Không ký được hóa đơn đúng lúc giao hàng khiến doanh nghiệp gián đoạn kinh doanh. Nguyên nhân thường là cơ quan thuế đã ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp vì nợ thuế, thay đổi trạng thái mã số thuế hoặc bị đánh giá rủi ro cao. Từ 01/7/2026, các trường hợp này được quy định tại Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Trả lời nhanh: Khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC nêu 11 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, áp dụng cho mọi loại hóa đơn điện tử. Muốn dùng lại, doanh nghiệp phải xử lý đúng nguyên nhân: nộp đủ nợ thuế, khôi phục mã số thuế, hoạt động trở lại hoặc chứng minh không còn rủi ro.
11 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử là việc cơ quan thuế dừng tiếp nhận, cấp mã hoặc không cho phép người nộp thuế tiếp tục lập hóa đơn điện tử.
| Nhóm | Trường hợp |
|---|---|
| Trạng thái pháp lý | 1. Chấm dứt hiệu lực mã số thuế; 2. Cơ quan thuế xác minh không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; 3. Tạm ngừng kinh doanh |
| Nợ thuế | 4. Bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn |
| Vi phạm | 5. Dùng hóa đơn bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả; 6. Lập hóa đơn khống, hoặc có yêu cầu của cơ quan điều tra, viện kiểm sát, tòa án; 7. Bị yêu cầu tạm ngừng ngành nghề kinh doanh có điều kiện |
| Điều kiện sử dụng | 8. Đổi ngành nghề, không còn đủ điều kiện dùng hóa đơn máy tính tiền |
| Dữ liệu dân cư | 9. Hộ, cá nhân kinh doanh có mã số thuế cấp trước 01/7/2025, thông tin chưa khớp Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, quá 10 ngày làm việc không bổ sung |
| Rủi ro | 10. Có hành vi trốn thuế, hoặc thành lập để mua bán hóa đơn; 11. Rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo Thông tư 94/2026/TT-BTC |
Quy trình cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khác nhau theo nhóm nguyên nhân.
- Căn cứ rõ ràng (chấm dứt mã số thuế, cưỡng chế nợ thuế): hệ thống dừng tiếp nhận hóa đơn và gửi thông báo điện tử.
- Nhóm rủi ro, vi phạm: cơ quan thuế thường yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin trước.
- Không giải trình được: cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Bạn nên theo dõi email đăng ký với cơ quan thuế hằng ngày vì thời hạn giải trình thường ngắn.
Cách khôi phục, tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử khi nguyên nhân bị ngừng không còn:
- Hết thời gian tạm ngừng kinh doanh: thông báo hoạt động trở lại, hệ thống mở lại hóa đơn.
- Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, mã số thuế bị chấm dứt hiệu lực: làm thủ tục khôi phục mã số thuế khi đủ điều kiện theo Thông tư 90/2026/TT-BTC, xem khôi phục mã số thuế.
- Bị cưỡng chế nợ thuế: nộp đủ tiền thuế nợ, tiền chậm nộp, tiền phạt; khi quyết định cưỡng chế hết hiệu lực, việc sử dụng hóa đơn được khôi phục. Xem cưỡng chế nợ thuế.
- Rủi ro cao: giải trình, cung cấp hồ sơ chứng minh hoạt động thực; cơ quan thuế xác nhận không còn rủi ro thì được dùng lại.
Ví dụ xử lý khi bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn
Ví dụ minh họa: Công ty D nợ 150 triệu đồng thuế GTGT quá hạn 100 ngày và bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
- Tiền chậm nộp đến ngày thứ 100: 150.000.000 × 0,03% × 100 = 4.500.000 đồng.
- Công ty nộp 154.500.000 đồng (cộng tiền phạt nếu có); khi cưỡng chế chấm dứt, công ty lập hóa đơn trở lại. Tiền chậm nộp thực tế tính đến đúng ngày nộp.
Câu hỏi thường gặp về ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn lập trong thời gian bị ngừng sử dụng có hợp pháp không?
Không. Hóa đơn lập sau khi có thông báo ngừng sử dụng không có giá trị, bên mua không được dùng để khấu trừ thuế, và người bán có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Tạm ngừng kinh doanh có tự động bị ngừng hóa đơn không?
Có. Đây là một trong 11 trường hợp; hóa đơn được dùng lại khi doanh nghiệp hoạt động trở lại.
Bị đánh giá rủi ro cao có phải chuyển sang hóa đơn có mã?
Doanh nghiệp đang dùng hóa đơn không có mã thuộc diện rủi ro cao có thể bị yêu cầu chuyển sang hóa đơn có mã của cơ quan thuế theo Thông tư 91/2026.
Chủ động phòng ngừa việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử phát sinh từ 11 trường hợp tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026, phổ biến nhất là nợ thuế, sai địa chỉ và rủi ro cao. Hãy nộp thuế đúng hạn, cập nhật địa chỉ và phản hồi ngay yêu cầu giải trình. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn từ đầu xem tại thủ tục sử dụng hóa đơn điện tử công ty TNHH.
Liên hệ Luật Dân Việt để được tư vấn
Nếu bạn cần rà soát hồ sơ hoặc muốn Luật Dân Việt thực hiện thủ tục thay, hãy liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình huống của doanh nghiệp:
- Hotline: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ (khoản 1 Điều 8).
- Thông tư số 90/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính về đăng ký thuế.
- Thông tư số 94/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính về quản lý tuân thủ, quản lý rủi ro.
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15; Nghị định số 252/2026/NĐ-CP.
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 102/2021/NĐ-CP, Nghị định số 310/2025/NĐ-CP và Nghị định số 291/2026/NĐ-CP.
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
