Khi cần có mặt tại thành phố mới để chăm sóc khách hàng, tiếp thị mà chưa muốn bán hàng, nhiều doanh nghiệp chọn văn phòng đại diện thay vì chi nhánh vì bộ máy gọn, thuế đơn giản. Đổi lại, văn phòng đại diện không được kinh doanh, điểm nhiều doanh nghiệp vi phạm mà không biết. Bài này giúp bạn thành lập văn phòng đại diện công ty đúng chức năng, đủ hồ sơ theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Trả lời nhanh: Để thành lập văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp nộp Giấy đề nghị đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Mẫu số 17) kèm quyết định lập tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng trong 10 ngày, nhận giấy chứng nhận trong 03 ngày làm việc. Văn phòng đại diện không được kinh doanh.
Văn phòng đại diện công ty là gì, được làm gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó (khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp). Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh.
Hoạt động thường được thực hiện:
- Tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại, giới thiệu sản phẩm.
- Giao dịch, liên lạc với khách hàng, đối tác theo ủy quyền.
- Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng, giám sát việc thực hiện hợp đồng do trụ sở chính ký.
Văn phòng đại diện không được ký hợp đồng mua bán thay doanh nghiệp để thu tiền, không bán hàng, không xuất hóa đơn bán hàng.
Văn phòng đại diện khác chi nhánh và địa điểm kinh doanh thế nào?
Văn phòng đại diện là đơn vị có chức năng hẹp nhất trong ba loại đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp:
| Tiêu chí | Văn phòng đại diện | Chi nhánh | Địa điểm kinh doanh |
|---|---|---|---|
| Kinh doanh | Không | Có | Có |
| Đại diện theo ủy quyền | Có | Có | Không |
| Giấy chứng nhận | Bắt buộc | Bắt buộc | Chỉ cấp khi doanh nghiệp yêu cầu |
| Hóa đơn bán hàng | Không | Có thể | Có thể |
Nếu bạn cần bán hàng tại địa phương mới, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh sẽ phù hợp hơn; xem thêm thành lập chi nhánh công ty 2026.
Hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty năm 2026 thực hiện theo Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, gồm 5 bước:
- Ra quyết định lập văn phòng đại diện của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân; bổ nhiệm người đứng đầu.
- Đặt tên: gồm cụm từ "Văn phòng đại diện" và tên doanh nghiệp (Điều 40 Luật Doanh nghiệp).
- Lập hồ sơ: Giấy đề nghị đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Mẫu số 17, Thông tư 68/2025/TT-BTC); nghị quyết, quyết định lập văn phòng; bản sao biên bản họp với công ty có Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị; giấy tờ pháp lý của người đứng đầu nếu chưa kê khai số định danh cá nhân.
- Nộp hồ sơ trong 10 ngày kể từ ngày có quyết định, tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt văn phòng, ưu tiên trực tuyến.
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Lệ phí là 50.000 đồng/lần, giảm còn 25.000 đồng đến hết 31/12/2026 theo Thông tư 64/2025/TT-BTC; nộp trực tuyến được miễn. Văn phòng đại diện có thể đặt ở tỉnh khác với trụ sở chính.
Ví dụ: một công ty phần mềm ở Hà Nội lập văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh để hỗ trợ khách hàng phía Nam. Mọi hợp đồng vẫn do trụ sở chính ký và xuất hóa đơn; văn phòng chỉ tư vấn, triển khai, chăm sóc khách hàng.
Nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, đồng thời dùng cho mục đích thuế. Vì không kinh doanh nên văn phòng đại diện không phát sinh doanh thu tính thuế; từ 01/01/2026 cũng không còn lệ phí môn bài. Nếu văn phòng trực tiếp trả lương cho người lao động, cần lưu ý nghĩa vụ khấu trừ, kê khai thuế thu nhập cá nhân theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp về thành lập văn phòng đại diện công ty
Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?
Có thể ký các giao dịch phục vụ hoạt động của chính văn phòng, như thuê nhà, thuê lao động, theo ủy quyền của doanh nghiệp. Không được ký hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ mang tính kinh doanh.
Lập văn phòng đại diện ở nước ngoài có cần đăng ký tại Việt Nam không?
Doanh nghiệp làm thủ tục theo pháp luật nước sở tại, sau đó thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính trong 30 ngày.
Một người có được làm người đứng đầu nhiều văn phòng đại diện không?
Luật Doanh nghiệp không cấm, nhưng nên có văn bản ủy quyền rõ ràng cho từng văn phòng.
Thành lập văn phòng đại diện công ty đúng chức năng ngay từ đầu
Thành lập văn phòng đại diện công ty phù hợp khi bạn cần hiện diện, chưa cần bán hàng. Hãy xác định đúng chức năng trước khi nộp hồ sơ; tham khảo thêm thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty để chuẩn bị giấy tờ.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (Điều 40, Điều 44, Điều 45).
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 30), được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Thông tư số 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp, được sửa đổi bởi Thông tư số 121/2026/TT-BTC (Mẫu số 17).
- Thông tư số 47/2019/TT-BTC về phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp; Thông tư số 64/2025/TT-BTC.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
