Khi doanh nghiệp có quyết định sử dụng con dấu lần đầu có nghĩa vụ tiến hành thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu đế phòng đăng ký kinh doanh thuộc Kế hoạch đầu từ nơi doanh nghiệp có trụ sở để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hiện nay, với mục tiêu nhằm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà cho doanh nghiệp cũng như giúp doanh nghiệp giảm bớt các chi phí và thời gian đi lại, pháp luật hiện hành đã quy định về việc thực hiện các thủ tục này thông qua thiết bị điện tử trên trang Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Chính vì vậy, nhằm giúp Quý khách hàng nắm bắt được quy trình đăng ký trên trang thông tin điện tử trên Luật Dân Việt xin cung cấp Hướng dẫn thông báo sử dụng mẫu dấu qua mạng.
Có bắt buộc phải thông báo sử dụng mẫu dấu không?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp thì việc thông báo sử dụng mẫu dấu là bắt buộc trước khi sử dụng.
Theo đó, khi doanh nghiệp có quyết định sử dụng con dấu lần đầu có nghĩa vụ tiến hành thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu đế phòng đăng ký kinh doanh thuộc Kế hoạch đầu từ nơi doanh nghiệp có trụ sở để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp nào phải thông báo sử dụng mẫu dấu?
Các trường hợp phải thông báo sử dụng mẫu dấu bao gồm:
1/ Sau khi doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục thành lập doanh nghiệp, thực hiện đăng ký sử dụng con dấu lần đầu.
2/ Thay đổi về số lượng, nội dung, hình thực, màu sắc.
Nếu doanh nghiệp thuộc các trường hợp thay đổi các nội dung như: thay đổi về tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số doanh nghiệp thì phải tiến hành thông báo mẫu dấu đến phòng đăng ký kinh doanh.
3/ Những doanh nghiệp đăng ký doanh nghiệp trước ngày 01/7/2015 nhưng có nhu cầu sử dụng con dấu theo quy định mới
4/ Doanh nghiệp bị mất con dấu, con dấu bị hỏng, mờ, không thể sử dụng được nữa.
Các bước thông báo sử dụng mẫu dấu qua mạng như thế nào?
Dưới đây Luật Dân Việt xin Hướng dẫn thông báo sử dụng mẫu dấu qua mạng thông qua các bước sau:
1/ Đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
– Truy cập vào trang http://dangkyquamang.dkkd.gov.vn
– Ở ô đăng nhập phía bên phải nhấp chuột vào dòng chữ “Tạo tài khoản mới”. Điền đầy đủ các thông tin trống trong mục đăng ký, sau khi hoàn tất nhấn vào ô đăng ký.
Trên màn hình sẽ hiện lên cửa sổ “Đăng ký tài khoản thành công”. Nhấn vào dòng cuối trên cửa số này “Trở lại trang Đăng nhập”
– Đăng nhập tài khoản đã đăng ký, mở email đã đăng ký để kiểm tra mã kích hoạt do Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia cấp. Kích vào đường link được cấp trong nội dung thư.
Một cửa sổ hiện lên với nội dung Kích hoạt tài khoản nhấn vào Đăng nhập ở dòng “Hoặc trở lại Đăng nhập Trang”. Cuối cùng tiến hành bước đăng nhập để hoàn tất quá trình.
2/ Yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc liên kết chữ ký số với tài khoản
Người nộp hồ sơ có thể thông qua 02 hình thức tài khoản là Yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc liên kết chữ ký số với tài khoản
Cách 1: Yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh:
– Trong mục quản lý thông tin cá nhân chọn yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh.
– Điền đầy đủ các mục trống, trong mục tài liệu đính kèm chọn một trong các giấy tờ chứng thực nhân thân có sẵn trong file. Sau khi hoàn thiện các thông tin này, tại mục tài khoản đăng ký kinh doanh tích vào ô “Tôi đồng ý với các điều khoản và điều kiện sử dụng để được sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh”
– Nhấp chuột vào ô xác nhận.
Cách 2: Liên kết chữ ký số với tài khoản
– Trong mục quản lý thông tin cá nhân chọn liên kết chữ ký số với tài khoản.
– Cắm USB token của chữ ký số đã đăng ký vào ô USB máy tính.
– Tại ô “chữ ký số công cộng” nhấn vào ô tải để tải lên chữ ký này.
– Màn hình sẽ hiển thị một cửa sổ mới nhấn tiếp vào ô “Confirm selected”.
– Xác nhận mã Pin của USB token rồi nhấn nút đăng nhập.
– Nhấn close khi hệ thống thống báo xác nhận chữ ký thành công
– Trong cửa sổ kết nối chữ ký với tài khoản nhấn “Thêm” để gắn chữa ký số công cộng với tài khoản. Trên màn hình hiện lên thông báo “đã thêm chữ ký số công cộng”. Ngoài ra, người đăng ký có thể thêm chữ ký vào tài khoản.
3/ Mẫu hồ sơ thông báo sử dụng dấu
– Chọn vào mục “Đăng ký doanh nghiệp”, sau đó tiếp tục lựa chọn phương thức nộp hồ sơ; ở cửa sổ chọn loại đăng ký trực tuyến chọn “Đăng ký thay đổi đăng ký kinh doanh doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc”
– Tại phần Tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi điền đầy đủ các thông tin về Mã số doanh nghiệp hoặc Mã số nội bộ trong hệ thống.
– Chọn loại đăng ký thay đổi cụ thể “thông báo mẫu dấu”
– Đính kèm các tài liệu cần có trong Hồ sơ thông báo mẫu dấu trong đó chỉ có các giấy tờ nộp kèm không có “Thông báo mẫu dấu”.
– Xác nhận thông tin đăng ký
4/ Nhập các thông tin về hồ sơ thông báo mẫu dấu
– Nhập Các thông tin về mẫu con dấu gồm: Loại thông báo; ngày có hiệu lực; số lượng con dấu, Tải thông báo về việc sử dụng con dấu nhấn tiếp vào “Lưu”
– Tải chữ ký số của người đại diện ký vào hồ sơ thông báo, và ở mục “tìm kiếm email” xác định theo người ký chịu trách nhiệm ký.
– Điền và lưu thông tin của người liên hệ
– Tiến hành kiểm tra lại thông tin
5/ Tải văn bản điện tử các loại giấy tờ trong thành phần hồ sơ theo quy định
6/ Chuẩn bị hồ sơ
– Sau khi hoàn tất các thông tin cần điền, người nộp đơn nhấn vào ô “chuẩn bị”
– Xác nhận tại ô mã xác nhận, Tên phòng đăng ký kinh doanh đã được thiết lập dưới dạng không chỉnh sửa được
– Sau khi chỉnh sửa các thông tin đã được cảnh báo thì nhập vào chuỗi xác nhận sau đó nhấn vào ô xác nhận
6/ Ký số/ xác thực bằng tài khoản Đăng ký kinh doanh
Việc ký số được thực hiện tương tự như cách ký số ở cách 02
7/ Nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
Hồ sơ sẽ được hiển thị “đã gửi đi” nếu đã tiếp nhận thành công. Và đồng thời hiển thị 02 bản in trên tài khoản người nộp hồ sơ.
8/ Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ
Sau khi hồ sơ đã được lưu, người đăng ký có thể truy cấp và sửa chữa nếu có bất kỳ sự sai sót nào.
9/ Nhận kết quả
Sau khi nộp hồ sơ thành công, hồ sơ sẽ được Phòng đăng ký kinh doanh xem xét và được gửi kết quả qua email.
