Khi thành lập văn phòng đại diện, công ty vẫn phải chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ và chờ kết quả giống như việc thành lập công ty. Công ty có thể sử dụng dịch vụ của các đơn vị, tổ chức khác để thực hiện thủ tục này nhanh chóng, dễ dàng.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty có thể thành lập văn phòng đại diện tại một địa phương khác để thuận tiện cho việc sản xuất, kinh doanh, giao dịch với khách hàng của mình.
Vậy hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty bao gồm những gì? Luật Dân Việt sẽ chia sẻ về hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty và thủ tục thành lập văn phòng đại diện để các chủ thể thực hiện cùng nắm được.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty gồm những gì?
Công ty cần chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty bao gồm các giấy tờ, tài liệu như sau:
– Thông báo thành lập văn phòng đại diện công ty có các nội dung theo Nghị định 78/2015/NĐ – CP;
– Quyết định thành lập văn phòng đại diện công ty của Hội đồng thành viên, Chủ sở hữu công ty, Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị, các thành viên hợp danh;
– Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện công ty của Hội đồng thành viên, Chủ sở hữu công ty, Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị, các thành viên hợp danh;
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện công ty (Bản sao hợp lệ);
– Bản sao hợp lệ giấy tờ nhân thân còn giá trị hiệu lực của người đại diện văn phòng đại diện: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ nhân thân khác;
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thành lập công ty do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp;
– Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền nếu thành lập văn phòng đại diện công ty thông qua tổ chức, cá nhân khác.
>>>> Tham khảo thêm: THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở đâu?
Cũng giống trường hợp nộp hồ sơ thành lập công ty và thành lập chi nhánh công ty, hồ sơ thành văn phòng đại diện công ty sẽ được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt văn phòng đại diện.
Cụ thể, khi thành lập văn phòng đại diện công ty, công ty sẽ nộp hồ sơ thành lập cho Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt văn phòng đại diện.
Nếu công ty có sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của các đơn vị, tổ chức thì việc hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ và nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh sẽ do các đơn vị, tổ chức này thực hiện.
Sau khi đã kiểm tra, xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty, Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện sẽ gửi thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở và gửi thông báo đến các cơ quan có liên quan về thuế, thống kê để các cơ quan này hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ công ty.
Thời gian thành lập văn phòng đại diện
Thời gian giải quyết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty của Phòng đăng ký kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ của công ty và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Nếu hồ sơ còn thiếu giấy tờ, tài liệu hoặc giấy tờ, tài liệu chưa hợp lệ thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện có ghi rõ lý do và các nội dung phải sửa đổi, bổ sung.
Công ty phải chuẩn bị lại hồ sơ và nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện từ đầu.
Thời gian thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ phụ thuộc vào thời gian chuẩn bị hồ sơ, cách thức nộp hồ sơ và thời gian giải quyết hồ sơ của Phòng đăng ký kinh doanh.
Khi công ty chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ dẫn đến việc bị từ chối cấp Giấy chứng nhận hoặc cách thức nộp hồ sơ mất nhiều thời gian thực hiện thì thời gian để thành lập văn phòng đại diện có thể bị kéo dài.
Như vậy, công ty cần chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, cân nhắc cách thức nộp hồ sơ để thời gian không bị kéo dài. Nếu công ty không tự đảm bảo được điều đó thì nên sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của các đơn vị, tổ chức để thành lập văn phòng đại diện một cách nhanh nhất có thể.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện
Có thể nói việc lựa chọn sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng địa diện công ty là sự lựa chọn sáng suốt nếu công ty không tự tin, không am hiểu về các quy định của pháp luật.
Khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, công ty sẽ được các đơn vị này sẽ đại diện công ty thực hiện các công việc cần thiết của quy trình thành lập văn phòng đại diện từ chuẩn bị hồ sơ đến các công việc sau khi đăng ký thành công.
Các đơn vị cung cấp dịch vụ thường xuyên thực hiện các thủ tục về thành lập doanh nghiệp, đăng ký thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện nên việc hồ sơ sẽ hạn chế được sự thiếu sót khi nộp cho Phòng đăng ký kinh doanh.
Do đó, khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, Quý công ty sẽ không cần đi tìm hiểu về các quy định của pháp luật, không cần chuẩn bị, kiểm tra hồ sơ mà hồ sơ vẫn đảm bảo hồ sơ hợp lệ và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện công ty.
