Cập nhật căn cước đăng ký doanh nghiệp là việc chỉnh lại số giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông sáng lập cho khớp giấy tờ đang dùng. Luật Dân Việt nhận làm trọn gói việc cập nhật này, thuộc nhóm thay đổi giấy phép kinh doanh.
Khó khăn khi tự làm thủ tục cập nhật thông tin căn cước
- Hồ sơ vẫn ghi chứng minh nhân dân cũ, không khớp căn cước đang dùng.
- Nộp hồ sơ qua mạng bị báo lỗi vì dữ liệu định danh của người ký không trùng thông tin đã kê khai.
- Không rõ đây là thủ tục cập nhật hay đăng ký thay đổi nên chọn sai chức năng trên Cổng.
- Người nước ngoài đổi hộ chiếu nhưng hồ sơ doanh nghiệp giữ số cũ.
- Ngân hàng, cơ quan thuế, bên mời thầu yêu cầu giấy tờ khớp với Giấy chứng nhận.
Hồ sơ cập nhật thông tin căn cước theo quy định
Số căn cước, số định danh cá nhân, số hộ chiếu không thuộc nội dung phải đăng ký hoặc thông báo thay đổi. Việc chỉnh lại thực hiện theo thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại khoản 1 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, gồm chức danh và thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật. Hồ sơ gồm:
- Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp theo mẫu hiện hành.
- Số định danh cá nhân mới, hoặc số hộ chiếu với người nước ngoài.
- Bản chụp giấy tờ pháp lý cá nhân, nếu cơ quan đăng ký chưa khai thác được.
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).
Theo Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đã kê khai số định danh cá nhân thì không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý; khoản 7, 8 Điều 4 (sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP) cũng không cho phép yêu cầu nộp lại bản sao đã có trong cơ sở dữ liệu.
Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính qua Cổng Thông tin quốc gia; cơ quan đăng ký cập nhật trong 01 ngày làm việc và cấp giấy mới nếu nội dung đó có trên Giấy chứng nhận. Theo điểm c khoản 3 Điều 57, cập nhật không làm thay đổi Giấy chứng nhận được miễn lệ phí đăng ký và phí công bố. Xem thêm thành lập công ty online qua VNeID.
Quý khách chỉ cần cung cấp cho Luật Dân Việt
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đang có hiệu lực.
- Bản chụp căn cước hoặc hộ chiếu mới của người cần cập nhật.
- Thông tin giấy tờ cũ đang ghi trong hồ sơ (nếu còn lưu).
- Số điện thoại, email của người ký để xác thực điện tử.
Mọi thủ tục, hồ sơ còn lại Luật Dân Việt triển khai.
Quy trình thực hiện dịch vụ tại Luật Dân Việt
- Tra cứu dữ liệu doanh nghiệp, lập danh sách giấy tờ không còn khớp.
- Xác định nội dung sẽ dẫn tới cấp lại Giấy chứng nhận.
- Soạn thông báo cập nhật cho mọi cá nhân trong một bộ hồ sơ.
- Nộp hồ sơ, chọn đúng chức năng cập nhật, hướng dẫn xác thực định danh.
- Nhận kết quả hoặc Giấy chứng nhận mới, bàn giao cho Quý khách.
Hỗ trợ sau khi có giấy phép và ưu đãi
- Cập nhật thông tin đăng ký thuế, tài khoản thuế điện tử, chữ ký số.
- Đồng bộ dữ liệu người đại diện tại ngân hàng, hợp đồng, dự thầu.
- Rà soát hồ sơ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Khách hàng sử dụng dịch vụ tại Luật Dân Việt được tư vấn miễn phí khi chuẩn bị hồ sơ và được hỗ trợ giải đáp vấn đề pháp lý phát sinh sau khi có kết quả; có ưu đãi khi dùng kèm dịch vụ chữ ký số, kế toán thuế.
Câu hỏi thường gặp khi sử dụng dịch vụ cập nhật thông tin căn cước tại Luật Dân Việt
Chưa cập nhật số căn cước mới thì doanh nghiệp có bị phạt không?
Đây là thủ tục cập nhật, không thuộc nhóm phải đăng ký trong 10 ngày nên không bị phạt vì chậm. Rủi ro nằm ở việc kê khai không chính xác trong hồ sơ nộp sau đó.
Cập nhật thông tin căn cước có phải nộp lệ phí không?
Không, nếu nội dung cập nhật không làm thay đổi Giấy chứng nhận; khoản 3 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP miễn lệ phí đăng ký và phí công bố.
Có cần nộp bản sao căn cước chứng thực không?
Thường là không, vì cơ quan đăng ký khai thác trực tiếp từ cơ sở dữ liệu quốc gia khi đã có số định danh.
Người nước ngoài đổi hộ chiếu thì làm thủ tục gì?
Cũng là thủ tục cập nhật này. Hồ sơ kê khai số hộ chiếu mới kèm bản chụp, vì dữ liệu đó không có trong cơ sở dữ liệu về dân cư.
Nên cập nhật riêng hay chờ làm cùng thủ tục khác?
Nếu sắp đổi địa chỉ, vốn hay ngành nghề thì có thể gộp. Khi dữ liệu định danh của người ký chưa khớp, nên cập nhật trước. Xem thêm điểm mới Nghị định 296/2026.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, sửa đổi bởi Luật số 76/2025/QH15 (Điều 30).
- Nghị định số 168/2025/NĐ-CP (Điều 4, 11, 39, 57), sửa đổi bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
- Thông tư số 68/2025/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư số 121/2026/TT-BTC.
- Thông tư số 47/2019/TT-BTC về lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Liên hệ Luật Dân Việt
Để được hỗ trợ tốt nhất, kịp thời nhất, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Luật Dân Việt theo thông tin dưới đây:
- Hotline/Zalo: 0858.111.929
- Email: tuvanluatdanviet@gmail.com
- Văn phòng Hà Nội: 219 Trung Kính, Yên Hoà, Hà Nội; Toà HH2, FLC Garden City, Đại Mỗ, Hà Nội
- Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7, 8:00 – 18:30
Thông tin trong bài mang tính tham khảo, được cập nhật theo văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm đăng. Quy định có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản gốc hoặc liên hệ luật sư trước khi thực hiện.
