Việc xử lý chứng từ điện tử đã lập sai sẽ có những thay đổi mang tính bước ngoặt kể từ ngày 01/6/2025, khi quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực. Những thay đổi này không chỉ áp dụng cho hóa đơn điện tử mà còn thống nhất cho cả chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia tại Luật Dân Việt, giúp các kế toán và doanh nghiệp nắm vững các quy trình điều chỉnh, thay thế hoặc hủy chứng từ sai sót một cách chính xác, tránh các rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có.
Điểm mới đáng chú ý nhất về xử lý chứng từ điện tử sai sót từ 01/6/2025
Quy định mới đã đơn giản hóa và thống nhất nhiều quy trình, giải quyết các vướng mắc tồn tại trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước đây. Dưới đây là những điểm thay đổi cốt lõi mà mọi kế toán cần phải nắm rõ.
Thống nhất quy trình xử lý: Không còn phân biệt chứng từ đã gửi cho người mua hay chưa
Một trong những thay đổi lớn nhất là việc bãi bỏ sự phân biệt trong cách xử lý sai sót giữa chứng từ điện tử đã gửi và chưa gửi cho người nhận. Theo quy định cũ, hai trường hợp này có quy trình xử lý khác nhau. Tuy nhiên, từ 01/6/2025, quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán sẽ được áp dụng thống nhất, giúp giảm bớt sự phức tạp và nhầm lẫn cho doanh nghiệp.
Bắt buộc lập văn bản thỏa thuận điện tử trước khi điều chỉnh hoặc thay thế chứng từ
Đối với các sai sót trọng yếu cần điều chỉnh hoặc thay thế, quy định mới yêu cầu bên bán và bên mua phải lập một văn bản thỏa thuận điện tử. Văn bản này phải ghi rõ sai sót và được ký số bởi cả hai bên trước khi tiến hành lập chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và sự đồng thuận, minh bạch giữa các bên.
Quy định mới về thời hạn gửi thông báo sai sót Mẫu số 04/SS-CTĐT tới cơ quan thuế
Thời hạn gửi Thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-CTĐT đến cơ quan thuế cũng được quy định rõ ràng hơn. Doanh nghiệp phải gửi thông báo này cho cơ quan thuế vào cùng ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế. Việc tuân thủ đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.
Hướng dẫn chi tiết 3 cách xử lý chứng từ điện tử đã lập sai theo quy định mới
Dựa trên các quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, chúng tôi tại Luật Dân Việt đã tổng hợp chi tiết 3 cách xử lý chứng từ điện tử đã lập sai tùy theo từng trường hợp cụ thể.
Trường hợp 1: Chỉ sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế
Đây là trường hợp sai sót ít nghiêm trọng nhất. Nếu chứng từ điện tử chỉ sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế vẫn chính xác và các thông tin khác không sai, quy trình xử lý như sau:
- Thông báo cho người mua: Bên bán thông báo cho người mua về việc chứng từ có sai sót để hai bên thống nhất.
- Không cần lập lại chứng từ: Doanh nghiệp không cần phải lập chứng từ điều chỉnh hay thay thế.
- Gửi thông báo đến cơ quan thuế: Bên bán lập Thông báo sai sót Mẫu số 04/SS-CTĐT và gửi đến cơ quan thuế. Các chỉ tiêu khác trên chứng từ vẫn có giá trị pháp lý và được sử dụng để kê khai bình thường.
Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc các thông tin trọng yếu khác
Khi chứng từ điện tử có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên chứng từ, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương án: điều chỉnh hoặc thay thế.
Lựa chọn 1: Lập chứng từ điện tử ĐIỀU CHỈNH
Phương pháp này được áp dụng khi các bên muốn ghi nhận rõ khoản tăng/giảm so với chứng từ gốc.
- Lập văn bản thỏa thuận: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận điện tử, ghi rõ nội dung sai sót và có chữ ký số của cả hai bên.
- Lập chứng từ điều chỉnh: Bên bán lập một chứng từ điện tử mới để điều chỉnh. Trên chứng từ này phải ghi rõ “Điều chỉnh cho chứng từ Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm…”. Nội dung điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số tiền, tiền thuế phải được thể hiện rõ ràng.
- Gửi thông báo Mẫu 04/SS-CTĐT: Sau khi lập chứng từ điều chỉnh và gửi cho người mua, bên bán phải gửi Mẫu số 04/SS-CTĐT đến cơ quan thuế.
Lựa chọn 2: Lập chứng từ điện tử THAY THẾ
Phương pháp này tạo ra một chứng từ hoàn toàn mới để thay thế cho chứng từ đã lập sai.
- Lập văn bản thỏa thuận: Tương tự như cách điều chỉnh, hai bên cần có văn bản thỏa thuận điện tử được ký số.
- Lập chứng từ thay thế: Bên bán lập một chứng từ điện tử mới. Chứng từ này có nội dung chính xác và phải có dòng chữ “Thay thế cho chứng từ Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm…”.
- Gửi thông báo Mẫu 04/SS-CTĐT: Bên bán gửi chứng từ thay thế cho người mua, đồng thời gửi thông báo sai sót Mẫu 04/SS-CTĐT đến cơ quan thuế.
Trường hợp 3: Hủy chứng từ điện tử khi có sự chấm dứt cung cấp dịch vụ
Trong trường hợp hai bên đã thống nhất hủy giao dịch, chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, việc xử lý chứng từ điện tử đã lập sai sẽ là hủy chứng từ.
- Lập văn bản thỏa thuận: Hai bên lập văn bản thỏa thuận hoặc biên bản điện tử điều chỉnh để xác nhận việc hủy giao dịch.
- Hủy chứng từ: Bên bán thực hiện thao tác hủy chứng từ điện tử đã lập trên phần mềm kế toán. Chứng từ bị hủy sẽ không còn giá trị sử dụng.
- Gửi thông báo đến cơ quan thuế: Bên bán phải thông báo việc hủy chứng từ này với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-CTĐT.
Giải đáp các vướng mắc thường gặp khi áp dụng quy định mới
Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng ngàn doanh nghiệp, Luật Dân Việt hiểu rằng việc áp dụng quy định mới sẽ phát sinh nhiều câu hỏi. Dưới đây là giải đáp cho các vướng mắc phổ biến nhất.
Chứng từ điện tử đã lập sai có bị phạt không và mức phạt là bao nhiêu?
Chứng từ điện tử đã lập sai có bị phạt không là câu hỏi chúng tôi thường xuyên nhận được. Câu trả lời là CÓ, nếu doanh nghiệp không phát hiện và xử lý kịp thời. Nếu doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và nộp thông báo Mẫu 04/SS-CTĐT cho cơ quan thuế trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra, thì sẽ không bị xử phạt. Ngược lại, nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót trước, doanh nghiệp có thể bị phạt theo quy định của Luật quản lý thuế.
Cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai có gì khác biệt?
Một điểm tiến bộ của Nghị định 70/2025/NĐ-CP là đã thống nhất quy trình xử lý sai sót cho nhiều loại chứng từ điện tử. Do đó, cách xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai sẽ áp dụng tương tự như đối với hóa đơn điện tử. Tổ chức khấu trừ thuế sẽ thực hiện các bước điều chỉnh, thay thế hoặc hủy chứng từ theo hướng dẫn ở trên, đảm bảo tính nhất quán trong quản lý.
Khi nào phải lập biên bản điện tử điều chỉnh và khi nào chỉ cần thông báo?
Bạn phải lập biên bản điện tử điều chỉnh (văn bản thỏa thuận) trong trường hợp sai sót trọng yếu cần lập chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế (sai mã số thuế, tiền, thuế suất…). Bạn chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế (không cần lập chứng từ mới) trong trường hợp sai sót không trọng yếu (sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế).
Nếu chứng từ thay thế/điều chỉnh tiếp tục bị sai thì phải xử lý như thế nào?
Nếu chứng từ điện tử dùng để điều chỉnh hoặc thay thế lại tiếp tục có sai sót, doanh nghiệp sẽ lặp lại quy trình xử lý tương tự. Tức là, bạn sẽ lại lập một chứng từ điều chỉnh/thay thế mới cho chứng từ bị sai trước đó, và trên chứng từ mới này vẫn phải tham chiếu đến số của chứng từ GỐC bị sai đầu tiên.
Việc nắm rõ các quy định mới trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp từ ngày 01/6/2025. Chủ động cập nhật và áp dụng đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về thuế và kế toán mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí vận hành. Việc xử lý chứng từ điện tử đã lập sai một cách chính xác là nền tảng cho một hệ thống tài chính minh bạch và vững mạnh.
Để được tư vấn chi tiết về quy trình xử lý chứng từ điện tử theo quy định mới hoặc trải nghiệm giải pháp phần mềm kế toán đã cập nhật đầy đủ các thay đổi, vui lòng liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tại Luật Dân Việt.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ xử lý, điều chỉnh chứng từ điện tử sai đúng quy trình và pháp luật thuế.
