Việc xử lý hoá đơn điện tử của cơ quan thuế có sai sót là một nghiệp vụ không doanh nghiệp nào mong muốn, nhưng lại khá phổ biến trong quá trình hoạt động. Nghị định 70/2025/NĐ-CP ra đời đã mang đến những quy định mới, rõ ràng hơn để giải quyết vấn đề này, thay thế cho các quy định trước đây tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn bạn từng bước xử lý mọi trường hợp sai sót một cách nhanh chóng, đúng luật và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Nắm vững các quy trình này sẽ giúp công tác kế toán của doanh nghiệp, hộ kinh doanh trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.
4 trường hợp sai sót hóa đơn điện tử và cách xử lý nhanh nhất theo Nghị định 70/2025
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã phân loại các tình huống sai sót thành 4 trường hợp chính, mỗi trường hợp có một quy trình xử lý riêng biệt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu thuế.
Trường hợp 1: Phát hiện sai sót khi hóa đơn chưa gửi cho người mua
Đây là trường hợp đơn giản nhất. Khi bạn đã lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua, quy trình xử lý như sau:
- Thông báo cho Cơ quan Thuế: Người bán cần lập Thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế.
- Lập hóa đơn mới: Sau khi gửi thông báo, người bán tiến hành lập một hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã thay thế cho hóa đơn đã sai.
- Hủy hóa đơn cũ: Cơ quan thuế sau khi nhận được thông báo sẽ tự động hủy hóa đơn đã được cấp mã có sai sót trên hệ thống của mình.
- Gửi hóa đơn đúng cho người mua: Người bán gửi hóa đơn đã được cấp mã mới và hoàn toàn chính xác cho người mua.
Trường hợp 2: Sai sót trên hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế
Khi hóa đơn đã đến tay người mua nhưng cả hai bên chưa tiến hành kê khai thuế GTGT, quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận của hai bên:
- Lập văn bản thỏa thuận: Người bán và người mua cần lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trên hóa đơn. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc điều chỉnh sau này.
- Lựa chọn phương án xử lý: Hai bên có thể chọn một trong hai cách:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng cho các sai sót về giá trị, thuế suất.
- Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng khi có sai sót trọng yếu như sai mã số thuế, sai thông tin hàng hóa.
- Thông báo cho Cơ quan Thuế: Người bán gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để thông báo về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
- Gửi hóa đơn mới cho người mua: Người bán gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (đã được cấp mã mới) cho người mua.
Trường hợp 3: Sai sót trên hóa đơn đã gửi người mua và hai bên đã kê khai thuế
Đây là tình huống phức tạp hơn, đòi hỏi cả hai bên phải thực hiện thêm nghĩa vụ với cơ quan thuế.
- Lập văn bản thỏa thuận: Tương tự trường hợp 2, việc đầu tiên là hai bên phải có văn bản thỏa thuận về nội dung sai sót.
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: Người bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, có ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn số…”.
- Kê khai bổ sung: Cả người bán và người mua phải thực hiện kê khai thuế GTGT bổ sung cho kỳ tính thuế có liên quan đến hóa đơn sai sót. Việc này nhằm điều chỉnh lại số thuế đã kê khai sai trước đó.
- Nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT: Người bán vẫn phải gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế.
Trường hợp 4: Cơ quan Thuế chủ động phát hiện và thông báo sai sót
Trong quá trình quản lý, nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót, họ sẽ gửi thông báo (theo Mẫu 01/TB-RSĐT) cho người bán. Khi nhận được thông báo, doanh nghiệp cần:
- Rà soát hóa đơn: Kiểm tra lại hóa đơn và các chứng từ liên quan để xác định chính xác nội dung sai sót.
- Phản hồi Cơ quan Thuế: Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT để phản hồi về kết quả rà soát trong thời hạn quy định trên thông báo.
- Thực hiện điều chỉnh/thay thế: Tiến hành các bước điều chỉnh hóa đơn cơ quan thuế hoặc thay thế như các trường hợp trên, tùy thuộc vào nội dung sai sót.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục xử lý hóa đơn sai sót: Điều chỉnh, Thay thế, và Hủy
Nắm vững quy trình lập các loại hóa đơn này là chìa khóa để xử lý hoá đơn điện tử của cơ quan thuế có sai sót một cách hiệu quả.
Quy trình lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH: Áp dụng khi sai sót về tiền thuế, thuế suất
Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng khi các thông tin cơ bản đúng nhưng có sai sót về số tiền, đơn giá, thành tiền, hoặc thuế suất.
- Nội dung hóa đơn: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Ghi nhận giá trị:
- Nếu điều chỉnh tăng, ghi giá trị chênh lệch tăng là số dương (+).
- Nếu điều chỉnh giảm, ghi giá trị chênh lệch giảm là số âm (-).
- Ký số và gửi: Người bán ký số lên hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế cấp mã, sau đó gửi cho người mua.
Quy trình lập hóa đơn THAY THẾ: Áp dụng khi sai các thông tin trọng yếu
Hóa đơn thay thế được lập khi có những sai sót nghiêm trọng như sai mã số thuế, sai tên hàng hóa, quy cách, chất lượng. Hóa đơn thay thế sẽ vô hiệu hóa hoàn toàn hóa đơn cũ.
- Nội dung hóa đơn: Hóa đơn mới phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Thông tin: Hóa đơn thay thế phải ghi lại toàn bộ nội dung đúng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Quy trình: Người bán lập hóa đơn, ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã mới và sau đó gửi cho người mua. Hóa đơn đã bị thay thế không còn giá trị pháp lý.
Khi nào cần HỦY hóa đơn và thủ tục thực hiện ra sao?
Theo tinh thần của Nghị định 70/2025, nghiệp vụ “Hủy hóa đơn” chủ yếu áp dụng cho trường hợp hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua (Trường hợp 1). Ngoài ra, nó cũng áp dụng khi người bán đã thu tiền trước nhưng sau đó dịch vụ bị hủy bỏ.
Thủ tục hủy hóa đơn rất đơn giản: người bán chỉ cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế và ghi rõ lý do hủy. Hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ tự động ghi nhận hóa đơn đó không còn giá trị.
Mẫu 04/SS-HĐĐT: Hướng dẫn lập và nộp thông báo hóa đơn sai sót cho cơ quan thuế
Mẫu 04/SS-HĐĐT là chứng từ không thể thiếu trong mọi quy trình xử lý sai sót.
- Mục đích: Dùng để thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy, điều chỉnh, thay thế, hoặc giải trình về một hóa đơn đã lập có sai sót.
- Cách lập: Người nộp thuế điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp, thông tin của hóa đơn bị sai (ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập), lý do sai sót và hình thức xử lý.
- Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế. Nếu cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu, phải nộp theo thời hạn trên thông báo.
Giải đáp các vướng mắc thường gặp và lưu ý quan trọng theo Nghị định 70/2025
Dưới đây là những câu hỏi mà đội ngũ kế toán và chủ doanh nghiệp thường xuyên gặp phải khi xử lý vấn đề này.
Điểm mới của NĐ 70: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng Mã số thuế thì xử lý thế nào?
Đây là một điểm tiến bộ của Nghị định 70/2025. Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các thông tin khác đều chính xác, người bán không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.
Quy trình xử lý rất đơn giản:
- Người bán thông báo cho người mua về sai sót này.
- Người bán lập và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế với nội dung “giải trình” về sai sót.
Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế lại tiếp tục có sai sót, phải làm gì?
Nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục bị sai, nguyên tắc xử lý là phải tuân theo hình thức đã sử dụng ở lần đầu tiên.
- Nếu lần đầu bạn lập hóa đơn điều chỉnh, lần xử lý tiếp theo bạn phải tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh đã sai.
- Nếu lần đầu bạn lập hóa đơn thay thế, lần tiếp theo bạn phải lập hóa đơn thay thế mới cho hóa đơn thay thế đã sai.
Khi nào bắt buộc phải có “văn bản thỏa thuận” giữa người bán và người mua?
Pháp luật không quy định mẫu cụ thể cho văn bản thỏa thuận và cũng không bắt buộc trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, việc lập văn bản này là tùy chọn và dựa trên sự thống nhất giữa hai bên.
Tại Luật Dân Việt, với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều khách hàng, chúng tôi khuyến nghị các doanh nghiệp nên lập văn bản thỏa thuận trong mọi trường hợp hóa đơn điện tử sai sót đã gửi người mua. Văn bản này là bằng chứng pháp lý vững chắc, ghi nhận sự đồng thuận của hai bên về sai sót và phương án xử lý, giúp tránh các tranh chấp về sau.
Trách nhiệm của bên mua là gì khi nhận được hóa đơn điện tử sai sót?
Khi nhận được hóa đơn, bên mua có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin. Nếu phát hiện sai sót, bên mua cần chủ động và ngay lập tức thông báo cho bên bán để cùng phối hợp xử lý. Bên mua cũng cần lưu giữ hóa đơn điều chỉnh/thay thế và kê khai bổ sung (nếu cần) để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí đầu vào.
Việc xử lý hoá đơn điện tử của cơ quan thuế có sai sót theo Nghị định 70/2025 đã được quy định cụ thể, tập trung vào sự chủ động và minh bạch của doanh nghiệp. Nắm vững các phương pháp điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn cho từng trường hợp không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng pháp luật về thuế mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh, tránh các phiền phức và rủi ro bị xử phạt về sau.
Bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn sâu hơn về các vấn đề kế toán – thuế theo quy định mới? Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tại Luật Dân Việt để được hỗ trợ 1-1 nhanh chóng và chính xác nhất!
Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.
Thông tin liên hệ:
- Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ điều chỉnh hóa đơn sai, nộp báo cáo xử lý sai sót hợp lệ.
