Hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty có quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu của công ty; trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
Mỗi công ty có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Công ty phải thực hiện thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở trước khi sử dụng hay khi có thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của công ty.
Thành phần hồ sơ:
- Văn bản thông báo:
– Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của công ty (mẫu Phụ lục II-8 ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT), trong trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp.
– Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu / số lượng con dấu của công ty (mẫu Phụ lục II-9 ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT), trong trường hợp thay đổi mẫu / số lượng con dấu.
– Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của công ty (mẫu Phụ lục II-10 ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT), trong trường hợp hủy mẫu con dấu.
- Đối với các công ty đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì nộp kèm theo:
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư;
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của công ty;
– Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-18 ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT).
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Nơi nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
Trường hợp thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh
Thời hạn giải quyết: Ngay khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao giấy biên nhận cho công ty và thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Đối với công ty đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015.
– Trường hợp công ty không muốn thay đổi mẫu con dấu cũ nhưng muốn làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
– Trường hợp công ty muốn thay đổi mẫu con dấu mới thì phải làm thủ tục trả con dấu, xem chi tiết tại công việc “Thủ tục trả con dấu” cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, sau đó thực hiện Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu.
Trong trường hợp này, công ty không cần làm thủ tục Thông báo về việc hủy mẫu con dấu cũ.
– Trường hợp công ty bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì được làm mẫu con dấu mới và thực hiện thủ tục Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu. Đồng thời, thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
