Việc nắm vững quy trình thông báo phát hành biên lai đặt in/tự in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và tổ chức hành chính. Thủ tục này không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho các khoản thu phí, lệ phí mà còn thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp bạn thực hiện đúng luật, tránh được các khoản phạt không đáng có và đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Tại sao thông báo phát hành biên lai lại quan trọng và bắt buộc?
Trước khi đi vào chi tiết quy trình, việc hiểu rõ tầm quan trọng của việc thông báo phát hành biên lai là vô cùng cần thiết. Đây không phải là một thủ tục hành chính đơn thuần mà là một nghĩa vụ pháp lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của biên lai và uy tín của tổ chức.
Nghĩa vụ pháp lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định rất rõ ràng về việc quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ, trong đó có biên lai. Theo đó, các tổ chức thu phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai đặt in hoặc tự in đều phải thực hiện thông báo phát hành biên lai với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đây là bước đi đầu tiên để hợp thức hóa việc sử dụng các loại biên lai này trong giao dịch.
Rủi ro và mức xử phạt khi chậm trễ hoặc không thông báo
Sự chậm trễ hoặc bỏ qua thủ tục này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Hành vi không thực hiện hoặc chậm thông báo phát hành biên lai sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định. Mức phạt có thể lên tới hàng triệu đồng, gây tổn thất không đáng có về mặt tài chính và ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị. Việc nắm rõ quy định về xử phạt chậm thông báo phát hành biên lai là cách tốt nhất để phòng tránh.
Đảm bảo tính hợp lệ của biên lai khi giao dịch
Biên lai chỉ được xem là hợp lệ khi đã được thông báo phát hành thành công với cơ quan thuế. Việc sử dụng biên lai chưa được đăng ký không chỉ khiến giao dịch có nguy cơ bị vô hiệu mà còn tạo ra sự thiếu tin tưởng từ phía người nộp phí, lệ phí. Đảm bảo quy trình từ đầu giúp mọi giao dịch diễn ra minh bạch, đúng pháp luật.
Hướng dẫn quy trình thông báo phát hành biên lai đặt in/tự in chi tiết từ A-Z
Để giúp các đơn vị, tổ chức dễ dàng thực hiện, chúng tôi tại Luật Dân Việt đã tổng hợp quy trình chi tiết gồm 3 bước đơn giản dưới đây. Quy trình này áp dụng cho cả biên lai đặt in và biên lai tự in.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ là yếu tố quyết định đến thời gian và sự thành công của thủ tục. Một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các giấy tờ sau:
Mẫu thông báo phát hành biên lai (Mẫu 02/PH-BLG Phụ lục IA)
Đây là văn bản quan trọng nhất, được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bạn cần điền đầy đủ và chính xác tất cả các thông tin theo yêu cầu của mẫu này. Mẫu này thay thế cho các mẫu cũ, do đó các đơn vị cần cập nhật để tránh nhầm lẫn.
Biên lai mẫu (đối với lần thông báo đầu tiên)
Đối với lần đầu tiên thực hiện thông báo phát hành biên lai, tổ chức cần gửi kèm một bản biên lai mẫu. Biên lai mẫu phải thể hiện đúng các chỉ tiêu, nội dung, kích thước sẽ được sử dụng trong thực tế. Biên lai mẫu có thể được in trên giấy A4 và không cần đóng dấu.
Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật)
Trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cần phải có giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo bản sao chứng thực Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người được ủy quyền.
Bước 2: Hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu 02/PH-BLG
Việc điền đúng và đủ thông tin trên Mẫu 02/PH-BLG là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là những lưu ý cho các chỉ tiêu chính.
Các chỉ tiêu quan trọng cần lưu ý khi điền thông tin
- Tên tổ chức thu phí, lệ phí: Ghi chính xác, đầy đủ tên theo giấy phép đăng ký.
- Mã số thuế: Ghi đúng mã số thuế của đơn vị.
- Địa chỉ trụ sở chính, điện thoại: Cung cấp thông tin liên lạc chính xác để cơ quan thuế có thể liên hệ khi cần.
- Thông tin về loại biên lai phát hành: Ghi rõ là biên lai đặt in hay tự in, tên loại biên lai (ví dụ: Biên lai thu phí ABC), ký hiệu mẫu, ký hiệu biên lai, số lượng thông báo phát hành (từ số… đến số…).
- Thông tin về đơn vị đặt in (đối với biên lai đặt in): Cần ghi đầy đủ tên, mã số thuế của nhà in.
- Ngày bắt đầu sử dụng: Ngày này phải sau ngày nộp hồ sơ ít nhất 05 ngày làm việc.
Phân biệt nội dung đối với biên lai đặt in và biên lai tự in
- Đối với biên lai đặt in: Bạn cần điền đầy đủ thông tin về doanh nghiệp nhận in (tên, MST) và hợp đồng đặt in (số, ngày hợp đồng).
- Đối với biên lai tự in: Bạn cần cung cấp thông tin về phần mềm tự in và hệ thống thiết bị sử dụng để in và lưu trữ dữ liệu biên lai. Việc đăng ký biên lai tự in đòi hỏi đơn vị phải chứng minh được năng lực về công nghệ.
Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan Thuế
Sau khi hoàn tất hồ sơ, bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp sau:
Nộp hồ sơ điện tử qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (khuyến khích)
Đây là hình thức được khuyến khích hiện nay nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính. Bạn cần có tài khoản và chữ ký số để thực hiện. Quy trình nộp online giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.
Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan Thuế quản lý
Nếu không thể thực hiện nộp trực tuyến, bạn có thể mang bộ hồ sơ giấy đến nộp tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế đang quản lý trực tiếp đơn vị của mình.
Thời hạn nộp: Chậm nhất 05 ngày trước khi bắt đầu sử dụng biên lai
Lưu ý quan trọng về thời hạn thông báo phát hành biên lai: Hồ sơ thông báo phát hành phải được gửi đến cơ quan thuế chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức bắt đầu sử dụng biên lai. Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm đăng tải thông tin phát hành lên trang thông tin điện tử của ngành Thuế trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về phát hành biên lai
Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, Luật Dân Việt thường nhận được nhiều câu hỏi liên quan đến phát hành biên lai thu phí, lệ phí. Dưới đây là giải đáp cho những thắc mắc phổ biến nhất.
Khi nào phải thực hiện thông báo phát hành biên lai?
Bạn phải thực hiện thủ tục này trước khi bắt đầu sử dụng biên lai lần đầu tiên. Ngoài ra, khi có sự thay đổi về nội dung đã thông báo (như thay đổi địa chỉ, tên đơn vị) hoặc phát hành các mẫu biên lai mới, bạn cũng cần thực hiện lại quy trình thông báo.
Nội dung thông báo phát hành biên lai gồm những gì?
Nội dung chính được thể hiện trên Mẫu 02/PH-BLG, bao gồm: thông tin của tổ chức phát hành (tên, MST, địa chỉ), thông tin về loại biên lai (tên loại, ký hiệu mẫu, ký hiệu biên lai, số lượng), thông tin đơn vị in (nếu là biên lai đặt in), và ngày bắt đầu sử dụng.
Thủ tục thay đổi, điều chỉnh thông tin đã thông báo phát hành?
Khi có bất kỳ thay đổi nào về các nội dung đã đăng ký trong thông báo phát hành (ví dụ: thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý), tổ chức phải thực hiện lại thủ tục thông báo phát hành biên lai từ đầu với cơ quan thuế mới, tương tự như lần đầu phát hành.
Quy trình xử lý và hủy biên lai khi không còn sử dụng?
Khi không còn nhu cầu sử dụng, hoặc khi biên lai đã hết hạn, bị in sai, in trùng, rách, nát, tổ chức phải thực hiện thủ tục hủy biên lai. Việc hủy phải được lập thành biên bản và có sự chứng kiến của các thành viên trong hội đồng hủy. Báo cáo về việc hủy biên lai phải được gửi đến cơ quan thuế.
Phân biệt giữa biên lai đặt in, tự in và biên lai điện tử?
- Biên lai đặt in: Là biên lai do các tổ chức kinh doanh dịch vụ in ấn theo hợp đồng với tổ chức thu phí, lệ phí.
- Biên lai tự in: Là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị tương tự, với điều kiện phải đáp ứng các yêu cầu về phần mềm và hạ tầng kỹ thuật.
- Biên lai điện tử: Là biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Thủ tục phát hành biên lai điện tử cũng tuân theo các quy định tương tự nhưng thực hiện hoàn toàn trên môi trường số.
Tuân thủ đúng quy trình thông báo phát hành biên lai đặt in/tự in không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của đơn vị. Việc thực hiện chính xác và kịp thời theo hướng dẫn của Nghị định 123 giúp tổ chức tránh được các rủi ro về thuế, đảm bảo quyền lợi và xây dựng niềm tin với người dân, khách hàng. Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết trong bài, bạn có thể tự tin hoàn thành thủ tục này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu về các thủ tục thuế và kế toán? Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tại Luật Dân Việt để nhận được tư vấn miễn phí và giải pháp tối ưu nhất cho đơn vị của bạn!
Luật Dân Việt – Tư vấn pháp lý hàng đầu Việt Nam
Chuyên tư vấn thành lập công ty, đầu tư nước ngoài, sở hữu trí tuệ, kế toán thuế và cung cấp dịch vụ luật sư tư vấn tranh tụng tại tòa.
Thông tin liên hệ:
Hà Nội:
– 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội
– Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
Hotline: 0858.111.929
Luật Dân Việt – Tư vấn hồ sơ và nộp thông báo phát hành biên lai nhanh, chính xác.
