân Việt xin chia sẻ hướng dẫn chi tiết và cập nhật nhất.

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác

Một bộ hồ sơ xác nhận số thuế đã nộp tại Việt Nam cho người nước ngoài đầy đủ sẽ bao gồm các giấy tờ sau:

Giấy đề nghị xác nhận số thuế đã nộp tại Việt Nam: Sử dụng Mẫu số 01/ĐN-XNTT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Mẫu này yêu cầu điền đầy đủ thông tin về người nộp thuế, kỳ tính thuế cần xác nhận và các thông tin liên quan.
Bản gốc Giấy chứng nhận cư trú (Certificate of Residence): Do cơ quan thuế của quốc gia bạn cư trú cấp cho kỳ tính thuế tương ứng. Giấy này cần được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định để có giá trị pháp lý tại Việt Nam.
Giấy ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp bạn ủy quyền cho một bên thứ ba (ví dụ như Luật Dân Việt) thực hiện thủ tục, cần có giấy ủy quyền hợp pháp.
Bản sao các chứng từ nộp thuế (nếu có): Bao gồm giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, chứng từ khấu trừ thuế TNCN do đơn vị chi trả thu nhập cấp.
Bản sao hợp đồng lao động, thư bổ nhiệm hoặc các tài liệu chứng minh nguồn gốc thu nhập tại Việt Nam.

Việc chuẩn bị một hồ sơ chứng minh thuế Việt Nam kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh phải bổ sung, giải trình nhiều lần.

Quy trình 4 bước thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế

Quy trình xác nhận số thuế đã nộp cho người nước ngoài ở Việt Nam thường diễn ra theo 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Tập hợp đầy đủ các giấy tờ cần thiết như đã liệt kê ở trên. Đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và nhất quán.
Bước 2: Nộp hồ sơ: Nộp bộ hồ sơ hoàn chỉnh đến Cục Thuế tỉnh, thành phố nơi bạn đã đăng ký nộp thuế. Ví dụ, nếu bạn làm việc và nộp thuế tại một công ty ở Hà Nội, cơ quan tiếp nhận sẽ là Cục Thuế Thành phố Hà Nội.
Bước 3: Cơ quan thuế xử lý: Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Nếu thông tin khớp đúng, họ sẽ tiến hành xử lý yêu cầu. Nếu hồ sơ thiếu hoặc có sai lệch, cơ quan thuế sẽ ra thông báo yêu cầu giải trình hoặc bổ sung.
Bước 4: Nhận kết quả: Trong thời hạn quy định, Cục Thuế sẽ cấp Giấy xác nhận số thuế đã nộp tại Việt Nam (ví dụ theo mẫu số 04/HTQT hoặc 05/HTQT) cho người nộp thuế.

Hướng dẫn nộp hồ sơ online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Để hiện đại hóa thủ tục hành chính, người nộp thuế hiện có thể thực hiện xác nhận số thuế đã nộp online. Quy trình này được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bạn cần đăng ký một tài khoản giao dịch thuế điện tử, sau đó điền tờ khai, đính kèm các bản scan của hồ sơ cần thiết và nộp trực tuyến. Phương thức này giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và cho phép theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ một cách minh bạch.

Giải đáp các thắc mắc thường gặp và những lưu ý quan trọng

Trong quá trình tư vấn cho các doanh nghiệp FDI và chuyên gia nước ngoài, chúng tôi tại Luật Dân Việt đã tổng hợp lại một số câu hỏi và lưu ý quan trọng để giúp bạn tránh những sai sót không đáng có.

Mất bao lâu để nhận được giấy xác nhận?

Theo quy định, thời gian giải quyết hồ sơ đề nghị xác nhận số thuế đã nộp là 07-10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian này không bao gồm thời gian người nộp thuế cần để bổ sung hoặc giải trình hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Phân biệt giữa chứng từ khấu trừ thuế và giấy xác nhận số thuế đã nộp

Đây là hai loại giấy tờ hoàn toàn khác nhau và thường gây nhầm lẫn:

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Là giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động sau mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một lần khi kết thúc kỳ tính thuế. Nó chỉ xác nhận số thuế đã bị khấu trừ bởi một đơn vị cụ thể.
Giấy xác nhận số thuế đã nộp: Là văn bản chính thức do Cơ quan thuế (Cục Thuế) cấp, xác nhận tổng số thuế mà cá nhân đã thực nộp vào ngân sách nhà nước trong một kỳ tính thuế nhất định. Đây mới là giấy tờ có giá trị pháp lý cao nhất để làm thủ tục khấu trừ thuế ở nước ngoài.

Những lỗi sai cần tránh để hồ sơ không bị trả về

Dựa trên kinh nghiệm thực tiễn, chúng tôi nhận thấy một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc trả về:

Nộp sai cơ quan thuế: Nộp hồ sơ đến Chi cục Thuế quận/huyện thay vì Cục Thuế tỉnh/thành phố.
Giấy chứng nhận cư trú không hợp lệ: Hết hạn, không đúng kỳ tính thuế, hoặc chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
Thông tin trên các giấy tờ không khớp: Sai lệch về tên, ngày sinh, số hộ chiếu giữa đơn đề nghị, giấy chứng nhận cư trú và các tài liệu khác.
Ủy quyền không đúng mẫu: Giấy ủy quyền thiếu thông tin hoặc không được công chứng, chứng thực theo quy định.

Mối liên hệ với quyết toán và hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài

Thủ tục xác nhận số thuế đã nộp có mối liên hệ mật thiết với quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài. Thông thường, bạn nên thực hiện thủ tục này sau khi đã hoàn thành việc quyết toán thuế TNCN của năm tài chính đó.

Số liệu trên giấy xác nhận phải khớp với số thuế bạn đã nộp sau khi quyết toán. Ngoài ra, thủ tục này khác với thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài. Hoàn thuế là việc nhận lại số thuế đã nộp thừa, trong khi xác nhận thuế là để chứng minh nghĩa vụ thuế đã thực hiện cho mục đích khấu trừ ở nước ngoài.

Việc chủ động thực hiện xác nhận số thuế đã nộp tại Việt Nam đối với đối tượng cư trú của nước ngoài không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi thiết thực. Thủ tục này giúp người lao động nước ngoài, chuyên gia nước ngoài và các doanh nghiệp FDI tối ưu hóa tài chính và tránh được gánh nặng thuế kép. Với hồ sơ đầy đủ và quy trình rõ ràng, bạn hoàn toàn có thể tự tin bảo vệ thu nhập của mình khi làm việc tại Việt Nam, đảm bảo tuân thủ pháp luật của cả hai quốc gia một cách hiệu quả và minh bạch nhất.

Bạn vẫn còn băn khoăn về hồ sơ hoặc quy trình phức tạp? Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia pháp lý của chúng tôi tại Luật Dân Việt để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức!

Thông tin liên hệ Luật Dân Việt: