Đối với doanh nghiệp sản xuất rượu, thuốc lá, việc nắm rõ thủ tục thông báo mất, cháy/kết quả hủy tem điện tử thuốc lá hoặc tem điện tử rượu sản xuất để tiêu thụ trong nước là yêu cầu bắt buộc. Sai sót trong quy trình này không chỉ gây gián đoạn hoạt động mà còn có thể dẫn đến các khoản phạt nặng từ cơ quan thuế. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện thủ tục theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ và an tâm sản xuất kinh doanh.
Phân biệt 2 trường hợp cốt lõi: Mất, Cháy tem và Hủy tem điện tử
Trước khi đi vào quy trình chi tiết, điều quan trọng nhất là phải phân biệt rõ ràng giữa hai trường hợp: “mất, cháy tem” và “hủy tem”. Sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm này sẽ dẫn đến việc sử dụng sai biểu mẫu và hồ sơ không hợp lệ.
Căn cứ theo Thông tư 23/2021/TT-BTC, hai trường hợp này được định nghĩa và xử lý khác nhau, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đúng bản chất sự việc để thực hiện thủ tục cho chính xác.
Trường hợp 1: Báo cáo mất, cháy tem điện tử (Mẫu số 05/TEM)
Trường hợp này xảy ra khi tem điện tử đã được doanh nghiệp mua từ cơ quan thuế nhưng bị mất, cháy do các nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan trước khi được dán lên sản phẩm. Doanh nghiệp không còn kiểm soát được số tem này.
Khi đó, doanh nghiệp phải lập Báo cáo về việc mất, cháy tem điện tử theo Mẫu số 05/TEM ban hành kèm theo Thông tư 23/2021/TT-BTC. Đây là một bước quan trọng trong việc báo cáo mất tem để cơ quan thuế nắm được tình hình và có biện pháp quản lý, ngăn chặn nguy cơ tem bị sử dụng trái phép trên thị trường.
Trường hợp 2: Thông báo kết quả hủy tem điện tử do hỏng, rách (Mẫu số 04/TEM)
Trường hợp này áp dụng khi tem điện tử vẫn nằm trong sự kiểm soát của doanh nghiệp nhưng bị hỏng, rách, in lỗi hoặc có sai sót khác không thể sử dụng để dán lên sản phẩm. Doanh nghiệp sẽ tiến hành hủy tem rượu, thuốc lá bị hỏng này.
Sau khi thực hiện hủy, doanh nghiệp phải lập Thông báo kết quả hủy tem điện tử theo Mẫu số 04/TEM. Quy trình này xác nhận rằng số tem hỏng đã được tiêu hủy theo đúng quy định, không còn khả năng tái sử dụng. Đây là một phần không thể thiếu trong quy trình hủy tem điện tử.
Thời hạn bắt buộc phải tuân thủ: 05 ngày làm việc
Một trong những quy định quan trọng nhất mà mọi kế toán TTĐB cần ghi nhớ là thời hạn báo cáo mất tem điện tử hoặc thông báo kết quả hủy tem. Theo quy định, doanh nghiệp phải gửi Mẫu số 04/TEM hoặc Mẫu số 05/TEM đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy hoặc hoàn thành việc hủy tem.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có.
Hướng dẫn chi tiết quy trình thông báo và báo cáo trực tuyến
Hiện nay, toàn bộ thủ tục thông báo mất, cháy hoặc hủy tem điện tử đều được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Quy trình này giúp tiết kiệm thời gian, minh bạch và dễ dàng theo dõi. Dưới đây là các bước chi tiết.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và thông tin cần thiết
Để quá trình nộp hồ sơ diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ và thông tin sau:
- Biên bản xác định nguyên nhân và số lượng tem bị mất, cháy, hỏng: Đây là tài liệu nội bộ quan trọng, ghi nhận sự việc một cách khách quan, có chữ ký của những người liên quan.
- Mẫu số 04/TEM hoặc Mẫu số 05/TEM: Điền đầy đủ, chính xác thông tin theo đúng trường hợp của doanh nghiệp. Tải mẫu này từ các nguồn uy tín hoặc trực tiếp trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế: Đảm bảo tài khoản vẫn đang hoạt động và doanh nghiệp có đủ quyền để nộp tờ khai, báo cáo.
- Chữ ký số (Token USB): Chữ ký số của doanh nghiệp phải còn hiệu lực để ký và nộp hồ sơ điện tử.
Bước 2: Truy cập và nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo mất tem điện tử thuốc lá hoặc thủ tục thông báo hủy tem điện tử rượu theo các bước sau:
- Đăng nhập: Truy cập vào địa chỉ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) và đăng nhập bằng tài khoản giao dịch điện tử của doanh nghiệp.
- Chọn chức năng: Tìm đến mục khai báo hoặc đăng ký các loại chứng từ. Tùy theo giao diện của Cổng thông tin tại từng thời điểm, mục này có thể nằm trong phần “Khai thuế”, “Hồ sơ và chứng từ” hoặc một mục tương tự.
- Lập báo cáo: Chọn đúng biểu mẫu cần nộp (Mẫu 04/TEM hoặc Mẫu 05/TEM). Doanh nghiệp có thể điền trực tiếp trên giao diện web hoặc tải tệp đã chuẩn bị sẵn ở Bước 1.
- Kiểm tra thông tin: Rà soát kỹ lưỡng các thông tin đã điền, bao gồm Mã số thuế, tên doanh nghiệp, ký hiệu tem, số lượng tem… để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
- Ký và nộp: Cắm chữ ký số (USB Token) vào máy tính, nhấn nút “Ký điện tử” và sau đó “Nộp hồ sơ”. Hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã PIN của chữ ký số để xác thực.
Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ trả về một thông báo xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ. Doanh nghiệp nên lưu lại thông báo này để đối chiếu khi cần.
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và phản hồi kết quả
Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của doanh nghiệp, Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi. Nếu hồ sơ hợp lệ, quy trình hoàn tất. Nếu hồ sơ có sai sót, cơ quan thuế sẽ ra thông báo yêu cầu giải trình hoặc bổ sung thông tin. Doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện theo yêu cầu để hoàn thành thủ tục.
Những quy định pháp lý và các điểm cần đặc biệt lưu ý
Việc quản lý tem điện tử không chỉ là nghiệp vụ kế toán mà còn là trách nhiệm pháp lý. Nắm vững các quy định sẽ giúp doanh nghiệp chủ động và an toàn hơn.
Căn cứ pháp lý chính: Thông tư 23/2021/TT-BTC
Toàn bộ quy trình, biểu mẫu và quy định về tem điện tử thuốc lá rượu mới nhất đều được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 23/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp sản xuất rượu thuốc lá và kế toán TTĐB phải nghiên cứu kỹ lưỡng.
Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối và cách khắc phục
Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, tại Luật Dân Việt, chúng tôi nhận thấy một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối:
- Nộp chậm thời hạn 05 ngày: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Cách khắc phục duy nhất là xây dựng quy trình nội bộ để phát hiện và báo cáo sự việc ngay lập tức.
- Chọn sai biểu mẫu: Nhầm lẫn giữa Mẫu 04/TEM và 05/TEM. Cần phân biệt rõ bản chất “mất, cháy” (không còn kiểm soát) và “hủy tem hỏng” (vẫn đang kiểm soát).
- Thông tin trên báo cáo không khớp với biên bản nội bộ: Số liệu, ngày tháng phải thống nhất.
- Chữ ký số hết hạn: Luôn kiểm tra thời hạn của chữ ký số trước khi thực hiện giao dịch.
Xử lý khi tìm lại được tem đã báo mất
Một câu hỏi thường gặp là: “Nếu đã làm thông báo mất tem điện tử nhưng sau đó tìm lại được thì phải làm gì?”. Câu trả lời là: Tuyệt đối không được sử dụng lại số tem này.
Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy số tem đã tìm thấy và lập Thông báo kết quả hủy tem (Mẫu số 04/TEM) gửi cơ quan thuế, ghi rõ lý do hủy là “tem đã báo mất nay tìm lại được”. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và ngăn chặn gian lận.
Phân biệt với quy trình xử lý tem hỏng, mất đối với hàng nhập khẩu
Cần lưu ý rằng quy trình trong bài viết này chỉ áp dụng cho rượu và thuốc lá sản xuất để tiêu thụ trong nước. Đối với hàng hóa nhập khẩu, việc quản lý và xử lý tem điện tử bị mất, hỏng sẽ thuộc thẩm quyền của cơ quan Hải quan và tuân theo các quy định riêng của ngành hải quan, không phải của Tổng cục Thuế.
Việc tuân thủ đúng quy trình thông báo mất, cháy hoặc hủy tem điện tử là trách nhiệm pháp lý quan trọng của mọi doanh nghiệp sản xuất rượu và thuốc lá. Nắm vững cách sử dụng Mẫu 04/TEM, 05/TEM và thực hiện đúng hạn trong 05 ngày qua Cổng thông tin điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị, kế toán thuế. Đây là một phần không thể thiếu trong báo cáo tình hình sử dụng tem định kỳ.
Để được tư vấn chi tiết về các vấn đề liên quan đến thuế tiêu thụ đặc biệt, tem điện tử, hoặc cần hỗ trợ pháp lý trong quá trình làm việc với cơ quan thuế, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tại Luật Dân Việt.
Thông tin liên hệ Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam:
- Chuyên môn: Thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế, luật sư tranh tụng.
- Địa chỉ tại Hà Nội:
- 219 Trung Kính, Phường Yên Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Toà HH2, FLC Garden City, Phường Đại Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Hỗ trợ lập hồ sơ thông báo mất/hủy tem điện tử đúng quy định, tránh phạt hành chính.
